EQUIPE COORDENAÇÃO-GERAL DO GABINETE GABINETE DO MINISTRO

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1 EQUIPE COORDENAÇÃO-GERAL DO GABINETE GABINETE DO MINISTRO

2 Comportamento Organizacional GABINETE DO MINISTRO - Exemplo Em 2007 recebi um convite para organizar e dinamizar uma área que estava há muitos anos sob o comando de uma pessoa, com uma equipe de funcionários que também há muitos anos ali prestavam seus serviços. A missão era um tanto espinhosa, tendo em vista o tipo do trabalho, que é o apoio de um gabinete de Ministro, bem como os tipos de reações das pessoas que ali trabalham a uma eternidade.

3 Tarefas Tornar o Setor mais eficiente Retirar todo o carpete do andar do Gabinete do Ministro Mudar o Setor de espaço físico Compra de móveis de escritório Organizar o acervo documental (1952/2007) Criar um sistema de cadastro de documentos, com indexação do documento cadastrado (2007/atual) Descartar o excesso de cópias de documentos (1952/2007) Digitalizar os documentos produzidos (1999/atual) Comprar e instalar arquivos deslizantes para guarda do acervo documental Formar uma equipe para realização das tarefas, dentre os servidores do setor Revitalizar a estrutura do setor Motivar os servidores Mudar a cultura do setor

4 Tornar o Setor mais Eficiente Quando se fala em tornar o Setor mais eficiente já se esbarra no ego da pessoa que comanda aquela área, então é preciso ter muito cuidado para não melindrar um servidor que passou uma vida inteira se dedicando, ao seu modo, aquele setor, nesse caso 58 anos de serviços prestados.

5 Retirar todo o carpete do andar do Gabinete do Ministro O andar do Gabinete do Ministro, era o único com carpete, já com uns 8 anos de uso. fizemos uma pesquisa de preço para saber quanto custava a troca dos carpetes, o resultado nos assustou, então chamamos uma empresa para avaliar o piso de tacos que se encontrava sob o carpete para ver se poderíamos remover os carpetes e sintecar o andar todo. A avaliação não só foi positiva, como também, o serviço ficou 10 vezes mais em conta que o preço da colocação de novo carpete, além de a saúde de nossos funcionários melhorar muito, pois deixaram de estar em um ambiente cheio de poeira e ácaros.

6 Mudar o Setor de espaço físico Esta tarefa foi incluída já com o objetivo de mudar as pessoas de lugar, pois estavam enraizadas no seu espaço físico, presas às suas mesas, como se fossem donas de tudo que esta a sua volta.

7 Compra de móveis de escritório Esta tarefa também foi pensada no sentido de mudar as pessoas de mesa (tinha mesa amarrada com cordão), trocar os armários, os arquivos de ferro (com trinta anos de uso, caindo as gavetas, cheios de ferrugem), criar um ambiente limpo e agradável, com todo o mobiliário novo, tirando assim todo o resquício do passado, vida nova. Fizemos um levantamento da necessidade de móveis, e uma solicitação de compra, aderindo a um registro de preços, compramos todos os móveis necessários ao quantitativo de pessoas alocadas em cada unidade, sem desperdício, além de tirar os móveis velhos do ambiente (mesas velhas caindo as gavetas, cadeiras rasgadas com pés quebrados, armários com portas despencando, etc.).

8 Organizar acervo documental (1952/1998) Esta tarefa foi uma das mais difíceis, tendo em vista que o acervo documental ficava em uma sala num subsolo, composta de prateleiras e arquivos tipo gaveteiros cheios de pastas e livros, sem nunca ter recebido nenhum tipo de limpeza ou higienização, só de abrir a porta da sala já dava bloqueio de glote, de tanta poeira e mal cheiro dos papéis guardados por tantos anos.

9 Criar um sistema de cadastro de documentos, com indexação do documento cadastrado (2007/ATUAL) Este trabalho foi um dos mais empolgantes, envolvi todos os servidores do setor que trabalhavam com a produção de documentos para ajudar a equipe de informática a entender o que queríamos, que tipo de sistema que nos serviria, o nível de segurança da informação, os níveis de acesso, etc., a motivação foi total. Modelo copiado pela Secretaria-Executiva do MAPA, usando a mesma plataforma do GM.

10 Descartar o excesso de cópias de documentos (1952/2007) Este trabalho foi um dos mais difíceis de se realizar, pois no acervo documental da sala do subsolo, foram encontradas de 5 ou mais cópias do mesmo documento, o arquivo era organizado por temas, para se localizar o documento quando era preciso se resgatar alguma informação, trabalho que também foi realizado por servidores da nossa área, sem custos financeiros.

