GESTÃO DE PROJETOS Unidade 10 Gerenciando Aquisições do Projeto. Luiz Leão

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1 Luiz Leão

2 Conteúdo Programático Introdução a aquisições Tipos de contratos Avaliação de riscos nos contratos Modalidades de licitação Planejamento de aquisições Condução do processo de contratação

3 Definição Inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. A organização pode ser tanto o comprador quanto o vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um projeto.

4 Definição É uma das áreas de conhecimento mais importantes dentro das organizações, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços. As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas. Como afirmou sabiamente Tom Peters: "Do what you do best and outsource the rest. Faça o que você de faz melhor, terceirize o resto.

5 Definição Seus principais envolvidos são: Vendedor: Fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor. Comprador: Cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.

6 Processos do Gerenciamento de Aquisições

7 Processos Planejar o Gerenciamento das Aquisições; Conduzir as Aquisições; Controlar as Aquisições; Encerrar as Aquisições;

8 Planejar o Gerenciamento das Aquisições

9 Planejar o Gerenciamento das Aquisições É o processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. O principal benefício deste processo é que ele determina se deve-se adquirir ou não apoio externo e, se for o caso, o que adquirir, como fazer a aquisição, a quantidade necessária, e quando efetuar a aquisição

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11 Planejar o Gerenciamento das Aquisições

12 Planejar o Gerenciamento das Aquisições Ferramentas e Técnicas Análise de Fazer ou Comprar Opinião Especializada Pesquisa de Mercado Reuniões

13 Planejar o Gerenciamento das Aquisições Análise de Fazer ou Comprar É uma técnica geral de gerenciamento usada para determinar se um trabalho específico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto ou se deve ser comprado de fontes externas. Às vezes o recurso existe na organização do projeto, mas pode estar alocado para outros projetos; nesse caso, pode ser necessário obter recursos fora da organização a fim de cumprir os compromissos do cronograma.

14 Planejar o Gerenciamento das Aquisições Pesquisa de Mercado A pesquisa de mercado inclui a análise das capacidades dos setores e vendedores específicos. As equipes de aquisições podem se basear em informações obtidas em conferências, críticas online, e em uma variedade de fontes para identificar capacidades de mercado.

15 Conduzir as Aquisições

16 Conduzir as Aquisições É o processo de obtenção de respostas de fornecedores, seleção de um fornecedor e adjudicação de um contrato. O principal benefício desse processo é prover o alinhamento das expectativas internas e externas das partes interessadas através de acordos estabelecidos.

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18 Conduzir as Aquisições

19 Conduzir as Aquisições Ferramentas e Técnicas Reunião com Licitantes Técnicas de Avaliação de Propostas Estimativas independentes Opinião especializada Publicidade Técnicas Analíticas Negociações das Aquisições

20 Conduzir as Aquisições Reunião com Licitantes As reuniões com licitantes devem ser planejadas com antecedência de modo a garantir entendimento claro e comum e que nenhum licitante tenha tratamento preferencial. O gerente de projeto é o responsável para planejar a reunião, coordená-la e transcrever a ata e divulgá-la. A ata com as respostas as dúvidas individuais devem ser divulgadas para todos participantes.

21 Conduzir as Aquisições Técnicas de Avaliação de Propostas As técnicas de avaliação de propostas definem o processo formal de revisão da avaliação conforme políticas de aquisição do comprador. Uma dessas técnicas, é o uso de um comitê, o que proporciona qualidade e transparência na avaliação.

22 Conduzir as Aquisições Técnicas de Avaliação de Propostas (Cont.) Uma das técnicas mais comuns é o uso de critérios eliminatórios e classificatórios: Eliminar fornecedores quem não atendem pelo menos um dos critérios obrigatórios ou eliminatórios. Aplica os critérios classificatórios para ordenar as melhores propostas. Em caso de empate ou pontuação próximas, segue abaixo algumas das técnicas usadas para o desempate: SWOT (Strength, Weakness, Opportunity and Threat) Desempate através do Requisitos Prioritários,...

23 Conduzir as Aquisições Estimativas Independentes As estimativas independentes são usadas para verificar as respostas propostas. Caso existam grandes diferenças entre as propostas, provavelmente, a Declaração de Trabalho da aquisição está deficiente e/ou ambígua.

24 Conduzir as Aquisições Publicidade A publicidade é usada principalmente para atrair novos fornecedores qualificados no processo de Conduzir as Aquisições.

25 Conduzir as Aquisições Técnicas Analíticas As técnicas analíticas são usadas em gerenciamento de projeto para prever possíveis resultados simulando cenários e valores das variáveis do projeto.

26 Conduzir as Aquisições Negociações das Aquisições Podem ser com a empresa de melhor proposta ou com as duas ou três melhores classificadas.

