AUMENTE A SUA PRODUTIVIDADE COM O EDOCLINK. Maio 2012

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1 AUMENTE A SUA PRODUTIVIDADE COM O EDOCLINK Maio 2012

2 A Gestão da Mudança (Uma Estratégia Vitoriosa ) Projecto IPAD, I.P. Artur Lami

3 Projecto Grandes Objectivos do IPAD: 1. Modernizar a Gestão e o Desempenho Organizacional; 2. Certificação pela EU para a Cooperação Delegada; 3. Exercer a Gestão de projetos em Cooperação Delegada.

4 Projecto - O que é que queremos? - Qual o ambiente externo/institucional? - Que meios temos? Humanos? Técnicos? Financeiros? Detalhes sobre o Projeto inicial em: - Quem faz (competências internas/ competências externas)? - Que passos damos? - Como fazer? - Chegámos lá?

5 Projecto METODOLOGIA DE TRABALHO: 1. Desenvolver a visão e estratégia da mudança 2. Definir a equipa líder 3. Comunicar para compreender e persuadir 4. Criar um sentido de urgência permanente 5. Dar o poder para agir 6. Proporcionar vitórias de curto-prazo 7. Manter a pressão 8. Criar uma nova cultura

6 Projecto Identificação de Necessidades: 1. Desenvolvimento e formalização de novos processos de trabalho; 2. Implantação dum Sistema de Qualidade; 3. Manual do IPAD (manual de procedimentos controlo interno; 4. ISO 9001:NP 4427; 5. Novo sistema de Gestão Documental; 6. Nova Intranet; 7. Bolsa de AC; 8. Atendimento Electrónico de AC; 9. Atendimento Electrónico de Bolseiros; 10. Registo Electrónico de ONG; 11. Bolsa de Observadores Eleitorais; 12. Novo Site;

7 Projecto

8 Projecto TRÊS ideias-chave subjacentes e permanentes: a) Visão sistémica da organização Alterar uma parte tem implicações no todo (cuidado com o improviso); b) Coaching permanente Mudar as estruturas, os processos e os sistemas não basta, é necessário ajudar as pessoas a mudarem os comportamentos c) Processo inclusivo Confiar até prova em contrário Comunicação aberta e com muita escuta Conflitos são inevitáveis e desejáveis! Lógica de resolução de problemas Participação é fundamental (no diagnóstico, no desenho da solução e na implementação)

9 Projecto Fase Clássica de Planeamento > Cronogramas Ação Interna na Implementação: - Aplicação na máxima força dos nossos meios Humanos: Na área da informática Nas áreas técnicas a informatizar Comité de acompanhamento permanente - Direção Central atuante Gestor de Topo Gestor Coordenador Fornecedores Externos

10 Projecto Resultados: Os 3 Grandes Objectivos Inicias foram atingidos Colmatadas as necessidades identificadas Nova visão do futuro pelas novas possibilidades que se abriram Grandes mudança na cultura organizacional FUTURO na mudança de contexto institucional? Microsoft Case Study em:

11 IMPLEMENTAÇÃO DE BALCÃO ÚNICO

12 Implementação de Balcão Único Necessidade de deslocação do cliente para efetuar pedido Dificuldade no acompanhamento do pedido Complexidade no preenchimento de formulários Aumente a sua produtividade com edoclink

13 Implementação de Balcão Único Cliente/ Utente Pedido Consulta Portal Internet IPAD Portal Serviços onlinedesk Formulário 1 Anexos Resposta Processos Processo X Encaminhamento Fase 1 KPI s Reporting Candidaturas Bolsas Projectos Agentes de Cooperação Outros... Mecanismos de Segurança e Acesso Agendamento e Distribuição automática Relatórios Dashboards Query ad-hoc Anexa Elementos Colaborador Intranet SP e Atendimento Presencial Aumente a sua produtividade com edoclink Fase 2 Fase 3 Fase 4 MS Dynamics CRM Gestão de Entidades Exportação para vários formatos Sistemas de Informação de Negócio Construção Relatórios

14 Conceito de Balcão Único Acesso aos serviços a partir de qualquer localização Maior eficácia dos procedimentos com diminuição dos tempos de resposta Aumento do nível de satisfação cliente/utente Aumente a sua produtividade com edoclink

15 MUITO OBRIGADO Artur Lami Vice Presidente do IPAD, I.P.

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