Cuestionesentorno a latransferencia de lacustodia de documentos publicos

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1 Cuestionesentorno a latransferencia de lacustodia de documentos publicos Profa. Dra. Sonia Troitiño Depto. de Ciência da Informação UNESP-Marília, Brasil

2 Objetivos: 1. Discutir formas e condições de incorporação de acervos do judiciário por arquivos do executivo 2. Estabelecer um paralelo entre os momentos de incorporação de acervo e a legislação arquivística brasileira em vigor 3. Identificar o impacto e as conseqüências de tais transferência de custódia

3 O debate seráconduzido pela história custodial dos documentos procedentes do Juízo de Órfãos de São Paulo (séc. XVI-XX), que encontra-se fragmentado em diversos arquivos, sob diferentes nomes: Juízo de Órfãos, Tribunal de Justiça, coleções diversas Esse éum problema recorrentemente encontrado em vários acervos da Justiça Brasileira.

4 ALGUMAS INSTITUIÇÕES BRASILEIRAS COM DOCUMENTOS PROVENIENTES DO JUÍZO DOS ÓRFÃOS INSTITUIÇÃO Arquivo Público do Estado de São Paulo Arquivo do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo FUNDOS Juízo dos Órfãos de São Paulo Vara da Família DATA- LIMITE S/Info SITUAÇÃO Acervo tratado, com instrumento de pesquisa Com a extinção do Juízo de Órfãos na década de 1940, toda a documentação foi integrada à recém criada Vara da Família. INSTRUMENTO DE PESQUISA Guia do acervo; inventário de séries; catálogo das séries autos de diligência, abonação, ação cominatória, apreensão/entrega de menores, assinação, avaliação, autos de depósito, habilitação à herança, legitimação/perfilhação e libelo cível VOLUME 416 caixas Listagem eletrônica S/Info OBS. Museu do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo XIX Exemplares expostos no museu S/Info S/Info Arquivo Histórico de Pindamonhangaba Arquivo Nacional Juízo de Órfãos Coleção Inventários XVII- XIX Documentos oriundos do Juízo de Órfãos de Pindamonhangaba A documentação produzida pelo Juízo de Órfãos está mesclada a outros fundos e coleções. Catálogo eletrônico 16 caixas Fichário 206 m/l 85% da documentação está digitalizada e disponível no site da instituição.

5 SÃO PAULO, LEI 666 DE 6 DE SETEMBRO DE Fonte: MASP. São Paulo onde estásua história. São Paulo: MASP/SMC, p. 15.

6 Descrição NOBRADE do Fundo Juízo de Órfãos Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP)

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10 Lei Federal nº8159/ Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Art. 7ºOs arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, noexercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias Art. 17º A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1ºSão Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 2ºSão Arquivos Estaduaiso arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 3ºSão Arquivos do Distrito Federalo arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 20ºCompetem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21ºLegislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definiráos critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

11 Decreto Estadual Paulista nº48.897/2004 Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão Art. 5º-Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios: I -são documentos de guarda temporária aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuições de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seção Técnica de Arquivo Intermediário, do Arquivo do Estado, podem ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou memória da Administração Pública Estadual; II -são documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa. Art. 6º-As unidades de guarda dos documentos produzidos em cada Secretaria de Estado são as previstas na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado, definida de acordo com a legislação que lhe é aplicada. Art. 31º- São considerados documentos de guarda permanente: I -os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que serão definitivamente preservados; II -os de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei; III -todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual até o ano de 1940.

12 RECOMENDAÇÃO Nº37, DE 15 DE AGOSTO DE Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário Pronamee de seus instrumentos. II)A Gestão Documental no Poder Judiciário éo conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes àprodução, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação encontra-se registrada. X)Os documentos e processos de guarda permanente constituem o fundo arquivístico das instituições do Poder Judiciário e: a) devem ser disponibilizados para consulta sem, contudo, colocar em risco a sua adequada preservação; b) não poderão ser eliminados, mesmo que digitalizados. Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, 2011

13 Resolução 483/2009 cria o Programa de Gestão De Documentos Arquivísticos no TJSP PROVIMENTO TJSP 1743/ Estabelece normas e procedimentos para aplicação do Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. Art O Tribunal de Justiça poderá autorizar a entrega de processos classificados, avaliados e aptos para eliminação, àuniversidades e Faculdades de Direito situadas no Estado de São Paulo, à Escola Paulista da Magistratura e a entidades de preservação histórica. 1º-Sóse permitiráa entrega para fim de estudo e preservação histórica, hipóteses em que na capa do processo deveráconter a expressão, sob carimbo, Documento de propriedade do Poder Judiciário de São Paulo Preservação obrigatória. 2º -A entidade depositária será responsável pela preservação dos processos, vedada a sua entrega a terceiros, podendo, contudo, devolvê-los à origem. 3º-A entrega far-se-ámediante recibo circunstanciado, constando a Comarca, Vara, anode distribuição, número do processo, natureza da ação e nome das partes, devendo o Ofício de Justiça ou o Arquivo Geral manter pasta onde os recibos serão colecionados. 4º-Fica vedada a entrega de processos que corram em segredo de justiça ou nos quais essa circunstância tenha sido declarada. Termode Cooperação TJSP-APESP, 29/03/2010 -conjugação de esforços entre os partícipes objetivando a transferência da guarda, a preservação e o restauro de autos de processos judiciais

14 Descrição NOBRADE do Fundo Tribunal de Justiça, que inclui documentos do Juízo de Órfãos Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP)

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17 Fatores Motivadores da Transferência de Acervos CEDENTE problemas de espaço alto custo do gerenciamento do acervo implementação de programas de gestão documental RECEPTOR preservação da memória/patrimônio documental; incremento de seu próprio acervo e/ou abertura de novas linhas de atuação; fatores burocrático-administrativos.

18 Problemas arquivísticos identificados: quebra do princípio de proveniência quebra do princípio de integridade arquivística Mistura de documentos de fundos distintos necessidade da revisão do quadro de fundos da instituição receptora problemas de incorporação de acervo

19 MUCHAS GRACIAS!

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