Gerenciamento de Aquisições

Transcrição

1 Gerenciamento de Aquisições

2 Objetivo Compreender a importância de uma boa gestão de compras e contratos Conhecer os processos de gerenciamento de aquisições em projetos Conhecer alguns tipos de contratos e suas vantagens e desvantagens

3 Aquisições O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho

4 Ações Planejar aquisições Realizar aquisições Administrar as aquisições Encerrar as aquisições

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6 Processos Os processos envolvem contratos legais entre um comprador e fornecedor É responsabilidade da equipe de gerenciamento do projeto assegurar que todas as aquisições atendam às necessidades específicas do projeto e, ao mesmo tempo, cumpram as políticas de aquisição da organização.

7 Contratos Atentar para as políticas de compras da organização Buscar apoio com os especialistas em contratos, compras, aspectos jurídicos e disciplinas técnicas Elemento para identificar riscos

8 Aquisições Se a aquisição não for somente de materiais de prateleira, mercadorias ou produtos comuns, o fornecedor em geral vai gerenciar o trabalho como um projeto Neste capítulo a equipe do projeto é a compradora, e os fornecedores são organizações externas à equipe do projeto

9 Regras Gerais Os contratos exigem formalidade Todos os requisitos do produto e gerenciamento de projetos devem estar definidos no contrato Se não estiver no contrato, só poderá ser feito se uma solicitação de mudança for emitida Se estiver no contrato, deve ser feito

10 Regras Gerais As mudanças no contrato devem estar por escrito Os contratos devem ajudar a reduzir o risco do projeto Os contratos estabelecem uma relação legal A maioria dos governos apoia todos os contratos, fornecendo um sistema judicial para resolução de disputas

11 Função do Gerente de Contrato Conhecer o processo de aquisições Entender os termos e as condições do contrato Garantir que o contrato contenha todos os requisitos de gerenciamento de projeto considerados necessários, como comparecimento a reuniões, relatórios, ações e comunicações Identificar riscos e incorporar mitigação e alocação de riscos no contrato Ajudar a adaptar o contrato às necessidades exclusivas do projeto

12 Descentralização de Contratos Vantagens Acesso mais fácil aos conhecimentos sobre contratações, porque os especialistas em contratos estão na equipe Mais fidelidade ao projeto Experiência em contratações com mais foco Desvantagens Não há departamento funcional para qual a pessoa de contrato volte depois da conclusão do projeto Dificuldade para manter um alto nível de conhecimento sobre contratações na empresa Duplicação de conhecimentos e uso ineficiente dos recursos de contratações entre os projetos Pouca padronização das práticas de contratações de um projeto para o seguinte Tendência para não haver um caminho de carreira definido na profissão de contratações

13 Planejar as aquisições

14 Planejar as aquisições É o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial Quais produtos e serviços precisamos adquirir para este projeto?

15 Planejar

16 Planejar

17 Fazer ou Comprar? As economias de custos com a compra podem ser excedidas pelo custo de gerenciar as aquisições Um dos principais motivos para comprar é reduzir o risco para qualquer componente da restrição tripla

18 É melhor fazer Você tem uma fábrica ou força de trabalho ociosa Você quer manter o controle O trabalho envolve informações ou procedimentos proprietários

19 Exercício Você está tentando decidir entre locar ou comprar um item para o seu projeto. O custo diário da locação é $120. Para comprar o item, o custo do investimento é $ e o custo diário é $ 20. Quanto tempo será necessário para que o custo da locação seja igual ao custo da compra?

20 Exercício $ 120D = $ $20D $ 120D - $20D = $1.000 $100D = $1.000 D = 10 E então? Você compraria ou alugaria?

21 Resposta Se você acha que precisará do item durante mais de 10 dias, deve considerar a compra para reduzir o custo. Outras considerações: Grau de risco a ser aceito pela empresa Situação micro e macro da economia Evolução tecnológica Fluxo de caixa da empresa...

22 Tipo de Contrato O objetivo é obter uma distribuição razoável do risco entre o comprador e o fornecedor, e o maior incentivo para o desempenho eficiente e econômico do fornecedor Em geral existem 3 tipos de contratos: Custos reembolsáveis (CR) Tempo e material (T&M) Preço fixo (F)

23 Fatores que influenciam a decisão O quanto a declaração de trabalho do contrato é ou pode ser bem definida A quantidade ou frequência das mudanças esperadas após o início do projeto O nível de esforço e conhecimentos que o comprador pode dedicar a gerenciar o fornecedor Padrões do setor para o tipo de contrato usado Quantidade de competição no mercado Quantidade de risco

24 Custos reembolsáveis Os custos do fornecedor são reembolsados, acrescidos de um valor adicional Os custos são desconhecidos O comprador tem maior risco de custos O comprador sabe o que é necessário, mas não sabe como fazer O fornecedor descreverá o trabalho detalhado Projetos de P&D, TI,...

