Outlook Apresentação

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1 Outlook 2003 Apresentação O Microsoft Office Outlook 2003 é um programa de comunicação e gerenciador de informações pessoais que fornece um local unificado para o gerenciamento de s, calendários, contatos e outras informações pessoais e de equipe. Outlook Hoje O Outlook hoje da Microsoft dá uma imagem do que vai ser o dia; Apresenta uma lista das mensagens de correio eletrônico novas, dos compromissos para a semana em curso e das tarefas; É a melhor forma de obter uma descrição geral do dia e da semana em curso.

2 Conta de É uma configuração utilizada para informar o nome do servidor, nome do usuário, senha e usado pelo Outlook para fazer conexão com um serviço de . Você cria a conta de no Outlook usando informações fornecidas pelo seu administrador ou provedor de serviços de Internet. Adicionar uma conta de Siga o procedimento: 1. No menu Ferramentas, clique em Contas de Selecione Adicionar uma nova conta de e clique em Avançar. 3. Selecione o servidor de usado para a conta e clique em Avançar.

3 Painel de Navegação É a coluna do lado esquerdo da janela do Outlook que inclui painéis com Atalhos que correspondem a diversas exibições, como Calendário e Contatos. Você tem um conjunto de painéis, pastas e informações diferentes, dependendo do modo de exibição escolhido. É possível organizar o tamanho e a aparência desses botões e painéis para priorizar o acesso às informações usadas com mais freqüência.

4 Pastas do Outlook Caixa de entrada A Caixa de entrada de seu Outlook armazena os s que foram recebidos. "Caixa de saída É a pasta onde ficam armazenados os s que ainda estão em processo de envio. Itens enviados É a pasta onde ficam armazenadas as cópias dos s que já foram enviados. Itens excluídos É a pasta onde ficam armazenados os s que foram excluídos da Caixa de entrada. Rascunhos Nesta caixa ficam guardadas as mensagens que você começou a escrever mas não terminou. Você pode guardar mensagens inacabadas clicando em "Arquivo", e depois em "Salvar", na janela da mensagem. Sobre o gerenciamento de mensagens com regras As regras ajudam no gerenciamento dos s executando ações em mensagens que atendam a um conjunto de condições específicas. Depois que você cria uma regra, o Microsoft Outlook aplica essa regra quando uma mensagem chega na sua Caixa de Entrada ou quando você envia uma mensagem. Você pode, por exemplo, automaticamente: Encaminhar para seu gerente todas as mensagens enviadas por Ana Paula quando elas chegarem à sua Caixa de Entrada. Atribuir a categoria Vendas a todas as mensagens enviadas com a palavra "vendas" na caixa Assunto. Sinalizar todas as solicitações de reunião ou atualizações de reunião recebidas do seu gerente.

5 Sobre o Catálogo de endereços O Catálogo de Endereços é uma coleção de catálogos de endereços ou listas de endereços. Você pode usar o Catálogo de Endereços para pesquisar e selecionar nomes, s e listas de distribuição ao endereçar mensagens. Quando você digita um nome na caixa Para, Cc ou Cco de uma mensagem de , o Microsoft Outlook verifica automaticamente se o nome digitado corresponde a um nome do Catálogo de Endereços. Se houver correspondência, o nome será selecionado o Nome de Exibição e o são preenchidos permitindo que você envie a mensagem. Se não houver correspondência, a caixa de diálogo Verificar Nomes solicitará que você forneça mais informações ou crie um contato clicando em Novo Contato. Se mais de um nome contiver as letras inseridas, você poderá selecionar um nome na lista. Sobre os contatos A pasta Contatos é o seu catálogo de endereços de e o local de armazenamento de informações sobre pessoas e empresas com as quais você deseja se comunicar. Use-a para armazenar o , o endereço residencial, números de telefone, imagens e qualquer outra informação relacionada ao Contato, como uma data de aniversário ou uma data especial. Inserindo informações sobre os contatos Quando você insere o nome ou o endereço de um contato, o Outlook separa o nome ou o endereço em partes e coloca cada parte em um campo separado. É possível classificar, agrupar ou filtrar os contatos por qualquer parte do nome ou do endereço.

