ADMINISTRAÇÃO GERAL Receita Federal 17 a 20

Transcrição

1 ADMINISTRAÇÃO GERAL Receita Federal 17 a 20

2 Gerenciamento de projetos

3 Conceito de Projeto Receita Federal Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O final é alcançado quando os objetivos do projeto tiverem sido atingidos, quando se tornar claro que os objetivos do projeto não serão ou não poderão ser atingidos ou quando não existir mais a necessidade do projeto e ele for encerrado.

4 Conceito de Projeto Receita Federal Projeto é um instrumento de mudança e geração de produtos e serviços. Se caracteriza por ser temporário, exclusivo e progressivo. Exclusivo porque busca realizar alguma coisa inédita. Progressivo porque à medida que seu conteúdo e suas etapas são compreendidas, aumenta o seu detalhamento.

5 Gerenciamento de Projetos O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. O objetivo de um projeto é definido a partir de um problema, uma oportunidade ou de um interesse de uma pessoa ou instituição, que é o cliente do projeto.

6 Gerenciamento de Projetos O gerenciamento de um projeto é o processo de tomar decisões, que envolvem o uso de recursos para realizar as atividades temporárias, com o objetivo de fornecer um resultado.

7 Questões de concursos

8 Questão de Concurso TRT - 4ª REGIÃO - Técnico Com relação às melhores práticas de gestão de projetos, considere as afirmativas abaixo: I. Para realizar os projetos é necessário concentrar esforços em projetos menores, que tenham entregas alcançáveis e cujos prazos possam ser cumpridos. Errada.

9 Questão de Concurso TRT - 4ª REGIÃO - Técnico II. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas e disponíveis na medida da necessidade. Errada

10 Questão de Concurso TRT - 4ª REGIÃO - Técnico III. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra é ter sempre mais de uma pessoa para cada papel ou mais de um papel para cada pessoa. Correta

11 Questão de Concurso TRT - 4ª REGIÃO - Técnico IV. O planejamento deve garantir que as pessoas não estejam envolvidas em mais projetos do que seria racional, o que geraria disputa de recursos entre os projetos. Correta

12 Questão de Concurso TRT - 4ª REGIÃO - Técnico V. Equipes de projeto que já estejam se esforçando para cumprir seus escopos e prazos devem se dedicar às atividades essenciais que agregam valor ao projeto, e a estrutura deve se esforçar para adaptar-se a estas condições. Correta

13 Gerenciamento de Projetos São dois os processos básicos de um projeto: Planejamento, Execução.

14 Gerenciamento de Projetos Os processos básicos se subdividem em outros processos: Entender a necessidade a que o projeto deve atender. Planejar o produto a ser fornecido pelo projeto. Planejar o tempo e os recursos necessários para fornecer o produto...

15 Gerenciamento de Projetos Mobilizar recursos. Executar e controlar as atividades e o conjunto de recursos. Fornecer o produto. Encerrar o projeto.

16 Planejamento do Projeto O processo de planejamento é gradual e sucessivo. A ideia original passa inicialmente por uma fase de avaliação de seu interesse e de viabilidade (econômica, financeira, de produção e mercadológica). As etapas de avaliação ou análise crítica são chamadas de filtros do projeto.

17 Planejamento do Projeto O plano de um projeto deve fornecer informações sobre as fontes de suprimentos de recursos, a equipe e a organização do projeto, a documentação necessária, os processos de comunicação, a administração da qualidade, os impactos ambientais, a logística envolvida e outros detalhes específicos.

18 Planejamento do Projeto O processo de detalhar os produtos do projeto produz uma estrutura analítica, também chamada de lista de componentes. Exemplo:

19 Planejamento do Projeto Exemplo: O detalhamento de um evento para o lançamento de um serviço gera a seguinte lista de componentes: relação de convidados, confecção dos convites; escolha do apresentador; Local de realização do evento, alimentos, bebidas, som, estacionamento, segurança, espaço físico, mesas e cadeiras, iluminação.

20 Questão de Concurso TRF - 1ª REGIÃO - Analista Na fase de iniciação de um projeto, antes de tudo, deve-se a) decidir se um projeto deve ser iniciado, entre vários possíveis. b) definir as atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue.

21 Questão de Concurso TRF - 1ª REGIÃO - Analista c) detalhar o escopo e os requisitos básicos do projeto. d) elaborar detalhadamente as informações sobre o projeto. e) escolher as pessoas certas para a implantação e avaliação do projeto. Alternativa correta.

