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3 Agenda Contexto e enquadramento Proposta de valor Roadmap operacional 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 3

4 Contexto e enquadramento 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 4

5 Contexto e enquadramento Diretiva Europeia 2014/55/EU Programa Transformacional de Gestão Financeira Autofaturação na Administração Pública eprocurement na Administração Pública 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 5

6 Contexto e enquadramento Otimização da Gestão da Tesouraria (Prever o prazo de pagamento e otimizar cash-flow) Redução de Custos Diminuição do tempo de tratamento manual dos documentos Gestão da Tesouraria Diminuição dos custos de transação, operação e tecnológicos Otimização do processo e uniformização de procedimentos e regras Automatização dos processos e redução de erros Qualidade da Informação Integração automática nos registos contabilísticos Partilha da Informação Transparência e controlo da Informação nos diferentes agentes do ecossistema 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 6

7 Contexto e enquadramento Otimização da Gestão da Tesouraria (Prever o prazo de pagamento e otimizar cash-flow) Redução de Custos Diminuição do tempo de tratamento manual dos documentos Gestão da Tesouraria Diminuição dos custos de transação, operação e tecnológicos Otimização do processo e uniformização de procedimentos e regras Automatização dos processos e redução de erros Qualidade da Informação Integração automática nos registos contabilísticos Partilha da Informação Transparência e controlo da Informação nos diferentes agentes do ecossistema 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 7

8 Contexto e enquadramento Modelo de gestão de tesouraria Principais objetivos: Assegurar que existem disponibilidades financeiras suficientes para liquidar as obrigações à medida que as mesmas se vão vencendo; Garantir que o recurso ao financiamento só ocorre quando é necessário; Maximizar o retorno da tesouraria disponível; Permitir a gestão eficiente dos riscos financeiros; Permitir a reconciliação diária entre a informação bancária e a contabilidade por fonte de financiamento. Fonte: Lei n.º 82-B/2014 de 31 de dezembro, Artigo 4.º - Orçamento do Estado para espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 8

9 Contexto e enquadramento Otimização da Gestão da Tesouraria (Prever o prazo de pagamento e otimizar cash-flow) Redução de Custos Diminuição do tempo de tratamento manual dos documentos Gestão da Tesouraria Diminuição dos custos de transação, operação e tecnológicos Otimização do processo e uniformização de procedimentos e regras Automatização dos processos e redução de erros Qualidade da Informação Integração automática nos registos contabilísticos Partilha da Informação Transparência e controlo da Informação nos diferentes agentes do ecossistema 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 9

10 Contexto e enquadramento Qualidade e Partilha de informação Principais objetivos: Otimização do processo e uniformização de procedimentos e regras; Automatização dos processos e redução de erros; Integração automática dos registos contabilísticos nos sistemas transacionais e nos sistemas de agregação, consolidação, monitorização e controlo; Aumentar a abrangência, a tempestividade e a fiabilidade da informação financeira; Monitorização sustentável; Integridade, transparência e controlo da informação nos diferentes agentes do ecossistema espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 10

11 Contexto e enquadramento Otimização da Gestão da Tesouraria (Prever o prazo de pagamento e otimizar cash-flow) Redução de Custos Diminuição do tempo de tratamento manual dos documentos Gestão da Tesouraria Diminuição dos custos de transação, operação e tecnológicos Otimização do processo e uniformização de procedimentos e regras Automatização dos processos e redução de erros Qualidade da Informação Integração automática nos registos contabilísticos Partilha da Informação Transparência e controlo da Informação nos diferentes agentes do ecossistema 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 11

12 Contexto e enquadramento Processo aquisitivo na Administração Pública Proposta de Aquisição Bens & Serviços Execução do Procedimento Receção de Bens & Serviços Processamento Pagamento Fundos Disponíveis 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 12

13 Contexto e enquadramento Implica: Adequação dos processos e procedimentos, potenciando a otimização e automatização; Reformulação de responsabilidades e competências dos agentes; Adequação de regras e princípios; Adequação da legislação; Adequação dos sistemas de informação de referência: Sistemas transacionais; Sistemas de agregação, consolidação, regulação e auditoria; Sistemas de gestão da informação / analíticos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 13

14 Agenda Contexto e enquadramento Proposta de valor Roadmap operacional 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 14

15 Proposta de valor Fornecedores Clientes Portal Colaborativo Camada de apresentação Execução dos Processos Consulta & Monitorizações Portal Monitorização & Controlo Parceiro Tecnológicos Parceiro Económicos Broker Serviços Partilha dados Camada de validação Automatização de atividades Validação & Transformação dados Potenciação da Cadeia de valor Catálogo De Serviços Parceiro Tecnológicos Sistemas de Agregação, Consolidação, Monitorização & Controlo 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 15

16 Proposta de valor Fornecedores Clientes Atualização de dados F-AP Processo de Faturação: Receção de Autofaturas Formulário web Processos de Regularização Catálogos Consulta estado do processo Comunicação Digital Avisos de pagamento Recibos Portal Colaborativo Portal Monitorização & Controlo Monitor de Faturas PDF, Excel; UBL Gestão de Estados & Aprovação Pré-registo e Registo da Fatura Introdução de dados de gestão Interna Parceiro Tecnológicos Regularização Recção da FE : webform; UBL2.1; Papel ; outro FE Controlo, Validação & Auditoria Arquivo & Gestão documental FE Parceiro Económicos Retenção de dívidas (SS, AT) Previsão de Pagamento Ligação à Contratação Pública Broker Serviços Partilha dados Catálogo De Serviços Consultas & Monitorização Parceiro Tecnológicos Integração com ERP s Catálogo de serviços Canais de comunicação Sistemas de Agregação, Consolidação, Monitorização & Controlo 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 16

17 Transversalidade Proposta de valor Fornecedores Grandes Empresas Pequenas & Médias Empresas Tipologia de Transação Rede de Normalização Rede de Disseminação Clientes Administração Central Administração Local Segurança Social Administração Regional Parceiro Tecnológicos Setor Público Empresarial Parceiro Económicos Dimensão Fiscal Dimensão Contratação Dimensão Tesouraria Dimensão Contabilística Rede de Partilha de Informação Rede de Interoperabilidade Parceiro Tecnológicos Integração AMA Software ERP Plataformas de FE Sistemas de Agregação, Consolidação, Monitorização & Controlo 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 17

18 Agenda Contexto e enquadramento Proposta de valor Roadmap operacional 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 18

19 Roadmap operacional Construção do Business Case Estratégia de implementação do Programa para a Faturação Eletrónica e Autofaturação Construção da Arquitetura Empresarial Implementação Piloto Expansão Piloto (Diretiva Europeia 2014/55/EU) Expansão (Diretiva Europeia 2014/55/EU) Obrigatoriedade (Diretiva Europeia 2014/55/EU) N.º de fornecedores com envio de faturação eletronicamente ou autofaturados Universo total 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 19

20 Roadmap operacional Construção do Business Case Estratégia de implementação do Programa para a Faturação Eletrónica e Autofaturação Construção da Arquitetura Empresarial Implementação Piloto março de 2015 Kick Off Comité maio de 2015 Kick Off Projetos abril de 2015 Objetivos & Metas Projetos & Planos de Trabalho Constituição das equipas outubro de 2015 Pilotos de FE Entregáveis 2015 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 20

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