NORMALIZAÇÃO NOS SISTEMAS DE ARQUIVO: A NORMA NP 4438

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1 NORMALIZAÇÃO NOS SISTEMAS DE ARQUIVO: A NORMA NP 4438 Seminário sobre QUALIDADE E EXCELÊNCIA NA SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO PORTO,

2 SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO GERAL DA NP UM EXEMPLO DE APLICAÇÃO: O PROJECTO SIARQ 3. ARTICULAÇÃO COM ACREDITAÇÃO DE QUALIDADE: A NP ISO 9001

3 NP 4438: OBJECTIVO E ÂMBITO GESTÃO DE DOCUMENTOS EM QUALQUER SUPORTE OU FORMATO DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES NAS ORGANIZAÇÕES ARTICULAÇÃO COM OUTRAS NORMAS, NOMEADAMENTE A NP ISO 9001 CONCEPÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE ARQUIVO NOTA NÃO INCLUI GESTÃO DE ARQUIVOS DEFINITIVOS

4 PRESSUPOSTOS E PREMISSAS DA NP 4438 DOCUMENTOS INTEGRADOS EM AMBIENTE CONTROLADO POSSUEM CARACTERÍSTICAS BÁSICAS PARA CONSTITUIREM PROVA INTEGRAÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS CONSIDERAÇÃO DO AMBIENTE REGULADOR ENVOLVIMENTO ORGÂNICO TOTAL

5 COMPONENTES DO SISTEMA DE ARQUIVO DOCUMENTAÇÃO DE ACÇÕES EXERCIDAS SOBRE DOC. ARQ. SISTEMA DE ARMAZENAMENTO GESTÃO DE LOCALIZAÇÃO E TRAMITAÇÃO CONVERSÃO E MIGRAÇÃO RETENÇÃO E DESTINO INTEGRAÇÃO ACESSO, LOCALIZAÇÃO E RECUPERAÇÃO

6 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE SA 8 ETAPAS 1. INVESTIGAÇÃO PRELIMINAR 2. ANÁLISE FUNCIONAL 3. IDENTIFICAÇÃO DE REQUISITOS 4. AVALIAÇÃO DE SISTEMAS EXISTENTES 5. IDENTIFICAÇÃO DE ESTRATÉGIAS 6. DESENHO DO SA 7. IMPLEMENTAÇÃO DO SA 8. CONTROLO, AJUSTAMENTO E REVISÃO PROCESSO ITERATIVO

7 FERRAMENTAS BÁSICAS E PROCESSOS DE GESTÃO FERRAMENTAS Plano de classificação funcional Regulamento de conservação arquivística Esquema de classificação de segurança e acesso Instrumentos de controlo de vocabulário Manual de arquivo PROCESSOS Determinar documentos a integrar no SA Determinar prazos de retenção e destino Integrar documentos Classificar documentos Armazenar e gerir documentos Controlar circulação e tramitação

8 UM EXEMPLO DE APLICAÇÃO: O PROJECTO SIARQ DO IAN/TT OBJECTIVO REESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVO DO IAN/TT OBJECTO: O subsistema de classificação O subsistema de avaliação, selecção e eliminação O subsistema de registo O subsistema de circulação documental (externa, interna) O subsistema de armazenamento de documentos ao longo do seu ciclo de vida A gestão de documentos electrónicos

9 PROJECTO SiARQ UNIVERSO DE APLICAÇÃO SERVIÇOS CENTRAIS + UNIDADES DESLOCALIZADAS (ARQUIVOS DISTRITAIS)

10 LINHA CONDUTORA DE PROJECTO BASEADA NAS ETAPAS PRECONIZADAS PELA NP 4438

11 PROJECTO SiARQ METODOLOGIA DE GESTÃO DE PROJECTO (PMI) UTILIZAÇÃO DAS ETAPAS PROPOSTAS NA NP 4438 PARA CONSTRUÇÃO DE DUAS FERRAMENTAS BÁSICAS NA GESTÃO DE PROJECTOS: WBS = WORK BREAKDOWN STRUCTURE CRONOGRAMA

