FINANÇAS EM PROJETOS DE TI

Transcrição

1 FINANÇAS EM PROJETOS DE TI 2012 Material 6.1 Prof. Luiz Carlos Valeretto Jr. 1

2 Work Breakdown Structure (WBS) ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Gerenciamento do Escopo do Projeto Criar a EAP é o processo de subdivisão (decomposição) das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Definidos em nível de pacotes de trabalho. A EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar entregas requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto. A EAP organiza e define o escopo total e representa o trabalho especificado na atual declaração do escopo do projeto aprovada. Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar as entregas do projeto. 2

3 Passos para a criação da EAP: 1- Escrever o nome do projeto o primeiro nível da EAP. 2- Iniciar o segundo nível com as entregas de Gerenciamento do Projeto e Encerramento. 3

4 3- Acrescentar as fases do ciclo de vida do projeto no segundo nível. 4

5 4- Decompor as entregas (produtos ou serviços) em subprodutos (entregas parciais) que as compõem 5

6 5- Decompor as entregas parciais até um nível de detalhe que viabilize o planejamento e controle em termos de tempo, custo, qualidade, risco, atribuição de responsabilidades e contratação Representação gráfica da EAP 6

7 Representação hierárquica da EAP 1- Nome do Projeto 1.1- Ger. do Projeto Plano de Gerenciamento do Projeto PG do Escopo PG dos Requisitos PG do Cronograma Monitoramento e Controle Reuniões de Acompanhamento Fase Entrega Fase Entrega Fase Entrega Encerramento Encerramento de Contratos. 7

8 GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO Inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. Seu objetivo é criar um orçamento realista e exequível, além de controlar a sua execução de modo a garantir que o projeto seja realizado dentro do orçamento planejado e aprovado. Trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. A capacidade de influenciar o custo é maior nos estágios inicias do projeto e esse e o motivo pelo qual a definição do escopo logo no início é essencial. 8

9 Os custos podem ser classificados como diretos e indiretos. - Custos Diretos: São aqueles atribuídos diretamente do projeto. * materiais e equipamentos adquiridos, salários da equipe do projeto. - Custos Indiretos: São aqueles custos rateados pela organização para o projeto. * rateio de custos administrativos da organização, aluguel de ambiente compartilhado. Podendo ser fixos ou variáveis. - Custos Fixos: São aqueles que não variam conforme a produção, utilização ou quantidade de esforço. * aquisição de equipamentos, contratos. - Custos Variáveis: São aqueles proporcionais à sua utilização. * hora de trabalho. 9

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11 Processos do Gerenciamento de Custos do Projeto Estimativa de Custos: desenvolvimento de uma estimativa dos custos dos recursos necessários para terminar as atividades do projeto. Orçamentação: agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de custos. Controle de Custos: controle dos fatores que criam as variações de custos e controle das mudanças no orçamento do projeto. 11

12 Processo Estimativa de Custos Responsável por estimar os recursos monetários necessários para realização das atividades do projeto. As estimativas de custo são um prognóstico baseado nas informações conhecidas em um determinado momento, incluem a identificação e consideração das alternativas de custo e devem incluir compensações e riscos, bem como análise do compartilhamento de recursos para melhor eficiência e otimização. Os custos das atividades do cronograma são estimados para todos os recursos cujos custos serão lançados no projeto. Isso inclui, mas não se limita a: - Mão-de-obra. - Materiais. - Equipamentos. - Serviços. - Instalações - Além de categorias especiais como uma provisão para inflação ou um custo de contingência. 12

13 Está intimamente relacionado com o processo Definir Atividades e demais processos do Gerenciamento de Tempo do Projeto, pois as características, atributos e necessidades de recursos das atividades são a base para as estimativas de custos. Quando elabora-se o orçamento, verifica-se sua relação com o cronograma na medida em que se faz necessário coordenar o fluxo de pagamentos (fluxo de caixa) para que o projeto obtenha os fundos necessários nos períodos apropriados. As estimativas de custo devem ser refinadas durante o curso do planejamento para refletir detalhes adicionais e novas informações, aumentando a precisão ao confeccionar o orçamento. 13

