COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL JUSTIÇA FEDERAL SEÇÃO JUDICIÁRIA SÃO PAULO MANUAL DE DESCARTE

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1 COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL JUSTIÇA FEDERAL SEÇÃO JUDICIÁRIA SÃO PAULO MANUAL DE DESCARTE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS/JUDICIAIS PRODUZIDOS PELAS VARAS FEDERAIS E UNIDADES DE APOIO JUDICIÁRIO/ADMINISTRATIVO -DEZEMBRO 2011

2 1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS: Este manual tem por objetivo fornecer orientações no procedimento de eliminação de documentos judiciais e administrativos geridos pelas Varas Federais e demais unidades de apoio judiciário, que cumpriram os prazos de guarda em arquivo corrente e/ou intermediário. As orientações aqui disseminadas, no que couber, se aplicam aos documentos produzidos pelas áreas administrativas vinculadas à Diretoria do Foro e às Subseções Judiciárias. Os documentos produzidos pelas unidades judiciais e administrativas podem ser classificados em duas categorias: DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS DOCUMENTOS NÃO OBRIGATÓRIOS OU FACULTATIVOS 2. DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS: São os documentos gerados pelas varas e unidades de apoio judicial, muitos dos quais constituem-se, para sua produção, de determinação do Provimento CORE nº 64/2005 e alterações posteriores, estando os mesmos previstos no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade PCTT- do Conselho da Justiça Federal. 3. DOCUMENTOS NÃO OBRIGATÓRIOS OU FACULTATIVOS São os documentos produzidos pelas varas e unidades de apoio judiciário em razão de necessidade temporária para controle de CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 2

3 determinados procedimentos, a critério do Diretor de Secretaria, Gabinete ou Juiz Federal, que determina a manutenção em face da importância/relevância de seu conteúdo. O Provimento nº 64/2005 CORE prevê esta possibilidade, como assim se observa no parágrafo único do art. 235 e art. 253, ao permitir a constituição facultativa de pastas e livros, além daqueles considerados de uso obrigatórios. Sob o ponto de vista do Programa de Gestão Documental, estes documentos são, à primeira vista, totalmente descartáveis. Basta que a eliminação destes documentos seja certificada em registros próprios da Secretaria de Vara/Gabinete. A título de exemplificação, em consulta às unidades de arquivo e algumas varas, constatou-se ser prática comum a guarda da cópia das guias de petições, mandados e processos recebidos, principalmente dos setores internos. Vale lembrar que a responsabilidade de arquivamento destas guias é exclusiva da unidade geradora SEDI, Arquivo, Contadoria, Protocolo Geral e Integrado, Central de Mandados, Central de Cópias com a aposição da assinatura do servidor de secretaria que recebeu. As demais vias são totalmente dispensáveis, pois na hipótese de necessidade de consulta, cabe ao órgão gerador apresentar o documento recibado. Em caso de dúvidas, a Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental - CPAGD deverá ser consultada mas, em geral, os documentos CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 3

4 não obrigatórios podem ser descartados. OBSERVAÇÕES GERAIS Os documentos constituídos facultativamente, além daqueles considerados obrigatórios que cumpriram o prazo de guarda em arquivo corrente, cuja destinação final é a eliminação, tal como determinado na Ordem de Serviço nº 07/2009-Diretoria do Foro, devem ser enviados às áreas de Apoio Administrativo, nos Fóruns da capital (1ª Subseção), e às áreas de Arquivo e Gestão Documental, nas demais Subseções Judiciárias, as quais são responsáveis pela fragmentação, pesagem e repasse dos resultados à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental - CPAGD( É expressamente vedada a remessa de documentos de imediata eliminação (aqueles entendidos como documentos classificados em não obrigatórios ou facultativos e aqueles que após cumprido o prazo de guarda em arquivo corrente tem como destinação final a eliminação) às Unidades de Arquivo locais, nos termos do artigo 12 da Resolução nº 23/2008-CJF, sendo de inteira responsabilidade das varas e demais áreas de apoio a sua geração, armazenamento e descarte: Art. 12. Os documentos previstos no PCTT para imediata eliminação após o prazo de arquivo corrente devem ser eliminados na própria unidade responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação.. 4. TABELA DE TEMPORALIDADE: O Conselho da Justiça Federal regulamentou o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 4

