GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO

Transcrição

1 GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO

2 Gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. A organização pode ser tanto o comprador quanto o vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um projeto. O gerenciamento das aquisições do projeto abrange os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças que são necessários para desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por membros autorizados da equipe do projeto.

3 VISÃO GERAL DOS PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DO PROJETO, QUE INCLUI OS SEGUINTES ITENS: 1 Planejar o gerenciamento das aquisições O processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. 2 Conduzir as aquisições O processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. 3 Controlar as aquisições O processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário. 4 Encerrar as aquisições O processo de finalizar cada uma das aquisições do projeto.

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5 1 Os processos de gerenciamento das aquisições do projeto envolvem acordos, incluindo contratos, que são documentos legais entre um comprador e um fornecedor. 2 Um contrato de aquisição inclui termos e condições e pode incorporar outros itens especificados relativos ao que o fornecedor deve realizar ou fornecer. 3 A equipe de gerenciamento do projeto é responsável por assegurar que todas as aquisições atendam às necessidades específicas do projeto e, ao mesmo tempo, cumpram as políticas de aquisição da organização. 4 A maioria das organizações tem políticas e procedimentos documentados que definem especificamente as regras de aquisição e determinam quem tem autoridade para assinar e administrar esses acordos em nome da organização.

6 Planejar o gerenciamento das aquisições Planejar o gerenciamento da aquisições é o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. O principal benefício deste processo é que ele determina se deve-se adquirir ou não apoio externo e, se for o caso, o que adquirir, como fazer a aquisição, a quantidade necessária, e quando efetuar a aquisição.

7 Planejar o gerenciamento das aquisições: entradas Ativos de processos organizacionais Os vários tipos de acordos contratuais usados pela organização também influenciam as decisões para o processo Planejar o gerenciamento das aquisições. Os ativos de processos organizacionais que influenciam o processo Planejar o gerenciamento das aquisições incluem, entre outros: Políticas, procedimentos e diretrizes formais de aquisições. A maioria das organizações tem políticas formais de aquisições e organizações compradoras. Quando esse apoio às aquisições não está disponível, a equipe do projeto terá que suprir tanto os recursos quanto os conhecimentos para executar essas atividades de aquisição. Os sistemas de gerenciamento que são considerados no desenvolvimento do plano de gerenciamento das aquisições e na seleção dos tipos de relacionamentos contratuais a serem usados. Um sistema estabelecido de vários níveis de fornecedores pré-qualificados com base em experiência anterior.

8 Planejar o gerenciamento das aquisições: entradas Os tipos de contratos mais populares em uso são discutidos a seguir como tipos distintos, mas na prática não é incomum combinar um ou mais tipos em uma única aquisição. Contratos de preço fixo. Essa categoria de contratos envolve a definição de um preço fixo total para um determinado produto ou serviço, ou resultado a ser fornecido. Contratos de preço fixo garantido (PFG). O tipo de contrato mais usado é o PFG. É o preferido pela maioria das organizações compradoras, porque o preço das mercadorias é definido no início e não está sujeito a alterações a menos que o escopo do trabalho seja modificado. Contrato de preço fixo com remuneração de incentivo (PFRI). Esse acordo de preço fixo dá alguma flexibilidade ao comprador e ao fornecedor, uma vez que prevê um desvio em relação ao desempenho, com incentivos financeiros vinculados ao cumprimento das métricas estabelecidas. Contratos de preço fixo com ajuste econômico do preço (PF-AEP). Esse tipo de contrato é usado sempre que o período de desempenho do fornecedor se estende por um número considerável de anos, como é desejável em muitas relações de longo prazo. É um contrato de preço fixo, mas com uma cláusula especial que prevê ajustes finais predefinidos no preço do contrato devido a mudanças nas condições

9 Planejar o gerenciamento das aquisições: entradas Contratos de custos reembolsáveis. Essa categoria de contrato envolve pagamentos (reembolsos de custos) ao fornecedor por todos os custos reais e legítimos incorridos para o trabalho concluído, acrescidos de uma remuneração que corresponde ao lucro do fornecedor. Contratos de custo mais remuneração fixa (CMRF). O fornecedor é reembolsado por todos os custos permitidos para realizar o trabalho do contrato e recebe o pagamento de uma remuneração fixa calculada como um percentual dos custos iniciais estimados para o projeto. Contratos de custo mais remuneração de incentivo (CMRI). O fornecedor é reembolsado por todos os custos permitidos para a realização do trabalho e recebe uma remuneração de incentivo predeterminada se alcançar determinados objetivos de desempenho estabelecidos no contrato. Contratos de custo mais remuneração concedida (CMRC). O fornecedor é reembolsado por todos os custos legítimos, mas a maior parte da remuneração só é recebida se forem cumpridos determinados critérios de desempenho amplos e subjetivos, definidos e incorporados ao contrato.

