GESTÃO DE PROJETO. PMO Influências das estruturas organizacionais Ciclo de Vida do Projeto. Profª Andrea Padovan Jubileu

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1 GESTÃO DE PROJETO PMO Influências das estruturas organizacionais Ciclo de Vida do Projeto Profª Andrea Padovan Jubileu

2 PMO (Project Management Office) Escritório para gerenciamento de projetos ou escritório de projetos. Unidade organizacional centralizada que: supervisiona o gerenciamento de projetos e programas da organização. Verifica o andamento do projeto com as suas metas e comunica os resultados para as equipes. Avalia o desempenho dos projetos ativos e sugere ações corretivas. 2

3 Programas São grupos de projetos relacionados que são administrados usando-se as mesmas técnicas, de modo coordenado. Quando gerenciados coletivamente, como programas, os projetos capitalizam benefícios que não seriam aproveitados caso se optasse pela administração individual. Exemplo: construção de um shopping center abrange vários subprojetos: escavação, construção, decoração, disposição das lojas, marketing, etc. 3

4 Portfolios São coleções de programas e projetos que satisfazem metas ou objetivos de negócios específicos. Os objetivos de qualquer programa ou projeto em um determinado portfolio é atender aos objetivos estratégicos do seu portfolio, que por sua vez deve atender aos objetivos do seu departamento e, em última instância, da organização. Preocupa-se com o monitoramento dos projetos ativos para que eles se mantenham conforme os objetivos, equilíbrio do portfolio dentre os outros investimentos da empresa e garantia de uso eficiente dos recursos. 4

5 PMO (Project Management Office) Escritório para gerenciamento de projetos ou escritório de projetos. Unidade organizacional centralizada que: supervisiona o gerenciamento de projetos e programas da organização. Verifica o andamento do projeto com as suas metas e comunica os resultados para as equipes. Avalia o desempenho dos projetos ativos e sugere ações corretivas. 5

6 PMO (Project Management Office) Em algumas organizações, os gerentes e as equipes de projeto podem se reportar diretamente ao PMO e são alocados em projetos conforme eles são inicializados. Em outras, o PMO é responsável somente por dar apoio às funções dos projetos e dar treinamento nos procedimentos e técnicas de gerência de projetos. Outras organizações dispõem de especialistas para auxiliarem os gerentes nas tarefas de planejamento, cálculo de estimativas e verificação das premissas de negócios. Esses especialistas atuam como mentores para os gerentes menos experientes e como consultores para os mais experientes. 6

7 PMO (Project Management Office) PMO pode existir em qualquer tipo de estrutura organizacional e ter autoridade total para supervisionar projetos e, inclusive, cancelá-los, ou pode atuar na função de conselheiro. 7

8 Influências da estrutura organizacional nos projetos Fatores Autoridade do gerente de projetos Quem controla o orçamento do projeto É a forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. (Stoner, 1992, p.230)*. Função do gerente de projetos Suporte Administrativo * STONER, James A. F., FREEMAN, R. Edward. Administração. 5º ed. Rio de Janeiro: PHB,

9 Influências da estrutura organizacional nos projetos Fatores Autoridade do gerente de projetos Quem controla o orçamento do projeto Funcional Pouca ou nenhuma funcional Cada funcionário possui um superior bem definido. Os funcionários são agrupados por especialidade como produção, marketing, engenharia e contabilidade. As organizações funcionais possuem projetos, mas o escopo do projeto geralmente é restrito aos limites da função. Função do gerente de projetos parcial A autoridade do gerente funcional é superior à do gerente de projeto, dificultando o controle da equipe por parte do gerente de projeto. Suporte Administrativo Parcial Vários projetos disputam recursos limitados e prioridades. 9

10 Estrutura Funcional Executivo Chefe Funcional Depto A Depto B Depto C Funcional Funcional Coordenador Envolvidos no Projeto 10 Time de Projetos

11 Influências da estrutura organizacional nos projetos Fatores Autoridade do gerente de projetos Quem controla o orçamento do projeto Função do gerente de projetos Suporte Administrativo É caracterizada pela presença total dos projetos na org., englobando toda a parte funcional da org. dentro de projetos. Uma desvantagem é que a equipe pode ficar sem trabalho no final do projeto. Os gerentes de projetos se dedicam em tempo integral e possuem autoridade absoluta, inclusive responsabilidade com as atividades de gerente funcional dos membros do projeto. Em geral, possuem unidades organizacionais denominadas departamentos, mas esses grupos se reportam diretamente ao gerente de projetos ou oferecem serviços de suporte para os diversos projetos. Os projetos são a razão de ser da empresa. Por Projeto Alta / Quase Total de Projetos integral Integral 11

12 Estrutura por Projetos Executivo Chefe Projetos Projetos Projeto Coordenador Envolvidos no Projeto 12 Time de Projetos

13 Influências da estrutura organizacional nos projetos Fatores Autoridade do gerente de projetos Quem controla o orçamento do projeto Função do gerente de projetos Suporte Administrativo Fraca Limitada funcional parcial Parcial Matricial Mantém muitas características de uma organização funcional e a função do gerente de projetos é mais parecida com a de um coordenador ou facilitador com menos autonomia do que a de um gerente. O gerente de projeto se reporta ao gerente funcional. 13

14 Estrutura Matricial Fraca Executivo Chefe Funcional Depto A Depto B Depto C Funcional Funcional Líder Proj. Coordenador Envolvidos no Projeto 14 Time de Projetos