5 Justiça Federal - PCTT, por intermédio das Resoluções nºs 217/1999; 359 e 393/2004, consolidadas pela Resolução nº 23/2008-CJF, estando disponibilizada na Intranet, no link da Gestão Documental para consulta. O PCTT abrange as seguintes fases: a) arquivo corrente: período em que o documento (livro, pasta, etc.,) deverá permanecer na unidade de arquivo da vara. b) arquivo intermediário: período em que o documento (livro, pasta, etc.) deverá permanecer na unidade de arquivo da Subseção Judiciária. c) destinação final: procedimento a ser adotado no caso de eliminação ou a guarda permanente dos documentos após cumpridos os prazos no arquivo corrente e/ou intermediário. O prazo de arquivamento temporário poderá ser alterado pelo juiz federal, em razão da necessidade de manutenção da pasta na vara para consulta ou em razão de espaço físico disponível, sem prejuízo do período fixado para o arquivo intermediário. (parágrafo 1º, art. 254 do Provimento 64/2005 CORE). Isto quer dizer que o tempo total de guarda previsto na tabela do PCTT, qual seja, do arquivo corrente e/ou mais o arquivo intermediário deverá ser observado para efeito de eliminação do documento. Os assuntos que envolvem os documentos judiciais produzidos obrigatoriamente pelas secretarias de vara estão relacionados, em sua maioria na classe de Atividades Forenses, código da tabela do PCTT. CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 5

6 O Livro de Registro de Decisões Liminares e de Antecipação de Tutela (acrescido por força da Resolução CJF nº 442, de 09 de junho de 2005), não consta na tabela do PCTT, contudo, o art. 239-A do Provimento 64/05-CORE equipara este livro ao livro de registro de sentença, adotando-se as mesmas formalidades: Art. 239-A: O livro de registro de decisões liminares e de antecipação de tutela servirá para arquivar as decisões de deferimento e de indeferimento, no qual adotar-se-ão as mesmas formalidades do livro de registro de sentença. PCTT. Admite-se então, classificá-lo no código do 5. PASTA DE OFÍCIOS EXPEDIDOS/RECEBIDOS Nos termos do PCTT, cada ofício expedido/recebido deverá ser classificado conforme o assunto tratado no documento, que deverá encontrar o assunto correspondente em um dos itens da tabela do PCTT. A título de exemplo, pode-se adotar o código da tabela do PCTT para os ofícios que tratarem de comunicação de decisões, despachos, julgamentos, etc. O prazo pra guarda destas vias são de 03 anos em arquivo corrente. Findo esse prazo, o destino desta pasta é eliminação. Observe-se que para este código existem duas versões e um deles é diferenciado pela presença da letra B em seu termo final. Esta letra indica que trata-se de uma 2ª via. Para estas vias a destinação é aguardar o prazo do processo judicial posto que, usualmente, uma 2ª via do documento (geralmente original) deve figurar CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 6

7 juntado nos respectivos autos processuais. Sugerimos à Secretaria e ao Gabinete verificarem se foi expedido algum ofício com assunto diferente dos usuais, que poderia gerar prazo maior de guarda, bem como, certificar-se da inexistência de ofício que tenha alguma relevância para guarda permanente, de valor histórico, neste caso, remeter ao Núcleo de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal. 6. ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS 6.1. Documentos não obrigatórios e documentos aptos è eliminação após cumprimento de prazo apenas em arquivo corrente. (Art. 12 da Resolução nº 23/2008-CJF e Ordem de Serviço nº 07/2009-Diretoria do Foro) 6.1.a. Em Secretaria/Gabinete A Vara deve certificar a eliminação destes documentos (previstos no item 6.1) no livro de inspeção da Secretaria, ou em outro registro de livre escolha e entregá-los à área de Apoio Administrativo, nos fóruns da capital, e às áreas de Arquivo e Gestão Documental, nas demais Subseções Judiciárias, que ficarão responsáveis pela fragmentação, pesagem e repasse dos resultados à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental - CPAGD. 6.1.b. Nas Unidades de Arquivo: Os documentos (previstos no item 6.1) que se encontrarem nas Unidades de Arquivo só poderão ser eliminados precedidos de publicação de edital de eliminação a cargo das Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental CSAGD, das Subseções Judiciárias. CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 7

