Como navegar no mar de informações para atender as demandas de um escritório jurídico e seus clientes case Escritório Veirano

Transcrição

1 Como navegar no mar de informações para atender as demandas de um escritório jurídico e seus clientes case Escritório Veirano Cristina Lerina Patrícia Rocha Eusebia Diniz Simone Bispo edoc 2015 Rio de Janeiro 13/08/2015

2 Veirano Advogados Fundado em 1972, Veirano Advogados é um escritório com atuação em todas as áreas de prática do direito empresarial. Com presença no Rio de Janeiro, São Paulo, Rio Grande do Sul e Brasília, representamos empresas no Brasil e internacionalmente com o suporte de uma rede de parceiros presentes em mais de 120 países.

3 Veirano Advogados Áreas de Prática

4 Veirano Advogados Profissionais SÓCIOS DE CAPITAL SÓCIOS DE RENDA E CONSULTORES ESTAGIÁRIOS COLABORADORES

5 Apresentação Nossa Biblioteca tem por objetivo reunir o acervo bibliográfico, proporcionando a preservação, disseminação da informação, suporte às pesquisas, de forma a colaborar no desenvolvimento dos trabalhos dos advogados e estagiários.

6 Infraestrutura A Biblioteca do Veirano RJ

7 Equipe Nossa equipe está dividida assim:

8 Produtos e Serviços Gestão Administrativa das Bibliotecas VA Gestão e Automação das Bibliotecas Definição de Políticas e Padronização de Procedimentos Gestão Financeira e Orçamentária Suporte e Integração entre as Bibliotecas Gerenciamento de Dados Estatísticos Gestão do Tratamento da Informação Cadastro e Indexação da produção intelectual do Veirano (divulgada na mídia) Classificação e Catalogação de Livros Preparo dos Fascículos de Periódicos Indexação de Artigos, Pareceres e Jurisp. Comentada Distribuição de Periódicos para as unidades Gestão do Controle de Empréstimo Empréstimo, Renovação, Devolução, Reserva e Cobrança de Publicações Empréstimo entre Bibliotecas de VA Intercâmbio com outras Bibliotecas Jurídicas Gestão de Referência (Atendimento e Pesquisa) Treinamento de Usuários Atendimento ao Usuário (por , presencial e telefone) Consulta ao Catálogo On-line Consulta Local ao Material Bibliográfico Serviço de Pesquisa Jurídica e Orientação Bibliográfica Gestão de Atualização e Desenvolvimento de Coleção Seleção e Aquisição de Livros Seleção, Renovação e Aquisição de Periódicos Gerenciamento dos Produtos Jurídicos em Formato Eletrônico (Acervo Digital) Gestão de Disseminação Seletiva da Informação Sumários Correntes de Periódicos Gestão dos Recortes nos DO s em nome dos advogados Circulação de DO s e Periódicos Novidades no Acervo de Livros e Periódicos Obs.: 80% dos produtos e serviços estão sob responsabilidade da Biblioteca RJ.

9 Automação A Biblioteca utiliza, desde 2004, o sistema de automação INFORMA (Modo Novo) para gerenciamento da maioria de nossas rotinas. Todas as atividades e processos foram desenvolvidas de forma padronizada de acordo com: Manuais de Entradas de Dados Normas do CCAA2 Normas da ABNT Classificação Decimal Universal CDU Classificação Decimal de Direito (Dóris) Vocabulário Controlado na área jurídica

10 Acervo Obras de Referência (dicionários e códigos): 713 exemplares Livros: exemplares Artigos de Revistas: registros Periódicos: 277 títulos, sendo 154 com acesso digital Fascículos (boletins, diários e revistas): registros Coleções Especiais: formada por Normas Técnicas, Minutário, Relatórios Anuais e Publicações Diversas

11 Produtos e Serviços Serviços oferecidos pelas Bibliotecas do Veirano aos usuários: Atendimento e Treinamento aos Usuários Pesquisa Jurídica e Bibliográfica Acervo on-line Pesquisa em Bases de Dados (Acervo Digital) Sumários Correntes Circulação de Publicações Conferência e Distribuição para os advs. dos Recortes dos DO s Empréstimo de Material Bibliográfico Empréstimo entre Bibliotecas Cotações e Aquisição de Livros Acessibilidade à Publicações (Digitalização) Minutário Clipping da Biblioteca

12 Serviço criado pela Biblioteca, no qual são acompanhadas notícias e legislação em diversas mídias (jornais, revistas, diários oficiais, sites e outros), tendo a missão de manter os usuários atualizados com informações relevantes para as áreas de atuação do escritório.

