Projeto de Modernização da Gestão Documental

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1 Projeto de Modernização da Gestão Documental GESTÃO DOCUMENTAL NAS INSTITUIÇÕES PÚBLICAS: O PORQUÊ E O PARA QUÊ? Jorge Braga Neto Secretaria de Administração do Município Maio/2012

2 No seu dia-a-dia de trabalho, quanto por cento da informação / documentação está em PAPEL? E quanto tempo você gasta por dia localizando informações/documentos?

3 GESTÃO DE DOCUMENTOS GERENCIAR DOCUMENTOS É CUIDAR DE TODA A VIDA INFORMACIONAL DA INSTITUIÇÃO.

4 OBJETIVOS DE UM PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS - controle sobre a produção documental; - racionalização do fluxo de documentos; - melhoria dos serviços arquivísticos; - aumento da eficácia; - garantia dos direitos de cidadania; - suporte para as decisões políticoadministrativas.

5 POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS - baseia-se em princípios teóricos da moderna arquivologia; - a administração pública necessita de reestruturação para implantação dessa política. Tecnologia só não Basta

6 AMPARO LEGAL CONSTITUIÇÃO FEDERAL DE 1988, parágrafo 2º do artigo 216: cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

7 AMPARO LEGAL LEI nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: - dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados; - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

8 AMPARO LEGAL O CONARQ Conselho Nacional de Arquivos recomenda a adoção das diretrizes para a Implantação de uma Política Municipal de Arquivos. (Art. 1º da Resolução CONARQ n 13/2001)

9 LEI DE ACESSO A INFORMAÇÃO A Lei de Acesso a Informação nº /2011 A Lei institui como princípio fundamental que o acesso à informação pública é a regra, e o sigilo somente a exceção. Para garantir o exercício pleno do direito de acesso previsto na Constituição Federal, a Lei define os mecanismos, prazos e procedimentos para a entrega das informações solicitadas à administração pública pelos cidadãos.

10 FUNÇÕES DO ARQUIVO Guarda Conservação Acessibilidade

11 FINALIDADE DOS ARQUIVOS SERVIR À ADMINISTRAÇÃO VALOR ADMINISTRATIVO SERVIR À HISTÓRIA VALOR HISTÓRICO

12 ARQUIVO E MODERNIZAÇÃO EFICIÊNCIA PARTICIPAÇÃO DOS USUÁRIOS AVALIAÇÃO CONTROLE INTERNO E EXTERNO QUALIDADE DOS SERVIÇOS ACESSO AOS DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES EQUILÍBRIO FINANCEIRO AGILIDADE PLANEJAMENTO TRANSPARÊNCIA TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

13 TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou destinação final de documentos.

14 VOCÊ SABIA? QUE EXISTEM DOCUMENTOS QUE PODEM SER ELIMINADOS EM UM ANO; OUTROS SOMENTE APÓS 100 ANOS; E OUTROS QUE DEVERÃO SER DEFINITIVAMENTE PRESERVADOS? - Ver Resolução nº 14, de 24/10/01, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ. QUE DESTRUIR, INUTILIZAR OU DETERIORAR ATO ADMINISTRATIVO DÁ PENA DE RECLUSÃO, DE UM A TRÊS ANOS, E MULTA? - Ver Lei de Crimes Ambientais nº 9.605, DE 12/02/98.

15 ATENÇÃO! NÃO DESTRUA UM DOCUMENTO ANTES DE CONSULTAR O MANUAL DE ARQUIVO DA PREFEITURA; VOCÊ PODE ESTAR MUTILANDO A HISTÓRIA DE FORTALEZA!

16 POR QUE PRESERVAR? - Uma informação perdida por um administrador no passado, acarretará gastos e perdas de tempo, se outro administrador, no presente, necessitar dessas informações. - Menos recursos humanos e materiais serão gastos se as informações estiverem organizadas e preservadas.

17 Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Competência: - orientar e acompanhar a avaliação e destinação dos documentos das atividades-meio e fim.

18 MANUAL DE ARQUIVO E EXPURGO DE DOCUMENTOS Vantagens? apresenta rotinas detalhadas a serem adotadas desde o recebimento, arquivamento até a eliminação de documentos, norteando a gestão documental.

19 Gestão de documentos e Sociedade contemporânea cidadania ARQUIVOS PÚBLICOS Assegura direitos individuais e coletivos Permite o exercício pleno da cidadania: controle social

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23 FIM PERGUNTAS?

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