PARECER DA COMISSÃO DE CONSTITUIÇÃO E JUSTIÇA RELATÓRIO

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1 PARECER DA COMISSÃO DE CONSTITUIÇÃO E JUSTIÇA Projeto de Lei nº 058 de 17 de abril de 2013 AUTOR: Poder Executivo PARECER: Favorável, sem apresentação de emendas EMENTA: Cria o Arquivo Público do Executivo de Venâncio Aires, a Comissão Permanente de Avaliação Documental e dá outras providências RELATÓRIO Conforme disposição regimental (artigo 46, inciso I, alínea a, item 1), o projeto veio a esta Comissão. Foi designado relator o vereador Gerson Ruppenthal. A MATÉRIA EM ANÁLISE TRAMITA NESTA Casa Legislativa por iniciativa do Senhor Prefeito Municipal, sob a forma de projeto de lei, tendo por objetivo criar o Arquivo Público do Executivo de Venâncio Aires e a Comissão Permanente de Avaliação Documental. O projeto dispõe em seu artigo 1 que fica criado o Arquivo Público do Executivo de Venâncio Aires, ligado à Secretaria Municipal de Administração, no qual se vinculam, na condição de unidades setoriais, todos os órgãos que desempenhem atividades de protocolo e arquivo. Segundo o artigo 2 deste projeto, o Arquivo Público do Executivo de Venâncio Aires será o órgão com a função de implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pelo Executivo em seu âmbito de atuação, promovendo a organização, a preservação e o acesso dos documentos de valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos e entidades do Executivo. As finalidades do Arquivo Público encontram-se no artigo 3 : orientar tecnicamente a execução das atividades de protocolo e arquivo das diversas unidades setoriais do Executivo; estabelecer normas de organização e funcionamento para os arquivos e protocolos de documentos, em todo o seu ciclo vital; assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística do Executivo; garantir o acesso aos documentos e às informações neles contidas, observadas as restrições legais; guardar e preservar os documentos de origem privada, declarados de interesse público e social, na forma da legislação em vigor.

2 Consoante o artigo 4, o Arquivo Público será constituído de conjuntos documentais de guarda corrente, intermediária e permanente. Em seu parágrafo único, ficam definidos os conjuntos documentais descritos pelo caput: I arquivo corrente: é o conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são por eles consultados; se trata de produção do documento; tramitação; finalização do seu objetivo e/ou guarda. II arquivo intermediário: é o conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final; os documentos são conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, pois é uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução; III arquivo permanente: é o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor; são documentos de valor histórico, probatório ou informativo, que devam ser definitivamente preservados. Reza o artigo 5 que a Gestão Documental do Poder Executivo constitui responsabilidade dos setores produtores de documentos. O artigo 6 dispõe que o tempo de guarda dos documentos será estipulado por Decreto, do qual constará anexo constituído de Tabela de Temporalidade de Documentos, e o 7 declara que o Regimento Interno do Arquivo Público do Executivo de Venâncio Aires será aprovado através de Decreto. No artigo 8, fica criada a Comissão Permanente de Avaliação Documental - COPAD, vinculada à Secretaria Municipal de Administração e composta por no mínimo 3 (três) servidores efetivos dentre representantes, obrigatoriamente, das Secretarias Municipais de Administração, Fazenda, e Procuradoria Jurídica, bem como o profissional responsável pelo Arquivo Público, os quais serão nomeados por Portaria. O 1º menciona que poderão compor transitoriamente a COPAD, por designação do Secretário Municipal de Administração, consultores das mais variadas áreas técnicas que compõem o Executivo. Já o 2º estabelece que serão atribuições da COPAD: I avaliar a documentação e definir os prazos de guarda e destinação documentais; II auxiliar na elaboração de instrumentos de gestão documental; III zelar pelo cumprimento dos preceitos que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental do Município; IV convocar especialistas de outras áreas, para auxiliar na execução das suas atribuições; V revisar a Tabela de Temporalidade de Documentos a cada 02 (dois) anos, ou sempre que se fizer necessário, mediante aprovação do Secretário Municipal de Administração e edição de Decreto;