15 Influências da estrutura organizacional nos projetos Fatores Autoridade do gerente de projetos Quem controla o orçamento do projeto Função do gerente de projetos Suporte Administrativo É caracterizada pela presença da hierarquia funcional e pelos projetos na organização. Os projetos são conduzidos por gerentes de projeto que se dedicam em tempo integral ao projeto e têm autonomia comparável à do gerente funcional. Os projetos da empresa passam a ser importantes. Matricial Balanceada Moderada Misto integral Parcial 15

16 Estrutura Matricial Balanceada Funcional Executivo Chefe Depto A Depto B Depto C Funcional Funcional de Projeto Coordenador Envolvidos no Projeto 16 Time de Projetos

17 Influências da estrutura organizacional nos projetos Fatores Autoridade do gerente de projetos Quem controla o orçamento do projeto Matricial Possuem muitas das características da organização por projeto. O gerente de projeto tem maior poder e autoridade do que o gerente funcional. Forte Alta de Projetos Função do gerente de projetos integral Suporte Administrativo Integral 17

18 Estrutura Matricial Forte Depto A Funcional Executivo Chefe Depto B Funcional Chefe de s de Projetos de Projetos de Projeto Coordenador Envolvidos no Projeto 18 Time de Projetos

19 Influências da estrutura organizacional nos projetos Fatores Funcional Fraca Matricial Balanceada Forte Por Projeto Autoridade do gerente de projetos Pouca ou nenhuma Limitada Moderada Alta Alta / Quase Total Quem controla o orçamento do projeto funcional funcional Misto de Projetos de Projetos Função do gerente de projetos parcial parcial integral integral integral Suporte Administrativo Parcial Parcial Parcial Integral Integral 19

20 Distribuição das estruturas funcionais Avaliadas apenas médias e grandes organizações importantes no Brasil, totalizando % 13% Uma estrutura funcional ou departamentalizada Uma estrutura matricial fraca 13% 47% Benchmarking (PMI/RJ, 2006) Uma estrutura matricial forte Uma estrutura organizacional projetizada Obs: no Brasil, a maioria das empresas são pequenas e médias que se organizam de forma funcional tradicional. 20

21 O que é Gestão de Projeto?... é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos... (PMI, 2004) 1 Atividades do projeto? 1 PMI Project Management Institute 21

22 Ciclo de Vida do Projeto o projeto pode ser dividido em fases oferece melhor controle gerencial cada uma dessas fases contém atividades a serem realizadas o conjunto dessas fases é conhecido como ciclo de vida do projeto a transição de uma fase para a outra dentro do ciclo de vida de um projeto, em geral, envolve e normalmente é definida pela conclusão de uma ou mais entregas (deliverables) 22

23 Ciclo de Vida do Projeto os pontos de transição entre as fases são comumente denominados: phase exits (saídas de fase), stage gates (passagens de estágio) ou kill points (pontos de encerramento). as entregas de uma fase geralmente são revisadas, para garantir que estejam completas e exatas, e aprovadas antes que o trabalho seja iniciado na próxima fase. não é incomum que uma fase seja iniciada antes da aprovação das entregas da fase anterior, quando os riscos envolvidos são considerados aceitáveis. 23

24 Ciclo de Vida do Projeto Não existe uma única maneira de definir um ciclo de vida ideal do projeto Algumas organizações estabelecem políticas que padronizam todos os projetos com um único ciclo de vida. Outras permitem que a equipe de gerenciamento de projetos escolha o ciclo de vida mais adequado para seu próprio projeto. 24

25 Gestão de Projetos Gerenciar um projeto inclui: Identificar as necessidades Estabelecer os objetivos claros e alcançáveis Balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo, custo, recursos e risco Adaptar as especificações, os planos e a abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas 25

26 Questões 1. A autoridade concedida a um gerente de projeto pode estar relacionada a: A. Habilidades de comunicação do profissional B. Estrutura organizacional C. Autoridade do gerente desse profissional D. Talento do gerente de projeto para influenciar os demais 26

27 Questões 2. Cite uma das vantagens da estrutura funcional: A. Todos os funcionários se reportam a um único gerente e têm uma cadeia de comando explícita. B. Todos os funcionários se reportam a dois ou mais gerentes, mas os integrantes da equipe do projeto são leais aos gerentes funcionais. C. A organização está voltada para projetos e para sua execução. D. As equipes são co-alocadas. 27

28 Questões 3. Você foi designado para um projeto cujo objetivo é direcionar as chamadas dos clientes para um sistema interativo de resposta por voz antes de passá-las para os atendentes. Sua função será cuidar da comunicação com a imprensa, e você ficará subordinado tanto ao gerente encarregado quanto ao vice-presidente de marketing, que divide a responsabilidade pelo projeto. Em que tipo de estrutura organizacional você trabalha? A. Organização funcional B. Organização matricial fraca C. Organização estruturada por projetos D. Organização matricial equilibrada 28

29 Questões 4. Você foi designado para um projeto cujo objetivo é ampliar, com duas pistas em cada direção, 5 quilômetros da rodovia norte-sul no trecho em que ela corta a cidade, e cuidará da fase de demolição. Você ficará subordinado ao gerente responsável pelo projeto, foi contratado por empreitada e estará liberado quando terminar a fase de demolição. Que tipo de estrutura organizacional está caracterizada aqui? A. Organização funcional B. Organização matricial fraca C. Organização estruturada por projetos D. Organização matricial equilibrada 29

30 Bibliografia HELDMAN, K. Gerência de projetos: guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Elsevier, PMI Project Management Institute. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 3ª ed., VALLE, A. B. do. Fundamentos do gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV,