Escola Secundária Cacilhas-Tejo. Trabalho realizado por: Verónica Monteiro nº 31

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Simone Aragão Custódio
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1 Escola Secundária Cacilhas-Tejo Trabalho realizado por: Verónica Monteiro nº 31

2 Introdução Importância da Agenda Organização da Agenda Hábitos de pessoas organizadas Organização do trabalho Gestão de tempo Conclusão

3 Neste trabalho vamos falar sobre os seguintes tópicos : Importância da Agenda Organização da Agenda Hábitos de pessoas organizadas.

5 É a ferramenta mais importante que um profissional pode ter à sua disposição. Ela é o seu guião, o seu mapa, e a certeza de poder sempre voltar ao seu porto seguro.

6 Uma agenda serve para nos lembrar dos compromissos que devem ser feitos na data, dia e horário específicos ou lembra-nos de projetos que devem ser iniciados no período planeado. Caso contrário, perderemos o compromisso ou não concluiremos o projeto a tempo. Na agenda, por exemplo, devemos anotar as reuniões, os telefonemas que temos que fazer no dia a seguir ou até no próprio dia, os s que temos que enviar, os atendimentos gerais dos clientes, as reuniões fora da empresa, etc.

Caso contrário, perderemos o compromisso ou não concluiremos o projeto a tempo.

7 Porque devemos marcar e verificar a Agenda? Como todos sabemos e muito bem, a nossa memória não é confiável, pois o ritmo de trabalho e a quantidade de informações que processamos nos dias de hoje, é praticamente impossível utilizar a técnica da memória, para nos lembrarmos de tudo. Como se deve fazer a marcação de alguma tarefa na Agenda? Devemos registar no dia e na hora certa. É importante ter uma agenda limpa e com as marcações nos dias certos!

informações que processamos nos dias de hoje, é praticamente impossível utilizar a técnica da memória, para nos

8 Quais as atividades a planear na Agenda? Anotar compromissos Prazos importantes Eventos Números de telefone, endereços Reuniões Programar atividades

9 Dia 23 de Março Segunda -Feira 6h Tomar café da manhã 7h Academia diária 9h Telefonar para Zé do Queijo 10h Tomar banho 11h Almoçar 12h Reunião de negócios com o Zé 14h Definir plano de metas da semana 15h Reunião 16h Ligar para coordenadora de marketing e conversar sobre a confeção do portefólio 17h Ler s 18h Responder s 19h Conversar com o chefe sobre o problema do Zé 20h Definir metas para o dia seguinte 21h Comprar pão na padaria 22h Tomar banho 23h Dormir

coordenadora de marketing e conversar sobre a confeção do portefólio 17h Ler e-mails 18h Responder e-mails 19h

10 Dia 23 de Março Segunda -Feira 6h 7h 9h Começo do trabalho 10h Receber/Enviar s 11h Marcação de Reuniões 12h Começar a fazer o trabalho do dia 14h Telefonemas importantes 15h Reunião 16h Anotar Projetos 17h Terminar o trabalho do dia 18h Atender telefonemas e marcar Atendimentos Gerais 19h Conversar com o chefe 20h Planear o dia seguinte 21h Anotar alguma falha de hoje para amanhã 22h 23h

Anotar Projetos 17h Terminar o trabalho do dia 18h Atender telefonemas e marcar Atendimentos

11 A agenda é um instrumento importante de trabalho do profissional de secretariado e a sua finalidade é relembrar todas as tarefas que o secretariado tem a fazer. A Agenda é muito importante, pois com tudo organizado leva a uma maior produtividade e menos stress. VM3

12 Diapositivo 11 VM3 Confiar na memória é o maior erro que podemos cometer no que diz respeito à organização. Verónica Monteiro;

13 1. Lembrar-se de tarefas futuras. 2. Anotar compromissos. 3. Escrever listas de coisas a fazer. 4. Planear não só o dia, mas também a semana. 5. Anotar prazos importantes. 6. Registar ideias e acompanhar projetos. 7. Controlar tarefas com prazos. VM1 8. Lembrar-se de eventos recorrentes como datas especiais e aniversários, compromissos semanais ou mensais, etc.

Anotar prazos importantes. 6. Registar ideias e acompanhar projetos. 7.

14 Diapositivo 12 VM1 (se houver coincidência de data e horário para dois compromissos, é necessário comunicar ao dirigente para que ele decida como proceder). Verónica Monteiro;

15 9. Registar e guardar números de telefone e endereços. 10. Armazenar informações pessoais como números de documentos, contas bancárias, códigos, senhas, etc. 11. Programar atividades recorrentes como reuniões com colaboradores, operações de backup de dados, organização semanal da área de trabalho. 12. Organizar atividades com base em suas metas e objetivos. 13. Desenvolver mapas mentais.

11. Programar atividades recorrentes como reuniões com colaboradores, operações de backup de

16 Possuir um lugar para cada coisa. Voltar a colocar as coisas no seu lugar. Anotar todas as suas tarefas. Não acumular papéis. Não deixar as coisas para depois. Possuir prazos e objetivos Manter apenas os objetos necessários em cima da secretária.

17 Pode-se simplificar o trabalho tendo em conta as várias componentes que o delimitam e definem, das quais se destacam: Custo Convém racionalizar os processos necessários para se elaborar uma informação completa, simplificando-se aqueles que poupam custos nos equipamentos e no espaço utilizado; Tempo Podem-se eliminar procedimentos desnecessários na elaboração, no processamento e na entrega da informação às partes interessadas; Qualidade O objetivo é aceder a uma informação acerca da melhor qualidade possível, exata, completa e precisa.

equipamentos e no espaço utilizado; Tempo Podem-se eliminar procedimentos desnecessários na elaboração, no processamento e na entrega

18 Todos nós temos de saber gerir o nosso tempo, quer a nível pessoal quer a nível profissional. No trabalho de secretariado, uma boa gestão do tempo torna o dia mais produtivo.

20 Concluímos que um profissional de secretariado deve ser sempre organizado e anotar tudo, pois a nossa memória não é confiável.

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