Projeto de Modernização da Gestão Documental na SMS-SP

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1 Projeto de Modernização da Gestão Documental na SMS-SP GESTÃO DOCUMENTAL NAS INSTITUIÇÕES PÚBLICAS: O PORQUÊ E O PARA QUÊ? Ieda Pimenta Bernardes Arquivo Público do Estado saesp@arquivoestado.sp.gov.br Agosto/2011

2 Política estadual de arquivos Arquivo Público do Estado de São Paulo formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental órgão central do Sistema de Arquivos-SAESP preservação, difusão e acesso aos documentos de valor histórico do Poder Executivo Paulista coordenação do Comitê Gestor do SPdoc (sistema informatizado unificado do Estado)

3 Política de gestão documental: fundamentos legais Constituição Federal de 1988, art. 216, 2.º Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem

4 Política de gestão documental: fundamentos legais Lei nacional de arquivos nº 8.159/1991 Marco jurídico de fundamental importância que regulamentou a Constituição e viabilizou a implementação de políticas de arquivo em nosso país. Reafirma princípios constitucionais importantes quanto ao dever do Estado em promover a gestão dos documentos públicos, bem como o acesso às informações.

5 Lei nacional de arquivos nº 8.159/1991 A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas em todos os níveis (art. 17) É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo (art. 1º) É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos (art. 22) (PLC- 41/2010)

6 Lei nacional de arquivos nº 8.159/1991 cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ (órgão central do SINAR-Sistema Nacional de Arquivos) CONARQ - elaboração e aprovação de um conjunto importante de decretos e resoluções (32) regulando matérias arquivísticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificação, acesso a documentos sigilosos, avaliação, eliminação de documentos e preservação de documentos digitais. o Arquivo Nacional é o órgão responsável por implementar a política nacional de arquivos, definida pelo CONARQ.

7 CONARQ Resolução nº 27 de 16 de junho de 2008 Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.

8 Política estadual de arquivos Decreto n , de 19 de outubro de 1984 Decreto n , de 18 de abril de 1989 Decreto n de 27 de agosto de 2004 Decreto n de 27 de agosto de 2004 Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Determina a criação de Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo Define normas para avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos Oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio Decreto n de 27 de abril de 2009 Reorganiza a Unidade do Arquivo Público do Estado Decreto nº , de 25 fevereiro de 2010 Institui o Comitê Gestor do SPdoc Instrução Normativa APE/ SAESP 1/2009 Gestão, preservação e acesso a documentos digitais

9 Decreto n , de 19 de outubro de 1984 Decreto n , de 18 de abril de 1989 Decreto n de 27 de agosto de 2004 Decreto n de 27 de agosto de 2004 Política estadual de arquivos Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Determina a criação de Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo Define normas para avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos Oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio Decreto n de 27 de abril de 2009 Reorganiza a Unidade do Arquivo Público do Estado Decreto nº , de 25/2 e nº , de 6/10/2010 Institui e reorganiza o Comitê Gestor do SPdoc Instrução Normativa APE/ SAESP 1/2009 Instrução Normativa APE/ SAESP 2/20109 Gestão, preservação e acesso a documentos digitais Avaliação da massa documental acumulada e procedimentos para transferência, recolhimento e eliminação

10 CF-88: a modernização democrática da gestão pública Art. 5º, LXXVIII - a todos, no âmbito judicial e administrativo, são assegurados a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação (EC-45/2004): AGILIDADE do processo decisório. Art Princípios da Administração Pública: legalidade, impessoalidade, moralidade (ÉTICA), publicidade, EFICIÊNCIA (EC-19/98) Art. 37, 3º - PARTICIPAÇÃO dos usuários na administração: serviços de atendimento, AVALIAÇÃO periódica, externa e interna, QUALIDADE dos serviços, o ACESSO dos usuários a registros administrativos e a informações sobre atos de governo (EC-19/98) Art PLANEJAMENTO de longo prazo/continuidade das ações (Plano Plurianual, diretrizes orçamentárias e orçamentos anuais

11 Políticas de arquivo: recurso estratégico de modernização A posição estratégica do Arquivo Público na estrutura da administração A vinculação hierárquica do Arquivo Interlocução e parcerias A formulação de um sistema de arquivos A adoção de uma política dinâmica no que se refere ao acesso dos cidadãos à informação A articulação dos arquivos com a sociedade civil

12 Responsabilidade fiscal (Lei complementar nº 101, de 4 de maio de 2000) Responsabilidade na gestão fiscal: ação planejada e transparente prevenção de riscos e correção de desvios equilíbrio das contas públicas

13 Acesso à informação Arquivística/gestão (regras de negócio) Tecnologias da informação classificação de documentos por meio de códigos padronizados definidos nos Planos de Classificação de Documentos indicação dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos de acordo com as Tabelas de Temporalidade controle de vocabulário gestão integral de documentos desde a produção até a destinação final controle da tramitação/localização no Arquivo definição de categorias de sigilo e acesso intercâmbio de informações em tempo real à produção e tramitação

14 Arquivos e Modernização EFICIÊNCIA PARTICIPAÇÃO DOS USUÁRIOS AVALIAÇÃO (serviços/desempenho) CONTROLE INTERNO E EXTERNO (papel do MP) QUALIDADE DOS SERVIÇOS ACESSO AOS DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES EQUILÍBRIO FINANCEIRO AGILIDADE PLANEJAMENTO TRANSPARÊNCIA TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

15 Gestão: instrumento de preservação da memória institucional O que deve ser preservado? Documentos de valor permanente e guarda definitiva: valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis (Lei federal de arquivos nº 8.159/1991, art. 10) O que pode ser eliminado? Documentos que esgotados os prazos de guarda podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou a memória da instituição

16 Arquivos, cultura organizacional e democracia CULTURA AUTORITÁRIA Arquivo = Arquivo morto : amontoado de papel velho e empoeirado onde ninguém encontra nada e que somente causa ônus para a organização Profissional de arquivo: funcionário com problemas de adaptação/sociabilidade; exige-se seja alfabetizado Trabalho em arquivo = operacional/mecânico Documentos de arquivo: papelada Modernidade: comprar computadores CULTURA DEMOCRÁTICA Arquivo = local estratégico na organização que disponibiliza documentos e informações para subsidiar as decisões administrativas, comprovar direitos e construir a memória institucional Profissional de arquivo: funcionário especializado que desempenha uma função estratégica Trabalho em arquivo = trabalho intelectual + atividades operacionais Documentos: registros das ações administrativas importantes para a análise retrospectiva e o planejamento estratégico Modernidade: investir em recursos humanos (gestão de pessoas), gestão do conhecimento e inovação

17 Arquivos e o Direito à informação CF, art. 5º, XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado; CF, art. 5º, XXXIV - são a todos assegurados, independentemente do pagamento de taxas: b) a obtenção de certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situações de interesse pessoal; Lei nº 8.159/1991, art É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. (PLC-41/2010)

18 Gestão de documentos e cidadania Sociedade contemporânea ARQUIVOS PÚBLICOS Assegura direitos individuais e coletivos Permite o exercício pleno da cidadania: controle social

19 C I D A D A N I A Presente Passado

20 C I D A D A N I A Direito à Presente informação Direito à Passado memória

21 C I D A D A N I A Direito à Presente informação Direito à Passado memória GESTÃO ACESSO PRESERVAÇÃO

22 CASA CIVIL ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-SAESP Rua Cruzeiro do Sul,1777 CEP Santana São Paulo/SP BRASIL Tel saesp@sp.gov.br