27 Conduzir as Aquisições Negociações das Aquisições (Cont.) Elas são necessárias para obter acordo mútuo antes da assinatura o contrato e para detalhar os requisitos e outros termos como: Responsabilidades Ajustes de cláusulas do contrato Multas e penalidades para as partes Autoridade para fazer mudanças Legislação e termos aplicáveis Abordagens de gerenciamento Direitos de propriedade Soluções técnicas Cronograma Pagamentos Preços

28 Controlar as Aquisições

29 Controlar as Aquisições É o processo de gerenciamento das relações de aquisições, monitoramento do desempenho do contrato e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário. O principal benefício desse processo é a garantia de que o desempenho tanto do fornecedor quanto do comprador cumprem os requisitos de aquisição, de acordo com os termos do acordo legal.

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31 Controlar as Aquisições

32 Controlar as Aquisições Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças no contrato Análise de desempenho das aquisições Inspeções e Auditorias Relatórios de desempenho Sistemas de pagamento Administração de reivindicações Sistema de gerenciamento de registros

33 Controlar as Aquisições Sistema de controle de mudanças no contrato O sistema de controle de mudanças no contrato define como a aquisição pode ser alterada caso necessário. É composto de fluxo de trabalho para aprovação, documentos e seus respectivos modelos, alçadas e toda informação necessária para aprovar a mudança.

34 Controlar as Aquisições Análise de desempenho das aquisições A análise de desempenho das aquisições é uma avaliação estruturada do progresso do fornecedor. Tem como objetivo: Identificar êxitos e fracassos do desempenho, progresso em relação à declaração do trabalho e não-cumprimento do contrato; Quantificar a capacidade demonstrada pelo fornecedor para executar o trabalho. Recomenda-se, sempre que possível, fazer inspeções (controle de qualidade) e auditorias (garantia de qualidade) para analisar a documentação enviada pelo fornecedor.

35 Controlar as Aquisições Inspeções e Auditorias É uma análise estruturada de todos processos de aquisições, que inicia com as decisões de comprar e finaliza com o encerramento das aquisições. Seu principal objetivo é identificar os êxitos e fracassos que possam ser usados na preparação ou na administração de contratos futuros.

36 Controlar as Aquisições Relatórios de Desempenho Reportar o desempenho é o processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive os relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. Envolve a coleta e análise periódica do andamento real do projeto x sua linha de base (Baseline).

37 Controlar as Aquisições Sistemas de Pagamento Algumas boas práticas em relação ao sistema de pagamento: Pagamento feito = trabalho realizado; Pago após certificação de trabalho satisfatório por pessoa autorizada; Devem ser feitos e documentados em concordância com termos do contrato; Sempre que possível, atrele seus pagamentos com as entregas do projeto.

38 Controlar as Aquisições Administração de Reivindicações Administração de reivindicações tem como objetivo solucionar as reinvindicações de forma adequada e justa para ambas as partes. A reinvindicação é uma mudança solicitada que não houve acordo entre as partes. Todas as reinvindicações devem ser documentadas, processadas, monitoradas e gerenciadas em todo o ciclo de vida do contrato conforme os termos do contrato.

39 Controlar as Aquisições Sistema de Gerenciamento de Registros Pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de gerenciamento de projetos. Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação do contrato.

40 Encerrar as Aquisições

41 Encerrar as Aquisições É o processo de finalizar todas as aquisições do projeto. O principal benefício deste processo é a documentação dos acordos e outros documentos relacionados, para consultas futuras.

42 Encerrar as Aquisições

43 Encerrar as Aquisições

44 Encerrar as Aquisições Ferramentas e Técnicas Auditorias de Aquisições Negociações das Aquisições Sistema de Gerenciamento de Registros

45 Encerrar as Aquisições Auditorias de Aquisições A auditoria de aquisições é uma avaliação estruturada do processo de aquisições, desde o processo Planejar o gerenciamento das Aquisições até o processo Controlar as Aquisições. O objetivo da auditoria de aquisições é identificar êxitos e fracassos que possam ser identificados na preparação ou na administração de outros contratos de aquisições no projeto, ou em outros projetos dentro da organização executora.

46 Encerrar as Aquisições Negociações das Aquisições Em todas as relações de aquisição, o acerto final justo de todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por meio de negociação é o objetivo principal. Sempre que não se conseguir o acordo por meio de negociação direta, deve-se explorar alguma forma de resolução alternativa de disputas, incluindo mediação ou arbitragem. Quando todas as demais alternativas falharem, o processo judicial nos tribunais é a última opção e a menos desejada.

47 Encerrar as Aquisições Sistema de Gerenciamento de Registros Usado no processo Controlar as Aquisições, o sistema de gerenciamento de registros é usado pelo gerente de projetos para gerenciar os registros e a documentação do contrato e da aquisição. Os documentos e correspondência do contrato são arquivados através do sistema de gerenciamento de registros como parte do processo Encerrar as Aquisições.

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