A tecnologia a serviço da Gestão Documental no Poder Judiciário de Santa Catarina:

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1 A tecnologia a serviço da Gestão Documental no Poder Judiciário de Santa Catarina: O case do Sistema de Consulta à Jurisprudência e o nascimento do Sistema de Busca Textual Sérgio Weber Setembro 2013

2 Agenda: O PJSC Gestão Documental A tecnologia a serviço da Gestão Documental Cases de projetos com apoio da TI no PJSC Lições Aprendidas

3 O Poder Judiciário de Santa Catarina

4 Alguns Números: Mais de colaboradores 505 magistrados, sendo 61 desembargadores e 30 juízes de 2º Grau Orçamento: R$ ,33 (julho/2013) 111 comarcas Ambiente complexo: Judicial Extrajudicial Administrativo (engenharia e arquitetura, infraestrutura, material e patrimônio, orçamento e finanças, recursos humanos, saúde e tecnologia da informação)

5 Poder Judiciário de Santa Catarina: :: Contexto propício para trabalhar a gestão documental

6 Se não gerenciarmos bem...

7 Por que gerir documentos?

8 Gestão Documental Documentos: repositório de informações. Informação: instrumento básico de pesquisa, planejamento e tomada de decisão. Ou seja: há diversos documentos que possuem valor à instituição! Se não preservamos aquilo que tem valor para nós, não temos nada!

9 Quais documentos tem valor à sua instituição?

10 Gestão Documental No Poder Judiciário, a gestão documental é estimulada e normatizada: :: Art. 216, da Constituição Federal: 2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. :: Resolução nº 26, de 06 de maio de 2008, do CONARQ Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário

11 Gestão Documental :: Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, do CNJ Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário Proname e de seus instrumentos.

12 Gestão Documental Temos muitas coisas interessantes que poderiam ser comentadas na área de gestão documental do Poder Judiciário: PRONAME Tabelas de temporalidade (área fim e admin.) Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário e Orientações Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-Jus), Porém o foco hoje é: tecnologia a serviço da Gestão Documental

13 Gestão Documental e Tecnologia O DNA da TI é prover soluções às diversas áreas do conhecimento e na área de gestão documental isso não é diferente! GED BPM Workflow ECM CAS Scanners Digitalização DPI OCR Versionamento Nuvem Assinatura Digital ICR OMR Processamento de formulários

14 Gestão Documental e Tecnologia A verdade é: O uso da tecnologia da informação é imprescindível para o acesso e recuperação das informações nos dias atuais.

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16 Contextualização: Jurisprudência: conjunto de sentenças em um mesmo sentido. Um dos serviços mais acessados no portal do Poder Judiciário de Santa Catarina. Público alvo: magistrados, assessores de gabinete, promotores, advogados, estudantes de direito, etc. Expressa a aplicação do direito ao caso concreto, dando vida à lei, conferindo segurança jurídica às relações. É o principal produto do Poder Judiciário. Alto valor à instituição (guarda permanente).

17 Fases do Projeto: Diagnóstico da Situação Atual Prospecção de Tecnologia Definição dos requisitos (inclui definição dos metadados) Prototipação (apresentada para usuários-chave) Desenvolvimento Testes Homologação Liberação em Produção (01/03/2012)

18 Informações do Projeto: Investimento: cerca de horas/homem 8 meses de trabalho Cerca de 50 pessoas envolvidas direta ou indiretamente Acervo com cerca de documentos (atualmente com quase 1 milhão) Alimentação diária, com um incremento médio superior a documentos por semana Média superior a acessos por dia

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23 Contextualização: Sistema criado a partir da experiência obtida no portal de consulta a jurisprudência Dada a demanda reprimida: Por quê não generalizar?

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25 Documento Categoria: contracheque umarquivo.doc Metadados: - Servidor - Matrícula - Ano - Mês - Empresa - Cargo -...

26 Objetivo do Projeto: Desenvolver uma solução genérica que permita a indexação e a pesquisa de documentos, de acordo com uma série de parâmetros previamente configurados (categorias de documentos, metadados, restrições de permissões, entre outros).

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32 Metodologia de Implantação:

33 Lições Aprendidas Gestão documental é coisa séria! Sua instituição percebe isso? Quem é o patrocinador do projeto? Foque nos documentos que agregam valor à instituição e entenda o seu ciclo de vida O papel de gestor documental é fundamental. Entenda a TI como parceiro e colabore com ela. Conheça as tecnologias e soluções de apoio à gestão documental e faça provas de conceito.

34 Dê atenção aos usuários: Lições Aprendidas Só agimos bem quando estamos preparados. Muitas vezes colocamos as pessoas na ação sem preparação e depois ainda reclamamos que estão fazendo coisas erradas. Preserve aquilo que tem valor: Se não cuidamos daquilo que tem valor para nós, não temos nada!

35 Obrigado pela oportunidade de estarmos juntos!

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