Gestão de Documentos e Registros. Elizete Pereira Sá - INFO CONTENT Lícia Guedes de Araújo Figueirêdo - BAHIAGÁS

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1 Gestão de Documentos e Registros Elizete Pereira Sá - INFO CONTENT Lícia Guedes de Araújo Figueirêdo - BAHIAGÁS

2 COMPANHIA DE GÁS DA BAHIA BAHIAGÁS Concessionária estadual dos serviços de distribuição de gás natural canalizado. Maior distribuidora de gás natural do Nordeste e 4ª maior do Brasil em volume de vendas; Tem como acionistas o Estado da Bahia, a Petrobras e a Mitsui Gás e Energia do Brasil; A Bahiagás atua nos segmentos Industrial, Automotivo, Residencial, Comercial e Termelétrico; As vendas da Bahiagás representam 8% do total do gás natural distribuído no País; Seu produto representa 14,8% da matriz energética da Bahia, 30,8% da matriz industrial.

3 O Planejamento Estratégico da Bahiagás para o ciclo definiu como um dos objetivos estratégicos aprimorar os processos internos e implantar o sistema integrado de gestão. O projeto GDR tem como objetivo implantar com uma visão institucional e integrada a gestão de documentos e registros na BAHIAGÁS. Abrangência Documentos/Registros Técnicos e Administrativos; Documentos/Registros Físicos (Acervo em Papel) e Digitais (Diretórios da Rede Corporativa e Sistema ECM).

4 Requisitos Legais e Voluntários - Importantes Motivadores Externos Lei / Lei de Acesso à Informação; NBR ISO 9001:2008 Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos; NBR ISO 14001:2004 Sistemas de Gestão Ambiental - Requisitos; OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho - Requisitos; Normas Regulamentadoras: NR-13 e NR-10; Lei 8.159/ Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados; Instrução SAEB/SECULT nº 01 de 18/02/ Gestão de Documentos Arquivísticos; ISO /2: Records Management; Lei / Elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos; Decreto 3.505/ Política de Segurança da Informação; NBR ISO/IEC Código de Prática para a Gestão de Segurança da Informação.

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6 Planejamento do Projeto Plano do Projeto elaborado conforme as áreas do PMBOK - gerência do escopo, gerência de tempo, gerência de custo, gerência de contratos, gerência de riscos e gerência de qualidade. Objetivos do Negócio e do Projeto Escopo Descrição do Projeto Entregas do Projeto Dados e Critérios do Projeto Premissas e Restrições Indicadores Chave de Desempenho Necessidades das Partes Interessadas Planejamento do Projeto Cronograma do Projeto Recursos Materiais Recursos Humanos - organograma e atribuições Orçamento

7 Diagnóstico Ferramentas Balizadoras Matriz SWOT - Strenght (forças); Weakness (fraquezas); Opportunity (oportunidades); Threat (ameaças) 5 W e 2 H (O que fazer, Por que. Onde, Como, Quem, Quando, Quanto Custa); Ciclo PDCA (planejar, executar, verificar, atuar). Itens do Diagnóstico Resultado das Entrevistas com Gestores Resultado da Pesquisa com Colaboradores

8 Cronograma de Implantação. Gestão de Documentos e Registros GDR Itens do Diagnóstico Desafios da Bahiagás e a Gestão de Documentos e Registros; Expectativas e Demandas com Relação ao Projeto GDR; Pontos Fortes na Gestão de Documentos e Registros; Levantamento Quantitativo e Qualitativo dos Acervos - Alguns números: 4 milhões de documentos físicos; 922 mil arquivos digitais nas diversas extensões; 179 mil desenhos e documentos de engenharia no formato digital; Análise dos Aspectos Identificados; Proposição de Melhorias; Planejamento de Gestão de Documentos e Registros;

9 PROCESSO Processo Gerir Documentos e Registros POLÍTICA Política de Gestão de Documentos e Registros PROCEDIMENTO INSTRUÇÕES Procedimentos, Instruções de Trabalho e Ferramentas

10 Processo Gerir Documentos e Registros Subprocesso Desenvolver estratégia de GDR. Gerir e executar a tramitação de documentos/registros. Avaliar e classificar a documentos/registros. Organizar acervos físicos e digitais Manter custódia e preservação dos documentos e registros. Capacitar colaboradores e disseminar GDR Objetivo Definir política, governança, processo, procedimentos e ferramentas. Realizar o recebimento e envio dos documentos emitidos e recebidos pela Bahiagás e internamente entre as áreas. Estabelecer critérios para a organização dos acervos de documentos físicos e digitais, visando sua uniformização e orientação quanto ao uso dos dados de temporalidade e guarda de documentos. Assegurar a disponibilidade de informações completas, confiáveis com rapidez e segurança. Arquivar e armazenar documentos garantindo a integridade e preservação do acervo. Disseminar a gestão de documentos e registros entre as áreas da Bahiagás.

