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1 QUEM SOMOS? "A Image LH é uma empresa prestadora de serviços com mais de quinze anos no mercado atendendo instituições financeiras, com sede em Campo Grande MS e filial em Porto Alegre RS. Atua no ramo de digitalização, compensação e truncagem de documentos, tratamento de imagens, conferência eletrônica e formalística. Possuímos infra-estrutura adequada para o armazenamento digital e opcionalmente físico de documentos, utilizamos softwares e hardwares específicos para o tratamento e gerenciamento de arquivos, obedecendo aos mais altos requisitos de qualidade e segurança." Visão: "Ser uma empresa reconhecida pelo uso da tecnologia na captura, tratamento e armazenamento de imagens e documentos, comprometida com a qualidade e flexibilidade de nossos serviços, visando sempre a satisfação de nossos clientes." Missão: "A Image LH, tem por missão desenvolver e gerenciar projetos destinados à digitalização e indexação de documentos, visando facilitar o controle, o armazenamento e a consulta, utilizando tecnologia adequada e com qualidade superior, propiciando a redução dos custos de seus clientes."

2 G.E.D. Gerenciamento Eletrônico de Documentos

3 O QUE É GED? Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos através de um software específico.

4 OBJETO DO PROJETO. Atender as necessidades do cliente visando à rapidez no acesso as informações, facilidade na visualização e acesso de documentos, eliminação do risco de perda e extravio de papeis, armazenagem em local seguro e adequado, acesso on-line, impressão ou geração de arquivos pesquisados e total controle no gerenciamento dos documentos. VANTAGENS DO SERVIÇO. Criação de cópia digital dos documentos. Preservação e aumento da vida útil dos documentos. Redução no tempo de recuperação da informação (físico/lógico). Redução de áreas de armazenamento (Opcional). Possibilidade de acesso simultâneo, aos documentos digitais, por múltiplos usuários. Possibilidade de manutenção de cópias de segurança dos documentos digitais. Controle sobre o prazo de vida útil dos documentos. Certificação sobre a existência de documentos obrigatórios. Alertas e relatórios sobre documentos inexistentes ou expirados. Indexação de dados contidos no documento digital. Reconhecimento integral do texto contido no documento digital (Opcional). Facilidade em processos de auditoria, através do documento digital. Eliminação de investimento em hardware para armazenamento de imagens. Eliminação de investimento em software para GED. Liberação de pessoas para atividades fim. DIAGRAMA DOS SERVIÇOS.

5 ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS E OPERACIONAIS. Utilização de Scanners próprios com características adequadas aos documentos tratados. Preparação e Organização dos documentos (pastas) a serem digitalizados obedecendo a rigoroso padrão de qualidade e controle em ambiente devidamente preparado para a atividade e em local determinado pelo cliente; Captura e controle de dados através de Software específico, com opções de consultas variadas, tanto por meio eletrônico através da empresa contratada como através de site específico com a utilização de login e senha máster; Digitalização e indexação através de meios eletrônicos em ambiente específico e com acompanhamento do contratante em caso de solicitação; Triagem de documentos passíveis de incorreções no processo de digitalização e armazenamento de imagens; Arquivamento físico pós digitalização dos documentos, em local específico e devidamente preparado para acondicionamento dos invólucros oriundos da operação; Disponibilização em prazos pré determinados de consultas manuais e cópias e, a qualquer tempo, de consultas on-line, através de site específico com a utilização de senha Máster fornecida ao contratante. PRAZOS PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS. Os prazos para a execução das atividades iniciais deste projeto deverão ser objetos definidos entre as partes envolvidas, obedecendo ao cronograma de urgência e em conformidade com o estado documental atual de cada processo. Os prazos a serem determinados pelo contratante, caso se adiante aos prazos normais apresentados pela empresa contratada deverá ser considerado dentro da proposta de preços apresentada. MÃO DE OBRA E ESPAÇO FÍSICO. Todas as despesas decorrentes dos serviços ora cotadas, no que tange aos itens título deste parágrafo, correrão por conta e ônus da empresa contratada, tais como: Aluguel, Impostos federais, estaduais e municipais, encargos trabalhistas e outros. Ficando de forma clara e ampla a não relação trabalhista entre os funcionários da contratada e a contratante; No caso das atividades serem executadas no ambiente do contratante a adequação do mesmo deverá ser feita pelo contratante obedecendo aos critérios de segurança e praticidade que requer a atividade. Todos os custos inerentes a este procedimento serão de responsabilidade do contratante.

