RESUMO EXECUTIVO RELATÓRIO FINAL DO PROJETO

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1 Documento 7.1 RESUMO EXECUTIVO RELATÓRIO FINAL DO PROJETO TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICIPIOS DO ESTADO DA BAHIA TCM-BA SALVADOR BAHIA MARÇO / /10

2 1. Introdução Este documento faz parte do escopo do pacote de serviços PS-7 Resumo Executivo e traz um sumário dos principais pontos abordados pelo projeto. Sua leitura permite conhecer os tópicos mais relevantes tratados, dar ao leitor uma visão geral dos resultados alcançados e mostrar as conclusões dos trabalhos realizados. Para complementar o conteúdo previsto para o PS-7 foram incluídos na entrega dois documentos, como segue: 7.2 Estratégia de Implantação: apresenta uma especificação da estratégia mais adequada para que o TCM-BA possa implantar as tecnologias recomendadas, bem como os tópicos necessários e relevantes ao sucesso da implantação; 7.3 Relatórios de Acompanhamento do Projeto: agrupa os principais instrumentos utilizados para gerenciamento e acompanhamento do projeto. 2. Resumo Executivo Relatório Final do Projeto O projeto de Gerenciamento de Documentos e Informações nasceu da vontade e da necessidade do TCM-BA de racionalizar seus Fluxos de Trabalho, introduzir uma política de gestão documental alinhada com esses processos otimizados, e preparar o Tribunal para um avanço tecnológico, a partir da implantação e do uso de novas tecnologias de informação que possam suportar essas iniciativas. O projeto foi desenvolvido a partir de três frentes de trabalho: Redesenho dos Processos, Gestão Documental e Tecnologia de Informação. Cada uma dessas frentes utilizou técnicas e metodologias adaptadas à realidade do TCM Redesenho dos Processos Um dos três grandes objetivos previstos para o projeto consiste em racionalizar e documentar os Fluxos de Trabalho das áreas fim e administrativa. Para atingir este objetivo, foi adotada uma metodologia especifica para mapeamento e documentação dos Fluxos de Trabalho (processos) e aplicada uma dinâmica de desenvolvimento adaptada às condições do TCM-BA. 2/10

3 Na fase de inicialização do projeto foram conduzidas quinze entrevistas envolvendo os principais gestores do TCM com influência nos processos relacionados para mapeamento. Estas entrevistas visavam balizar a dinâmica a ser aplicada nos workshops de redesenho e orientar o formato para mapeamento dos processos. Para desenvolver e documentar os processos foram realizados por volta de 60 workshops, previamente agendados com os servidores envolvidos, sendo alocado um dia de trabalho para cada workshop. Os workshops envolveram e promoveram a participação de 120 servidores, atuando em equipes de redesenho de Fluxo de Trabalho, uma equipe para cada processo relacionado, conforme designado pelo grupo de trabalho (GT) do projeto. Foram discutidos e mapeados 30 Fluxos de Trabalho Meios e Fins, cuja relação foi validada com o GT. Nos workshops de redesenho, as equipes participantes debateram, registraram e tiveram a possibilidade de identificar, propor e incorporar Melhorias nos Fluxos de Trabalho, movendo os processos do estágio que se encontravam para um patamar otimizado. Neste novo patamar as Oportunidades que não dependiam de análise detalhada e estudos mais aprofundados foram incorporadas nos processos, conforme documentado e disponibilizado no Manual dos Fluxos de Trabalho entregue ao TCM-BA (Pacote de Serviços PS-4). Foram relacionadas, durante os workshops de redesenho mais de 140 Oportunidades de Melhoria, que estão listadas no documento Oportunidades de Melhoria, e representam uma base para os trabalhos de melhoria contínua dos processos do Tribunal. Após o redesenho dos Fluxos de Trabalho (processos), foram elaboradas recomendações relacionadas com a Estrutura Organizacional, que podem ser vistas no documento Avaliação da Estrutura Organizacional e sua Aderência aos Processos Redesenhados Gestão Documental A Gestão Documental é norteadora para os processos de gestão da informação, e envolve o mapeamento dos processos, a organização de documentos físicos e eletrônicos, aspectos legais e de conformidade. Foi entregue para o TCM-BA o Manual de Documentação, documento que representa um alicerce para a implantação da política de Gestão Documental na instituição. Este Manual contém as seguintes partes: 3/10

