Gestão Documental. Elizete Pereira Sá

Transcrição

1 Gestão Documental Elizete Pereira Sá

2 Gestão do Conhecimento É a disciplina que integra e organiza políticas, práticas, ferramentas de gestão e tecnológicas tendo como balizador os processos de criação, organização, disseminação, compartilhamento, utilização e proteção dos conhecimentos para gerar resultados para a organização e benefícios para colaboradores e partes interessadas. Fonte: SBGC.

3 Práticas de Gestão de Conhecimento Criação Organização Compartilhamento e Disseminação Utilização Proteção Inovação Memória Organizacional Comunidades de Práticas Resolução de Problemas Segurança da Informação Parcerias com Universidades e Centros de Pesquisa Gestão Documental Boas Práticas Gestão por Processo Código de Conduta Contratação de Consultoria Portal Corporativo Redes Sociais Benchmarking e visitas as empresas Intranet Blogs Pesquisa e Desenvolvimento ECM/GED Portal Corporativo Reutilização de Soluções Melhoria de Produtos e Serviços Práticas de Diminuição de Retrabalho Registro de Marcas e Patentes Contrato de Sigilo Educação e Universidade Corporativa Educação Corporativa Programa de Idéias Aprendizagem Organizacional

4 Metodologia de Gestão Documental Conhecer Missão, Visão, Valores da Organização; Mapeamento e/ou conhecimento dos processos de trabalho e fluxos de informação; Identificação e avaliação dos documentos associados aos procesos e atividades; Elaboração dos instrumentos e ferramentas de Gestão Documental: Política de Gestão Documental; Taxonomia, Plano de Classificação, Vocabulário Controlado; Tabela de Temporalidade Documental; Padrão Normativo. Capacitação e Sensibilização.

5 Processo de Trabalho Atributos do Processo de Trabalho Objetivo Documentar os Processos de Trabalho FATORES CRÍTICOS KPI s INDICADORES FLUXO DE TRABALHO LÍDER DO FLUXO DE TRABALHO E PAPÉIS OPORTUNIDADES PARA MELHORIAS ENTRADAS E SAÍDAS FRONTEIRAS DO FLUXO OBJETIVO DO FLUXO DOCUMENTOS E ATRIBUTOS DO FLUXO DE TRABALHO

6 Taxonomia e Plano de Classificação Taxonomia - Métodos para indexar, classificar e facilitar o acesso à informação. Plano de Classificação; Vocabulário Controlado; Tesauros.

7 Plano de Classificação por Processo

8 Tabela de Temporalidade Instrumento resultante de avaliação documental que tem como objetivo definir os prazos de retenção, destinação e conversão de mídia dos documentos. O que deverá ser retido ou guardado? Como guardar? Por quanto tempo deverá ser mantido? De quem é a responsabilidade da guarda? Onde será preservado? Em que mídia o documento será preservado?

9 Tabela de Temporalidade Identificação Armazenamento Tempo de Retenção e Descarte Código de Classificação Tipo do Registro/Documento Órgão Gestor Suporte Prazo de guarda Destinação Final Físico Digital Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Descartar Guarda Permanente Base Legal/Requisito Observação teste1 Documentação - SC X 1 ano(s) 5 ano(s) X Lei(s) Citar:chata / nada a declarar Lançamentos Manuais Contabilidade X 1 ano(s) 4 ano(s) X Provisão para Perdas de Estoque Contabilidade X 2 ano(s) 5 ano(s) X Lançamento de Depreciação Contabilidade X ano(s) ano(s) X Relatório de Variação Cambial de Títulos de Clientes e Fornecedores Contabilidade X 1 ano(s) 4 ano(s) X Acompanhamento de Fechamento de Custo - Dossiê Contabilidade X 2 ano(s) 5 ano(s) X Lei Sarbanes-Oxley de 30/07/2002/

10 ECM Enterprise Content Management Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005) 10

11 Política e Padrão Normativo Modelo de Gestão; Governança de Gestão Documental; Papéis e Responsabilidades; Processo de Trabalho e Indicadores; Avaliação Documental; Taxonomia e Plano de Classificação; Tabela de Temporalidade; Organização e Indexação; Organização de Diretórios, Subdiretórios e Pastas; Eliminação e Descarte dos Documentos; Segurança da Informação.

12 CASE Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos no Tribunal de Contas do Município Foco: Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos (GED) e Gestão por Processo. Entregas do Projeto: Workshop Gestão Eletrônica de Documentos; Gestão do Projeto com metodologia do PMI; Desenho dos processos das áreas fins e administrativas do TCM-BA; Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação; Avaliação do GED e Especificação com Requisitos da Tecnologia ECM; Manual de Padronização de Documentos.

13 CASE G C alinhado com Gestão Documental na Global Participações em Energia Foco: Gestão do Conhecimento Explícito Entregas do Projeto: Diagnóstico; Elaboração da Cadeia de Valor e desenho dos fluxos dos Processos; Diretrizes e Procedimentos de Gestão Documental; Diretrizes para Elaboração de Instrumentos de Comunicação; Diretrizes para Elaboração de Documentos Normativos; Emissão, Revisão, Acompanhamento da Documentação de Engenharia; Estruturação dos Diretórios; Workshop - Gestão do Conhecimento

14 CASE Gestão Documental e Implantação do GED na Portal F Foco: Construção de uma ferramenta interna de GED Entregas do Projeto: Identificação dos Processos Organizacionais; Elaboração do Taxonomia e Plano de Classificação; Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental; Construção de uma solução interna de GED; Capacitação no Sistema e orientação quanto à organização dos documentos físicos e eletrônicos.

15 CASE Gestão por Processo alinhada com Gestão Documental na Câmara de Comercialização de Energia Elétrica - CCEE Foco: Governança e Modelo de Gestão Entregas do Projeto: Plano do Projeto; Diagnóstico com Proposição de Melhorias e Indicadores; Plano Diretor; Política de Gestão Documental; Governança da Gestão Documental; Taxonomia Corporativa; Tabela de Temporalidade Documental; Treinamento e Sensibilização das Equipes.

16 CASE MCE Foco: Avaliação e orientação quanto as ferramentas: SPCO sistema de planejamento e controle operacional e By You Entregas: Avaliação e Critérios de Retenção dos Registros; Plano de Classificação; Avaliação e orientação das Ferramentas; Capacitação.

17 CASE Braskem Foco: Definição de um Modelo e Metodologia de Gestão Documental Entregas: Mapa do Processo de Gerir Registros de Negócios Responsabilidades das áreas; Taxonomia/ Plano de Classificação; Avaliação Documental; Tabela de Temporalidade Documental; Organização do acervo físico e digital; Transferência e Descarte de Documentos/Registros; Segurança da Informação dos Registros de Negócios; Workshops para Capacitação dos Pontos Focais do Projeto.

18 Memória Organizacional Organiza, preserva e disponibiliza o acervo de conhecimentos explícitos da organização; Representa o repositório de informações da organização; É uma ferramenta de comunicação; Contribui para que a organização compartilhe os seus valores com a sociedade.

19 Práticas de G C e Memória Organizacional Lições Aprendidas; Storytelling; Educação Corporativa; Gestão por Competência; Programa de Idéias; Boas Práticas; Comunidade de Prática.

20 Memória Organizacional Por quais experiências e lições aprendidas as equipes passaram? Quem pode colaborar? Quais conhecimentos podem ser reutilizados?

21 Muito obrigada! Elizete Pereira Sá