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16 Entradas Linha de Base de Escopo: Premissas da declaração de escopo, relações descritas na EAP ou implicações contratuais podem afetar os custos do projeto. Cronograma do Projeto: O tipo e a quantidade de recursos alocados interfere diretamente nos custos do projeto. * Os custos podem sofrer variações ao longo do tempo, por isso, é de suma importância conhecer detalhadamente o cronograma do projeto. Plano de Recursos Humanos: Atributos de pessoal e conhecimentos relacionados, reconhecimentos ou prêmios podem afetar os custos do projeto. 16

17 Registro de Riscos: O plano de respostas aos riscos pode criar novas necessidades de recursos para lidar com os riscos identificados e reservas para os riscos não identificados. Fatores Ambientais: Condições de mercado e informações comerciais publicadas influenciam o processo de estimativa de custos. Ativos de Processos Organizacionais: Políticas e modelos de estimativas de custos, informações históricas e lições aprendidas podem influenciar a estimativa de custos do projeto. 17

18 Ferramentas e Técnicas Opinião Especializada: Especialistas oferecem opiniões técnicas para a composição das estimativas de custos. Estimativa Análoga: Utiliza valores de projetos anteriores semelhantes como base para estimar os custos do projeto atual. Em geral custa menos porém é menos precisa do que outras técnicas. Estimativa Paramétrica: Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis (ex: metros quadrados em construção, linhas de código em desenvolvimento de software, horas de mão-de-obra necessárias, etc) para calcular uma estimativa de custos para um recurso de uma atividade do cronograma. Pode produzir níveis mais altos de exatidão dependendo da sofisticação e também da quantidade de recursos e dados dos custos. 18

19 Estimativa Bottom-Up : Método para estimar um componente de trabalho. O custo de pacotes ou unidades menores é detalhado e especificado, somando-se depois para agregar aos níveis mais altos. Esta técnica envolve estimar os custos das atividades individuais dos pacotes de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto. Por isso são chamados de bottom up, pois integram o nível inferior de insumos nos serviços necessários para cumpri as atividades, de baixo para cima na estrutura analítica (EAP). O custo e a precisão da estimativa bottom-up são influenciados pelo tamanho e pela complexidade das atividades individuais dos pacotes de trabalho. 19

20 Estimativa de Três Pontos : Considera variabilidade e riscos, utilizando uma média ponderada chamada PERT, definida por ce = (co+4*cm+cp)/6, onde : - ce: custo estimado - co: custo otimista - cm: custo mais provável - cp: custo pessimista Análise das Reservas: As estimativas de custos podem incluir reservas de contingências para considerar os custos das incertezas. Conforme informações mais precisas sobre o projeto se tornam disponíveis, a reserva para contingências pode ser usada, reduzida ou eliminada. CQD (Custo de Qualidade): As premissas sobre custos da qualidade podem ser usadas para preparar a estimativa dos custos da atividade. 20

21 Software para Estimativa em Gerenciamento de Projetos: Planilhas, simuladores e ferramentas estatísticas ajudam na estimativa de custos. Análise de Propostas de Fornecedores: Análise baseada nas respostas de cotações com fornecedores ao gerenciamento de custos. 21

22 Saídas Estimativa de Custos das Atividades: Documento com a avaliação quantitativa dos custos esperados para executar o trabalho do projeto. Pode ser apresentado em formato resumido ou em detalhes. Base de Estimativas: Documentação de suporte que mostra como a estimativa de custos foi realizada. Atualizações dos Documentos do Projeto: Os documentos são atualizados para armazenamento das estimativas de custos efetuadas. 22

23 Processo Determinar o Orçamento Processo responsável pela agregação dos custos estimados das atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer a linha de base dos custos, que inclui todo o orçamento autorizado. O orçamento do projeto documenta os recursos financeiros autorizados para executar o projeto e serve para medição do desempenho de custos. Também chamado de orçamentação, calcula o total do projeto para determinar as necessidades de fundos a serem despendidos pela organização. Após concluído, o orçamento deve ser analisado e validado, para depois ser aprovado pelas partes interessadas (e principalmente patrocinador) juntamente com o plano de gerenciamento do projeto. 23