8 Tal determinação decorre do artigo 13 da Resolução nº 23/2008-CJF: A eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado e de documentos administrativos definitivamente arquivados na Justiça Federal será precedida de publicação de edital de eliminação. As Unidades Administrativas e as Comissões Setoriais poderão realizar em conjunto com as Unidades de Arquivo, levantamento de documentos arquivados passíveis de eliminação imediata (previstos no item 6.1) e comunicar os resultados obtidos às Varas e demais órgãos internos de apoio judiciário, geradores destes, para autorizarem o descarte (mediante assinatura de termo de concordância, modelo anexo) ou providenciarem o desarquivamento, se entenderem pela guarda destes, com vistas à otimização do espaço físico das unidades arquivísticas. Na hipótese da unidade administrativa/judiciária geradora do documento entender pela manutenção do documento passível de eliminação, após cumprido os prazos de temporalidade, a responsabilidade pela guarda bem como da disponibilização de espaço fisíco será de responsabilidade daquela unidade, estando isentas as unidades arquivísticas da manutenção destes documentos nos seus arquivos, salvo situações excepcionalíssimas que deverão ser justificadas e serão submetidas para apreciação do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental. 6.2 Documentos Obrigatórios. Esses documentos só poderão ser descartados mediante Edital de Eliminação de Documentos, a ser expedido pelas Comissões Setoriais. CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 8

9 Na capital, as Varas e Unidades de Apoio Judiciário da Capital enviarão à Comissão Setorial de Avaliação e Gestão Documental, via e- mail listagem dos documentos que serão eliminados para confecção do Edital, conforme modelo de arquivo em excell anexo. Nas subseções judiciárias do interior de São Paulo, as Varas e Unidades de Apoio Judiciário enviarão à Comissão Setorial de Avaliação e Gestão Documental da respectiva Subseção, no indicado por eles, listagem dos documentos que serão eliminados para confecção do Edital, conforme modelo de arquivo em excell anexo. Na hipótese de existirem documentos guardados em Secretaria/Gabinete para eliminação imediata, deverão ser encaminhados, na capital, à área de Apoio Administrativo e nas demais Subseções, à área de Arquivo e Gestão Documental, com a identificação: para eliminação imediata, sempre precedidos de certificação em registro próprios da Vara. 7. Considerações Finais. O Edital de Eliminação consigna prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para descarte dos documentos relacionados. Este prazo indica o tempo máximo em que o documento ficará disponível para eventual requerimento de guarda pelos interessados. A entidade responsável pela retirada dos papéis a ela doados, ficará incumbida da fragmentação destes documentos, que deverá ser acompanhada por um servidor da Comissão. Vale salientar que as Varas e demais unidades de apoio deverão manter consigo todos os controles de documentos descartados, CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 9

10 vedada a remessa destes controles para as Unidades de Arquivo. arquivamento pelas Unidades de Arquivo. Os documentos facultativos não serão recebidos para CPAGD Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental 10

11 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS TERMO DE CONCORDÂNCIA, 15 de dezembro de Eu, (cargo/função), lotado(a) prestando serviços. ( ) CONCORDO com a eliminação dos documentos pertencentes à vara/unidade administrativa sob a minha responsabilidade, descritos na Listagem de Documentos que integrará o Edital de Eliminação de Documentos nº, organizada pela Comissão Setorial de Avaliação e Gestão Documental. assinatura/rf Caso haja concordância, mas com observações, favor relacionar abaixo: Código: Assunto: Motivo: assinatura/rf ( ) NÃO CONCORDO com a eliminação dos documentos pertencentes à vara/unidade administrativa sob a minha responsabilidade, descritos na Listagem de Documentos que integrará o Edital de Eliminação de Documentos nº, organizada pela Comissão Setorial de Avaliação e Gestão Documental. Favor apresentar justificativa abaixo: Código: Assunto: Motivo: assinatura/rf