4 Critérios de Retenção e Rastreamento de Documentos no TCM-BA. Contém definições quanto aos documentos físicos e digitais, envolvendo a relação com os Fluxos de Trabalho, prazos de guarda, aspectos legais de guarda, tipos de mídias. Os critérios estão definidos com base no mapeamento dos Fluxos de Trabalho, Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade Documental e entrevistas com Servidores. Código de Classificação de Documentos de Arquivo. Instrumento de trabalho recomendado pelo CONARQ Conselho Nacional de Arquivos, utilizado nos arquivos para classificar por assunto todo e qualquer documento, produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Para elaborar o plano de classificação foram realizadas análises da instituição e sua estrutura, funções e atividades desenvolvidas, missão, organograma, estudo dos fluxos, levantamento e análise da produção documental. Tabela de Temporalidade Documental. Tem como objetivo estabelecer prazo de permanência de documentos, visando suprir à instituição todas as informações necessárias para a tomada de decisões quanto à guarda de documentos. É elaborada conforme Resolução do CONARQ Conselho Nacional de Arquivo e a observância de leis específicas de interesse do órgão visando adotar prazo de retenção, recolhimento e eliminação de documentos. Manual de Modelos de Documentos Padronizados. Tem por o objetivo definir formatos de diagramação e redação para a criação de documentos. O uso dos modelos padronizados constitui um valioso elemento de comunicação, disciplina e coordenação na instituição. Para implantação desses instrumentos foram pontuadas algumas necessidades: Designação pela Presidência de uma Comissão de Avaliação Documentos, conforme recomenda a Legislação; Regulamentar o Manual de Documentação através de Resolução que institucionalize as práticas e comunique sobre a obrigatoriedade de utilização dos instrumentos de Gestão Documental; Regulamentar o Manual de Documentos Padronizados; 4/10

5 Amplo trabalho de divulgação dos Manuais, com envio de circulares, comunicações internas e s para todos os servidores do Tribunal; Capacitação dos servidores em Gestão Documental, nas práticas e conceitos contidos no Manual de Documentação e no Manual de Documentos Padronizados. As pessoas treinadas devem atuar como disseminadores do conhecimento dentro de suas unidades, ou seja, devem ser estimuladas a compartilhar com os demais servidores de suas áreas as lições aprendidas; Incentivar o desenvolvimento de Programas e Campanhas visando estimular a implantação e difusão de práticas, voltadas para mudança de hábito e postura nas atividades administrativas e operacionais, com relação ao tema Gestão de Documentos e Informações. Obter como resultado deste programa a redução do desperdício, eliminação de retrabalho e redução dos custos administrativos. Implementar a integração do Protocolo e Gestão Documental como peça fundamental para reestruturar as atividades de recebimento, cadastro, digitalização, expedição e guarda física (arquivamento) dos documentos do TCM-BA. Digitalizar 100% dos documentos recebidos pelo TCM-BA, para permitir o trâmite eletrônico dos processos e documentos Tecnologia da Informação É através de processos de trabalho, baseados na análise e avaliação de documentos e informações referentes aos seus jurisdicionados, que o TCM-BA gera valor para a sociedade. A busca por excelência na execução desses processos é parte da estratégia de modernização em curso na instituição. Para cumprir sua finalidade maior, o TCM-BA cuida para que seus colaboradores disponham de um ambiente operacional que favoreça, de forma efetiva, a produção e gestão da informação e do conhecimento. O sucesso na busca do Tribunal por excelência depende da eliminação de algumas barreiras: O custo na guarda dos documentos; A morosidade na tramitação dos documentos e informações; 5/10

