Administração de Projetos

Transcrição

1 Administração de Projetos gerenciamento dos custos Prof. Robson Almeida

2 Gerenciamento dos Custos Inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado

3 Processos Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 7.1 Planejar o Gerenciamento dos custos 7.4 Controlar os custos 7.2 Estimar os custos 7.3 Determinar o orçamento

4 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 7.1 Planejar o gerenciamento dos custos Processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle de custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.

5 7.1 Planejar o gerenciamento dos custos Entradas Plano de gerenciamento do projeto Linha de base de escopo Linha de base do cronograma Outras informações Termo de abertura do projeto Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

6 7.1 Planejar o gerenciamento dos custos Ferramentas e técnicas Opinião especializada Técnicas analíticas Reuniões

7 7.1 Planejar o gerenciamento dos custos Saídas Plano de gerenciamento dos custos

8 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 7.2 Estimar os custos Processo de desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto

9 7.2 Estimar os custos Entradas Plano de gerenciamento dos custos Plano de gerenciamento dos recursos humanos Linha de base de escopo Cronograma do Projeto Registro dos Riscos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

10 7.2 Estimar os custos Linha de Base do Escopo Estimativas baseadas na EAP, no dicionário da EAP e Declaração do escopo. na Estimativas elaboradas (preferencialmente) pela pessoa que fará o trabalho As estimativas são mais exatas se componentes de trabalho menores forem estimados

11 7.2 Estimar os custos Cronograma É uma das principais entradas pois contém o tipo e a quantidade de recursos necessários para concluir o trabalho.

12 7.2 Estimar os custos Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos (Pool de Recursos) Contém os recursos disponíveis ou os recursos designados e suas faixas de remuneração. Colaborador Função Valor/hora Carlos GP R$ 100,00 José Webdesigner R$ 20,00 Joaquim Desenvolvedor R$ 30,00 Pedro DBA R$ 25,00 Zulmira Tester R$ 15,00

13 7.2 Estimar os custos É importante incluir verba para riscos Registro de Riscos A lista dos riscos identificados é fundamental

14 7.2 Estimar os custos Variáveis Fixos Tipos de Custos Diretos Indiretos

15 7.2 Estimar os custos Ferramentas e técnicas Opinião especializada Estimativa análoga Estimativa paramétrica Estimativas bottom-up Estimativas de três pontos Análise de reservas Custo da qualidade (CDQ) Software de gerenciamento de projetos Análise de proposta de fornecedor Técnicas de tomada de decisão em grupo

16 7.2 Estimar os custos Estimativa bottom-up É realizada para cada pacote de trabalho, agregando em uma estimativa geral do projeto. Projeto Total R$ Fase 1 Sub-total R$ Fase 2 Sub-total R$ Pacote detrabalho1 R$ Pacote de Trabalho2 R$ Pacote de Trabalho3 R$ 3.000

17 7.2 Estimar os custos Estimativa: avaliação quantitativa dos custos prováveis dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. Pode ser detalhada ou sumarizada Pode resultar em mudanças (nas várias partes do plano de gerenciamento) para reduzir os custos do projeto. Atualizações do plano de gerenciamento de custos.

18 7.2 Estimar os custos Software de gerenciamento de projetos: qualquer software que ajude a acelerar os cálculos Como determinar os valores de custo dos recursos: pode envolver um levantamento de preços de consultores, prestadores de serviços e fornecedores Análise das reservas: garante que as estimativas para atividades individuais não sejam aumentadas com reservas não identificadas Custo da qualidade: deve ser adicionado ao projeto

19 7.2 Estimar os custos Saídas Estimativas de custos das atividades Bases das estimativas Atualizações nos documentos do projeto

20 Questão 1 Um certo projeto na área da construção civil exige que todos os trabalhadores tenham seguro no local de trabalho. Qual das seguintes entradas melhor informa sobra esta exigência para o processo de estimativa do custo, de forma que este seguro seja adequadamente estimado e posteriormente contemplado no orçamento? a. Fatores ambientais da empresa. b. Ativos de processos organizacionais. c. Linha de base do escopo. d. Registro de riscos.

21 Questão 2 É correto afirmar sobre as estimativas paramétricas: a. não é uma estimativa precisa. b. utiliza relações estatísticas. c. não tem pilar em informações históricas. d. é a menos dispendiosa

22 Questão 3 A estimativa de custo análoga. a. é geralmente precisa b. é geralmente imprecisa c. utiliza relações estatísticas entre dados históricos e outras variáveis d. é uma estimativa de baixo para cima (bottom-up)

23 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 7.3 Determinar o orçamento É o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de custos.