25 Modalidades de Custos Reembolsáveis Custo mais remuneração (CMR) ou Custo mais percentual do custo (CMPC) Normalmente os governos não o aceitam O comprador paga todos os custos e ainda um percentual de custo como remuneração Os fornecedores não são motivados a controlar os custos Ex. Contrato = Custo + 10% dos custos como remuneração

26 Modalidades de Custos Reembolsáveis Custo mais remuneração fixa (CMRF) O comprador paga todos os custos, mas a remuneração (lucro) é fixada em um valor monetários específico Ajuda a manter os custos do fornecedor sob controle A remuneração só é alterada com pedidos de mudanças aprovadas Ex. Contrato = Custo + remuneração de $

27 Modalidades de Custos Reembolsáveis Custo mais remuneração de incentivo (CMRI) Este tipo paga todos os custos e uma remuneração acordada, acrescida de um bônus por superação dos objetivos de desempenho definidos no contrato Custo mais remuneração de prêmio (CMRP) Este tipo paga todos os custos e uma proporção de bônus com base no desempenho Semelhante ao CMRI, exceto que o montante do prêmio é determinado com antecedência e distribuição proporcionalmente dependendo do desempenho

28 Custos Reembolsáveis Vantagens Declaração mais simples do trabalho do contrato Em geral, exige menos trabalho para escrever o escopo do que o preço fixo Em geral, o custo é inferior ao preço fixo, porque o fornecedor não precisa fazer acréscimos para compensar os riscos Desvantagens Exige auditoria das faturas dos fornecedores Requer que o comprador tenha mais trabalho para gerenciar Em geral, o fornecedor só tem um incentivo moderado para controlar os custos O preço total é desconhecido

29 Tempo e Material Geralmente usado para valores e períodos reduzidos O preço do contrato baseia-se em um custo por hora ou por item e tem elementos de um contrato de preço fixo e um contrato de custos reembolsáveis Ex. Contrato = $ 100 por hora + despesas ou materiais ao preço do custo Ex. $5 por metro linear de madeira

30 Tempo e Material Vantagens Rápido de criar A duração do contrato é breve É uma boa opção quando você está contratando braços ou pessoas para aumentar sua equipe Desvantagens O lucro está incluído em todas as horas cobradas O fornecedor não tem incentivos para controlar os custos Só é apropriado para projetos pequenos Exige mais supervisão de rotina de comprador

31 Preço Fixo, Preço Global, Preço Fixo Garantido Tipo de contrato mais comum no mundo Um preço é acordado para todo o trabalho O comprador tem o menor risco de custos, desde que o escopo seja completamente definido O fornecedor tem o maior risco de custos Ex. Contrato = $

32 Modalidades de Preço Fixo PFRI (reajuste de incentivo) Ex. Contrato = $ Para cada mês em que o projeto termine antes do prazo, $ adicionais serão pagos ao fornecedor PFAEP (ajuste econômico do preço) Ex. Contrato = $ , mas um aumento de preço será permitido no segundo ano para compensar aumentos nos custos de materiais específicos

33 Preço Fixo Vantagens Menos trabalho para ser gerenciado pelo comprador O fornecedor tem um incentivo forte para controlar os custos As empresas tem experiência com esse tipo O comprador sabe o preço total no início do projeto Desvantagens O fornecedor pode subestimar o preço do trabalho e tentar obter lucros com solicitações de mudanças O fornecedor pode não concluir parte da declaração do trabalho do contrato se começar a perder dinheiro Mais trabalho para que o comprador escreva a declaração do trabalho do contrato Pode ser mais caro do que CR se a declaração do trabalho do contrato estiver incompleta: o fornecedor precisar aumentar o preço para compensar o aumento do risco

34 Realizar as Aquisições

35 Realizar as aquisições É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. Nesse processo a equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados para realizar o trabalho

36 Realizar as aquisições

37 Realizar as aquisições

38 Ferramentas e Técnicas Reuniões com licitantes Técnicas de avaliação de propostas Estimativas independentes Opinião especializada Publicidade Pesquisa na Internet Negociações de aquisição

39 Saídas Fornecedores selecionados Adjudicação do contrato de aquisição

40 Selecionar Fornecedores Receber e analisar as propostas, e selecionar um fornecedor; Aplicar os critérios de avaliação de capacidade identificados no plano de aquisições O fornecedor escolhido pode com base nos métodos: Ser solicitado a assinar um contrato padrão; Ser solicitado a fazer uma apresentação e, se tudo funcionar, passar para as negociações; Os fornecedores podem ser solicitados a fazer apresentações e o selecionado passar para as negociações; O comprador pode negociar com um ou mais fornecedores.

