Organização de Arquivos. Karina Ferreira Rocha Castilho Seção Técnica de Comunicações IBILCE - UNESP

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1 Organização de Arquivos Karina Ferreira Rocha Castilho Seção Técnica de Comunicações IBILCE - UNESP

2 A q u e l e s d i a s q u e v o c ê n ã o s a b e o q u e e s t á m a i s b a g u n ç a d o : s e u q u a r t o, s e u c a b e l o, s u a m e s a o u s u a v i d a!!!

3 O arquivo físico, por onde começar?

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5 Qual o tempo necessário para localizar um documento em arquivo?

6 Qual o tempo necessário para localizar um documento em arquivo? 20 segundos

7 Aplicando os 5Ss no arquivo

8 1 - Senso de utilização Qual a freqüência de consulta ao documento? É cópia ou original? Preciso guardar? Por quanto tempo? O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado? O documento já atendeu meu objetivo? Posso eliminar? Pode ser útil ou importante para outra pessoa? Dica para eliminação: utilize fragmentadora ou picote com tesoura, separando em sacos de lixos que irão para a lixeira em dias alternados

9 2 - Senso de organização Localização rápida e fácil é o principal resultado de um arquivo organizado. Identifique gavetas, pastas e prateleiras. Separe o arquivo corrente, temporário e permanente. Separe o arquivo individual e coletivo. Documentos de interesse da unidade não devem ser arquivados em gavetas pessoais. Arquivo corrente organize em pastas suspensas ou armários de fácil acesso e próximos ao ambiente de trabalho Arquivo temporário em pasta AZ ou caixas. Arquivo permanente em caixas e fora do ambiente de trabalho. A organização cronológica é a melhor forma de checar os prazos e realizar o descarte. Temporalidade de 1 ano pastas mensais. Produza um Índice de toda a documentação arquivada.

10 3 - Senso de saúde, higiene e limpeza Mantenha o ambiente sempre favorável a saúde e higiene. Mantenha sua mesa sempre limpa, no final da tarde, guarde seu material de trabalho, para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte. Não faça alimentação em ambiente de trabalho, restos de alimentos atraem insetos que poderão transmitir doenças e danificar documentos importantes. O excesso de materiais inservíveis no ambiente dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário e cria esconderijo de animais.

11 4 - Senso de conservação e manutenção Crie uma rotina - escolha um horário para arquivar os documentos. Evite mesa cheia de documentos para arquivar. A padronização do arquivo deve ser seguida por todos os colaboradores.

12 5 - Senso de autodisciplina Convencimento das vantagens dos itens anteriores. Cumprimento de regras estabelecidas sem a necessidade de cobrança. Elaborar um Manual de Procedimentos de Arquivos para garantir a continuidade do sistema.

13 Curiosidade Capa da revista Forbes em 1967: "Vai desaparecer para sempre a tarefa maçante de escrever e postar cheques para pagar as contas mensais" A tão falada sociedade sem papel não aconteceu. Diminuir sua utilização depende da disciplina e disposição de seres humanos para mudarem hábitos arraigados e cheios de vícios.

14 Tabela de Temporalidade DECRETO Nº , DE 27 DE AGOSTO DE 2004 Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo e dá providências correlatas

15 PROCEDIMENTOS PARA DESCARTE Processos só podem ser descartados pela Seção Técnica de Comunicações, após aprovação da CADA Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso. Consulte a tabela de Temporalidade.

16 exemplo Relação de Eliminação INSTITUTO DE BIOCIÊNCIAS, LETRAS E CIÊNCIAS EXATAS DIVISÃO TÉCNICA ADMINISTRATIVA SEÇÃO DE COMUNICAÇÕES RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS n.º 04/2010 Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: Controle de compras, serviços e obras Atividade: Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços Série documental: Processo de Registro Cadastral Datas-limite: Quantidade: 113 processos São José do Rio Preto, 9 de dezembro de 2010

17 exemplo Edital de Ciência de Eliminação INSTITUTO DE BIOCIÊNCIAS, LETRAS E CIÊNCIAS EXATAS DIVISÃO TÉCNICA ADMINISTRATIVA SEÇÃO TÉCNICA DE COMUNICAÇÕES Edital de Ciência de Eliminação de Documentos Processo Avaliação e Destinação de Documentos A Divisão Técnica Administrativa deste Instituto em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: atividades-meio faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º dia subseqüente à data de publicação deste Edital, o Instituto de Biociências, Letras e Ciências Exatas da Universidade Estadual Paulista Júlio de Mesquita Filho eliminará os documentos abaixo relacionados. Os interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida a Direção do Instituto. Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: Controle de compras, serviços e obras Atividade: Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços Série documental: Processo de registro cadastral Datas-limite: Quantidade: 113 processos São José do Rio Preto, 22 de março de 2011

18 exemplo Termo de Eliminação INSTITUTO DE BIOCIÊNCIAS, LETRAS E CIÊNCIAS EXATAS DIVISÃO TÉCNICA ADMINISTRATIVA TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS nº 01/2012 Aos 09 dias do mês de abril do ano de 2012, o Instituto de Biociências, Letras e Ciências Exatas da UNESP, em conformidade com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio, procedeu à eliminação dos documentos abaixo relacionados: Função: GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Subfunção: Controle de compras, serviços e obras Atividade: Cadastramento de fornecedores e prestadores de serviços Série documental: Processo de registro cadastral Datas-limite: Quantidade: 113 processos São José do Rio Preto, 10 de abril de 2012.

19 O ARQUIVO DIGITAL

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21 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO DIGITAL Utilizar organização alfabética, numérica ou cronológica (ano-mês-dia). Iniciar o nome do arquivo com o ano ou número para facilitar a classificação na seqüência dos acontecimentos ou da produção do documento. A organização alfabética deve ser utilizada quando se tratar de pessoas (exemplos: uma pasta para cada docente ou colaborador). Documentos com numeração sequencial como ofícios são editados em um único arquivo (exemplo: 2013-ofícios.doc) Documentos de um mesmo assunto são armazenados em uma só pasta. Crie uma rotina de atualização do backup. A organização do arquivo digital está diretamente relacionada com a sua segurança.

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25 Organizando o Mantenha a caixa de entrada sempre limpa. Se precisar de menos de 3 minutos para responder o não deixe para depois. s já respondidos e com solução finalizada devem ser arquivados em pastas por assunto (no máximo 10 pastas). Crie pastas por áreas/seções, nunca por pessoas. Arquive somente s que precisam de registro ou consulta posterior. Delete o que não for usar novamente. Delete pastas ou s com mais de 5 anos sem consulta. Limpe a caixa de spam diariamente.

26 Considerações Finais A organização deve ser encarada como parte da rotina. Um assunto só está resolvido/encerrado após concretizar o arquivo ou descarte. Organização tem a ver com funcionalidade, não com beleza, aparência, limpeza, arrumação. Ser organizado(a) é criar sistemas que facilitem o dia-a-dia. É muito fácil jogar tudo dentro de uma gaveta ou caixa e dizer que está organizado. A organização não deve nos deixar estressados muito pelo contrário. Ela serve para facilitar e tornar nossos dias mais tranquilos.

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