12 ITEM ORIGEM DOCUMENTO DESCRIÇÃO DO DOCUMENTO PERÍODO DE ABRANGÊNCIA (Data do Documento) CLASSIFICAÇÃO (Tabela PCTT - CORE) PRAZO DE GUARDA TEMPORALIDADE (ano de eliminação) DESTINO DOCUMENTO NO ANO CORRENTE 1 SEÇÃO FINANCEIRA - FOLHA DE PAGAMENTO EXPLICAÇÕES DE PROCEDIMENTO RELATIVO À FOLHA PGTO 12/85 (SERV. ALBERTO CABARITI,MIGUEL C.ALBUQUERQUE,SATOMI SAKAI,POMPILIO DINIZ,JESEMIEL J.ANDRADE E LIU H.LAN, JOSE R.LOPES, MILTON J.MENDONÇA, JOSE R. LOPES, DIRETORES ADM Anos 2085 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 2 SEÇÃO FINANCEIRA - FOLHA DE RELATÓRIO DE FITAS CADASTRO JUNTAS POR CGC (23/03/90) Anos 1991 ELIMINAÇÃO PAGAMENTO 3 SEÇÃO FINANCEIRA - BOLETIM SUPLEMENTAR - RUBRICA/DESCONTOS/CONSIGNAÇÕES - FOLHA DE 110/11/87 E 01 A 08/88 PAGAMENTO 1987/ Anos 2088 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 4 DISTRIBUIÇÃO DISTRIBUIÇÃO E REDISTRIBUIÇÃO AÇÕES 1ª E 2ª VARAS 08/09/10/13/14/15 DE Anos 1996 ELIMINAÇÃO 6 DIRETORIA DO FORO CÓPIA DE OFÍCIOS RECEBIDOS (OF. 23 E 24/72) DA FAZENDA NACIONAL 1972 DOCUMENTO FACULTATIVO - - ELIMINAÇÃO 7 JUÍZO DOS FEITOS DA FAZENDA NACIONAL EM S.P. (2º OFÍCIO) LIVRO - REGISTRO DE AUDIÊNCIA (22/05/1957 A 09/05/1958) 1957/ ANOS Guarda Permanente Para os prazos de temporalidade indicados na Tabela do PCTT como "Julg. TCU" considerar "02 anos" ARQUIVO PERMANENTE

13 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO TERMO DE DESTRUIÇÃO Nº COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL DE Em do ano de, acompanhou-se, nas dependências da entidade/cooperativa, localizada na Av./Rua, a destruição, por fragmentação de kg ( quilos) de papel resultante da eliminação de documentos administrativos com temporalidade cumprida, nos termos do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade PCTT, que consistiu na disponibilização no Diário Eletrônico da Justiça Federal, em do Edital de Eliminação de Documentos Edição nº, págs.. JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO (nome da entidade/cooperativa)

14 PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO E GESTÃO DOCUMENTAL DE TERMO DE DOAÇÃO Nº ORIGEM: JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO Endereço Subseção DESTINO: nome da entidade/cooperativa Endereço A Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo, inscrita sob o CNPJ nº / , situada na representada neste ato pelo MM. Juiz Federal Juiz Consultor Presidente da Comissão, com fundamento no Termo/Acordo de Cooperação Mútua nº que integram o Procedimento Administrativo nº, DOA ao nome da cooperativa/entidade, neste ato representada por seu Diretor,, o montante de quilos de papel fragmentados para posterior reciclagem, resultante da eliminação de documentos administrativos, com temporalidade cumprida, pertencentes a esta Subseção Judiciária de, em cumprimento à Resolução nº 23/2008 do Conselho da Justiça Federal e Recomendação nº 37/2011-do Conselho Nacional de Justiça e objeto do(s) Edital (is) de Eliminação de Documentos Administrativos nº(s), disponibilizados no Diário Eletrônico da Justiça Federal, de Edição, págs.. Data Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo entidade/cooperativa

15 DOCUMENTOS PARA FRAGMENTAÇÃO Conforme Art. 2º da Ordem de Serviço 07/ DF. Veja mais detalhes na intranet em Atos Normativos > Ordens de Serviço DF

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