6 Você pode arquivar as informações de contato por nome, sobrenome, nome de empresa, apelido ou qualquer expressão que o ajude a localizar o contato rapidamente. O Outlook fornece várias opções de nomes para arquivamento do contato. Se desejar, você poderá digitar sua própria opção. É possível inserir até três endereços para cada contato. Designe um deles como endereço para correspondência e use-o em etiquetas de endereçamento, envelopes ou na criação de cartas de mala direta. Armazenando certificados de contatos Você pode salvar o certificado (chave pública) de um destinatário na entrada do contato correspondente. Clique na guia Certificados do cartão de visita para ver o certificado listado. Quando o destinatário enviar-lhe s assinados digitalmente, o Outlook poderá usar o certificado para verificar a assinatura. Você também pode usar o certificado para enviar e- mail criptografado para o destinatário. Criar um contato Siga esses procedimentos: 1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Contato. 2. Digite um nome para o contato. 3. Insira as informações que você deseja incluir para o contato. Você pode especificar como deseja que o nome do contato apareça na linha - Para: de uma mensagem digitando o nome na caixa Exibir como. Crie uma cópia de backup de meus Contatos Para fazer backup da pasta Contatos, você precisa exportar a pasta para um arquivo no formato Arquivo de Pastas Particulares (.pst). Siga o procedimento 1. No menu Arquivo, clique em Importar e Exportar. 2. Clique em Exportar para um arquivo e depois em Avançar. 3. Na lista Criar um arquivo do tipo, clique em Arquivo de Pastas Particulares (.pst) e depois em Avançar. 4. Na lista Selecione a pasta de origem para exportação, clique em Contatos. 5. Se a pasta Contatos contiver sub-pastas que você deseja incluir, marque a caixa de seleção Incluir sub-pastas. 6. Clique em Avançar. 7. Clique em Procurar, escolha o local do arquivo (por exemplo, Meus Documentos) e digite o nome do arquivo de backup (por exemplo, BackupContatos.pst). 8. Clique em OK.

7 Restaurar itens arquivados Copiar todos os itens arquivados de um arquivo.pst de volta para as pastas originais 1. No menu Arquivo, clique em Importar e exportar. 2. Clique em Importar de outro programa ou arquivo. Clique em Avançar. 3. Clique em Arquivo de pasta particular (.pst). Clique em Avançar. 4. Na caixa Arquivo a ser importado, altere o nome de arquivo padrão do caminho de backup.pst para o nome do arquivo morto do qual você está fazendo a importação. Clique em Avançar. 5. Clique na pasta da qual a importação deverá ser feita. Se você desejar, clique em Incluir subpastas. 6. Especifique a maneira como você deseja que o Outlook lide com itens duplicados. 7. Clique em Importar itens para a mesma pasta em e, em seguida, clique nas pastas com o mesmo nome que as pastas de onde a importação está sendo feita. 8. Clique em Concluir. Arquivo de Pastas Particulares (.pst) É um arquivo de dados que armazena suas mensagens e outros itens em seu computador. Você pode atribuir um arquivo.pst como local padrão para mensagens de . É possível usar um arquivo.pst para organizar e fazer backup de itens por segurança. Sobre o Calendário O Calendário é o componente de calendário e agendamento do Microsoft Outlook totalmente integrado aos contatos de e outros recursos. Você pode exibir um dia, uma semana ou um mês ao mesmo tempo. Com o Calendário, você pode: Criar compromissos e eventos Você pode clicar em qualquer intervalo de tempo do Calendário do Outlook e começar a digitar, como se estivesse usando uma agenda de papel. Novas cores possibilitam que

8 você veja rapidamente o dia e a hora atual. A hora atual é destacada com cor somente nos modos de exibição Dia e Semana de Trabalho. Você pode optar por um lembrete sonoro ou com mensagem para lembrar-se de seus compromissos, reuniões e eventos, além de poder colorir os itens para identificá-los visualmente. Principais Menus

9 Prioridade das mensagens Configuração utilizada pelo remetente para ajudar o destinatário das mensagens a identificar as mensagens que necessitam de tratamento mais ou menos urgente.

10 Sinalizadores Rápidos - Se você precisar responder a um , mas não tiver tempo agora, clique no ícone do sinalizador ao lado da mensagem para marcá-la com um Sinalizador Rápido. Os diversos sinalizadores coloridos facilitam a categorização das mensagens. A pasta denominada "Para Acompanhamento" sempre contém uma lista atualizada de todas as mensagens marcadas com sinalizadores rápidos em cada pasta da caixa de correio. Lixo Eletrônico O Filtro de Lixo Eletrônico é ativado por padrão e o nível de proteção é definido como Baixo, projetado para capturar os s mais óbvios. As mensagens capturadas pelo Filtro de Lixo Eletrônico são movidas para uma pasta especial denominada Lixo Eletrônico, onde é possível recuperá-las ou examiná-las mais tarde. Você pode tornar o filtro mais atuante, o que pode levar à captura de mensagens legítimas por engano, ou você pode ainda definir o Microsoft Office Outlook 2003 para excluir de forma permanente as mensagens de lixo eletrônico. Você pode adicionar endereços de correio eletrônico à lista 'Remetentes Confiáveis' de modo a garantir que as mensagens destes remetentes nunca sejam consideradas como Lixo Eletrônico e ativar o bloqueio das mensagens de determinados endereços de correio eletrônico ou nomes de domínio adicionando o remetente à lista 'Remetentes bloqueados'.

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