Estrutura Organizacional para a Gestão de Projetos

Transcrição

1 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Estrutura Organizacional para a Gestão de Projetos Régis Kovacs Scalice, Prof. DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

2 Sumário Liderança e Formação de Times Estruturas Organizacionais para a Gestão de Projetos Escritório de Projetos

3 Problemática do Tema Qual o Maior Problema do Conceito de Liderança? MODISMO Programas de treinamento que prometem transformar gerentes em verdadeiros bons líderes sem o estudo do ambiente no qual eles atuam.

4 Evolução Histórica Teoria dos Traços O líder já nasce com características físicas e traços de personalidade. (o líder é nato) Escolha? O que o líder é

5 Evolução Histórica Teoria dos Estilos O líder pode ser formado. Sua eficácia depende do seu estilo gerencial (autocrático democrático) Escolha? O que o líder faz

6 Evolução Histórica Teoria Situacional O líder pode ser formado. Sua eficácia depende do grupo, do seu estilo de gerenciamento e do ambiente. Escolha? O que o líder é O que o líder faz Ambiente favorável a integração

7 Componentes para a existência da liderança Visão: saber aonde quer ir, saber onde está, preocupar-se com o resultado final... Credibilidade/Legitimidade: A credibilidade é um dos fatores intrínsecos da liderança eficaz... Significa ser capaz de influenciar outras pessoas em busca dos resultados finais planejados... Papel de Coordenação Comunicação: manter um fluxo de informações precisas sobre os assuntos a serem decididos.. Papel de Negociação: gerenciar os conflitos Facilitador Fonte: Robert Fritz, Estrutura e Comportamento Organizacional

8 Papéis para composição do Time de Desenvolvimento Coordenador de Produto Especialistas Time de Desenvolvimento Facilitador Generalistas

9 Especialista Escopo Generalista Escopo Profundidade Profundidade Especialista Comunicativo Escopo Profundidade

10 Áreas Funcionais Envolvidas no Desenvolvimento de Produto Codificação Implantação Vendas Time de Desenvolvimento Marketing Suporte a Cliente Teste Recursos Humanos

11 Benefícios Melhoria da Comunicação; Diminuição de erros no projeto; Diminuição do time to market; Visão mais abrangente do escopo do projeto; Aumento da produtividade do projeto; Melhor aproveitamento dos conhecimentos da empresa; Participação assegurada de todas as áreas da empresa no desenvolvimento do projeto.

12 Estrutura Funcional Executivo Chefe Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Responsabilidade Envolvidos no Projeto Time de Projetos

13 Estrutura Projetizada Executivo Chefe Time de Projetos Coordenador Gerente Projetos Gerente Projetos Gerente Projeto Responsabilidade Envolvidos no Projeto Time de Projetos

14 Estrutura Matricial Fraca Executivo Chefe Time de Projetos Coordenador Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Responsabilidade Envolvidos no Projeto Time de Projetos

15 Estrutura Matricial Balanceada Executivo Chefe Time de Projetos Coordenador Gerente Funcional Responsabilidade Gerente Funcional Envolvidos no Projeto Gerente Funcional Gerente de Projeto Time de Projetos

16 Estrutura Matricial Forte Executivo Chefe Time de Projetos Coordenador Gerente Funcional Responsabilidade Gerente Funcional Envolvidos no Projeto Gerente de Programas Gerente de Projetos Gerente de Projetos Gerente de Projetos Time de Projetos

17 Fatores Funcional Fraca Forte Matricial Equilibrada Projetizada Autoridade Não Existe Limitada Baixa / Moderada Moderada / Alta Alta Dedicação da Equipe Executora Não existe equipe 0-25% 15-60% 50-95% 100% Alocação do Gerente Tempo Parcial Tempo Parcial Tempo Integral Tempo Integral Tempo Integral Designação Comum do Gerente Coordenador de Projeto / Líder de Projeto Coordena dor de Projeto / Líder de Projeto Gerente de Projeto Gerente de Projeto / Gerente de Programa Gerente de Projeto / Gerente de Programa Suporte Administrativo Tempo Parcial Tempo Parcial Tempo Parcial Tempo Integral Tempo Integral

18 Escritório de Projetos

19 Escritório de Projetos É uma estrutura organizacional específica que realiza serviços de suporte para o gerenciamento dos projetos da empresa Conhecido também como: Comitê Diretor de Projetos, Coordenação de Projetos, Escritório de Apoio a Projetos, Grupo de Apoio à Gerência de Projetos, etc.

