Balanço das Medidas do Domínio de Valorização do Capital Humano e Gestão de Apoio à Segurança Social

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1 Balanço das do Domínio de Valorização do Capital Humano e Gestão de Apoio à Segurança Social Dr. Hugo Brás ENAD. 31 de Agosto de 2015

2 AGENDA Academia INSS Transferência de Conhecimento Apoio Operacional à Especialização Técnica do Capital Humano Auditoria Interna Gestão Documental e Arquivo Físico Aprovisionamento e Gestão de Stocks

3 VCH ACADEMIA DO INSS Objectivos Aumentar o nível de formação dos colaboradores do INSS, Implementar novas Escolas da Academia e consolidar as existentes, Implementar a plataforma de e-learning no INSS Implementação das Novas Escolas da Academia do INSS: Parceria estabelecida com uma Universidade Internacional, Todos os Manuais das três Escolas desenvolvidos, Condições logísticas definidas e asseguradas; Início da primeira Escola previsto para Setembro. Implementação da Plataforma de Ensino à Distancia: Estão identificadas as possíveis Soluções e Parceiros para a Plataforma de e-learning.

4 VCH ACADEMIA DO INSS Implementação das Novas Escolas Escola de Segurança Social Escola de Atendimento Escola de INSS Escola de Desenvolvimento de Chefias Escolas das TITs Escola de Funções de Suporte

5 VCH TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO Objectivos Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento. 1/2 Criação de um Centro de Formação, com 4 salas de formação, dotadas de equipamento específico para a formação no âmbito do PSGSS : 1 sala equipada para formação tecnológica com 20 lugares, capacidade total para 84 formandos em simultâneo; Foram definidos os cursos para formações superiores a ministrar a 12 colaboradores do INSS: Investimentos Financeiros, Actuariado; Tecnologia, Infra-estrutura e Telecomunicações;

6 VCH TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO Objectivos Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento. Meta operacional de 23 mil horas de formação cumprida, tendo-se já realizado mais de horas de formação, 2/2 Foram ministradas mais de 200 sessões de formação nas áreas de Segurança Social, Recursos Humanos, Atendimento ao Cliente, Contabilidade e Administração, Auditoria e das Tecnologias de Informação com a participação de mais de participantes, Definição dos Requisitos Funcionais para implementação de um sistema de Transferência de Conhecimento.

7 VCH TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO Indicadores Globais de Formação Fotos de Sessão Transferência

8 VCH TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO Indicadores Globais de Formação Fotos de Sessão Transferência

9 VCH APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO Objectivos Garantir a execução dos processos e procedimentos de acordo com o modelo operativo definido e implementado. Apoio Operacional a decorrer em três áreas: Contabilidade e Administração (CA), Recursos Humanos (RH), Gestão Documental (GD); Quase Horas de Apoio Operacional realizadas nas áreas de Recursos Humanos, Auditoria, Contabilidade e Administração e Gestão Documental do INSS; Mais de 220 Horas de formação On The Job realizadas nas áreas de atendimento ao cliente e na área de Contabilidade

10 VCH APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO Indicadores Globais de Formação Áreas Total/Área Auditoria 30,00 Contabilidade e Administração 195,00 Segurança Social 18,00 Recuperação de Histórico - A&F 613,00 Recuperação de Histórico - Seg. Soc. 152,00 Recursos Humanos 52,00 Total / Mês 1.060,00 Sessão de Apoio Operacional

11 VCH AUDITORIA INTERNA Objectivos Implementar os mecanismos de Controlo Interno que garantam a eficiência e a segurança das operações. Definição da estrutura e objectivos estratégicos da Auditoria Interna; Definição do Plano e Programa de Auditoria Interna; Desenho, desenvolvimento e disponibilização do Sistema de informação; Sistema concluído e em Produção.