13 Histórico A Biblioteca atenta a necessidade dos advogados, procurou captar, organizar e disseminar a informação veiculada na imprensa. Na década de 90 iniciamos a clipagem de notícias e legislação de forma simples através de circulação de memorandos impressos e posteriormente por . Com passar dos anos, em parceria com a área de TI do escritório, começamos disponibilizar os clippings de notícias e legislação em nossa Intranet.

14 Histórico Com a expansão dos meios de comunicação, maior veiculação da informação pela internet e a urgência pela customização, ficou claro a necessidade de uma ferramenta de gerenciamento de clipping. Que ao mesmo tempo fosse informativa, retroativa e que proporcionasse a recuperação rápida da informação, facilitando o dia-a-dia do advogado e da própria Biblioteca.

15 Novo Clipping da Biblioteca Em nova parceria com a TI, desenvolvemos um sistema que reuniu notícias e legislação em um único lugar, proporcionando mais rapidez, acessibilidade, eficácia na distribuição e maior conteúdo informativo.

16 Novo Clipping da Biblioteca O sistema de clipping foi desenvolvido para ser acessado por Extranet e Intranet do escritório, sendo estruturado em dois módulos: Módulo de Gerenciamento de Dados (Admin) acesso restrito aos responsáveis pela inclusão, administração e divulgação das informações selecionadas. Módulo do Usuário acesso personalizado do leitor as notícias e legislação de interesse, bem como matérias sobre Veirano e concorrentes.

17 Módulo de Gerenciamento de Dados Neste módulo são contempladas as rotinas de alimentação e gestão do sistema: Inserção de notícias e legislação Gestão de acompanhamentos solicitados por advogados (Alertas) Aprovação e conferência das matérias e normas Administração e seleção das notícias e legislação que serão enviadas Montagem e envio do clipping Administração de assinaturas Relatórios e estatísticas

18 Módulo de Gerenciamento de Dados

19 Módulo de Usuário O sistema permite realizar pesquisas de assuntos, fatos e normas no momento em que o usuário precisa.

20 Módulo de Usuário - Alguns Benefícios Monitoramento de publicações sobre o Veirano e concorrentes na mídia; Elaboração de Alertas para envio a clientes; Acompanhamentos de temas específicos e por nome do clientes; Página do usuário personalizada; Acesso de qualquer lugar; Administração da Assinatura; Recebimento diário do clipping em um único ; Banco de dados; Busca por conteúdo e pesquisa retroativa; Envio da íntegra ou pesquisa por (com comentários), impressão/pdf;

21 Módulo de Usuário

22 Fontes Inicialmente, consultávamos cerca de 30 fontes, hoje são mais de 250, como jornais e revistas de grande circulação, tribunais e sites. Diários Oficiais 252 Fontes Consultadas* Jornais Sites Revistas Nac. Estrang. Nac. Estrang * Com exceção das revistas as fontes são consultadas diariamente. Usuários Somos aproximadamente 620 colaboradores no escritório e todos recebem o Clipping diariamente.

23 Estatística / Resultado Nos últimos seis meses foram divulgadas no Clipping cerca de 35 mil notícias e 1700 normas federais e estaduais.

24 Frases de Reconhecimento De: Sergio, advogado Obrigado, Cristina! Graças a Você sou um cara de conteúdo : ) De: João, advogado Cristina, Apenas para você ver como o clipping diário de mercado de capitais que recebemos de vocês é importante: graças ao clipping que vocês nos enviaram hoje, conseguimos fazer uma boa ação promocional com nosso cliente xxxxx. Muito obrigado por nos enviar o clipping todo santo dia! De: Paulo, advogado Queria deixar registrado que esse novo formato do clipping de notícias ficou realmente muito bom. Está de 1ª linha. Parabéns a vocês pela iniciativa. De: Carla, advogada Veja como faz sucesso o clipping... De: Camila, Olá, agradeço o envio dos clippings do Veirano. Recebo outros e tenho que parabenizá-los pela qualidade do material. De: Gilberto, Obrigado Cristina, pelos clippings de excelente qualidade.

25 Obrigada. Cristina Lerina