10 Planejar o gerenciamento das aquisições: entradas Contratos por tempo e material (T&M). Os contratos por tempo e material são um tipo híbrido de contrato que contêm aspectos tanto dos contratos de custos reembolsáveis quanto dos de preço fixo. Costumam ser usados para aumento de pessoal, aquisição de especialistas e qualquer apoio externo quando não é possível elaborar rapidamente uma precisa especificação do trabalho. Esses tipos de contratos são semelhantes aos contratos de custos reembolsáveis porque são modificáveis e podem estar sujeitos a um aumento de custo para o comprador.

11 Planejar o gerenciamento das aquisições: ferramentas e técnicas Análise de fazer ou comprar É uma técnica geral de gerenciamento usada para determinar se um trabalho específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado de fontes externas. Às vezes o recurso existe na organização do projeto, mas pode estar alocado para outros projetos; nesse caso, pode ser necessário obter recursos fora da organização a fim de cumprir os compromissos do cronograma. As restrições de orçamento podem influenciar as decisões de fazer ou comprar. Se for tomada a decisão de comprar, também deverá ser feita uma opção posterior entre comprar ou arrendar. Os tipos de contrato disponíveis são também considerados durante a análise de comprar. O compartilhamento do risco entre o comprador e o fornecedor determina os tipos de contrato adequados, enquanto os termos e condições contratuais específicos formalizam o grau de risco assumido pelo comprador ou fornecedor.

12 Planejar o gerenciamento das aquisições: ferramentas e técnicas Opinião especializada E usada com frequência para avaliar as entradas e saídas desse processo. A opinião especializada também pode ser usada para desenvolver ou modificar os critérios que serão usados para avaliar as propostas dos fornecedores. Pesquisa de mercado Inclui a análise das capacidades dos setores e vendedores específicos. As equipes de aquisições podem se basear em informações obtidas em conferências, críticas online, e em uma variedade de fontes para identificar capacidades de mercado. Reuniões

13 Planejar o gerenciamento das aquisições saídas Plano de gerenciamento das aquisições pode incluir orientações para:

14 Planejar o gerenciamento das aquisições saídas Plano de gerenciamento das aquisições pode incluir orientações para:

15 Planejar o gerenciamento das aquisições saídas Critérios de seleção de fontes Esses critérios são desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores e podem ser objetivos ou subjetivos.

16 2 Conduzir as aquisições Conduzir as Aquisições é o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. O principal benefício desse processo é prover o alinhamento das expectativas internas e externas das partes interessadas através de acordos estabelecidos.

17 3 Controlar as aquisições Controlar as aquisições é o processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário. O principal benefício desse processo é a garantia de que o desempenho tanto do fornecedor quanto do comprador cumprem os requisitos de aquisição, de acordo com os termos do acordo legal.

18 Controlar as aquisições: ferramentas e técnicas Sistema de controle de mudanças no contrato O sistema de controle de mudanças no contrato define o processo pelo qual as aquisições podem ser modificadas. Ele inclui os documentos, sistemas de acompanhamento, procedimentos de resolução de disputas e os níveis de aprovação necessários para autorizar as mudanças. Análises de desempenho das aquisições É uma avaliação estruturada do progresso do fornecedor para entregar o escopo e a qualidade do projeto, dentro dos custos e do cronograma, em comparação com o contrato. Pode incluir uma análise da documentação preparada pelo fornecedor e inspeções do comprador, bem como as auditorias de qualidade realizadas durante a execução do trabalho do fornecedor. Inspeções e auditorias Sistemas de pagamento Os pagamentos ao fornecedor em geral são processados pelo sistema de contas a pagar do comprador após a certificação de trabalho satisfatório por uma pessoa autorizada da equipe do projeto.

19 Controlar as aquisições: ferramentas e técnicas Administração de reivindicações As reivindicações são documentadas, processadas, monitoradas e gerenciadas durante todo o ciclo de vida do contrato, geralmente de acordo com os termos do contrato. Sistema de gerenciamento de registros O sistema de gerenciamento de registros é usado pelo gerente de projetos para gerenciar os registros e a documentação do contrato e da aquisição.

20 4 Encerrar as Aquisições Encerrar as aquisições é o processo de finalizar todas as aquisições do projeto. O principal benefício deste processo é a documentação dos acordos e outros documentos relacionados, para consultas futuras.

21 Encerrar as aquisições: saídas Atualizações nos ativos de processos organizacionais

22 Atividade! Aplicação Prática Projeto já Existente 1 Planejar o gerenciamento das aquisições: Definir quais foram as principais ações e estratégias que envolveram as aquisições do Projeto. Destacar as principais fornecedores e o motivo da escolha do mesmos. 2 Conduzir as aquisições: Quais as principais técnicas e ferramentas que auxiliaram na seleção dos fornecedores. Destacar qual opção de Contrato, melhor caberia nesse projeto. 3 Controlar as aquisições: Quais ações poderiam ser utilizadas para controlar as aquisições. 4 Encerrar as aquisições Defina como ocorreu o processo de finalização das aquisições do projeto.