12 SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA VCH AUDITORIA INTERNA Auditoria Interna Plano Estratégico Plano de Auditoria Interna Programa de Auditoria Interna a Nível Nacional (PANN) Desenho Funcional e Técnico do Sistema

13 VCH GESTÃO DOCUMENTAL (GEDAR) Objectivos Optimizar a eficiência e eficácia na tramitação do ciclo de vida dos documentos no INSS. Reduzir a circulação de documentos em papel no INSS; Optimizar o acesso à informação e a produção de documentos; Recuperar o histórico de documentos arquivados. Implementação de um Sistema de Gestão de Arquivo Físico Inteligente; Expansão do arquivo físico; Consolidação do sistema de geração de etiquetas com código de barras; Recuperação do Histórico Documental; Reforço da Equipa para Recuperação de Histórico; Alargamento das Classes Documentais dos Departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade e Administração GEDAR Distribuído Criação de uma infra-estrutura distribuída de equipamentos e comunicações para permitir o acesso em todo o território Nacional.

14 VCH GESTÃO DOCUMENTAL Arquivo Físico e Etiquetagem Constituição de um arquivo físico Cerca de caixas armazenadas Quase documentos Sistema de geração de etiquetas com código de barras

15 VCH GESTÃO DOCUMENTAL Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação A Equipa A Equipa destacada A alimentação do arquivo digital

16 VCH GESTÃO DOCUMENTAL Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação - A Equipa - Recursos disponíveis - Pivots: Colaboradores das áreas funcionais que participam da actividade de recuperação do histórico que acumulam com as suas funções ; Colaboradores dedicados: Colaboradores contratados para a realização exclusiva da actividade de recuperação do histórico. - Departamento - - Recursos - Segurança Social 11 colaboradores dedicados no Centro de Logística Recursos Humanos 6 pivots alocados na Sede do INSS Administração e Finanças 24 pivots em formato rotativo entre a Sede e o Centro de Logística

17 VCH GESTÃO DOCUMENTAL Recuperação de Histórico - Desempenho Recuperação de Histórico nas 3 áreas contempladas na Gestão Documental durante o 1º semestre: Segurança Social: mais de documentos recuperados, Contabilidade e Administração: mais de documentos recuperados, Recursos Humanos: mais de documentos recuperados; A área de Segurança Social tem maior dedicação de tempo e recursos para esta função.

18 VCH GESTÃO DOCUMENTAL GEDAR Distribuído Acesso ao GEDAR em todo o território Nacional; Integração com os sistemas das diversas áreas organizacionais do INSS: Segurança Social Contabilidade e Administração Recursos Humanos Auditoria Interna

19 VCH GESTÃO DOCUMENTAL Classes Documentais Recursos Humanos - Macro-processos/Lotes - 1. Gestão de Cadastro - Nº de classes documentais Nº de tipo de documentos Alteração à Estrutura Org. e Funcional (EOF) Formação / Academia Gestão de Desempenho Gestão de Tempos 6. Processamento de Salários Recrutamento e Selecção Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho Processos, Normas e Legislação Concursos

20 VCH GESTÃO DOCUMENTAL Classes Documentais Contabilidade e Administração - Macro-processos/Lotes - - Classes Documentais/ Nº de tipo de formulário- - Nº de tipo de documentos- 1. Aquisição de bens e serviços Certidões contributivas Contabilidade Pública Imobilizado 5. Orçamento Processos, Normas e Legislação Retenção na fonte 8. Tesouraria

21 VCH GESTÃO DOCUMENTAL Classes Documentais Segurança Social - Macro-processos/Lotes - 1. Inscrição de contribuintes 2. Inscrição de segurados 3. Prestações 4. Remunerações # Classes documentais # Tipos de documento

22 VCH APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS Objectivos Definir e implementar o modelo de gestão de compras e stocks e o sistema de informação de suporte a esta função. Diagnóstico da Situação Actual da Área de Aprovisionamento; Definição de Acções de Melhoria Rápida na Área de Aprovisionamento; Desenho do Modelo Operativo Futuro; Início do desenvolvimento do Sistema de Aprovisionamento e Gestão de Stocks.

23 OBRIGADO! Atendimento Telefónico Atendimento web: Contacto por

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