Especificação e Proposição de uma Solução de GED e Workflow para a UFRJ

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1 Especificação e Proposição de uma Solução de GED e Workflow para a UFRJ Lilian Bitton Migon CISI/DPA/COPPE

2 Motivação do Projeto Plano Diretor da TIC: A situação atual na UFRJ, com algumas poucas exceções, indica a necessidade de se implantar procedimentos administrativos visando à efetiva gestão de seu acervo documental, bem como a revisão dos procedimentos administrativos no que tange a atualização de trabalho e gestão eletrônica de documentos. Ausência de uma solução de GED e Workflow livre na UFRJ Demandas específicas identificadas em unidades da UFRJ - Sistema de workflow para automatizar o trâmite de determinados tipos de documentos (publicações) tornando-o exclusivamente digital Cliente DGDI - Substituição do sistema de GED utilizado pelos setores administrativos que armazena e controla o acervo digital de documentos Cliente COPPE

3 Objetivos do Projeto Especificação dos requisitos e proposição de uma solução de GED/Workflow livre que atenda às demandas na DGDI e na COPPE ETAPAS REALIZADAS: Identificação dos Requisitos Funcionais - DGDI 14 requisitos - GED 13 requisitos Avaliação de Softwares Livres de GED e Workflow - % atendimento aos requisitos funcionais e não funcionais (Confiabilidade e acessibilidade do fornecedor, Maturidade do Software, Administrabilidade, Facilidade de instalação e configuração, Acesso a suporte) Elaboração de Cronograma de Implantação das Ferramentas Prototipação dos softwares selecionados Acompanhamento da experimentação

4 Desenvolvimento do Projeto Junho de Firmada parceria entre a COPPE/CISI e a SUPERTIC (Diretor da TIC na ocasião Marcio Ayala) Equipe Linair Campos (gerência) Lilian Bitton Migon (supervisão) Jorge Alberto Gonçalves Marco Ramiro (apoio) LamechSchult Machado Lilian Chagas Isis Oliveira Renata Machado A TIC será responsável pelo acompanhamento da implantação da solução de Workflow Cliente DGDI A equipe do CISI deverá conduzir a implantação da solução de GED na COPPE

5 Avaliação de Softwares Livres Atendimento Requisitos Não Funcionais (*) Descarte de outras ferramentas avaliadas: - Together BPM and Workflow e Kablink Teaming dificuldades de instalação e inicialização - Logicaldoc e Intalio BPMS trechos de código indisponíveis - Nuxeo DM necessidadade de configuração em XML % Atendimento Requisitos Funcionais GED WF 14 79% 65% 12 79% 47% 12 0% 79% 8 59% 0% 9 0% 56% 9 0% 47% (*) Cada requisito não funcional foi pontuado entre as opções: 1- Não Atende / 2- Atende parcialmente / 3- Atende

6 Estudo da Demanda do Setor de Gestão de Documentos da Diretoria de Planejamento e Administração da COPPE

7 Processo Mapeado Importação e Indexação do Documento TO BE Configuração do Ambiente da Ferramenta Modelagem realizada na ferramenta BizAgi. Alteração de Documento Importado

8 Alteração de Documento Importado Modelagem realizada na ferramenta BizAgi.

9 Benefícios Esperados Para GED/SEDOC - COPPE: Redução do risco de manutenção e operação da solução de GED da COPPE Maior segurança nos processos de armazenamento, controle e acesso aos documentos no setor de GED e demais setores Para UFRJ: Oportunidade de avaliar os benefícios advindos da implantação de uma solução de GED na COPPE, - vislumbrando futuramente a integração da COPPE com outros setores de gestão documental e arquivística da universidade Tendência de diminuição do fluxo de papéis, porque: - os documentos podem ser acessados eletronicamente e impressos somente se necessário; - os documentos que não possuem obrigatoriedade de serem armazenados em meio físico poderiam ser descartados.

10 Por que o Alfresco? Atende a 79% dos requisitos funcionais; É reconhecida mundialmente, com 6 anos de mercado; É flexível, pode ser executado nos ambientes Windows e Linux; Fácil utilização; Documentação facilmente disponível para apoio à utilização e instalação; Possui fóruns de discussão, wiki, redes sociais(facebook, twitter), comunidade no Brasil.