6 A dificuldade de acesso às informações sobre o andamento dos processos; A baixa visibilidade da conformidade na execução dos processos; A Tecnologia da Informação (TI) é um instrumento fundamental para alavancar as organizações, disponibilizando recursos inovadores que possibilitam a criação de novas formas de trabalho, que resultam em maior agilidade, menores prazos e melhor gestão. Três tecnologias principais foram identificadas para adoção pelo TCM-BA: ECM - Enterprise Content Management usada para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos, possibilita a gestão da informação nãoestruturada existente na instituição; BPM - Business Process Management usada para automação dos processos de trabalho, possibilita que mais possa ser feito em menos tempo, com maior transparência e conformidade às políticas da instituição; Certificação Digital usada para possibilitar a assinatura de documentos eletrônicos, de forma a garantir sua autenticidade, assegurando sua Integridade (seu conteúdo não foi alterado), Autenticidade (identifica o responsável pela assinatura) e Tempestividade (impossibilidade de repúdio da assinatura); Os principais benefícios esperados com a implantação dessas tecnologias no TCM-BA são: Redução dos custos e tempos para tramitação de documentos e processos; Controle efetivo da tramitação de documentos e andamento dos processos; Garantia da preservação dos documentos e informações recebidos e produzidos; Possibilitar a continuidade da operação mesmo em casos de sinistros nas instalações; Redução dos custos de guarda dos documentos físicos; Transparência e conformidade na execução dos processos; Facilitar a localização, coleta e organização de documentos e informações demandados por órgãos de controle; Redução do risco de extravio e desgaste dos documentos; Gestão do ciclo de vida dos documentos conforme legislação e regras da instituição; 6/10

7 Estratégia para Implantação Foi proposta uma metodologia de implantação baseada em quatro fases seqüenciais: Seleção: Definições, escopo, proposta e fechamento dos serviços a serem fornecidos; Abertura: Estabelecimento de controles e procedimentos a serem usados ao longo do projeto, inclusive os referentes à gestão da qualidade e de mudanças; Entrega: É a fase na qual ocorre o desenho, o desenvolvimento e a entrega dos serviços da solução; Fechamento: Encerramento e conclusão das atividades do projeto, com foco na garantia do sucesso do cliente e do projeto. Dentre as várias atividades recomendadas para a implantação das tecnologias, três trilhas podem ser destacadas: Substituição do GED Atual a primeira etapa deve contemplar a implantação de uma solução ECM, substituindo a solução de GED atual, e para qual deve ser migrado todo o conteúdo atual. O formato de imagem proprietário usado pelo GED atual deve ser abandonado e substituído pelo padrão PDF. Substituição do SIPRO o Sistema de Protocolo (SIPRO) deve ser substituído por uma aplicação construída utilizando a solução BPM para automação do fluxo de trabalho de recebimento e registro de documentos. O sistema deverá tratar de forma diferenciada os documentos em geral e aqueles associados a processos em curso na instituição. Cabe lembrar que o subsistema de captura de documentos deverá ser revisto para suportar o novo sistema de protocolo de documentos. Tramitação Eletrônica deve ser selecionado um conjunto de processos para implementação inicial na solução BPM, com objetivo de promover a tramitação eletrônica dos documentos e informações. É recomendável atribuir prioridade aos processos relacionados com as atividades Fins do Tribunal. Os modelos desenvolvidos durante os workshops de redesenho de processos devem ser atualizados, ajustados e transportados para a ferramenta de modelagem da solução BPM escolhida. 7/10

8 Avaliação de Resultados Recomenda-se a definição prévia dos critérios para declaração de sucesso ou fracasso do projeto, que possam ser medidos e calculados, ao invés de resultar de apreciações apenas qualitativas e subjetivas. Devem-se fazer avaliações contínuas do projeto, para que possam ser efetuadas correções de rumo. Os seguintes critérios são sugeridos para assegurar o sucesso da implantação: 1. Tornar o protocolo de documentos uma atividade independente da autuação dos processos; 2. Implantar o trâmite eletrônico dos processos minimizando a necessidade de tramitação física dos documentos em papel nas áreas internas da instituição (ex: 50% após 1 ano, 70% após 2 anos e 90% após 3 anos); 3. Implantar tecnologia de certificação digital para os documentos produzidos internamente (ex: 50% após 1 ano, 70% após 2 anos e 90% após 3 anos); 4. Disponibilizar documentos e informações no portal na internet através de integração com as soluções de ECM/BPM; 5. Disponibilizar no portal da Internet a possibilidade de abertura de processos para solicitações de documentos e certidões, denúncias, críticas, sugestões e reclamações. 8/10