11 Digitalizar os documentos produzidos (1999/atual) Quando começamos este projeto eu tinha acabado de mudar as pessoas de lugar, pois já havia sintecado um dos lado do andar, aproveitando assim para tirar armários desnecessários, arquivos de documentos de anos anteriores a 2007, como a mudança ainda estava em fase provisória, deixamos o mínimo de móveis, ficando só as mesas dos computadores e algumas mesas de apoio. O mais interessante nesse trabalho é que descobrimos que a nossa máquina copiadora era também scanner, chamamos a informática que nos ajudou a criar um compartilhamento, ligados em rede, nós mesmo fizemos todo o trabalho de scannear os documentos produzidos de 1999 até hoje, com custo financeiro zero.

12 Compra/instalação de arquivos deslizantes para guarda do acervo documental Com a organização do acervo documental, foi necessário retirá-lo da sala onde estava e passar para um lugar provisório, onde recebeu o tratamento necessário para não contaminar o arquivo novo. Solicitamos a compra do arquivo deslizante para o acondicionamento do acervo documental. Contratamos serviço especializado para a higienização, organização e classificação do acervo documental que tem parte encadernada e parte acondicionado em caixas box, tudo muito limpo e organizado. Um servidor da nossa área de protocolo acompanhou os trabalhos e aprendeu com os técnicos quais os procedimentos adotados com a documentação para então fazer da mesma forma com os novos documentos a serem guardados no Arquivo Deslizante, dando continuidade ao serviço de arquivamento com técnica e qualidade.

13 Formar uma equipe para realização das tarefas, dentre os servidores do setor A realização desta tarefa não foi muito fácil, tendo em vista que as pessoas além de já estarem acostumada a um tipo de rotina, e também ao seu jeito de fazer, não queriam aceitar um jeito novo e prático de realizar a mesma tarefa, evitando o retrabalho, comunicando umas com as outras, pois cada um tinha a sua tarefa e não a passava para ninguém, era o dono do trabalho. Com muita cautela, fomos convencendo-as de que todos deveriam saber o que o colega faz, e o colega da mesma forma saber o que você faz, pois quando um tiver que se ausentar por qualquer motivo, o trabalho não sofreria solução de continuidade.

14 Revitalizar a estrutura do setor Esta foi a melhor tarefa a ser cumprida, pois conseguimos definir um fluxo de trabalho e o layout do setor. Organizamos a distribuição das tarefas com os grupos, fazendo um rodízio para que aprendessem todas as atribuições de competência do setor. Também mudamos a estrutura regimental do órgão, com aumento de cargos e gratificações, este setor virou uma Coordenação-Geral do gabinete, que é responsável pelas área de apoio administrativo, de pessoal e financeiro da Unidade.

15 Motivar os servidores Com o respaldo dos nossos superiores conseguimos organizar para que os servidores da nossa área fossem todos agraciados com gratificações ou funções gratificadas e até mesmo cargos em comissão.

16 Mudar a cultura do setor Com todas essas tarefas que me foram confiadas a mais gratificante foi a de mudar a cultura do setor, pois não é tão fácil você mudar pessoas que estão a muitos anos fazendo um trabalho do mesmo jeito, aí você ouve a seguinte frase: isso nunca foi feito assim. Hoje o setor está todo modernizado, todo documento (2007/atual) produzido e assinado está cadastrado em um Sistema (SIAM) e indexado, o arquivo físico que fica no setor é só o do ano corrente, evitando assim muito papel e poeira perto dos servidores, você não precisa procurar nenhum documento em meio físico, basta acessar o SIAM e localizar o documento podendo imprimir uma cópia, ou enviá-lo por .

17 Conclusão Tendo em vista que a missão foi iniciada em outubro de 2007 e o fim de todas as tarefas da missão se deu em março de 2010, onde tudo se organizou para que a gestão do setor fosse eficiente, considero que a equipe bateu um recorde na realização de todo esse trabalho, que não foi pouco. Hoje estarmos servindo de exemplo para outras áreas, inclusive para o setor privado. Para que se tenha sucesso em uma missão como essa você precisa de muita força de vontade, muito profissionalismo, criatividade, responsabilidade, respeito, sensibilidade, empreendedorismo, e o ingrediente mais importante de todos é o respaldo dos seus superiores.

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