Gerenciamento de Projetos Docente: Fábio Santos Moreira Versão 1 Agosto de 2011
Ao final do semestre, você deverá ser capaz de: Compreender os conceitos básicos sobre gerenciamento de projetos; Reconhecer a importância do alinhamento dos projetos ao planejamento estratégico de uma organização; Identificar as diferentes estruturas funcionais e como se enquadram os perfis de gerenciamento de projetos em cada uma delas; Distinguir os tipos mais usuais de escritórios de projetos e de modelos de maturidade organizacional; Identificar algumas das metodologias de Planejamento e Gestão mais utilizadas atualmente; Compreender o valor dos sistemas de informação no GP; O conteúdo desta disciplina está divido em 4 unidades: Unidade 1 - Princípios e estruturas do gerenciamento de projetos Unidade 2 - Metodologias do gerenciamento de projetos Unidade 3 - Sistemas de informação (SI) de gestão de projetos Unidade 4 - Gerenciamento de projetos do Ministério Unidade 01 Conceitos Básicos Sobre Gerenciamento de Projeto Página 2
1. O que é um Projeto? De acordo com o Guia PMBOK 2008: um Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. De acordo com o Dicionário de Aurélio Buarque de Holanda Ferreira Projeto é: 1. Plano, intento; 2. Empreendimento; 3. Redação preliminar de lei, de relatório, etc; 4. Plano geral de edificação. Para o estudo de o termo plano é o mais adequado. Sem um plano coerente, ninguém consegue ser bem-sucedido em coisa alguma. No entanto, nem só de plano vive o homem. A ponte que liga o plano ao seu objetivo é o projeto! Após planejar a estratégia de mudança orientada à visão de futuro, é preciso gerenciar essa mudança e o projeto é a ferramenta que faz acontecer à transformação desejada. Dentro das práticas do PMBOK, foram estabelecidos os principais processos executados na maioria dos projetos e esses processos foram agrupados em nove áreas de conhecimento. O que é o Guia PMBOk? É um guia que pretende reunir o conhecimento geral sobre metodologias de gerência de projetos, que apresenta melhores práticas geralmente aceitas conforme contribuintes de grupos de estudos formados em diversas entidades, fornecendo uma referência para qualquer profissional interessado na profissão de Gerência de Projetos. Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. Os projetos podem ser aplicados em praticamente todas as áreas do conhecimento humano, incluindo os trabalhos administrativos, estratégicos e operacionais, bem como a vida pessoal de cada um. 1.1 Características de um Projeto As principais características dos projetos são a temporalidade e a individualidade do produto ou serviço a ser desenvolvido pelo projeto, a complexidade e a incerteza. Temporalidade significa que todo projeto apresenta um inicio e um fim, ou seja, é um evento com duração finita, determinada em seu objetivo. Individualidade do produto ou serviço produzido pelo projeto, conforme o PMBOK significa realizar algo que não tinha sido realizado antes. Como o produto de cada projeto é único, suas características precisam ser elaboradas de maneira progressiva de modo a garantirem as especificações do produto ou serviço a ser desenvolvido. Unidade 01 Conceitos Básicos Sobre Gerenciamento de Projeto Página 3
A partir dessas duas principais características, podem-se descrever as demais. Empreendimento não repetitivo É um evento que não faz parte da rotina da empresa. É algo novo para as pessoas que o irão realizar. Sequencia clara e lógica de eventos O projeto é caracterizado por atividades encadeadas logicamente de modo a permitir que, durante a execução, o acompanhamento e o controle sejam precisos. Início, meio e fim Todo projeto respeita um determinado ciclo de vida, isto é, tem uma característica temporal. Um projeto que não tem término não é um projeto, é rotina. Conduzido por pessoas O cerne fundamental de qualquer projeto é o homem. Sem ele, o projeto não existe, mesmo que se disponha de equipamentos modernos de controle e gestão. Projetos utilizam recursos Todo projeto utiliza recursos especificamente alocados a determinados trabalhos. São considerados recursos as pessoas, materiais, equipamentos, software, hardware, etc. Parâmetros pré-definidos