GESTÃO DE PROJETOS Unidade 3 Gerenciamento de Escopo. Luiz Leão

Transcrição

1 Unidade 3 Gerenciamento de Escopo Luiz Leão luizleao@gmail.com

2 Conteúdo Programático Definição de escopo e gerenciamento de escopo Coleta de Requisitos Declaração de Escopo Restrições e Premissas Marcos Itens fora do escopo EAP Controle de Mudanças do escopo

3 Estrutura Analítica do Projeto EAP é um agrupamento orientado a produtos de elementos do projeto que organiza e define o escopo total do trabalho. Esta ferramenta deve ser orientada para produtos ou entregáveis Produtos, itens ou resultados tangíveis, mensuráveis e verificáveis que, obrigatoriamente, devem ser produzidos para que um projeto, ou parte dele, seja considerado concluído

4 Segundo o Practice Standard for Work Breakdown Structure, a EAP: Define a hierarquia dos deliverables - significa que a realização de um conjunto de elementos em um nível inferior produz o trabalho do nível superior imediatamente relacionado.

5 Segundo o Practice Standard for Work Breakdown Structure, a EAP: Auxilia na obtenção de todo o trabalho exigido para alcançar o objetivo final do projeto e os deliverables, portanto trabalho que não está na EAP é considerado trabalho não necessário ao projeto.

6 Segundo o Practice Standard for Work Breakdown Structure, a EAP: Fornece uma representação gráfica do escopo do projeto, permitindo a visualização de tudo o que deve ser feito.

7 Segundo o Practice Standard for Work Breakdown Structure, a EAP: Fornece uma estrutura para todos os deliverables durante todo o ciclo de vida do projeto. Fornece um meio para integrar e avaliar desempenho de prazo e custo.

8 Segundo o Practice Standard for Work Breakdown Structure, a EAP: Fornece uma associação entre escopo e os stakeholders responsáveis. Facilita o relato/análise do progresso do projeto e dados atualizados. Fornece uma estrutura para especificar os objetivos de desempenho do projeto.

9 Passos para a Elaboração de uma EAP 1) Colocar no 1º nível (nível 0) da EAP o nome do projeto. 2) Colocar no 2º nível (nível 1, também chamado de 1º nível de decomposição) as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto.

10 Passos para a Elaboração de uma EAP 3) Acrescentar um elemento, no segundo nível, para conter os deliverables necessários ao gerenciamento do projeto. O trabalho de gerenciamento deve ser previsto no escopo do projeto e, portanto, na EAP.

11 Passos para a Elaboração de uma EAP 4) Identificar os subprodutos necessários para que seja alcançado o sucesso do projeto em cada fase.

12 Passos para a Elaboração de uma EAP 5) Para cada subproduto, verificar se as estimativas de custo e tempo, a identificação de riscos e a atribuição de responsabilidade para a execução do mesmo, podem ser desenvolvidas neste nível de detalhe.

13 Continuação do passo 5 Se a resposta for negativa: decompor o elemento da EAP, subdividindo-o em componentes menores, mais manejáveis, até que os subprodutos estejam definidos em detalhe suficiente para suportar o desenvolvimento dos processos de gerenciamento do projeto (planejar, executar, controlar e encerrar)

14 Passos para a Elaboração de uma EAP 6) Rever e refinar a EAP até que o planejamento do projeto possa ser completado.

15 Passos para a Elaboração de uma EAP Os elementos dos níveis mais baixos da EAP (que não foram decompostos) são denominados pacotes de trabalho work packages) sendo a base lógica para a definição de atividades, designação de responsabilidades, estimativas de custos e planejamento de riscos.

16 EAP

17 EAP 0.0 Projeto Exemplo Gerência Aquisição de Recursos Desenvolvimento Integração Implantação Especificação de Requisitos Projeto 0.0 Projeto Exemplo 1.0 gerência 2.0 Aquisição de Recursos 3.0 Desenvolvimento 3.1 Especificação de Requisitos 3.2 Projeto 3.3 Codificação e Teste 4.0 Integração 5.0 Implantação Codificação e Teste

18 EAP

19 EAP no MS Project

20 Dicionário da EAP É o documento que define e/ou descreve o trabalho a ser realizado em cada elemento da EAP. Possui as descrições dos pacotes de trabalho podendo incluir outras informações de planejamento (prazos, riscos, orçamentos, qualidade e pessoal designado).

21 Criar EAP Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Desenvolver a Declaração Preliminar do Projeto Planejamento do Escopo Definição do Escopo Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Fatores Ambientais da Empresa Ativos de processos organizacionais Criar EAP Mudanças solicitadas Declaração do escopo do projeto, Estrutura analítica do projeto, Dicionário da EAP, Plano de Gerenciamento do escopo do projeto (atualizações), Linha de base do projeto Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Relatório de Desempenho Encerrar o Projeto Verificação do Escopo Controle do Escopo Controle Integrado de Mudanças

22 Dicionário EAP

23 Verificação do Escopo É o processo de obtenção da aprovação formal do escopo do projeto por parte de seus stakeholders. Deve ocorrer ao final de cada fase e do ciclo de vida do projeto a fim de revisar os deliverables entregues e os resultados do trabalho, garantindo que o trabalho foi realizado de maneira satisfatória.

24 Verificação do Escopo É feita por meio de inspeções ou auditorias que verificam os resultados do trabalho de forma a assegurar que eles foram completados, realizados correta e satisfatoriamente e estão conforme os requisitos definidos.

