Tecnologias para Virtualização de Documentos e Processos. Julho de 2012

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1 Tecnologias para Virtualização de Documentos e Processos Julho de 2012

2 Conceitos de ECM/BPM ECM Enterprise Content Management Gestão de Documentos (GED) BPM Business Process Management Gestão de Processos (Workflow)

3 ECM (GED) Enterprise Content Management é o conjunto de tecnologias utilizadas para captar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa, onde quer que tais informações se encontrem. Entrada Transformação Armazenamento Pesquisa formulário web; dcto digitalizado; docto word; ; imagem... conversão tipos; ocr; pesquisa a outras bases (legado) controle de versão; check-in / check-out. outros repositórios; lista de documentos não-estruturados. Descarte Publicação Distribuição controle de temporalidade; histórico. informação estruturada e nãoestruturada fluxo eletrônico de aprovação e revisão; colaboração. Segurança (auditoria, controle de acesso, permissões...)

4 ECM (GED) Ciclo de Vida

5 ECM (GED) Conteúdo trabalhado é informação

6 BPM (Workflow) O Business Process Management (BPM) é, em síntese, um conceito que une gestão de negócio e tecnologia da informação voltado à melhoria dos processos de negócio das organizações através do uso de métodos, técnicas e ferramentas para modelar, publicar, controlar e analisar processos operacionais envolvendo humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação. Modelagem Simulação Execução Otimização Controle Segurança (auditoria, controle de acesso, permissões...)

7 BPM (Workflow) Formulário eletrônico on-line Acionar um processo Acessar os dados do cliente a partir de sistemas de back-end Atribuir uma tarefa ao representante correto do atendimento ao cliente Analisar, colaborar, aprovar ou recusar pleitos Enviar notificação ao cliente Solicitar mais informações Colaborar Temporizar as respostas Transformar e intercambiar conteúdo Arquivar

8 Mudança de Paradigma Soluções em função da melhor utilização de informação de todos os tipos: estruturadas e não-estruturadas. 20% Estruturada 80% Não Estruturada Investimentos em soluções de ERP,BPM, ECM, CRM, BI, de colaboração e outros, integrando conteúdo nãoestruturado, processos de trabalho, gestão, administração e informação estruturada, para ter 100% do conhecimento ao tomar decisões estratégicas. Eliminar os silos de informação.

9 Mudança de Paradigma Fatos A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento. Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. Um arquivo de quatro gavetas, com folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil documentos. Fonte: Gartner e Forrester (2009)

10 Mudança de Paradigma Portal do Cidadão Normas e procedimentos Geração de Documentos do Estado, assinatura digital. TV Digital Acesso via Dispositivo Móvel ECM/BPM Catálogo de Serviços OnLine Archiving Concessão de Benefícios Treinamento Demandas/denuncias

11 Formulários operacionais e armazenamento de documentos

12 Definição de fluxos de trabalho e o acompanhamento das atividades de forma visual.

13 Guia que exibe, do lado esquerdo, as pastas de conteúdo, agrupadas por afinidade (família de documentos). Clicando na pasta são exibidas, na janela à direita, todos os conteúdos e/ou subpastas contidos na pasta selecionada.

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15 Preparação, envio Recebe, Lista e Encaminha Devolve Redistribui Arquiva

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21 Advogados PGE Ministério Público Tribunais Superiores Defensoria Pública PGM Petição - Intimação - Parecer - Processo Eletrônico - Assinatura Digital Portal TJ / Web Service processo judicial eletrônico desmaterializando documentos Documentos Workflow Certificação Digital Abrir Processo - Adicionar Documentos - Consultar Processo Eletrônico - TJP Web Service Themis 2º Grau - Despacho/Decisão/Acórdão - Adicionar Documentos - Consultar Processo Eletrônico Magistrados Processual / Distribuidor Secretarias dos Órgãos Julgadores Cartórios

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25 CAPTIVA WEB

26 FOCO: Integrar as aplicações através dos serviços BPM.

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28 SEFAZ CDA eletrônica Desenvolvida Documentum Ação Fiscal Auto de lançamento ECM Novo B&A Ação Fiscal Auto de lançamento BPM Novo B&A SARH Afastamento Novo B&A

29 Evolução das plataformas Notes Groupware Processos e Documentos - Programação na própria ferramenta Oracle Workflow - Processos e programação para os Documentos (java, vb, dotnet...) Documentum ECM/BPM, Abril 2010 implantado na PROCERGS processos e documentos num repositório único B&A Bonita BPM e Alfresco ECM. Agosto de 2012, plataforma instalada com a infraestrutura pronta para o desenvolvimento de soluções. Independência da ferramenta, uso de padrões abertos.

30 Evolução das plataformas

31 Evolução das plataformas

32 Solução para o Estado Garantir a melhor solução para ECM/BPM funcionalidades; custos; escalabilidade. Independência de ferramenta; Evolução das tecnologias implica em novas ferramentas; Uso de padrões abertos.

33

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