Revolução Francesa; Segunda Guerra Mundial fotocopiadora, eletrônica, televisão, satélites, computadores; 1970 telemática, computadores interligados

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3 Revolução Francesa; Segunda Guerra Mundial fotocopiadora, eletrônica, televisão, satélites, computadores; 1970 telemática, computadores interligados a outros via linhas telefônicas;

4 Antiga Grécia Arché Palácio dos Magistrados aos depósitos; Direitos de Instituições ou Indivíduos; Reivindicações; Transferência a museus e bibliotecas; Surgimento da idéia de arquivo administrativo e histórico.

5 Dados fragmentos; Informação - conjunto de fragmentos; conseqüência; elemento não privilegiado; Suporte - material

6 Comunicação atender à administração; normas; diluição entre indivíduos; função arquivística; Gestão Documental Medidas e rotinas; racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação

7 Criação interna e externa; Tramitação; Destinação.

8 Conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas; Conjunto de documentos; Móvel para guarda de documentos; Local onde o acervo deverá ser conservado; Órgão ou instituição de guarda e conservação;

9 Todo e qualquer suporte material no qual pode ser registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um conteúdo informacional. Tudo aquilo que pode registrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento.

10 Todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções.

11 Século XX extensão de novos suportes, eliminando tentativas de delimitar os possíveis meios materiais; Surgimento da Gestão de Documentos Reformas administrativas Estados Unidos e Canadá; Década de 40 impossibilidade de lidar com a massa; É estabelecida os valores probatórios e informativos; Destinação.

12 Exclusividade de criação e recepção por uma firma, repartição ou instituição; Origem no curso das atividades Prova de transações realizadas; Caráter orgânico ligação no mesmo conjunto.

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16 Pode ser formado por órgãos de documentação, de acordo com as características dos documentos armazenados. Arquivo documentos acumulados diante do exercício de atividades; Biblioteca Conhecimento genérico produzido por terceiros. Objeto de pesquisa e consulta. Maioria impresso. Museu Objetos coletados que contam a história, com finalidade essencialmente cultural.

17 Autenticidade: ligada ao processo de criação, manutenção e custódia. São autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares. Naturalidade: como sedimentos de estratificações geológicas, dota de um elemento de coesão espontânea, embora estruturada. Inter - relacionamento: relações estabelecidas no decorrer do andamento das transações. Unicidade: cada registro, assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao que pertence. Princípios da Legalidade: prova confiável das ações.

18 São classificados quanto à entidade mantenedora, à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão da atuação. Quanto à entidade: Público: federal, estadual e municipal; Privado: comercial, institucional, familiar ou pessoal. Quanto a Natureza: Especial: suporte diferente que merece tratamento especial; Especializado: em que predomina um assunto específico. Quanto à Finalidade: Funcional: os que servem a administração; Cultural: Aqueles que servem a história e a pesquisa. Quanto à extensão: Setorial: originados em um setor; Geral: conjunto dos arquivos setoriais.

19 Atividade técnica destinada a organizar a documentação de caráter corrente, agrupando os documentos de acordo com características comuns que apresentam no ato de sua criação, com a sua finalidade a que se destina e a estrutura administrativa da instituição.

20 Conservação: é o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Ex.: diagnóstico, monitoramento ambiental, vistoria, etc. Conservação preventiva: são intervenções diretas, feitas com a finalidade de resguardar o objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.: higienização, pequenos reparos, acondicionamento, etc.

21 CONSERVAÇÃO Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística conservação constitui na promoção da preservação e da restauração dos documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 52).

22 Assim, a preservação é a prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico e a restauração é o conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 148).

23 Alfabético Geográfico Numérico Cronológico Dígito terminal Assunto

24 Codificação: etapa que sucede a classificação, é a tarefa de ler, interpretar, identificar o assunto e atribuir a ele uma classe, uma classificação. Ordenação/arquivamento: é a atividade de organização dos documentos dentro das pastas, fichários, arquivos...

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27 Estágios de Evolução: indispensável que estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez; Definidas como 3 idades, é um dos pilares da Arquivologia; Elaborada na década de 40, propõe a divisão em 3 fases, de acordo com o seu uso, não importando o suporte.

28 Arquivo Corrente Ativos Dinâmicos Idade 1 Vinculados aos objetivos imediatos; Arquivo Intermediário Semi-Ativo Idade 2 Originários de arquivos correntes, aguardando destinação, efeito transitório, eliminação ou permanente; Arquivo Permanente Inativo Histórico Idade 3 Sem valor de natureza Administrativa, conhecimento do passado.

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32 Avaliação Documental A avaliação é uma função de extrema importância no processo de classificação de documentos. Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos documentos para a definição de seus prazos de guarda e destinação. A avaliação documental é feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou históricos e na relação orgânica com os demais documentos do fundo a que pertence. A classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito arquivamento dos documentos. Classificação de Documentos A classificação é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. A classificação se materializa com um Plano de Classificação, que deve ter como características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação. O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critério para grupos e subgrupos.

33 000 Administração Geral destinam-se aos assuntos relativos às 500 atividades-fim do órgão Assuntos Diversos

34 A classe 000 Administração Geral, tem como subclasses: 010 Organização e funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimônio 050 Orçamento e finanças 060 Documentação e informação 070 Comunicações 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes à Administração Geral

35 A classe 900 Assuntos diversos 910 Solenidades, comemorações, homenagens 920 Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas. 930 Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos 940 Visitas e visitantes 990 Assuntos transitórios 991 Cartas de apresentação e recomendação 992 Comunicação e informes 993 Convites diversos 994 Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas 995 Protestos, reivindicações, sugestões 996 Associações: culturais, de amigos e de servidores 997 Pedidos, oferecimentos e informações diversas

36 GRUPO SUBGRUPO SÉRIE SÉRIE SUBSÉRIE SUBSÉRIE 022 Aperfeiçoamento e treinamento Cursos Promovidos pela instituição Promovidos por outras instituições No Brasil No Exterior

37 CLASSE 000 Administração Geral Subclasse 010 Organização e funcionamento Subclasse 020 Pessoal Subclasse 030 Material Grupo 021 Recrutamento e seleção Grupo 022 Aperfeiçoamento e treinamento Grupo 023 Quadros, tabelas e políticas de pessoal Subgrupo Cursos Subgrupo Estágios Série Promovidos pela instituição Série Promovidos por outra instituição Subsérie No Brasil Subsérie No Exterior

38 A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de guarda e destinação final nas fases do arquivo.

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46 Pastas Caixas Suspensas Envelopes Plásticos Outros...

47 PADRONIZAÇÃO

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51 COR E SUPORTE

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56 SINAL DE TRÂNSITO

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83 Motivação é a arte de fazer as pessoas fazerem o que você quer que elas façam porque elas o querem fazer. Dwight Eisenhower Obrigado!