Sustentação do Negócio Estudo de Caso Contexto

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1 Centro de Logística para Gestão Documentos Estudo de Caso Como pensar o projeto de gestão de informações para ambientes colaborativos: tendência GED/ECM 3.0 e o ROI [...] Não se gerencia o que não se mede... Não se mede o que não se define...não se define o que não se entende... Não há sucesso no que não se gerencia[...] William Edwards Deming

2 Sustentação do Negócio Estudo de Caso Contexto Transferência e Centralização de Acervo Digital e Papel Estudo de Caso Repositório Central BD Central Goiás USUÁRIOS CORPORATIVO Consulta via WEB

3 Centro de Logística para Gestão de Documentos 1 Coleta de Documentos Físicos Centro de Logística para Gestão de Documentos Projeto CLGD Gestor em Documentação 2 3 Auditor em Documentação 4 Usuário Corporativo 1 5 Colaboração \ BPM \ BI GED \ ECM CLGD

4 2 Preparação e Digitalização Centro de Logística para Gestão de Documentos Projeto CLGD Centro de Logística para Gestão de Documentos GED \ ECM

5 3 Workflow Documentos Essenciais Documentos Essenciais Para Sustentação do Negócio Centro de Logística para Gestão de Documentos Projeto CLGD Centro de Logística para Gestão de Documentos GED \ ECM

6 ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP) MPI Matriz de Subprojetos Identificados Centro de Logística para Gestão de Documentos Projeto CLGD Políticas e Diretrizes de Gestão Arquivística de Documentos Apropriação e Transferência de Conhecimento Matriz de Temporalidade De Documentos Automação da Gestão Arquivística de Documentos Bloco 1 de Subprojetos Bloco 2 de Subprojetos

7 ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP) MPI Matriz de Subprojetos Identificados Centro de Logística para Gestão de Documentos Projeto CLGD Políticas e Diretrizes de Gestão Arquivística de Documentos Apropriação e Transferência de Conhecimento Bloco 1 de Subprojetos

8 ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS (EAP) MPI Matriz de Subprojetos Identificados Centro de Logística para Gestão de Documentos Projeto CLGD Matriz de Temporalidade De Documentos Automação da Gestão Arquivística de Documentos Bloco 2 de Subprojetos

9 Capacitação Treinamento - 1 Apropriação e Transferência de Conhecimento Auditor em Documentação Gestor em Documentação

10 Políticas e Diretrizes de Gestão Arquivística de Documentos - 2 Política e Diretriz de Gestão Arquivística de Documentos

11 Matriz de Temporalidade De Documentos - 3 Matriz de Temporalidade de Documentos CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

12 Automação da Gestão Arquivística de Documentos - 4 Automação da Gestão Arquivística de Documentos Política & Diretrizes Lei Acordão - Jurisprudência Procedimentos

13 Esforço Fase de Definição Fase de Planejamento Fase de Execução Fase de Finalização Projetos Gestão de Acervos Fase de Controle Tempo

14 Ferramentas utilizadas pela Infoconnect Alliance

15 Contexto LPD - Levantamento Preliminar de Dados Atividades executadas: 154 caixas em 3 galpões de armazenagem. 36 armários documentos nas áreas geradoras plantas. 49 espécies documentais constatadas. 1 tabela de temporalidade (Descontinuada porém ainda consultada). 5 Métodos de tratamentos apresentados. 2 software de registros de documentos de terceiros. 5 Planilhas Excel auxiliares utilizadas para controle dos arquivos. 18 horas de entrevistas, com aplicação de questionários.

16 LPD - Levantamento Preliminar de Dados Contexto Análise complementares dos seguintes processos: Geração / recebimento de documentos Logística de Gestão de documentos Controles de empréstimos, temporalidade e descarte de documentos Guarda e Preservação dos documentos Níveis de automação interna e externa Exposição, Gestão de Risco, Governança, Compliance e Sustentabilidade Legalidade e exigibilidade dos órgãos de controle (Policia e receita federal, Conselhos Anvisa, Meio Ambiente, Fisco Estadual e Municipal).