11 Quem utiliza esta ferramenta? (Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo) Fonte: Diário Oficial Acesso: 19/12/2011 Fonte: Linux Magazine Acesso: 05/01/2012 Fonte: Portal Dataprev Acesso: 05/01/2012

12 Usuários Potenciais na COPPE SEDOC/GED Setor de Documentação SECOM Setor de Comunicação (apoio ao Protocolo da COPPE) GRH Gestão de Recursos Humanos Diretoria de Planejamento e Administração Diretoria Acadêmica Superintendência Financeira TOTAL: 50 usuários Compras Eletrônicas Registro Acadêmico

13 Experimentação do Protótipo Alfresco Iniciada em 02/out Apresentação da ferramenta ao setor de GED (alfresco.coppe.ufrj.br) Público alvo: Seis usuários do setor de GED Configuração do protótipo similar à ferramento em uso atualmente: OnBase - Grupos de documentos - Grupos e perfis de usuários

14 Experimentação do Protótipo Alfresco Resultados: - o software atende a grande parte das demandas do setor - existem conceitos novos que devem ser assimilados para utilização da ferramenta (por exemplo: indexação de um documento iniciada pela seleção da pasta adequada para armazenamento) - necessidade de inclusão de palavras-chave por tipos de documentos - necessidade de inclusão de anexo de documentos - tempo elevado para visualização de documentos.pdf maiores - problema na função de visualização de documentos de extensão.tif

15 Estudo da Demanda da DGDI/PR6 Divisão de Gestão Documental e da Informação

16 Processo de Controle de Publicação TO BE O Solicitante é o único que corrige a publicação, se necessário O controle de publicações deve ser iniciado pela criação eletrônica do documento Processo de aprovação e assinatura digital da publicação O Analista da DGDI envia para publicação no BUFRJ e/ou DOU, cadastra informações no SAP e encerra o processo O Técnico da gráfica publica no BUFRJ Modelagem realizada na ferramenta BizAgi.

17 Geração da Publicação e Solicitação de Assinatura Modelagem realizada na ferramenta BizAgi.

18 Benefícios Esperados DGDI: processo de controle de publicações e substituição de publicação A publicação só será realizada no BUFRJ e/ou DOU após o documento ter sido aprovado e assinado Redução do tempo para publicação de documentos: Agilidade na troca de informações entre DGDI e outros setores e usuários Promoção da integridade do processo de publicação: - Nenhuma etapa pré-estabelecida deixa de ser executada - Possibilidade de redução do número de correções de documentos antes da publicação, por parte da DGDI Integração do processo de controle de publicação com outros processos da universidade (geração eletrônica de documentos e assinatura de documentos)

19 Por que o Bonita Soft? Segundo a revista Gartner 2011, o BonitaSoft foi o melhor software Open Source de Gestão de Processo de Negócios(BPMN); Software livre integrado a outros sistemas de tecnologia aberta (inclusive ao Alfresco); Criado em 2001, e em 2011 aumentou a base de clientes em mais de 300%; Permite ao usuário modelar graficamente processos de negócios seguindo a notação BPMN; A tela Experiência do Usuário (User Experience): Permite que cada usuário final gerencie as tarefas em que está envolvido.

20 Quem utiliza esta ferramenta? (Companhia de Processamento de Dados do Estado do RS) Fonte: Site do Procergs Acesso: 25/10/2012 Fonte: Material V CONSAD Acesso: 05/06/2012

21 Usuários Potenciais DGDI 4 (ou mais) Técnico da gráfica 1 (ou mais) Solicitantes de publicações 260 (dado extraído do SAP jun12) Responsáveis pela assinatura das portarias (seriam contabilizados no momento da implantação) Em torno de 300 pessoas

22 Produtos do Projeto Documento de Levantamento de Dados - Descrição dos requisitos funcionais e da plataforma de operação do sistema - Diagrama dos Processos AS IS e TO BE - Cronograma de Implantação - Configuração dos Protótipos e Telas Customizadas Protótipo das Ferramentas Alfresco e Bonita Soft Relatório de Avaliação de Softwares Livres - % de atendimento aos requisitos - Características das ferramentas instalação e dados de testes

23 Considerações Finais Projeto de Implantação do Alfresco iniciado após encerrado o período de experimentação: - Atualmente: Avaliação das novas funcionalidades da versão inclui ambiente de GED integrado a ambiente de workflow - Configuração da nova versão para implantação no setor de GED Solução de GED - Alfresco: Principais funções a customizar - cadastro de palavras-chave por tipo de documento - anexo de documentos relacionados Migração dos dados do OnBase para Alfresco - Deverá ser realizada etapa específica de estudo das bases Alfresco e OnBase para detalhamento de plano de migração

24 Considerações Finais Solução de Workflow na COPPE - possibilidade de aplicação futura na automatização de processos simples, desvinculados dos sistemas corporativos ADC e adoção de certificado digital - exemplos: controle de pedido de férias, afastamento do país, solicitação de realização de obras, etc. Solução de Workflow na DGDI Bonita: - não houve andamento significativo implantação em avaliação

25 Especificação e Proposição de uma Solução de GED e Workflow para a UFRJ Obrigada. Lilian Bitton Migon CISI/DPA/COPPE

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