MBA em Gestão de Projetos Gestão do Tempo do Projeto Sequenciamento/ Estimativa de Recursos e Duração das Atividades Luciano Frontino de Medeiros

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1 Projeto Curso Disciplina Tema Professor Pós-graduação MBA em Gestão de Projetos Gestão do Tempo do Projeto Sequenciamento/ Estimativa de Recursos e Duração das Atividades Luciano Frontino de Medeiros Introdução Neste tema, você verá os três processos do gerenciamento do prazo do projeto: sequenciamento de atividades, estimativa de recursos e estimativa de duração. Em cada um, são descritas as entradas, as ferramentas e técnicas e as saídas. Bons estudos! Acesse o material on-line e assista à videoaula do professor Luciano. Ele vai mostrar os conteúdos que serão trabalhados neste encontro. Sequenciamento de Atividades O sequenciamento das atividades envolve a identificação e documentação dos relacionamentos lógicos entre as atividades do cronograma (item 6.1). As atividades podem ser sequenciadas de forma lógica, utilizando as relações de precedência adequadas, podendo ser consideradas também antecipações e atrasos para apoio a um cronograma mais realista (PMBOK, 2008). Ele pode ser realizado basicamente de três maneiras: utilizando-se um software de gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project; por meio de técnicas manuais ou, ainda, empregando abordagens híbridas com técnicas manuais e automatizadas. 1

2 Entradas O sequenciamento de atividades tem como entradas os seguintes itens: 1. Declaração do escopo do projeto: de acordo com a seção 6.1, refere-se à descrição do escopo do produto, incluindo as características que geralmente impactam no sequenciamento de atividades. Por exemplo, o layout físico de uma nova fábrica ou interfaces entre subsistemas de um projeto de software; 5. Lista de atividades: conforme a descrição da atividade (item 6.1.1); Atributos da atividade: conforme a descrição da atividade (Item 6.1.2); Lista de marcos: conforme a descrição da atividade (item 6.1.3); Solicitações de mudanças aprovadas: de acordo com o gerenciamento da integração do projeto (item 1.4). Ferramentas e Técnicas A seguir são descritos as técnicas e ferramentas para o sequenciamento de atividades: 1. Método do Diagrama de Precedência (MDP) Trata-se de um método de construção de um diagrama de rede que utiliza caixas ou retângulos, denominados nós, representando as atividades e conectando-os por setas que mostram, por sua vez, as dependências de uma atividade por outra, como você pode ver na figura a seguir. Este método é utilizado pela maior parte dos pacotes de softwares de gerenciamento de projetos. Veja um exemplo a seguir: 2

3 O MDP tem quatro tipos de dependências (relações de precedência): Término para início: iniciação da atividade sucessora depende do término da atividade predecessora. Término para término: término da atividade sucessora depende do término da atividade predecessora. Início para início: iniciação da atividade sucessora depende da iniciação da atividade predecessora. Início para término: término da atividade sucessora depende da iniciação da atividade predecessora. Método do Diagrama de Setas (MDS) Trata-se de um método para construção de um diagrama de rede para o cronograma do projeto que utiliza setas para representação das atividades e 3

4 faz a conexão nos nós para mostrar suas dependências. Enquanto o MDP é baseado na atividade no nó, o MDS usa a técnica com a atividade na seta. É menos adotada na teoria de rede de cronograma que o MDP. No MDS, é necessário representar atividades fantasmas, que são aquelas com duração nula, porém necessárias para identificar que uma atividade sucessora necessita aguardar a conclusão de mais de uma atividade precedente para ser executada (no caso da figura 5.2, a atividade F necessita da conclusão das atividades A e K, além da atividade H ). Veja um exemplo de diagrama de setas na figura a seguir. Modelos de rede do cronograma Fonte: PMBOK (2008). O uso de modelos de diagramas de rede de cronogramas padronizados facilita a preparação das atividades do cronograma do projeto. É comum denominar as partes de um diagrama de rede de sub-redes ou fragmentos de 4