20 Atribuições do Escritório de Projetos - Estágio Inicial Prestação de serviços de controle de prazos e custos Elaboração de relatórios multi-projetos e interdepartamentais Treinamento em aspectos específicos de gerenciamento de projeto Ligações com gerentes departamentais Melhoria contínua de processos de gerenciamento de projeto; Registro de Lições Aprendidas Fonte: VALERIANO(2001)

21 Atribuições do Escritório de Projetos - Estágio Intermediário Arquivo do histórico de projetos Administração dos processos de gerenciamento de projeto Consultoria interna sobre gerenciamento de projeto Desenvolvimento e aperfeiçoamento de métodos e padrões Apoio a reuniões de avaliações e revisões de projetos Fonte: VALERIANO(2001)

22 Atribuições do Escritório de Projetos - Estágio Avançado Análise e aprovação de propostas de projetos segundo objetivos estratégicos da organização e critérios complementares Distribuição de recursos de acordo com prioridades estabelecidas Avaliação externa de projetos Formação de gerentes de projeto Gerência direta de grandes projetos da organização Fonte: VALERIANO(2001)

23 Referências Bibliográficas PMI. Project management body of knowledge. VALERIANO, D.L. Gerenciamento estratégico e adminitração por projetos. São Paulo: Makron Books, 2001.

24 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Áreas e Processos da Gestão de Projetos Prof. Régis Kovacs Scalice DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

25 Áreas de conhecimento Integração de Projeto Planejamento Controle de Mudança Integrado Escopo do Projeto Planejamento Definição Verificação Controle de Mudança Tempo do Projeto Definição, Sequenciamento, estimação e controle de atividades Custo do Projeto Planejamento de Recursos, Estimativas e controle de custo Qualidade do Projeto Planejamento, garantia e controle da qualidade Recursos Humanos do Projeto Planejar, adqürir e desenvolver times de proejto Comunicações do Projeto Planejar comunicação e distribuição de informações Reportar desempenho Riscos do Projeto Planejar e gerenciar Monitorar e controlar Aquisições do Projeto Planejar aquisições; Planejar solicitações;

26 Processos de Gerenciamento de Projeto Processo de Iniciação Processo de Planejamento Processo de Controle Processo de Execução Process de Encerramento PMI(2000)

27 Ciclo de Vida de um Projeto Recursos e Esforços Execução Início Planejamento Controle Fechamento Fonte: PMI, 2000

28 Processos de Gerenciamento de Projeto Fase de Projeto Processo de Iniciação Processo de Planejamento Processo de Controle Processo de Execução Fase de Implementação Process de Encerramento Processo de Iniciação Processo de Planejamento Processo de Controle Processo de Execução PMI(2000) Process de Encerramento

29 Mapa Conhecimento X Processos Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto

30 Escopo do Projeto Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Definição Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Planejamento e Recursos Humanos do Projeto Definição do Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Escopo Verificação e Controle da Mudança do Escopo Aquisições do Projeto

31 Tempo Inicia - ção Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Definição, Sequenciamento, Duração e Programação de atividades Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Controle da Programação Aquisições do Projeto

32 Custo Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Planejamento de Recursos; Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Estimativas de Custo; Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Orçamento Aquisições do Projeto Controle de Custo

33 Qualidade Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Planejamento da Qualidade Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Garantia da Qualidade Controle de Qualidade Aquisições do Projeto

34 Recursos Humanos Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Planejamento da Organização; Integração de Projeto Escopo do Projeto Aquisição do Staff Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto Desenvolvimneto do Time

35 Comunicações Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Planejamento da Comunicação Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Distribuição das Informações Comunicação do Desempenho Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto Comunicação formal de fechamento

36 Riscos Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Planejamento, Identificação, Análise qualitativa e quantitativa e ações para os riscos Monitoramento e Controle de Riscos Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto

37 Aquisições Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Solicitação; Seleção de Fontes Qualidade do Projeto Planejamento; Recursos Humanos do Projeto Solicitação Comunicações do Projeto Fechamento do Contrato Riscos do Projeto Aquisições do Projeto

38 Integração Desenvimento Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto do Plano Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Planejamento da Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Execução do Projeto Integração do Controle de Mudança Aquisições do Projeto

39 Mapa Conhecimento X Processos Iniciaçã o Planeja mento Execução Controle Fecham ento Integração de Projeto Escopo do Projeto Tempo do Projeto Custo do Projeto Qualidade do Projeto Recursos Humanos do Projeto Comunicações do Projeto Riscos do Projeto Aquisições do Projeto

40 Integração de Projeto Planejamento Controle de Mudança Integrado é formado pelos conhecimentos necessários para garantir que os vários elementos do projeto sejam propriamente controlados integração e coordenação de todos os planos de projeto; desenvolvimento de um plano de projeto realizando as atividades incluídas nele; Controle e monitoramento integrado das mudanças que ocorrem no projeto;

41 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville Avaliação de Transição de Fases DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

42 Phase Gates: Definição Phase Gates são revisões estruturadas nos pontos chave do processo de desenvolvimento de produtos para: rever os resultados do projeto avaliar o projeto do ponto de vista do negócio determinar se o projeto continua, pára ou será redirecionado

43 Ciclo de Vida de Projeto: Definição Divisão do projeto em várias fases para: melhor controle links com as operações REVISÃO