24 7.3 Determinar o orçamento Entradas Plano de gerenciamento dos custos Linha de base do escopo Estimativas de custos das atividades Base das estimativas Cronograma do projeto Calendários de recursos Registro dos riscos Acordos Ativos de processos organizacionais

25 7.3 Determinar o orçamento Ferramentas e técnicas Agregação de custos Análise das reservas Opinião especializada Relações históricas Reconciliação dos limites de recursos financeiros

26 7.3 Determinar o orçamento Agregação de custos É a compilação das estimativas de custos individuais dos pacotes de trabalho em seus níveis superiores até se consolidar o valor total do projeto. = Projeto Total R$ Fase 1 Sub-total R$ Fase 2 Sub-total R$ Pacote detrabalho1 + Pacote de Trabalho2 Pacote de Trabalho3 R$ R$ R$ 3.000

27 7.3 Determinar o orçamento Análise das Reservas Reserva de gerenciamento: quantidade adicional de fundos para cobrir riscos imprevistos ou mudanças não planejadas no projeto. Reserva de contingência: corresponde aos riscos que restam após o planejamento das respostas a riscos.

28 7.3 Determinar o orçamento Saídas Linha de base dos custos Requisitos de recursos financeiros do projeto Atualizações nos documentos do projeto

29 7.3 Determinar o orçamento É um orçamento dividido em fases usado como base em relação à qual será medido, monitorado e controlado o desempenho de custos geral no projeto. Linha de base dos custos

30 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 7.4 Controlar os custos É o processo de monitoramento do progresso para atualização do orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de custos

31 Questão 4 Em que processo é identificado a reserva de contingência gerencial? a. Estimar as durações das atividades. b. Estimar os custos. c. Determinar o orçamento d. Estimar os recursos das atividades.

32 7.4 Controlar os custos Uma parte importante do controle de custos é medir, para ver se há variações, e depois decidir se essas variações exigem a recomendação de ações corretivas.

33 7.4 Controlar os custos Entradas Plano de gerenciamento do projeto Requisitos de recursos financeiros do projeto Dados de desempenho do trabalho Ativos de processos organizacionais

34 7.4 Controlar os custos Ferramentas e técnicas Gerenciamento do Valor Agregado Previsão Índice desempenho para término (IDPT) Análise de desempenho Software de gerenciamento de projetos Análise de reservas

35 7.4 Controlar os custos Técnica de Valor Agregado É um método para medir o desempenho do projeto em relação à linha de base do projeto.

36 7.4 Controlar os custos Sigla Termo Interpretação VP Valor Planejado Qual é o valor ($) estimado do trabalho planejado? VA Valor Agregado Qual é o valor ($) estimado do trabalho efetivamente realizado? CR Custo Real Qual é o custo real incorrido para o trabalho realizado? ONT Orçamento no Término Quanto orçamos para o esforço total do projeto? ENT EPT VNT Estimativa no Término (ONT-VC) Estimativa Para Terminar (ENT-CR) Variação No Término (ONT-ENT) Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo total do projeto? Mostra quanto falta para acabar o projeto, considerando o orçamento projetado menos o curto real Calcula qual a diferença entre o orçamento inicial e projetado

37 7.4 Controlar os custos Sigla Termo Interpretação IDP IDC IDPT Índice de Desempenho de Prazo (VA/VP) Índice de Desempenho de Custos (VA/CR) Índice de Desempenho Para Término (ONT-VA)/(ONT-CR) Qual a velocidade do projeto? > 1 = folga < 1 = atraso Proporção entre o trabalho efetivamente realizado (VA) e seus custos reais (CR) Calcula a velocidade que se deve manter para alcançar o planejamento do projeto. VPR Variação de Prazo (VA-VP) Quanto foi realizado (VA) Quanto deveria ter sido realizado (VP) VC Variação de Custo (VA-CR) Quanto foi efetivamente realizado (VA) Quanto foi gasto (CR). > 0 = sobras < 0 = faltas

38 7.4 Controlar os custos Exemplo: Construção de uma cerca O projeto prevê a construção de uma cerca com 4 lados, onde cada lado leva um dia para ser construído e custa R$ Hoje é o fim do dia 3 e a situação é a seguinte: - Lado1: concluído no tempo previsto por R$ Lado2: concluído com atraso por R$ Lado3: 50% concluído por R$ Lado4: não iniciado

39 7.4 Controlar os custos VP - Valor Planejado Representa o valor estimado do trabalho planejado, ou seja, quanto deveria ter sido concluído até hoje. No exemplo deveríamos ter concluído 3 lados da cerca até o final do terceiro dia. VP = = 3.000

40 7.4 Controlar os custos VA Valor Agregado Representa o valor estimado do trabalho efetivamente realizado, ou seja, o valor do que foi realizado do escopo até hoje. No exemplo se cada lado custa R$ e foram construídos 2,5 lados, então temos R$ VA = = 2.500

41 7.4 Controlar os custos CR Custo Real Representa o custo real incorrido para o trabalho realizado, ou seja, o custo acumulado até hoje. No exemplo o custo acumulado foi de R$ CR = = 2.800

42 Questão 5 Quando o valor agregado é igual ao custo real: a. o índice de desempenho de prazos é igual a 1. b. o projeto está no prazo e no orçamento. c. não há variação no cronograma. d. não há variação no custo.