25 Verificação do Escopo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Desenvolver a Declaração Preliminar do Projeto Fatores Ambientais da Empresa Ativos de processos organizacionais Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criar EAP Verificação do Escopo Ações corretivas recomendadas Mudanças solicitadas Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Entregas aceitas Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Relatório de Desempenho Encerrar o Projeto Controle do Escopo Controle Integrado de Mudanças

26 Controle de Escopo O processo de gerenciamento de mudanças de escopo consiste em um conjunto de procedimentos para documentação, relato, análise, custeamento, aprovação e implementação das mudanças no projeto. Pode ser decomposto em três estágios: análise; identificação e correção.

27 Controle do Escopo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Desenvolver a Declaração Preliminar do Projeto Fatores Ambientais da Empresa Ativos de processos organizacionais Planejamento do Escopo Definição do Escopo Criar EAP Verificação do Escopo Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Relatório de Desempenho Entregas Informações sobre o desempenho do trabalho Relatórios de desempenho Mudanças solicitadas, Ações corretivas recomendadas, Plano de gerenciamento do projeto (atualizações), Declaração do escopo do projeto (atualizações), EAP (atualizações), Dicionário da EAP (atualizações), Linha de Base do Escopo (atualizações) Ativos de processos organizacionais (atualizações) Encerrar o Projeto Controle do Escopo Controle Integrado de Mudanças

28 Gerenciamento por Objetivos (Management by Objectives - MBO) É uma filosofia administrativa que preconiza que uma organização deve ser gerenciada por objetivos. É um gerenciamento proativo, orientado para resultados e focado em mudanças para melhorar a efetividade individual e organizacional.

29 10 Mandamentos da EAP 1 - Mandamento (Cobiçarás a EAP do próximo) Antes de iniciar a elaboração da EAP do seu projeto, verifique a estruturação de escopos de trabalhos semelhantes. Consulte outros projetos da empresa, literatura, entre outros. Aprender com o passado é uma habilidade importante e valorizada.

30 10 Mandamentos da EAP 2 - Mandamento (Explicarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento de projetos) Lembre-se: O subproduto que não estiver na EAP (WBS) não faz parte do escopo do projeto. É importante, dessa forma, não deixar nenhum de fora. Vale mencionar também que o conceito de subproduto inclui os serviços como teste, alinhamento, treinamento, instalação dentre outros. A EAP (WBS) não deve conter insumos/ recursos físicos a serem utilizados na geração dos subprodutos. Os custos de viagens, material, pessoal devem ser alocados ao elemento da EAP (WBS) para o qual eles contribuem.

31 10 Mandamentos da EAP 3 - Mandamento (Não usarás os nomes em vão) Não devem ser usados nomes vagos para os elementos da EAP. Não pode haver duvidas semânticas acerca dos subprodutos representados. Utilize termos concretos que representem subprodutos. Ex. ao invés de Elaborar o Manual do Equipamento opte por Manual do Equipamento

32 10 Mandamentos da EAP 4 - Mandamento (Guardarás todas as descrições dos pacotes de trabalho na EAP) Os pacotes de trabalhos devem ser claramente definidos no dicionário da WBS para que fique bem explicito o trabalho a ser realizado. O Dicionário da WBS é o documento que define e / ou descreve o trabalho a ser realizado em cada pacote de trabalho da WBS.

33 10 Mandamentos da EAP 5 Mandamento (Decomporás até o nível de detalhe (pacote de trabalho) que permita o planejamento e o controle do trabalho necessários para a entrega do subproduto). O planejamento e o controle incluem: escopo (verificação e controle de mudanças), tempo (definição das atividades), custos (planejamento de recursos, estimativa de custos e orçamento) e riscos (planejamento do risco)

34 10 Mandamentos da EAP 6 - Mandamento (Não decomporás em demasia, de forma que o custo, o tempo de planejamento e o controle não tragam o benefício correspondente). Planejar e controlar tem o seu custo/tempo necessários para o trabalho. Assim, decomponha de acordo com a sua necessidade para o projeto. Os fatores de riscos e os custos associados são determinantes do rigor a ser aplicado nos controles. Caso um projetos tenha produtos como altos níveis de incertezas (riscos altos) e custos elevados, os controles demandarão uma decomposição extremamente detalhada.

35 10 Mandamentos da EAP 7 - Mandamento (Honrarás o pai). Cada elemento da EAP deve ser componente do subproduto ao qual está subordinado (pai). Ex: O fato de um treinamento depender da disponibilidade de um manual do equipamento não quer dizer que a elaboração do manual faça parte deste mesmo treinamento.

36 10 Mandamentos da EAP 8 - Mandamento (Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos elementos componentes (filhos) corresponda ao subproduto do elemento pai). A soma dos subprodutos componentes dever ser equivalente ao subproduto que foi decomposto

37 10 Mandamentos da EAP 9 - Mandamento (Não decomporás em somente um subproduto). De acordo com o mandamento anterior, se um elemento tem somente um componente, ele é igual ao pai e, em assim sendo, por que representá-lo duas vezes?

38 10 Mandamentos da EAP 10 - Mandamento (Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de um subproduto). Não podemos ter um elemento (filho) como componente de mais de um subproduto (pai). Ex.: Considerando que para ministrarmos dois treinamentos utilizamos a mesma apostila, não devemos colocar a elaboração deste como subproduto dos dois treinamentos. É importante lembrar que podemos ter elementos com o mesmo nome compondo subprodutos diferentes, mas cada um com um significado específico.