Todo projeto necessita ter estabelecido valores para prazos, custo, pessoal, material e equipamentos envolvidos, bem como a qualidade desejada para o projeto. É impossível estabelecer, previamente, com total precisão, esses parâmetros. Todos eles serão claramente identificados e quantificados no decorrer do plano do projeto. Entretanto, os parâmetros iniciais vão atuar como referências para o projeto e sua avaliação. Para se executar um projeto, é preciso ter objetivos claros, parâmetros que facilitem a medição do progresso de sua execução e datas de início e de término que atendam os requisitos das partes interessadas. A Hierarquia de inicia-se em Plano, Programa, Projetos, Processos e Tarefas. Plano É um instrumento de planejamento de alto nível, desenvolvido por governos ou matrizes de grandes empresas e englobando diversos programas e projetos. Programa É um conjunto de projetos desenvolvido sequencialmente ou paralelamente e administrado de forma coordenada a fim de obter benefícios mais abrangentes, os quais não seriam possíveis, caso fossem geridos isoladamente. Diferentemente dos projetos, os programas não incluem aspectos operacionais e a descrição detalhada de atividades, e podem envolver atividades recorrentes, repetitivas e a finalização pode não prever datas precisas. Entretanto, os programas dependem dos projetos a eles subordinados, pois são formalmente finalizados quando todos os projetos que os compõem são completados. Projeto É um conjunto de processos e atividades, que tem como principal característica a temporalidade (inicio, meio e fim) que quando coordenadas atingem um determinado fim ou objetivo predefinido. Processo Conjunto de atividades ou atividade realizada em base periódica, por exemplo: o ato de comer, de ir para o trabalho, de despachar documentos, de estudar, um conjunto definido de passos para a realização de uma tarefa. Tarefa Resultado direto do planejamento realizado nos planos, programas, projetos e normalmente descrito nos processos, é a ação em si que da vida ao restante da hierarquia. Um ponto importante que merece destaque em é o Portfólio, um portfólio é uma coleção de projetos ou programas que são agrupados para facilitar uma gestão mais Unidade 01 Conceitos Básicos Sobre Gerenciamento de Projeto Página 4
eficaz destes empreendimentos como forma de atender os objetivos estratégicos de negócios da organização. Os projetos ou programas em um portfólio não necessariamente devem ser interdependentes ou estarem diretamente relacionados. Os recursos e suporte necessários aos itens de um portfólio podem ser atribuídos de acordo com os riscos/rendimentos envolvidos, linhas de negócios específicas ou alguns grupos gerais de projetos, tais como projetos de infra-estrutura ou processos internos de melhoria. As organizações controlam seu portfólio de acordo com objetivos específicos. 2 O que é a Gerencia de Projetos? Segundo o PMBOK A aplicação de técnicas, habilidades e ferramentas às atividades do projeto para atender os requisitos deste projeto. Baseado no ISO 10006, o Gerenciamento de projetos inclui o planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do projeto, em um processo contínuo, para alcançar seus objetivos. Independente da definição, o ato de atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas invariavelmente envolve o equilíbrio entre demandas concorrentes: Escopo, prazo, custo e qualidade. Diferentes necessidades e expectativas das partes envolvidas. Necessidades concretas e expectativas O gerente de projetos é o responsável por assegurar que essas técnicas sejam aplicadas e seguidas adequadamente. Um gerente de projetos é um profissional generalista, com muitas habilidades em seu repertório. Pode até ter aptidões técnicas especializadas, mas é basicamente um solucionador de problemas multidimensionais. Já sua equipe deve ser formada de técnicos especialistas em determinadas áreas. 2.1 Características de um Gerente de Projeto O gerente de projeto deve conhecer um pouco de tudo e ser um excelente comunicador. Devido aos desafios próprios a algum projeto, principalmente os grandes projetos de mudanças organizacionais, gerentes de projeto são admitidos por contratos, para não expor seus próprios funcionários. Assim, um gerente de projetos deve estar preparado para informar, solucionar problemas, liderar e negociar modos de agir. Dentre as características mais exigidas de um gerente de projetos estão: Competência O que caracteriza a competência é a integração e a coordenação de um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que, na sua manifestação, produzem uma atuação diferenciada. Liderança Liderança é o processo de conduzir um grupo de pessoas, transformando-o numa equipe que gera resultados. É a habilidade de motivar e influenciar os liderados, de forma ética e positiva, para que contribuam voluntariamente e com entusiasmo para alcançarem os objetivos da equipe e da organização. Delegar Significa colocar o poder de decisão o mais próximo possível da ação, e para isso é preciso ter maturidade técnica e comportamental. Saber delegar é tão importante quanto ter liderança. Unidade 01 Conceitos Básicos Sobre Gerenciamento de Projeto Página 5
Saber diferenciar eficiência de eficácia Estes são dois conceitos muitos antigos, mas implacavelmente atuais, principalmente nos dias de hoje não compreendê-los ou, o que é muito pior, confundi-los provoca, sem dúvida, grandes danos ao desempenho e aos resultados. EFICIÊNCIA é: fazer certo; é o meio para se atingir um resultado; é a atividade, ou, aquilo que se faz. EFICÁCIA é: a coisa certa; é o resultado; o objetivo: é aquilo para que se faz, isto é, a sua Missão. As diferenças entre esses dois conceitos podem até parecer sutis, mas realmente são extremamente importantes. Peter Drucker, é enfático em afirmar: eficiência é fazer certo as coisas, eficácia são as coisas certas. E complementa: o resultado depende de fazer certo as coisas certas. 2.2 Aspectos envolvidos na Gestão de Projetos A Gestão de Projetos tem por objetivo organizar todas as etapas executivas, de modo que o Gerente de Projetos seja capaz de planejar as mesmas, visando analisar a viabilidade do projeto, localizar seus gargalos, antecipar não-conformidades e definir alocação de recursos financeiros e humanos. A Gestão de Projetos é também uma poderosa ferramenta de acompanhamento do projeto, pois permite ao Gerente monitorar e controlar o mesmo, revisá-lo e acompanhar o seu desempenho. A gerência de projetos envolve planejamento e monitoramento de itens como: Planejamento o Definição dos requisitos do trabalho a ser feito o Definição da quantidade e qualidade desse trabalho o Definição dos recursos necessários Monitoramento o Acompanhamento do progresso geral e parcial o Comparações entre o previsto e o realizado o Análise dos impactos o Realização de ajustes. Unidade 01 Conceitos Básicos Sobre Gerenciamento de Projeto Página 6
Resumo Aprendemos até aqui a definição de um projeto e suas principais características: Projeto é um empreendimento temporário, com um início e um fim. Não é algo que é feito repetidamente como uma linha de produção ou como processos administrativos cíclicos, como aqueles que levam ao fechamento contábil, a uma venda, compram, ou a um faturamento. Cria um produto, serviço ou resultado único. Sempre haverá algo de novo entre um projeto e outro, mesmo que aparentemente estejam entregando produtos ou serviços que à primeira vista são semelhantes. Por exemplo, no caso de construção de uma agência bancária em duas cidades diferentes, apesar da similaridade por conta da identidade visual, cada local oferecerá desafios distintos. Possui um propósito ou objetivo e é definido em termos de o que ele fará, em quanto tempo e quanto custará, atendendo às expectativas dos interessados. Faz uso de recursos humanos e materiais. O produto, serviço ou resultado atende às necessidades de um cliente. Oferece certo grau de incerteza. Os projetos sofrem influência de fatores, por exemplo, prazo de entrega, qualidade dos produtos e custos, de uma maneira mais forte e Projetos surgem de uma Necessidade Necessidades tem várias fontes: interna, clientes, governo, competidores, etc.; Uma vez reconhecida, a necessidade deve ser articulada e seus requisitos funcionais e técnicos estabelecidos Unidade 01 Conceitos Básicos Sobre Gerenciamento de Projeto Página 7