9 3. Conclusões O trabalho envolvendo a Gestão Documental mostrou a necessidade de se estruturar uma Gerência de Documentos e Informações, para liderar a reestruturação das atividades relacionadas à gestão de documentos físicos e digitais, protocolo, padronizações, memória institucional, biblioteca e serviços de informações externas. Como descrito no documento 6.3 Estrutura Organizacional, esta gerência passará a ser responsável por integrar as atividades de Protocolo e Gestão Documental, tais como: recebimento, cadastro, digitalização, expedição e guarda física (arquivamento) dos documentos do TCM-BA. Nos trabalhos de redesenho, foi ressaltado que é necessário disponibilizar formalmente os recursos, e que as pessoas devem ser incentivadas, aplicando os conceitos de melhoria contínua dos processos. Dentro desta visão, a Gerência de Processos e Qualidade terá um papel importante como agente incentivador e catalisador de mudanças e da implementação efetiva das Oportunidades de Melhoria já identificadas. É fundamental que o TCM promova o envolvimento, a socialização e a visão horizontal das pessoas com os Fluxos de Trabalho redesenhados, independente da estrutura organizacional que venha adotar. A Melhoria Contínua, se por um lado traz grandes benefícios, por outro requer disciplina, estruturação, envolvimento das pessoas e aplicação de recursos, que se bem administrado retribui com resultados compensadores para toda a organização. Novas interações que promovam a maior participação dos servidores e maior socialização dos Fluxos de Trabalho redesenhados farão surgir novas Oportunidades de Melhoria, para serem incorporadas às atuais, identificadas durante os workshops de redesenho. As fases subseqüentes ao redesenho dos processos são vitais para alcançar os objetivos deste projeto. É necessário que o TCM-BA, após avaliação, transforme todo o material produzido em ações efetivas, caso contrário terá apenas um conjunto de documentos, estudos e recomendações, sem que isto tenha um resultado prático ou contribua para a eficácia da instituição. É de se esperar resultados mais expressivos com os investimentos já realizados, desde que se estruturem alguns esforços e aplique recursos no sentido de alcançá-los. 9/10

10 Para garantir a evolução positiva deste trabalho é importante que o TCM-BA tenha um patrocinador ou padrinho, com poder hierárquico dentro da Instituição, para organizar, direcionar e apoiar as atividades previstas para serem desenvolvidas pela Coordenadoria da Inovação e Conhecimento, função recomendada para ser incorporada na nova Estrutura Organizacional. Com os processos redesenhados e as políticas de gestão documental definidas, a frente de tecnologia estabeleceu, com base na realidade atual do TCM-BA e de seus planos futuros, as bases para a introdução de tecnologias atuais para o tratamento eletrônico dos documentos e dos processos. As tecnologias de ECM e BPM são apontadas para suportar as iniciativas do TCM-BA, tanto para otimizar seus Fluxos de Trabalho, como para implementar novas políticas de Gestão Documental. Foram produzidas, entre outras recomendações, as configurações, especificações de requisitos e definições sobre arquitetura para um futuro sistema. A visita ao TC-DF se mostrou bastante relevante para o projeto. Nesta visita foi possível validar algumas das decisões e recomendações do projeto nas três frentes, e também ter contato com uma realidade diferente, na qual em certa medida já está direcionada para utilização de documentos eletrônicos como um facilitador e acelerador dos processos naquele Tribunal. A frente de tecnologia indicou caminhos objetivos para o Tribunal evoluir da sua situação tecnológica atual para um novo patamar, promovendo o uso de tecnologias mais modernas e eficientes, e obtenha os ganhos que podem ser proporcionados com o uso efetivo dos avanços tecnológicos. 10/10

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