5 rede, sendo úteis nos casos em que são necessárias várias entregas idênticas. Por exemplo: pisos em edifício comercial, módulos de programa de um projeto de software e estudos de viabilidade em um projeto ambiental. Determinação da dependência Existem três tipos de sequência das atividades: Obrigatórias: são as inerentes à natureza do trabalho que está sendo realizado. Arbitradas: normalmente são estabelecidas com base no conhecimento das melhores práticas. Atividades que inicialmente estejam em sequência podem ser antecipadas e executadas em paralelo, dependendo da experiência de projetos anteriores ou da característica do próprio projeto. Externas: são as que envolvem um relacionamento entre as atividades do projeto e as atividades que não são do projeto. 5. Aplicação de antecipações e atrasos A equipe de gerenciamento pode exigir antecipação ou atraso para definição de um relacionamento lógico de uma atividade. Antecipações permitem acelerar a atividade sucessora e um atraso pode levar a um retardo da atividade sucessora. Saídas O sequenciamento de atividades tem como saídas os seguintes itens: 1. Diagrama de rede do cronograma do projeto. Lista de atividades (atualizações). Atributos da atividade (atualizações). 5

6 Mudanças solicitadas. Acesse o material on-line e assista à videoaula do professor Luciano. Ele vai mostrar como deve acontecer o sequenciamento das atividades. Estimativa de Recursos da Atividade Este item envolve a determinação dos recursos (ou seja, pessoas, equipamentos e materiais), bem como a quantidade a ser utilizada e em que tempo tais recursos estarão disponíveis para realização das atividades do projeto. Há uma coordenação bastante próxima com o processo Estimativa de Custos (referente à seção 7.1). Por exemplo, uma equipe de design de software precisa estar familiarizada com as técnicas e ferramentas mais recentes para a construção de homepages. Certos conhecimentos podem ser obtidos mediante consultoria ou participação de um designer em seminários ou congressos. Entradas As entradas para este processo são: 1. Fatores ambientais da empresa (seção 1.1.3) Ativos de processos organizacionais (seção 1.1.4). Lista de atividades (seção 6.1.1). Atributos da atividade (seção 6.1.2). Disponibilidade de recursos (seção 9.2 e 14). Plano de gerenciamento do projeto (seção 3). Ferramentas e técnicas Quanto às ferramentas e técnicas: 6

7 1. 5. Opinião especializada; Análise de alternativas (seção 11.3); Dados publicados para auxílio a estimativas; Software de gerenciamento de projetos; Estimativa bottom-up : as atividades do cronograma são divididas em subpartes e as estimativas de recursos são feitas para cada subparte para depois indicarem qual a necessidade geral para a atividade. Saídas Quanto às saídas deste processo: 1. Recursos necessários para a atividade (seção 6.5); 5. Atributos da atividade (atualizações) (seção 6.3); Estrutura analítica dos recursos (EAR): refere-se à estrutura hierárquica dos recursos a serem utilizados para o desenvolvimento das atividades do cronograma; Calendário de recursos (atualizações); Mudanças solicitadas (seção 6). Acesse o material on-line e assista à videoaula do professor Luciano. Ele vai mostrar como deve acontecer a estimativa de recursos da atividade. Estimativa de Duração da Atividade A estimativa de duração das atividades do cronograma utiliza informações tais como escopo, tipos de recursos necessários, estimativas das quantidades de recursos e calendários com sua disponibilidade. A estimativa deve ser progressivamente elaborada, considerando a 7

