Dificuldade de tomada de decisões Informação correta no tempo certo. Volume de documentos em papel tornado difícil sua recuperação.

Transcrição

1 Matriz - Betim - MG Filial Centauro - Contagem - MG Filial Hammer - Contagem - MG Filial Paraná - PR Filial São Jose dos Pinhais - PR Filial Thera -MG Filial Tec Ferramentaria MG Filial Taubaté Filial Belo Horizonte-Tec Ferramentaria

2 CLIENTES

3

4 Dificuldade de tomada de decisões Informação correta no tempo certo. Volume de documentos em papel tornado difícil sua recuperação. Atualmente a capacidade de gerar documentos é superior à capacidade de gerenciá los.

5 Procurar documentos em papel é como procurar num labirinto..

6 Dificuldade de recuperação de documentos Setor Juridico Tempo de atendimento dificultava o processo de defesa trabalhista. Interferencia na produtividade Deposito de documentos espalhados por todas as empresas do grupo. Atendimento a fiscalização comprometido

7 Procurar uma empresa que resolvesse o problema. Contratação de empresa de consultoria que iniciou o Trabalho em 1998.

8 1ª Etapa: Centralização do Acervo para criação do Arquivo Central da Aethra. Desejo do Presidente: Eu quero uma empresa que não tenha armários ou gavetas. Garantia de Investimento em Tecnologia (Software e Hardware) Liberação de espaço Fisico para constituição do Arquivo Central.

9 Brasil Design Betim Hammer Perfilados Hammer Arquivo Tec em Moldes e Estampos Hammer Contagem Tec II

10

11

12

13

14

15

16 Recursos Humanos Materiais Infra-estrutura

17 Os objetivos e metas do negocio Aethra determinam seus processos organizacionais que são direcionados por sistemas normativos (políticas, normas, procedimentos) e operacionalizados através de transações que envolvem documentos, informações e conhecimento.

18 É considerado a ligação entre os processos de uma empresa, seus sistemas normativos, registro informacionais e o conhecimento O processo de organização, armazenagem e de recuperação considera esta ligação.

19 Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dos registros Mapeamento / Processos de Negócios Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos Taxonomia e Temporalidade Documental Metodologia e Ferramentas Organização dos Registros Tecnologias (GED, Workflow) Rastreabilidade e Resultados

20

21

22

23

24 2ª Etapa: Definido pelo Presidente do Grupo Aethra Descentralização do Acervo para criação das Unidades de Documentação. Manter na empresa documentos relativos aos últimos seis meses. Liberação de recursos: Garantia de Investimento em Tecnologia (Software e Hardware). Criação dos arquivos nas empresas do Grupo Aethra Liberação do espaço ocupado com arquivos no prédio administrativo. Contratação de empresa de armazenamento de documentos.

25

26

27

28 Filial Taubaté Filial Paraná Aethra Betim Filial Corporativa Filial Hammer Filial Thera Arquivo Filial Contagem Filial Tec Ferramentaria / BH Filial Parana

29

30 UND-HAMMER

31

32 Aethra Matriz Betim Aethra Filial Hammer-Cinco Aethra Filial Tec BH Aethra Filial Tec Ferrametaria Aethra Filial Contagem- Contagem Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais Aethra Filial Taubaté Aethra Filial Corporativo (Administrativo) AKC

33 GED / TAXONOMIA/ TTD Recuperar um documento quase imediatamente sem sair de sua mesa de trabalho. GED Resultado: economia de tempo e a redução de custo. Documentos nunca serão perdidos, extraviados ou estarão indisponíveis. Um tempo muito pequeno é exigido para a recuperação e visualização de documentos na tela do computador.

34 Tabela de Temporalidade Documental 1ª Tabela da Aethra: Elaborada em Papel Aprovação através da assinatura No futuro: Será gerada pelo sistema A aprovação por consenso. Depende da vontade politica Ele abrangerá: modelo de documentos, quanto tempo se guarda na Aethra, quem se responsabiliza pelo descarte e em que midia será preservado.

35 Taxonomia: é uma lista crescente de conceitos e categorias segundo os quais se organizam conteúdos empresariais Precisa ser intuitiva Mapa de localização de documentos. Baseado no macro fluxo empresarial

36 Aethra Matriz Betim Aethra Filial Hammer-Cinco Aethra Filial Tec BH Aethra Filial Tec Ferrametaria Aethra Filial Contagem- Contagem Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais Aethra Filial Taubaté Aethra Filial Corporativo (Administrativo) AKC

37 FISCAL JURIDICO CONTABILIDADE CONJUNTOS SOLDADOS ENGENHARIA QUALIDADE FINANCEIRO ESTAMPARIA COMERCIAL TANQUES COMPRAS EIXOS RECURSOS HUMANOS PAVIMENTO

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54 INDICADORES

55 Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dos registros Mapeamento / Processos de Negócios Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos Taxonomia e Temporalidade Documental Metodologia e Ferramentas Organização dos Registros Tecnologias (GED, Workflow, COLD) Rastreabilidade e Resultados

56 Volume de documentos e caixas, Numero de solicitação de pesquisa, Numero e custo do transporte, Numero de documentos scaneados.

57

58 COMO O CDI É VISTO PELA EMPRESA? PARCEIRO ORGANIZADOR GARDIÃO NO FUTURO: CONSULTORES INTERNOS

59 MARILEA DE CASTRO Aethra Sistemas Automotivos SA