41 Modelo

42 Negociação Objetivos: Obter um preço justo e razoável Desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor Táticas de Negociação Ataques Se você não está ciente dos detalhes da sua própria empresa, talvez fosse melhor sair do negócio! Insultos pessoais Se você não entende o que está fazendo, deveria tentar encontrar outro emprego!

43 Táticas Prazo O nosso voo sai hoje às 5 da tarde e nós precisamos concluir as negociações antes disso. Mentir Não dizer a verdade. Isso pode ser óbvio ou dissimulado Autoridade limitada Eu não posso aprovar uma redução de seis meses no cronograma. Só fui autorizado a oferecer três meses. Pessoa ausente Só o meu chefe pode aprovar essa solicitação e ele não está aqui. Por que não concordamos em fazer somente? Eu posso aprovar.

44 Administrar Aquisições

45 Administrar aquisições É o processo de gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer mudanças e correções conforme necessário.

46 Administrar Aquisições

47 Administrar Aquisições

48 Ações Revisar faturas Concluir o controle integrado de mudanças Documentação Fazer e gerenciar as mudanças Autorizar pagamentos Interpretar o que o contrato significa Solucionar controvérsias Realizar reuniões Comunicar o desempenho

49 Ações Garantir que somente pessoas autorizadas se comuniquem com o fornecedor Trabalhar com o gerente de contratos para gerenciar as mudanças e a conformidade com o contrato Analisar as reclamações Controlar a qualidade Verificar o escopo Identificar riscos Monitorar e controlar os riscos Divulgas as mudanças para as partes apropriadas...

50 Ações para custos reembolsáveis Certifique-se de que todos os custos cobrados sejam aplicáveis ao projeto Audite todas as faturas Certifique-se de que o trabalho do fornecedor esteja progredindo com eficácia Esteja atento ao deslocamento de recursos em relação à proposta original (pessoas mais experientes propostas e menos experientes usadas, mas cobradas a um valor mais elevado) Esteja atento ao acréscimo pelo fornecedor de recursos que não agregam valor ou não realizam trabalho real Esteja atento a cobranças do fornecedor que não constavam no plano original Estime novamente o custo do projeto

51 Ações para tempo e material Oriente o fornecedor no dia-a-dia Tente obter entregas concretas Certifique-se de que a duração do projeto não seja prorrogada Certifique-se de que o número de horas dedicadas ao trabalho seja razoável Procure identificar situações em que trocar para outra forma de contrato faz sentido (você determina a declaração do trabalho do contrato com um contrato de T&M e depois muda para um contrato de preço fixo para a realização do projeto)

52 Ações para Preço Fixo Esteja atento a uma redução do escopo pelo fornecedor Esteja atento a uma redução da qualidade pelo fornecedor Esteja atento à cobrança pelo fornecedor de custos ainda não incorridos (a não ser que o contrato permita) Esteja atento a solicitações de mudança com preços excessivos Procure identificar equívocos no entendimento do escopo

53 Avaliação do Desempenho do Fornecedor Reunião onde todos os dados disponíveis são reunidos para ver se o fornecedor está cumprindo os requisitos O objetivo é identificar e recomendar ações corretivas e preventivas necessárias, e solicitar mudanças formais

54 Administração de Reclamações Pode ser uma alegação de que o comprador fez algo que prejudicou o fornecedor e o fornecedor está solicitando uma compensação É uma forma de solicitação de mudanças do fornecedor Imagine trabalhar com um contrato de preço fixo e escopo incompleto

55 Encerrar Aquisições

56 Encerrar Aquisições É o processo de finalização de cada aquisição do projeto. O encerramento é feito quando: Um contrato termina Um contrato é rescindido antes que o trabalho seja concluído

57 Encerrar Aquisições

58 Encerrar Aquisições

59 Durante o Encerramento Verificação do produto Encerramento financeiro Atualizar os registros no sistema de gerenciamento de registros Relatórios de desempenho finais do contrato Arquivo do contrato Auditorias de aquisições Lições aprendidas Aceitação formal e encerramento