44 Ciclo de Vida de Projeto: Definição Divisão do projeto em várias fases para: melhor controle links com as operações Define: REVISÃO Qual é o nível atual de progresso de cada resultado em cada fase? Que ATIVIDADES devem ser realizadas em cada fase

45 Ciclo de Vida de Projeto: Exemplo REVISÃO

46 Fase do Projeto Caracterizada pela obtenção de um ou mais resultados importantes Constituem uma sequência lógica REVISÃO Fase N Fase N+1 Definir Requisitos Especificar objetos Desenvolver Protótipo Preparar Análise de Viabilidade Econômica

47 Ciclo de Vida de Projeto: Exemplo REVISÃO Fases do Unified Process (Rational Unified Process)

48 Tipos de Avaliação 1a. Geração (Listas de Verificação) Lista de verificação Verificar se cada atividade foi cumprida 2a. Geração (Auditoria) Verificar atividades Analisar a qualidade dos resultados 3a. Geração (Transição de Fase) Analisar a qualidade dos resultados Analisar riscos Analisar o portfolio de projetos e a estratégia da empresa.

49 Nomes para os procedimentos atuais de revisão Revisões de Fase Phase Gates Phase Review Toll Gates Quality Gates

50 Sumário Ciclo de Vida do Projeto Definição de Fase Gerações de Transição de Fase (Gates) Processo de Transição de Fase (Gates)

51 Phase Gates: Conceitos Principais Comitês de Aprovação de Produtos Critérios de Passagem Auto Avaliação Passos Decisões possíveis

52 Phase Gates: Comitê de Aprovação de Produtos Times multifuncionais compostos por alta gerência Autoridade para aprovar/rejeitar projetos Responsabilidade para trazer a estratégia da empresa para o desenvolvimento do produto Gatekeepers (Porteiros)

53 Phase Gates: Critérios de Passagem Questões que devem ser revisadas no final de cada fase Assegura a integridade e qualidade do produto e do projeto, seguindo as diretrizes iniciais Questões qualitativas e quantitativas Vejam o Modelo

54 Phase Gates: Auto Avaliação Time de Projeto Uso dos critérios de passagem Base para a decisão do Comitê de Aprovação do Produto Critérios Passagem Assessor Time de Projeto

55 Phase Gates: Decisões Possíveis Comitê de Aprovação do Produto Critérios Passagem OK Parcial/te OK Continuar Redirecionar Não OK Parar (Congelar)

56 Phase Gates: Passos Auto Avaliação Passo 1 - Auto Avaliação. Comitê Decisão Passo 2 - Decisão do comitê, considerando questões estratégicas, do negócio e portfolio de produtos.

57 Phase Gates: Processo Situação Ideal: Projeto está atingindo os objetivos. Os problemas que existem não têm impactos significativos no projeto. Gate N-1 Fase N Gate N Fase N+1 Gate N+1

58 Phase Gates: Processo Opção 1: O projeto fica congelado até que os problemas sejam resolvidos. Retorna neste ponto Projeto Continua? Gate N-1 Fase N Opção 2: O projeto continua, mas a equipe tem que resolver os problemas durante a Fase n+1 Gate N Fase N+1 Gate N+1 Atenção!!! O projeto possui problemas significativos, mas que ainda podem ser resolvidos ou problemas muito graves cuja solução já está em fase adiantada.

59 O projeto possui problemas graves sem uma solução definida Houve uma mudança no ambiente que trará impactos significativo ou altera a prioridade do projeto Phase Gates: Processo Gate N-1 Fase N Opção 2: Alterar o escopo do projeto para adequálo à nova realidade ou limitações Opção 1: Cancelar o projeto Gate N Projeto Continúa? Fase N+1 Gate N+1

60 Phase Gates: Processo Projeto Continua? Gate N-1 Fase N Gate N Fase N+1 Gate N+1 Projeto Continúa?

61 Sumário Definição de Gerenciamento de Projetos O ambiente da Gerência de Projetos Ciclo de Vida de Projetos Áreas de Conhecimento Relação entre Gerenciamento de Projetos e Processos de Negócio; Processos de Gerência de Projeto Ciclo de Vida de Projeto Phase Gates Princípios, métodos, técnicas e ferramentas

62 Referências Bibliográficas PMI. Project management body of knowledge. VALERIANO, D.L. Gerenciamento estratégico e adminitração por projetos. São Paulo: Makron Books, COOPER, R.G., Edgett, S.J., Kleinschmidt, E.J. Portfolio management for new products.perseus Books, 1998;

63 UDESC Universidade do Estado de Santa Catarina FEJ Faculdade de Engenharia de Joinville EXERCÍCIOS DEPS Departamento de Engenharia de Produção e Sistemas

64 Questões para Casa Quais as vantagens e desvantagens de cada das estruturas Funcional, Matricial e Projetizada? Quando se deve aplicar cada uma delas? Explique e dê exemplos.