22 Cronograma e orçamento Os prazos e os custos de um projeto são influenciados pelos riscos do projeto, que são avaliados a partir do escopo.

23 Execução de um projeto O processo de execução começa a avançar quando os planos passam pelos filtros de avaliação.

24 Execução de um projeto Na etapa inicial monta-se a estrutura de execução: Recrutamento e organização da equipe. Contratação de serviços terceirizados. Aquisição de equipamentos e instalações. Estabelecimento do fluxo de informações.

25 Execução de um projeto A execução ocorre com a realização das atividades projetadas e a aplicação dos recursos previstos nos planos. Os processos de controle integram o processo de execução, e fazem foco na análise e ajuste das variações entre o previsto e o realizado.

26 Encerramento de um projeto O encerramento de um projeto depende da natureza do produto e de como foi definido seu ciclo de vida no planejamento. Alguns projetos terminam com a entrega do produto; outros se prolongam por um período adicional de acompanhamento e ajuste funcional do produto.

27 Gerenciamento de Projetos O gerenciamento geral (tradicional) inclui o planejamento, a organização, a formação de pessoal, a execução e o controle de operações. O gerenciamento de projetos existe em um contexto mais amplo que inclui o gerenciamento de programas, o gerenciamento de portfólios e o escritório de projetos.

28 Gerenciamento de Projetos Um programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente.

29 Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de portfólios Um portfólio é um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz do trabalho a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos. Os projetos ou programas de um portfólio podem não ser interdependentes ou diretamente relacionados.

30 Gerenciamento de Processos

31 Receita Federal; Analista 2012 ESAF (E) Modelos de processos apresentam sempre um único escopo independentemente do público ou finalidade. (C) Processos de suporte são aqueles que aumentam a capacidade da organização de realizar seus processos primários ou finalístico.

32 Receita Federal; Analista 2012 ESAF (E) Modelos de processos são representações complexas e cabais de alguma atividade de negócio.

33 Conceito de Processo Processo é um conjunto de atividades preestabelecidas que, executadas numa sequência determinada, conduz a um resultado esperado que assegura o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e outras partes interessadas (FNQ Fundação Nacional da Qualidade).

34 Conceito de Processo Uma empresa ou uma instituição pública, a partir desse conceito, é um conjunto de processos, em contínua execução por pessoas e por suportes tecnológicos.

35 Conceito de Processo Processos são inter-relacionados e interagem entre si, de tal forma que, produtos e serviços deles provenientes, constituem a entrada para um ou mais processos em uma sequência de execução, que busca o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes.

36 Mapeamento de Processos Toda organização é um sistema; funciona como um conjunto de processos. A identificação e o mapeamento destes processos permitem o planejamento adequado das atividades, a definição de responsabilidades e o uso adequado dos recursos disponíveis

37 Mapeamento de Processos O mapeamento das atividades de uma organização é uma atividade detalhista e instável. É instável porque os processos são vivos, precisando de adaptação contínua ao ambiente no qual estão inseridos.

38 Mapeamento de Processos Da instabilidade ambiental surgem os principais benefícios da gestão por processos. O mapeamento deve ser detalhista: deve conter todos os interrelacionamentos entre atividades, descrevendo os detalhes do ambiente organizacional, e avaliando se ele se adapta ao ambiente externo.

39 Mapeamento de Processos Mapear processos é um exercício de reflexão e debates cujo objetivo é retratar fielmente, através de fluxogramas ou outras ferramentas visuais, como ocorrem os trâmites internos, quais são os seus pontos fracos, onde estão as incongruências, como ocorrem os fluxos de informações (em meio eletrônico e físico).

40 Mapeamento de Processos Mapear processos busca também identificar quais são as responsabilidades por cada etapa, e, principalmente, quais são as entregas que constituem os produtos dos clientes internos ou externos das organizações.

41 Mapeamento de Processos Os fluxos mais detalhados a serem mapeados constituem as atividades. Os fluxos demonstram todas as características a serem consideradas para proposições de mudanças e alterações de práticas e rotinas.

42 Mapeamento de Processos Uma sessão de mapeamento possui duas fases conforme o seu objetivo: Fase 1- Mapeamento em Grupo. Fase 2 Mapeamento Individual

43 Mapeamento de Processos Fase 1- Mapeamento em Grupo O mapeamento em grupo pode apresentar foco gerencial ou operacional. Essa fase da sessão de mapeamento é realizada com o objetivo de identificar as características e necessidades do processo sob a visão de cada um dos papéis envolvidos e atingir o consenso entre esses participantes.

44 Mapeamento de Processos No mapeamento em grupo os papéis dos Analistas de Processo são bem expressivos. Além da condução da sessão de trabalho com foco no alcance dos objetivos traçados e registro das informações coletadas, pode ser necessária a moderação de possíveis conflitos.

45 Mapeamento de Processos Fase 2 Mapeamento Individual Diferente do mapeamento em grupo, o mapeamento individual possui foco mais operacional. Nessa fase os principais objetivos são: detalhar, especificar, exemplificar e validar as informações apresentadas durante o mapeamento em grupo.

46 Mapeamento de Processos Fase 2 Mapeamento Individual Na sessão individual os aspectos operacionais e particularidades do processo são identificados e documentados pelo analista de processos, com base nas informações do mapeamento em grupo e em conjunto com representantes dos principais papéis envolvidos.

47 Gerenciamento de Processos Com a expansão das atividades empresariais e o crescimento no número, tamanho e complexidade das organizações surgiu a necessidade de se implantar planos de gerenciamento dos processos, especialmente para os executivos.

48 Gerenciamento de Processos Para exercer o controle do processo, é necessário ter um padrão esperado de saída, conhecer a sua sequência do processo e sua(s) entrada(s). Com essas informações é possível identificar as distorções na saída de um determinado processo.

49 Controle de Processos O controle do processo visa analisar e avaliar as características de qualidade de um produto ou serviço. Para isso é feita uma avaliação (análise) da medida obtida com um padrão previamente estabelecido (especificação).

50 Análise e melhoria Receita Federal Caso seja encontrado algum desvio significativo, uma ação corretiva (melhoria) precisa ser tomada sobre o processo para que o produto ou o serviço esperado volte a ser produzido dentro das especificações programadas.

51 Análise e melhoria Receita Federal A visão moderna do controle de um processo é: Manter estável o desempenho do processo: estabilizar o processo. Buscar a melhoria do desempenho do processo por meio da eliminação das causas que afetam negativamente as características de qualidade desejadas.

52 Gerenciamento de Processos Um dos assuntos relacionados à gestão organizacional é a gestão por processos, incluso como um dos fundamentos da ISO 9001 versão 2000

53 Gerenciamento de Processos A partir da ISO 9001 os auditores passaram a realizar auditorias por processo ; e as organizações passaram a mapear suas atividades e a nomear seus processos.

54 Gerenciamento de Processos Para gerar um resultado que represente o que foi planejado, é necessário exercer um controle durante a execução (resultados parciais) do processo ou sobre o resultado final. A atividade de controle é exercida segundo um ciclo bem determinado. Este ciclo é denominado ciclo de controle do processo.

55 Análise e melhoria de Processos O controle do processo tem por objetivo controlar uma característica da qualidade de um produto ou serviço. Para isso é feita uma avaliação (análise) da medida obtida com um padrão previamente estabelecido (especificação)

56 Análise e melhoria de Processos Caso seja encontrado algum desvio significativo, uma ação corretiva (melhoria) precisa ser tomada sobre o processo para que o produto ou o serviço esperado volte a ser produzido dentro das especificações programadas.

57 Análise e melhoria de Processos Se bem realizado, as deficiências operacionais e os inputs para melhoria ficam evidentes, tornando-se lógicos, intuitivos e simples de serem identificados e melhorados.

58 Questões de concursos

59 Questões de concursos Ministério das Comunicações/CESPE Julgue os itens subsequentes, relativos à gestão de processos. 01. Os processos organizacionais prescindem de alinhamento com a estratégia da organização.

60 Questões de concursos Ministério das Comunicações/CESPE Julgue os itens subsequentes, relativos à gestão de processos. 1. Os processos organizacionais prescindem de alinhamento com a estratégia da organização. Errada

61 Questões de concursos Ministério das Comunicações/CESPE A gestão organizacional com base em processos pressupõe a estruturação da organização em torno do modo de realização do trabalho, com a preocupação voltada para o valor que cada atividade agrega à anterior.

62 Questões de concursos Ministério das Comunicações/CESPE A gestão organizacional com base em processos pressupõe a estruturação da organização em torno do modo de realização do trabalho, com a preocupação voltada para o valor que cada atividade agrega à anterior. Correta