Dificuldade de tomada de decisões Informação correta no tempo certo. Volume de documentos em papel tornado difícil sua recuperação.

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1 Matriz - Betim - MG Filial Centauro - Contagem - MG Filial Hammer - Contagem - MG Filial Paraná - PR Filial São Jose dos Pinhais - PR Filial Thera -MG Filial Tec Ferramentaria MG Filial Taubaté Filial Belo Horizonte-Tec Ferramentaria

2 CLIENTES

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4 Dificuldade de tomada de decisões Informação correta no tempo certo. Volume de documentos em papel tornado difícil sua recuperação. Atualmente a capacidade de gerar documentos é superior à capacidade de gerenciá los.

5 Procurar documentos em papel é como procurar num labirinto..

6 Dificuldade de recuperação de documentos Setor Juridico Tempo de atendimento dificultava o processo de defesa trabalhista. Interferencia na produtividade Deposito de documentos espalhados por todas as empresas do grupo. Atendimento a fiscalização comprometido

7 Procurar uma empresa que resolvesse o problema. Contratação de empresa de consultoria que iniciou o Trabalho em 1998.

8 1ª Etapa: Centralização do Acervo para criação do Arquivo Central da Aethra. Desejo do Presidente: Eu quero uma empresa que não tenha armários ou gavetas. Garantia de Investimento em Tecnologia (Software e Hardware) Liberação de espaço Fisico para constituição do Arquivo Central.

9 Brasil Design Betim Hammer Perfilados Hammer Arquivo Tec em Moldes e Estampos Hammer Contagem Tec II

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16 Recursos Humanos Materiais Infra-estrutura

17 Os objetivos e metas do negocio Aethra determinam seus processos organizacionais que são direcionados por sistemas normativos (políticas, normas, procedimentos) e operacionalizados através de transações que envolvem documentos, informações e conhecimento.

18 É considerado a ligação entre os processos de uma empresa, seus sistemas normativos, registro informacionais e o conhecimento O processo de organização, armazenagem e de recuperação considera esta ligação.

19 Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dos registros Mapeamento / Processos de Negócios Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos Taxonomia e Temporalidade Documental Metodologia e Ferramentas Organização dos Registros Tecnologias (GED, Workflow) Rastreabilidade e Resultados

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24 2ª Etapa: Definido pelo Presidente do Grupo Aethra Descentralização do Acervo para criação das Unidades de Documentação. Manter na empresa documentos relativos aos últimos seis meses. Liberação de recursos: Garantia de Investimento em Tecnologia (Software e Hardware). Criação dos arquivos nas empresas do Grupo Aethra Liberação do espaço ocupado com arquivos no prédio administrativo. Contratação de empresa de armazenamento de documentos.

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28 Filial Taubaté Filial Paraná Aethra Betim Filial Corporativa Filial Hammer Filial Thera Arquivo Filial Contagem Filial Tec Ferramentaria / BH Filial Parana

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32 Aethra Matriz Betim Aethra Filial Hammer-Cinco Aethra Filial Tec BH Aethra Filial Tec Ferrametaria Aethra Filial Contagem- Contagem Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais Aethra Filial Taubaté Aethra Filial Corporativo (Administrativo) AKC

33 GED / TAXONOMIA/ TTD Recuperar um documento quase imediatamente sem sair de sua mesa de trabalho. GED Resultado: economia de tempo e a redução de custo. Documentos nunca serão perdidos, extraviados ou estarão indisponíveis. Um tempo muito pequeno é exigido para a recuperação e visualização de documentos na tela do computador.

34 Tabela de Temporalidade Documental 1ª Tabela da Aethra: Elaborada em Papel Aprovação através da assinatura No futuro: Será gerada pelo sistema A aprovação por consenso. Depende da vontade politica Ele abrangerá: modelo de documentos, quanto tempo se guarda na Aethra, quem se responsabiliza pelo descarte e em que midia será preservado.

35 Taxonomia: é uma lista crescente de conceitos e categorias segundo os quais se organizam conteúdos empresariais Precisa ser intuitiva Mapa de localização de documentos. Baseado no macro fluxo empresarial

36 Aethra Matriz Betim Aethra Filial Hammer-Cinco Aethra Filial Tec BH Aethra Filial Tec Ferrametaria Aethra Filial Contagem- Contagem Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais Aethra Filial Taubaté Aethra Filial Corporativo (Administrativo) AKC

37 FISCAL JURIDICO CONTABILIDADE CONJUNTOS SOLDADOS ENGENHARIA QUALIDADE FINANCEIRO ESTAMPARIA COMERCIAL TANQUES COMPRAS EIXOS RECURSOS HUMANOS PAVIMENTO

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54 INDICADORES

55 Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dos registros Mapeamento / Processos de Negócios Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos Taxonomia e Temporalidade Documental Metodologia e Ferramentas Organização dos Registros Tecnologias (GED, Workflow, COLD) Rastreabilidade e Resultados

56 Volume de documentos e caixas, Numero de solicitação de pesquisa, Numero e custo do transporte, Numero de documentos scaneados.

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58 COMO O CDI É VISTO PELA EMPRESA? PARCEIRO ORGANIZADOR GARDIÃO NO FUTURO: CONSULTORES INTERNOS

59 MARILEA DE CASTRO Aethra Sistemas Automotivos SA

Gestão Documental. Elizete Pereira Sá elizetepsa@infocontent.com.br www.infocontent.com.br

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