3 VI - elaborar Termo próprio para o caso de eliminação de documentos, em que conste a relação dos documentos eliminados, forma e justificativa; VII realizar atividades de orientação e suporte ao profissional responsável pelo Arquivo Público; VIII - submeter ao Secretário Municipal de Administração programas, projetos, relatórios e outros expedientes. Seguindo a análise dos dispositivos, tem-se o art. 9, lecionando que os documentos de guarda permanente poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados. O 1º determina que os documentos de guarda permanente, arquivados e microfilmados, poderão ser eliminados; ressalvados àqueles de valor histórico que devem ser preservados. O 2º explicita que os filmes negativos originais resultantes de processo de microfilmagem deverão permanecer arquivados junto ao Arquivo Público do Executivo, sendo vedada a sua retirada sob qualquer pretexto. Finalizando o projeto, vem o artigo 10, o qual define que para fins do disposto nesta futura Lei, compõe a documentação arquivística do Executivo o documento eletrônico, assim considerado todo o registro que tem como meio físico um suporte eletrônico, cuja autenticidade e integridade lhe são conferidas pela certificação digital. O 1º define que a certificação digital se dá por meio de assinatura eletrônica, que é a forma de identificação inequívoca do signatário, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada nos termos da legislação específica. O 2º informa que a publicação eletrônica, realizada em sítio e com conteúdo certificados digitalmente, substitui qualquer outro meio de publicação oficial, para quaisquer efeitos legais, à exceção dos casos que, por lei, exigem intimação ou vista pessoal. Por fim, o 3º diz que as repartições públicas poderão fornecer todos os documentos em meio eletrônico, respeitada a legislação específica, e certificando, pelo mesmo meio, que se trata de extrato fiel do que consta em seu banco de dados ou do documento digitalizado. Por derradeiro, o cerne do artigo 11 é de que as despesas com a execução desta futura Lei serão atendidas por conta de dotações orçamentárias próprias da Secretaria Municipal de Administração. É o teor do relatório.

4 PARECER Quanto ao mérito, o presente projeto de lei objetiva criar o Arquivo Público do Executivo de Venâncio Aires e a Comissão Permanente de Avaliação Documental. É da competência do Poder Executivo legislar sobre a matéria em tela, nos termos do que prevê o art. 7º, inciso II, da Lei Orgânica do Município: (...) II legislar sobre assuntos de interesse local; (...), em consonância com o seu art. 8, inciso VI: (...) VI proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos; (...). O Poder Executivo sustenta que a proposição é de extrema relevância para a organização administrativa e burocrática do Executivo Municipal, tendo se originado do trabalho desenvolvido pelo Grupo do Programa da Qualidade no Município, buscando novos rumos à Gestão Documental do Executivo, dando cabo a uma era em que se produziam documentos sem a devida preocupação com a sua conservação, produção consciente, e eficiência de um plano de eliminação. Justifica o Poder Executivo que junto ao Arquivo Público do Executivo Municipal serão armazenados os documentos produzidos pela Administração Municipal, buscando o tratamento e acondicionamento de documentos de guarda permanente e histórica, o que propiciará às Secretarias, Departamentos e Setores do Município o desafogamento de salas, otimizando espaço e produção documentais. Segundo o proponente, o Arquivo Público, nos termos da Resolução nº 27, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, deve ser entendido como a instituição do Poder Público com as funções de implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela Administração Pública em seu âmbito de atuação, bem como de promover a organização, a preservação e o acesso dos documentos de valor permanente ou histórico recolhidos dos diversos órgãos e entidades do Município. Por conseguinte, também o documento produzido desempenha atividade de grande relevância para a Administração, pois são os documentos que registram os atos que envolvem o Poder Público, assim como se trata de importante instrumento de registro da história do Município. Ainda conforme a justificativa, em paralelo, cria-se a Comissão Permanente de Avaliação Documental COPAD, composta por representantes das Secretarias de Administração, Fazenda e Procuradoria, além do profissional responsável pelo Arquivo Público, denominado junto ao Município de Arquivista, profissional este a ser concursado pelo Município num futuro próximo. Comissão esta que terá como suas principais atribuições: avaliar a documentação e definir os prazos de guarda e destinação documentais, auxiliar na elaboração

5 de instrumentos de gestão documental, e zelar pelo cumprimento dos preceitos que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental do Município, dentre outras. Salienta ainda o autor do projeto que a grande maioria dos Municípios do Estado não possui arquivos de documento institucionalizados, não tendo quaisquer cuidados e critérios de conservação e organização. Contudo, a Constituição Federal de 1988, no 2º do seu art. 216 disciplina que cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão documental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Por fim, ressalta o autor do projeto a importância da criação e estruturação do Arquivo, com a consequente implementação de uma política eficaz de gestão documental, fundamental para o desenvolvimento de uma sociedade democrática, em que se assegura a todos, como prevê o inc. XXXIII do art. 5º da CF, o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, prerrogativa essa reforçada pelo advento da Lei Federal de Acesso à Informação, promulgada em 18 de novembro de 2011, sob o nº , e recentemente acolhida pelo Município de Venâncio Aires com a edição da Lei nº 5.248, de 06 de março de Segundo parecer da Comissão de Constituição e Justiça desta Casa Legislativa, o projeto obedece aos requisitos de constitucionalidade, legalidade e regimentalidade nas proposições, não apresentando nenhum vício de ordem formal ou material, e não encontrando óbices à aprovação, sendo entendimento estar dito projeto apto à votação. Em razão do exposto, exaro parecer favorável à aprovação do projeto em plenário. Câmara de Vereadores de Venâncio Aires, 06 de maio de Relator Favoráveis

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