17 LPD - Levantamento Preliminar de Dados Contexto Análise específica do Processo de Gestão Arquivistica de Documentos: Semiose / Signo Ontologia Taxonomia Vocabulário controlado Campos Indexadores Thesauros Descritores Palavras chave Metadados / Tag Selecionar Captar Descartar Catalogar Classificar CLGD da Estudo de Caso Indexar Disseminar Armazenar Atualizar Recuperar

18 ROI x ROE Economia da Inovação Colaboração Convence? Sensibiliza? Demonstra? Agrega valor? É mensurável? Aumenta a competividade? É perceptível pelo Mercado ou pela sociedade?

19 Viagem do Conhecimento Informação e Documento CID ROI x ROE Economia da Inovação Colaboração Pelo amor ou pela dor

20 ROI x ROE Economia da Inovação Colaboração Mais de 80 % dos conteúdo empresariais são desestruturados Desafio

21 ROI x ROE Economia da Inovação Colaboração O volume dos conteúdos esta crescendo mais de 200 % por ano. Agulha no palheiro

22 ROI x ROE Economia da Inovação Colaboração O trabalhador da era do conhecimento gasta de 15% a 35% do seu tempo procurando informação 15% do tempo gasto é com duplicação da informação existente Os executivos despendem mais de 40 % do tempo de trabalho (homem \ hora na Gestão de Documentos Índice de sucesso na busca é menor que 50%

23 GED \ ECM CID Contabilidade Administração - Economia Projetos de Gestão do Conhecimento

24 O que todos estes usuários do CERVO DE INFORMAÇÃO buscam

25 Projetos Descomplicados

26 Resultados de Nossas Soluções União de Profissionais & Empresas em Gestão da Informação & Conhecimento Inovar -Digitalizar Compartilhar Pesquisar Gerenciar Processos com Legalidade e Segurança dentro das Melhores Práticas A qualquer hora e ou qualquer lugar do mundo!

27 Taxonomia Metadados Indexadores Tag # Pensamentos Caipira Há três caminhos para o fracasso: não ensinar o que se sabe, não praticar o que se ensina, e não perguntar o que se ignora. (São Beda) A capacidade de proteger o futuro na era do líder educador, a gestão de pessoas exige três virtudes especiais: generosidade mental, coerência ética e humildade intelectual Mario Sergio Cortella* Posso não concordar com nenhuma das palavras que você disser, mas defenderei até a morte o direito de você dizê-las. François-Marie Arouet - Voltaire

28 Taxonomia Metadados Indexadores Tag # Pensamentos Caipira Se lhe pedirem para ser varredor de ruas, varra as ruas como Michelangelo pintava, como Bethooven compunha ou como Shakespeare escrevia. Martin Luther King Para ter inimigos, não precisa declarar guerras, apenas diga o que pensa. Martin Luther King "É bem verdade que a lei não pode fazer um homem me amar, mas ela pode impedi-lo de me linchar, e eu penso que isto é muito importante." Martin Luther King Jr.

29 Consultor Caipira Um Caipira Letrado Bacharel em Ciências Contábeis, Administrador de Empresas, Analista de Sistemas, Bacharelando em Ciências Jurídicas. Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), Gestor de Projetos de GED, CRM, ERP, Workflow, ROI, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento. Formação em instituições como Fundação Álvares Penteado SP e FGV RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 Orlando USA Categoria Knowledged Management. Diretor Presidente do Instituto UniLogos São Paulo Head of Information Management Buiness Unit da Synercorp. Projetos: 501 implantados em 22 Países. Desde 1992 é instrutor, palestrante, professor com aproximadamente 9 mil profissionais treinados. Seja Feliz! Be happy!

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