43 7.4 Controlar os custos ONT Orçamento No Término Representa o custo orçado para o esforço total do projeto, ou seja, o valor do orçamento. No exemplo o orçamento total do projeto foi de R$ ONT = = 4.000

44 7.4 Controlar os custos Variação de Custos [VC=VA-CR] Representa variação dos custos, ou seja, se for negativa indica que está acima do orçamento e se for positiva indica que está abaixo do orçamento. No exemplo a variação foi negativa (R$ 300) acima do orçamento. VC = = -300

45 7.4 Controlar os custos Variação de Prazos [VPR = VA-VP] Representa variação de prazos, ou seja, se for negativa indica que está atrasado em relação ao cronograma e se for positiva indica que está adiantado em relação ao cronograma. No exemplo a variação foi negativa (R$ 500) de atraso em relação ao cronograma VP = = -500

46 7.4 Controlar os custos Índice de Desempenho de Custos [IDC = VA / CR] Representa o valor obtido equivalente em trabalho para cada R$ 1 investido, ou seja, indica a eficiência com que os fundos estão sendo investidos. No exemplo a variação foi menor que 1, indicando que se obtém R$ 0,89 de cada real investido. IDC = / 2.800= 0,893

47 7.4 Controlar os custos Índice de Desempenho de Prazos [IDP = VA / VP] Representa o percentual de progressão em relação à taxa planejada originalmente (velocidade do projeto). Se o valor for acima de 1 está sobrando tempo. Valor menor que 1 está faltando tempo. No exemplo a variação foi menor que 1, indicando que um progresso de 83% do que foi previsto. IDP = / 3.000= 0,833

48 7.4 Controlar os custos Estimativa No Término [ENT = ONT / IDC] Representa a previsão para o custo total ao término do projeto. Há várias fórmulas sendo que esta fórmula é solicitada com mais frequência no exame. No exemplo a previsão do custo acumulado ao final do projeto é de R$ ENT = / 0,893 = 4.479

49 7.4 Controlar os custos Estimativa Para Terminar [EPT = ENT - CR] Representa o quanto ainda falta investir no projeto até sua conclusão considerando a previsão atual menos os custos já realizados. No exemplo ainda falta investir R$ no projeto. EPT = = 1.679

50 7.4 Controlar os custos Variação No Término [VNT = ONT - ENT] Representa o quanto acima ou abaixo do orçamento os custos estarão no final do projeto. No exemplo a previsão é que o orçamento seja estourado em (R$ 479). VNC = = -479

51 7.4 Controlar os custos O projeto não está cumprindo o cronograma e prevê um estouro no orçamento.

52 7.4 Controlar os custos Saídas Informações sobre o desempenho do trabalho Previsões de custos Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais

53 7.4 Controlar custos O VA é importante! Observe que o VA vem primeiro em todas as fórmulas em que participa: se existe uma variação, a fórmula é VA menos algo; se é um índice, é VA dividido por algo; se a fórmula refere-se ao custo, use CR; se a fórmula refere-se ao prazo, use VP;

54 Cofres de porquinhos Você irá produzir 50 cofres em forma de porquinhos no período de 10 dias. Cada cofre custa 15 reais para ser produzido. No oitavo dia, você faz uma reunião de status e percebe que concluiu 16 cofres e gastou 400 reais. Qual a situação do projeto? Prédio de 25 andares Você construindo um prédio de 25 andares em um prédio de classe média. Cada andar custa exatamente para ser construído, mais os custos de fundação na ordem de 400 mil (gasto no primeiro mês de obra) e a cobertura, que no total irá custar O prazo da Obra é de 10 meses e não pode haver erros! No quinto mês, você resolve fazer uma análise de valor agregado para verificar a situação do projeto. Foram construídos exatamente 17 andares no total até agora, consumiu-se uma verba de reais. Sabe-se que houve problemas na fundação relacionados a locação de máquinas, que acarretaram reais de custo à ela. Qual a situação atual do projeto? Fonte: blog Gestão de Projetos na Prática (Eli Rodrigues)