12 CRONOGRAMA BÁSICO DO PROJECTO CONSTITUIÇÃO DE ESTRUTURA DE SUPORTE AO PROJECTO DIAGNÓSTICO (ETAPA B) 1º RELATÓRIO DE PROGRESSO (RP) ANÁLISE FUNCIONAL (ETAPA B) AVALIAÇÃO DE SISTEMAS EXISTENTES (ETAPA C) IDENTIFICAÇÃO DE REQUISITOS PARA DOCUMENTOS DE ARQUIVO (ETAPA D) DEFINIÇÃO DE ESTRATÉGIA PARA SISTEMA DE ARQUIVO (ETAPA E) DESENHO DO SISTEMA (ETAPA F) 2º RELATÓRIO DE PROGRESSO ELABORAÇÃO DE ESPECIFICAÇÕES PARA CADERNO DE ENCARGOS (ETAPA F) IMPLEMENTAÇÃO (ETAPA G) CONTROLO AJUSTAMENTO E REVISÃO (ETAPA H) ENCERRAMENTO DE PROJECTO RELATÓRIO DE CONCLUSÃO

13 CRONOGRAMA DETALHADO DE DUAS FASES DO PROJECTO Diagnóstico (Etapa B) Identificação da documentação em depósito - separação da documentação definitiva da intermédia Identificação de disfunções no sistema de arquivo Análise do quadro e sistema de classificação Análise do quadro e sistema de registo Análise de sistema de circulação/circuitos Análise sistema e processos de armazenamento Análise sistema de depósito Análise de documentos electrónicos: produção formal e informal Aplicação de indicadores de desempenho Produção de documentos de projecto 1º Relatório de progresso (RP)

14 CRONOGRAMA DETALHADO DE DUAS FASES DO PROJECTO (cont.) Análise funcional (Etapa B) Identificação de processos organizacionais identificação de séries documentais identificação de tipologias documentais mapeamento de processos/séries Produção de documentos de projecto Avaliação de sistemas existentes (Etapa C) Identificação de termos alternativos para designação de séries e entidades Avaliação da intranet e grau de adequação a suporte de sistema de arquivo Produção de documentos de projecto

15 ARTICULAÇÃO DA NP 4438 COM SDQ Âmbito de utilização nuclear da NP 4438 Desenvolvimento/reconfiguração de sistemas de arquivo objecto desta apresentação Implementação do sistema de controlo da Administração auditorias de processos (internas e externas) Reengenharia de processos nas organizações análise e definição de requisitos de documentos Implementação/certificação/avaliação de sistemas de gestão da qualidade nas organizações requisitos da documentação estabelecidos pela NP ISO 9001 Âmbito de utilização subsidiária

16 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO ESTABELECIDOS PELA NP ISO 9001 NP ISO 9001 estabelece: Os registos [documentos de arquivo] devem ser estabelecidos e mantidos para proporcionar evidências da conformidade com os requisitos e de operação eficaz do sistema de gestão da qualidade Não esclarece: Como decidir que registos devem ser estabelecidos [produzidos] e quais podem ser negligenciados Quais as características que esses registos devem ter para, efectivamente, proporcionarem evidência Como decidir até quando devem ser mantidos Como proceder para que preservem a sua capacidade evidencial

17 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO ESTABELECIDOS PELA NP ISO 9001 (CONT.) NP ISO 9001 estabelece: Os registos devem manter-se legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis Não esclarece: Que elementos de informação devem ser associados ao documento para permitir a sua identificação e recuperação Que requisitos devem ser observados para garantir a legibilidade contínua Que factores devem ser ponderados na escolha da opção de armazenamento Que requisitos os tornam, para além de legíveis, inteligíveis

18 REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO ESTABELECIDOS PELA NP EN ISO 9001 (CONCLUSÃO) NP ISO 9001 estabelece: Deve ser estabelecido um procedimento documentado para definir os controlos necessários para a identificação, armazenagem, protecção, recuperação, tempo de retenção e eliminação dos registos Esse procedimento é a NP 4438, naturalmente configurada ao contexto específico de cada organização

19 O IAN/TT disponibiliza apoio técnico para a aplicação da norma NP 4438

20 Obrigado pela vossa atenção Cecília Henriques Francisco Barbedo