24 Existem 02 tipos de reservas a serem consideradas: - Reservas de Contingência: São reservas planejadas para serem utilizadas nas respostas aos riscos identificados no projeto. - Reservas Gerenciais: Orçamento extra disponibilizado para riscos não identificados. Representam os fundos aos quais o gerente de projetos tem acesso para controlar o projeto. 24

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27 Entradas Estimativas de Custos das Atividades: São agregadas para obter a estimativa de custos dos pacotes de trabalho. Bases de Estimativas: Documentação de suporte que mostra como a estimativa de custos foi realizada. Linha de Base de Escopo: Fornece importantes informações sobre os requisitos do projeto considerados durante a estimativa de custos. Cronograma do Projeto: Incluem as datas de início e término das atividades, pacotes de trabalho. Essas informações são úteis para agregar os custos nos períodos do calendário. 27

28 Calendário de Recursos: fornecem informações sobre quais recursos são designados para o projeto e quando os mesmos são alocados utilizados para informar os custos dos recursos durante o projeto. Contratos: informações de produtos, serviços ou resultados já contratados. Ativos de Processos Organizacionais: políticas, ferramentas para o orçamento de custos e métodos de elaboração de relatórios. 28

29 Ferramentas e Técnicas Agregação dos Custos: Os custos das atividades são agregados nos pacotes de trabalhos, que são agregados em componentes maiores da EAP até o nível do projeto. Análise de Reservas: Estabelecimento das reservas gerencias e de contingência destinadas as possíveis mudanças de escopo. As reservas não fazem parte da linha de base de custos do projeto, mas podem ser incluídas no orçamento total do projeto. Opinião Especializada: Utilização de profissionais especializados (outras áreas, consultores, clientes, etc). 29

30 Relações Históricas: Aplicações de estimativas análogas ou paramétricas. Reconciliação do Limite de Recursos Financeiros: Aplicação de reagendamento do trabalho em virtude do nivelamento dos gastos do projeto. 30

31 Saídas Linha de Base de Desempenho de Custos: É um orçamento dividido em fases e é desenvolvido somando-se os custos estimados por período. Orçamento sincronizado com o tempo para medir, monitorar e controlar o desempenho de custos geral do projeto. É desenvolvido como um acúmulo dos orçamentos aprovados por período de tempo e é tipicamente mostrado em uma curva S. 31

32 Requisitos de Recursos Financeiros do projeto: São os gastos projetados por período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas gerencias. Atualização dos Documentos do Projeto: Registro de riscos, estimativa de custos e cronograma do projeto. 32

33 Processo Controlar os Custos Este processo, assim como os demais processos de monitoramento e controle, tem como objetivo medir e comparar o progresso do projeto com o que foi planejado. Tem foco nos custos, sendo responsável pelo monitoramento e atualização do orçamento e pelo gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos. 33

34 Envolve as seguintes atividades principais: - Assegurar que todas as solicitações de mudança sejam corretamente tratadas. - Gerenciar as mudanças reais como ocorridas. - Assegurar que os gastos não excedam os recursos autorizados por período. - Monitorar e analisar o desempenho dos custos para compreender as variações e suas causas. - Monitorar o desempenho do trabalho executado em relação aos recursos consumidos. - Prevenir a inclusão de mudanças não aprovadas. - Informar as partes interessadas a respeito das mudanças aprovadas e dos custos a elas associados. - Agir (pró-atividade) para que os custos fiquem dentro dos limites aceitáveis. 34

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37 Entradas Plano de Gerenciamento do Projeto: Contém a linha de base do desempenho de custo (estimativa dos custos) que é comparado com os resultados reais e analisado para determinar se é preciso fazer uma ação corretiva e/ou preventiva. Também há o plano de gerenciamento dos custos que descreve como os custos do projeto serão gerenciados e controlados. Requisitos dos Recursos Financeiros do Projeto: São os gastos projetados por período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas gerenciais. Esses requisitos determinam as necessidades de financiamento, conforme o fluxo de caixa planejado para o projeto e incluem as reservas de contingência e gerenciamento. 37