8 qualidade e a disponibilidade dos dados de entrada. Como exemplo, à medida que o departamento de engenharia de produto e as atividades de design vão se desenvolvendo, obtém-se maior precisão e detalhamento dos dados e a tendência de exatidão das estimativas de duração aumenta. Dessa forma, a estimativa de duração requer que a quantidade de esforço de trabalho necessário para o término da atividade do cronograma seja estimada, bem como a quantidade de recursos que foram previstos e o número de períodos de trabalho necessário para terminar a atividade do cronograma seja determinado. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos para elaboração dos cronogramas atende a este processo utilizando um calendário de projeto e um de recursos de período de trabalho alternativo que, de maneira geral, é identificado pelos recursos que exigem períodos de trabalho específicos. Entradas As entradas para este processo são: 1. Fatores ambientais da empresa: bancos de dados de referência ou dados históricos; Ativos de processos organizacionais (seção 1.1.4): que podem subsidiar a estimativa de duração de tarefas relativas ao projeto; Declaração do escopo do projeto (seção 5.1); Lista de atividades (seção 6.1.1); Atributos da atividade (seção 6.1.2); Recursos necessários para a atividade (seção 6.1); Calendário de recurso (seção 6.3): inclui a disponibilidade, capacidade e habilidade dos recursos humanos (seção 9.2), bem como dos equipamentos e do material (seção 14); 8

9 8. Plano de gerenciamento do projeto (seção 11.2 a 11.6). Com relação ao plano de gerenciamento do projeto, são previstos ainda o registro de riscos (seção 11.2 a 11.6) e a estimativa de custos da atividade (seção 7.1). Ferramentas e técnicas Quanto às ferramentas e técnicas, temos: 1. Opinião especializada; 5. Estimativa análoga: significa usar a duração real da atividade anterior semelhante do cronograma como base para a estimativa da duração de uma atividade futura; Estimativa paramétrica: pode ser determinada quantitativamente, multiplicando-se a quantidade de trabalho a ser realizado; Estimativa de três pontos: considera-se o total de risco da estimativa original, baseando-se na determinação da estimativa mais provável, a otimista e a pessimista; Análise das reservas: reservas para contingências previstas para cada estimativa. Saídas Quanto às saídas para este processo, temos: 1. Estimativas de duração da atividade; Atributos da atividade (atualizações). As estimativas de duração da atividade incluem alguma indicação da faixa de resultados possíveis. Por exemplo, 1 semana ± 1 dia indicando que a atividade terá uma duração de pelo menos 4 dias e não mais que 6 dias, considerando-se a semana de trabalho de cinco dias. É possível ainda determinar 10% de probabilidade de exceder duas semanas para indicar uma 9

10 alta probabilidade (90%) da duração da atividade do cronograma ser de duas semanas ou menos. A duração total do projeto é calculada como uma saída do processo Desenvolvimento do cronograma (seção 6.5). Acesse o material on-line, assista à videoaula do professor Luciano e tenha mais informações a respeito da duração das atividades. Síntese Neste tema, você viu os três processos do gerenciamento do prazo do projeto (sequenciamento de atividades, estimativa de recursos e estimativa de duração) e pode conhecer cada um dos processos executados no momento das entradas e saídas, além de entender as ferramentas e técnicas essenciais neste processo. 10

11 Referências PMBOK : A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 4 th ed Project Management Institute, 14 Campus Blvd., Newtown Square, PA USA. Guia PMBOK : Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos Project Management Institute, 14 Campus Blvd., Newtown Square, PA USA. 11

12 Atividades Analise o estudo de caso a seguir e depois responda às questões, assinalando a alternativa correta. Em um projeto para trocar um piso domiciliar (ou mesmo industrial), quais são as atividades que precisam ser consideradas? Primeiramente, é necessário considerar um momento anterior à troca propriamente dita. Assim, podemos imaginar este projeto dividido em duas fases: uma de preparação e outra de execução. Opiniões especializadas e experiência de projetos anteriores podem levar à seguinte definição de atividades para este projeto: 1. Fase de preparação 1.1. Definição da área e materiais necessários 1. Contratação de operários 1. Escolha do tipo de piso 1. Compra do piso e materiais diversos 1.5. Entrega do piso e materiais diversos Fase de execução 1. Retirada do piso atual Preparação e nivelamento Colocação do novo piso Rejunte e limpeza 5. Aprovação e liberação Utilizando o método do diagrama de precedência, podemos dispor as atividades considerando a seguinte combinação: 12

13 As três primeiras atividades da fase de preparação poderiam estar em sequência, mas por decisão e experiência do gerente, estão dispostas de forma paralela. A seguir, todas as atividades precisam acontecer em sequência até a última. A estimativa de duração do projeto levou em consideração também as opiniões especializadas. Abaixo, estão listadas as durações de cada atividade de acordo com as fases: 13

