MSYS - Cópia de segurança

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1 O Sistema MSYS integra os controles financeiros e de custos de sua empresa, além de controles adicionais e os cadastros de clientes e fornecedores. Assim, muitas informações extremamente importantes são armazenadas neste sistema, possibilitando a consulta de dados e impressão de relatórios necessários para as tarefas diárias. Para assegurar a exatidão dos dados, além de evitar a perda parcial ou total dos mesmos, as seguintes dicas devem ser observadas: 05/10/2008.doc Página 1 de 7

2 1ª dica Cópia de segurança Os equipamentos eletrônicos são cada vez mais sofisticados, mas uma eventual pane nunca deverá ser descartada. Assim, diariamente, você deve fazer a cópia de segurança dos seus dados. A cópia deve ser feita em disquete(s), CD(s), DVD(s), fita(s) magnética(s), unidades de armazenamento externo ou outro dispositivo de cópia. A escolha depende dos periféricos disponíveis na sua empresa e da quantidade de dados armazenados. A partir deste ponto, vamos utilizar somente a palavra mídia. A cópia deve ser feita diariamente para minimizar uma eventual perda de dados. Neste caso, somente as informações digitadas após a última cópia precisam ser recuperadas. Não utilize apenas uma mídia para fazer a cópia diária. Se, por exemplo, um arquivo for danificado por uma queda de luz, você pode recuperar o arquivo utilizando a última cópia. Mas se você percebeu o problema apenas alguns dias depois, e faz a cópia diária sempre na mesma mídia, o arquivo danificado estará na sua cópia. Além de cópias diárias que devem ser guardadas por um mês, você deve ter uma cópia mensal guardada por 12 meses e uma cópia anual guardada permanentemente. Outro cuidado que deve ser tomado é guardar as cópias em locais diferentes e longe do servidor. As cópias mensais e anuais devem ser guardadas fora da empresa. Em sistemas com transferência de dados para arquivo morto ainda deverá ser feita uma cópia de segurança antes de iniciar esta rotina. 05/10/2008.doc Página 2 de 7

3 A cópia de segurança pode ser feita de duas maneiras: Parcial ou total. Na cópia parcial, que pode ser usada para as cópias diárias, somente os dados (arquivos com extensão DBF e DBT do diretório MSYS e subdiretórios) são copiados. Para fazer a cópia parcial, utilize o programa MSYSBK.EXE. Este programa compacta os dados do sistema MSYS e copia para o disco local. Depois de finalizado, permite copiar os arquivos compactados para uma unidade externa na mídia mais conveniente para você. Na cópia total, além dos dados, os programas e o arquivo morto também são copiados. Para fazer esta cópia (mensal ou anual), copie todo conteúdo da pasta MSYS para a mídia. Para fazer a cópia parcial ou total, certifique-se primeiro que ninguém está usando o sistema. Para saber se a sua rotina de cópia é eficiente e realmente copia os seus dados, você pode enviar a mídia para análise e verificação. Em caso de dúvidas, favor entrar em contato pelo 05/10/2008.doc Página 3 de 7

4 Além dos dados armazenados na pasta MSYS do servidor, outras pastas deverão ser copiadas dependendo da sua instalação: Pasta MSYS em cada um dos terminais, que guarda configurações específicas de impressoras e outros periféricos. A cópia de cada um dos terminais precisa ser feita somente uma vez ou a cada alteração de configuração. Pasta AUDIOVIS quando o sistema MSYS está associado ao programa de relatórios de projetos incentivados. Esta pasta só precisa ser copiada uma vez para guardar os parâmetros informados na tela inicial. Pasta OM quando a empresa utilizar outros programas associados ao sistema MSYS. Neste caso, a cópia desta pasta dever ocorrer conforme a freqüência de atualização dos dados destes sistemas secundários. O programa MSYSBK não copia estes dados. 05/10/2008.doc Página 4 de 7

5 Recuperação dos dados em caso de perda: A recuperação dos dados depende muito do tipo de problema que ocorreu na base de dados. Se apenas um arquivo foi danificado, dependendo do caso é possível recuperar somente este arquivo do que toda a base de dados. Para uma recuperação total do sistema MSYS, basta copiar a pasta MSYS da mídia de volta para o servidor. Para a recuperação dos sistemas adicionais (AUDIOVIS / OM) é necessário primeiro reinstalar o programa através do CD de instalação para depois copiar de volta da mídia a pasta do sistema. Arquivos de índices: O sistema MSYS trabalha com arquivos de índices (NTX). Não é necessário fazer cópia de segurança destes arquivos, pois o sistema pode criar eles novamente através dos arquivos de dados. Ao excluir todos os arquivos de índices do diretório MSYS e subdiretórios, ao acessar o sistema novamente estes arquivos são criados automaticamente. Outra maneira de criar ou atualizar estes arquivos é através da opção de Otimização de arquivos. 05/10/2008.doc Página 5 de 7

6 2ª dica Programa Antivírus e Firewall Os computadores são cada vez mais atacados por vírus (pequenos programas que se instalam em seu computador para atrapalhar o processamento e roubar ou até eliminar dados) Para evitar a contaminação, nunca coloque no seu computador disquetes de origem duvidosa, não abra s de remetentes desconhecidos ou com anexos e não clique em links (caminhos para outras páginas da rede ou programas) desconhecidos. Instale, e mantenha atualizados, os programas de antivírus e firewall. Para mais informações, consulte o fabricante do sistema operacional do seu computador ou uma empresa certificada. É importante manter atualizado o seu programa Antivírus, pois diariamente surgem novos vírus. 05/10/2008.doc Página 6 de 7

7 3ª dica Estabilizador de tensão e No-Break Problemas no fornecimento de energia elétrica são as maiores causas de perda de informações e dados. Todos os computadores deverão estar equipados com um estabilizador de tensão que protegem contra a variação (e picos) de energia e No-Break, que garante o fornecimento de energia em caso de falta. Caso não é possível manter todos os terminais ligados em No-Break, á altamente recomendável que pelo menos o servidor esteja protegido, para minimizar a possível perda de dados em caso de uma queda de energia. 4ª dica Manutenção preventiva de equipamentos Se a sua empresa tem contrato de manutenção de equipamentos, exija a manutenção preventiva (limpeza e lubrificação) dos seus equipamentos e periféricos. Caso contrário faça a manutenção preventiva através de chamado avulso periodicamente, conforme recomenda o manual do fabricante de cada um dos equipamentos e periféricos. Manter os equipamentos em perfeito estado de uso evita aqueles problemas que ocorrem justamente quando mais se precisa do equipamento (a impressora que não funciona quando se tem 150 cheques para imprimir) 05/10/2008.doc Página 7 de 7

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