38 Informações Sobre o Desempenho do Trabalho: Informações relativas ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo realizadas ou já terminadas. Podem também incluir informações de custos autorizados, incorridos, e estimativas para completar o trabalho do projeto. Ativos de Processos Organizacionais: Políticas, procedimentos, ferramentas e métodos. Descreve o histórico das ações tomadas pela organização referente à gestão de custos. 38

39 Ferramentas e Técnicas Acrônimo Termo Interpretação VP Valor Planejado Qual é o valor estimado do trabalho planejado? VA Valor Agregado Qual é o valor estimado do trabalho efetivamente realizado? CR Custo Real Qual é o custo real incorrido para o trabalho realizado? ONT Orçamento no Término Quanto ORÇAMOS para o esforço TOTAL do projeto? ENT Estimativa no Término Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo TOTAL do projeto? EPT Estimativa para Terminar A partir deste momento, quanto MAIS esperamos gastar para concluir o projeto? VNC Variação na Conclusão O quanto acima ou abaixo do orçamento esperamos estar ao final do projeto? 39

40 Nome Fórmula Interpretação VC: Variação de Custos VA-CR NEGATIVA: Está acima do orçamento POSITIVA: Está abaixo do orçamento VPR: Variação de Prazos VA-VP NEGATIVA: O projeto está atrasado em relação ao cronograma POSITIVA: Está adiantado em relação ao cronograma IDC: Índice de Desempenho de Custos VA/CR Estou obtendo o equivalente a $ de valor em trabalho de cada $ 1 gasto. Os fundos estão ou não estão sendo usados com eficiência. IDC > 1: Indica que o projeto está gastando menos do que o planejado. IDPR: Índice de Desempenho de Prazos VA/VP Estamos progredindo a (apenas) % da taxa planejada originalmente. IDPR > 1: Indica que o projeto está adiantado em relação ao cronograma. ENT: Estimativa no Término ONT/IDC Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo total do projeto? $ EPT: Estimativa para Terminar ENT-CR O quanto o projeto ainda custará? VNC: Variação na Conclusão ONT-ENT O quanto acima ou abaixo do orçamento estaremos ao final do projeto? 40

41 Exemplo 1: Você tem um projeto de construir uma cerca nova. A cerca tem quatro lados, conforme mostrado. A construção de cada lado deve levar um dia e o orçamento é $ por lado. O Planejamento determina que os lados sejam construídos um depois do outro. Hoje é o final do dia 3. Atividade Dia 1 Dia 2 Dia 3 Dia 4 Situação no fim do dia 3 Lado 1 I T Concluído, gasto de $ Lado 2 I TP ----T Concluído, gasto de $ Lado 3 IP--I TP 50% concluído, gasto de $ 600 Lado 4 IP TP Ainda não iniciado 41

42 Nome Cálculo Resposta Interpretação VP: Valor Planejado VA: Valor Agregado Deveríamos ter concluído $ de trabalho Na verdade, concluímos o equivalente a $ de trabalho CR: Custo Real Na verdade, gastamos $ ONT: Orçamento no Término O orçamento do nosso projeto é $ VC: Variação de Custos Estamos $ 300 acima do orçamento IDC: Índice de Desempenho de Custos 2500 / ,893 Só estamos obtendo 89 centavos de cada dólar que colocamos no projeto VPR: Variação de Prazos Estamos atrasados em relação ao cronograma IDPR: Índice de Desempenho de Prazos 2500/3000 0,833 Só estamos progredindo a 83% da taxa planejada ENT: Estimativa no Término 4000/0, EPT: Estimativa para Terminar VNC: Variação na Conclusão Neste momento, estimamos que o custo total do projeto será $4.479 Precisaremos gastar ainda $ 1679 para concluir o projeto Neste momento, esperamos estar $479 acima do orçamento quando o 42 projeto estiver concluído