14 A relação a seguir mostra os recursos a serem utilizados, baseados na estimativa feita pelo mestre de obras: Inicialmente foi considerado para a atividade 3 uma estimativa de 2 dias para a execução da tarefa. Uma atualização desta estimativa foi feita baseando-se na média de rendimento de cada operário em um período de 6 horas (referentes a um dia de trabalho), que é 40 metros quadrados de piso. Considerando-se 180 metros quadrados, chega-se a 2,25 dias, arredondandose por fim para 3 dias. Por questões de contingenciamento, a contratação de operários (1.2) foi aumentada de 2 para 3 devido à dificuldade de se encontrar mão de obra disponível para realizar o acabamento. Para a entrega do piso (atividade 1.5), considerou-se a estimativa com maior probabilidade a que está na lista (8 dias), mas o mestre de obras considerou que na melhor das hipóteses poderia chegar em 6 dias, e na pior em 10 dias, devendo esta estimativa ser considerada no cronograma. Ao final do planejamento, o mestre de obras considerou atualizar a 14

15 necessidade do item 2 da lista de recursos (cimento) de 6 para 8 sacos, após análise da fundação do piso atual. 1. Com relação ao estudo de caso, verifique se seguintes proposições são verdadeiras ou falsas e depois marque a alternativa correta: I. No método do diagrama de precedência, é utilizada a técnica que representa a atividade na seta. II. As atividades e 3 indicam uma relação de precedência de término para início. III. As atividades 1.e 1.5 indicam uma relação de precedência de início para término. IV. Para representar a sequência utilizando MDS, seriam necessárias duas atividades fantasmas envolvendo a representação das atividades 1.1, 1.2, 1.3 e 1. a. Somente a proposição III é falsa. b. Somente a proposição II é verdadeira. c. As proposições I e II são verdadeiras. d. Somente a proposição I é falsa. Com relação ao diagrama de precedência do estudo de caso, podemos identificar: a. 10 atividades e 13 dependências lógicas. b. 13 atividades e 10 dependências lógicas. c. 10 atividades e 9 dependências lógicas. d. 12 atividades e 13 dependências lógicas. Com relação ao diagrama de precedência do estudo de caso, analise as seguintes proposições e verifique se elas são verdadeiras ou falsas, em seguida marque a alternativa correta. 15

16 I. A relação de dependência de 2 para 3 é obrigatória. II. A relação de dependência de 1.5 para 1 é externa. III. A relação de dependência de 1.2 para 1.4 é arbitrada. IV. A relação de dependência de 1.1 para 1.2 é externa. a. As proposições I e II são falsas. b. Apenas a proposição III é verdadeira. c. Apenas a proposição IV é falsa. d. As proposições II e IV são falsas. Com relação ao estudo de caso, verifique se as seguintes proposições são verdadeiras ou falsas e depois marque a alternativa correta. I. A relação de recursos deveria conter também o tempo em que estarão disponíveis para realização do projeto, de acordo com a estimativa de recursos da atividade. II. A estrutura analítica de recursos está hierarquizada em três itens gerais. III. Quanto ao item de ferramentas e técnicas para a estimativa de recursos, a lista de recursos utilizou basicamente a opinião especializada. IV. Quanto ao item de ferramentas e técnicas para a estimativa de recursos, a alteração da quantidade do item 2 (cimento) não configura uma mudança solicitada. a. Apenas a proposição IV é falsa. b. As proposições III e IV são falsas. c. As proposições II e IV são falsas. d. Apenas a proposição I é falsa. 5. De acordo com a estimativa de duração da atividade do estudo de caso, relacione os itens a seguir e depois marque a alternativa correta: 16

17 1. Estimativa análoga Estimativa paramétrica Estimativa de três pontos Análise das reservas ( ) Atividade 1.5. ( ) Atividade 1. ( ) Atividades 1 e ( ) Atividade a b c d Acesse o material on-line e tenha acesso ao gabarito das questões! 17