6 PRAZO PARA INICIO DAS ATIVIDADES. O prazo para inicio das atividades de preparação inicial e digitalização fica condicionada às exigências do cliente, respeitando-se apenas os prazos mínimos para deslocamento de equipamentos, adequação de espaço físico, contratação de pessoal e preparação de documentos. PREPARAÇÃO FLUXO DOS TRABALHOS. Retirada de todos os documentos de seus invólucros atuais, obedecendo à criteriosa organização de ordem definida pelo cliente. Limpeza dos documentos a serem digitalizados com a retirada de clipes, grampos e outros que possam interferir no processo de digitalização. DIGITALIZAÇÃO Digitalização dos documentos com a utilização de scanners devidamente adequados aos volumes e tipos de documentos existentes. TIPIFICAÇÃO Tipificação dos documentos digitalizados através de complementação de parâmetros definido para cada pasta, organizando os elementos de busca e alimentando os dados para a confecção do MPC (Manual de Procedimentos de Consulta) a ser encaminhado aos usuários do sistema. EMBALAGEM Embalagem dos documentos digitalizados em ordem e invólucro definidos pelo cliente. Importante definir o tipo de invólucro a ser utilizado levando-se em conta os seguintes fatores: Número de páginas movimentadas no período / Volume de novos invólucros / Facilitador de consultas manuais / Diminuição dos custos de movimentação / Manutenção e acréscimo dos níveis de segurança das informações. No caso de pastas existem formas de prateleiras específicas para cada tipo utilizado, verificando, no caso específico de cada cliente, a continuidade do processo de armazenagem atual com o aproveitamento do mobiliário existente. ARMAZENAMENTO Armazenamento das informações lógicas em servidores de alta capacidade de processamento e consulta, definindo um número aproximado de consultas diárias, horários de pico, dias de pico, número de senhas de consulta por setor

7 e outros itens que compõe o escopo da estrutura física de rede, e principalmente da segurança da informação armazenada. Os canais de consultas serão sempre com capacidade de, no mínimo, duas vezes o valor definido como base de consulta, com reavaliação mensal em um primeiro momento e com definição de nova periodicidade após a implantação total de todos os documentos hoje existentes. O Storage das imagens será mantido no ambiente da contratada com manutenção de servidor backup em base / praça diferente da originaria. Este processo de backup atende aos critérios mais rígidos de contingência definidos para o processo, com atualização a ser definida pelo volume processado (diária / semanal) e liberação dos documentos para armazenamento físico somente após consulta de todos os arquivos no Storage original e backup. Todos os custos inerentes ao processo de armazenamento, tais como, caixas, fitas de identificação, mobiliário e outros, serão de responsabilidade da ImageLH. ESTOCAGEM DAS PASTAS (Opcional). Manutenção do ambiente de estocagem com circuito interno de monitoramento visual com armazenamento de imagens por tempo determinado, dedetização permanente, sistema anti-incêndio, alarme com monitoramento externo, avaliações permanentes de condições físicas dos invólucros. Poderá ser incluso, a qualquer momento, qualquer outro item de segurança ou controle sugerido pelo contratante, será avaliado e implantado com a devida avaliação de custos e repasse imediato ao contrato. HOSTING DE IMAGENS. Consiste na manutenção de servidor para armazenamento das imagens obtidas através das atividades descritas anteriormente. O servidor deverá ter sempre capacidade para atender ao crescimento estimulado do volume anteriormente descrito, nos padrões estimados acrescidos de 20% do volume estimado de novas entradas. Todo o Storage mantido no servidor principal deverá ser atualizado em um servidor backup que deverá ser mantido em ambiente totalmente independente do servidor principal, com os mesmos padrões de segurança. A freqüência de atualização será determinada pela volumetria dos documentos o que, em primeiro momento, trabalhando-se com os documentos já existentes poderá ser efetuada em regime diário ou semanal dependendo da avaliação ser efetuada. CONSULTA DE IMAGENS. Neste item estão contempladas todas as consultas eletrônicas de documentos efetuadas através do site disponibilizado, bem como uma franquia mínima a ser

8 definido entre as partes para consultas através de fax ou conforme necessidade de determinados setores da empresa contratante. Os canais de consultas serão disponibilizados com velocidade de download capaz de atender as expectativas do contratante bem como com capacidade de números de consultas suficientes e com margem para acréscimo conforme definição. Sugerimos elaboração em conjunto de um Manual de Procedimentos de Consultas (MPC), para padronização dos procedimentos em todos os setores envolvidos no projeto. Este documento contemplaria todos os procedimentos padronizados tanto por parte da contratante como da contratada, atendendo de forma prática aos pontos que se encontram distantes da base definida de guarda e controle. INCLUSÃO DE NOVOS DOCUMENTOS. Todos os novos documentos a serem inseridos passam por pelo processo de preparação, tipificação e posterior armazenamento em suas devidas pastas. O número médio movimentação de documentos em pastas já digitalizadas deverá ser reavaliado em um período de três meses após o término das atividades relativas à massa inicial de documentos para que se tenha um numero médio mais aproximado da realidade, fazendo assim, com que tenhamos uma avaliação da precificação praticada que poderá ser alterada movida por estes números. CRONOGRAMA DA IMPLANTAÇÃO.

9 Dúvidas ou Informações.

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