11 Política de Gestão de Documentos e Registros Princípios e Diretrizes; Procedimento Geral Gestão de Documentos e Registros; Instruções de Trabalho relacionadas aos Subprocessos: Exemplo de Instruções: Subprocesso Organização dos Documentos/Registros Digitais IT-10 Organização de Arquivos Digitais. Subprocesso Organização dos Documentos/Registros Físicos IT-11 Organização de Documentos/Registros Físicos; IT-12 Eliminação de Documentos; IT-13 Padronização de Material Arquivístico; IT-14 Glossário. Subprocesso Tramitação de Documentos/Registros IT-07 Recepção de Documentos - Entrada de Documentos Externos na Companhia; IT-08 Expedição de Documentos - Saída de Documentos da Companhia; IT-09 Tramitação de Documentos entre as Áreas da Companhia.

12 Aplicação da Taxonomia e Plano de Classificação nos acervos físicos, no ECM e Estrutura dos Diretórios e Acervo da Rede Bahiagás.

13 Processo e Área Responsável Avaliação Documental Governança Corporativa SEGER Planejamento Empresarial GPLAN Novas Tecnologias de G. Natural ASTEG Gestão da Imagem GERCO Comercialização de Gás Natural GEMEP, 52 GECOG e GEVAR Distribuição de Gás Natural GEOPE Gestão de Engenharia GEREN Gestão Econômica e Financeira GECOF Gestão Contábil GCONT Gestão de Pessoas GERHU Gestão Administrativa GASUP Gestão Jurídica GEJUR Gestão de Suprimentos GASUP Gestão de TI GETIN Ouvidoria Segurança, Meio Ambiente, Saúde 33 Ocupacional GESEM Gestão da Inf. e Conhecimento GASUP 9 17 Processos de Trabalho; 539 Tipos Documentais Avaliados; Termos de Homologação Assinados.

14 Estrutura da Tabela de Temporalidade Documental Código de Classificação Identificação Armazenamento Tempo de Retenção e Descarte Tipo do Documento/Registro (Categoria) Área Gestora Suporte Prazo de Guarda GASUP Físico Digital Área Gestora Prazo Total Descartar Documentação Destinação Final Guarda Permanente Identificação Código de Classificação; Tipo de Documento/Registro; Área Gestora do Documento/Registro; Armazenamento Suporte do Documento/Registro: Físico ou Digital; Tempo de Retenção e Descarte Prazo de guarda na Área Gestora Prazo de Guarda na GASUP Documentação Prazo Total Destinação final (descartar ou guarda permanente); Base Legal Requisito do SGI Observação Base Legal Requisito SGI Observação

15 estão de Documentos e Registros GDR ECM - Enterprise Content Management Conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos utilizados para capturar, gerenciar, armazenar e distribuir conteúdos e documentos relacionados aos processos organizacionais, além de agilizar a pesquisa e distribuição, com garantia de sigilo e segurança.

16 ECM Enterprise Content Management

17 Estratégia de Implantação do ECM

18 ECM Enterprise Content Management

19 Início Entrada Documento Abertura Protocolo Cadastro e Digitalização Documento Despacho Protocolo Recebimento Protocolo Consulta Protocolo/ Documento Fim

20 Antes do ECM Protocolo Eletrônico

21 Depois ECM Protocolo Eletrônico

22 ECM Enterprise Content Management - Resultados Fundamental para organização das informações não-estruturadas; Otimização/Agilidade/Redução do tempo de acesso a documentação no processo de consulta, através de arquivos eletrônicos; Redução de custos com impressão; Compartilhamento dos documentos/informações; Segurança no acesso dos documentos/informações; Armazenamento centralizado num local específico (Servidor), garantindo a confiabilidade/integridade das informações;

23 ECM Enterprise Content Management - Resultados Possibilidade de gerenciamento do conteúdo corporativo/controle dos documentos; Melhoria nos fluxos de trabalho - Aumento da produtividade; Redução da circulação de documentos em papel/racionalização do espaço físico para armazenamento; Preservação da Memória Instriitucional; Controle efetivo da tramitação de documentos e Processos; Padronização dos documentos (Templates).

24 Sensibilização, Ações Educacionais e de Endomarketing: Reunião Inicial do Projeto com a Diretoria Executiva e Gestores; Apresentação Inicial do Projeto para todos os Colaboradores; Capacitação e Treinamento dos Multiplicadores; Apresentações para Diretoria, Gestores e Colaboradores no final de cada etapa do Projeto; Peças de Divulgação como Banners e outras; Disponibilização e divulgação do Projeto no Portal Corporativo; Desafio GDR para todas as áreas - Plano de Ação; Dia do Conhecimento com Palestras e Dinâmicas; Participação em Reuniões com Comitês e Grupos de Trabalho; Auditoria do Processo e da Metodologia GDR.

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26 Elizete Pereira Sá - Info Content Consultoria e Gestão Tel.: (71) Lícia Maria Guedes de Araújo Figueirêdo BAHIAGÁS - GASUP Tel.: (71)

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