Administração de Projetos

Transcrição

1 Administração de Projetos Gerenciamento das Partes Interessadas Prof. Robson Almeida

2 Partes Interessadas Inclui os processos exigidos para identificar, analisar expectativas e gerenciar estratégias de engajamento de todas as pessoas, grupos ou organizações que possam impactar ou serem impactados pelo projeto.

3 Identificando as Partes Interessadas Para ajudá-lo a identificar todas as partes interessadas (stakeholders), considere o seguinte: Quais são as funções ou as pessoas que poderão ser afetadas pelas atividades ou pelos resultados do projeto? Quem contribuirá com recursos (pessoas, espaço, tempo, ferramentas e dinheiro) para a execução do projeto? Quem utilizará e se beneficiará, em ultima instância, com o produto do projeto?

4 Partes Interessadas podem incluir: O Patrocinador: geralmente o maior interessado. É a pessoachave para garantir recursos ao projeto; O Gerente do projeto: aquele que tem a responsabilidade de assegurar o sucesso do projeto; O Usuário (cliente final): pessoa ou grupo de pessoas que irá(ão) usar o produto do projeto; Os membros da equipe: são responsáveis por executar as atividades do projeto; Departamentos ou áreas dentro da empresa executora do projeto; Organizações externas interessadas no resultado do projeto

5 Principais dificuldades As principais dificuldades no gerenciamento das partes interessadas são: Identificá-las Entender suas expectativas Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para atender às expectativas e necessidades Gerenciar as suas expectativas e necessidades de comunicação ao longo do projeto Gerenciar as mudanças de expectativas

6 Gestão das Partes Interessadas Stakeholders do projeto (MAXIMIANO, 2009)

7 Processos de Gerenciamento de Projetos PMBOK 5º Edição

8 Processos Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento Identificar as partes interessadas Planejar o gereciamento das partes interessadas Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar o nível de comprometimento das partes interessadas

9 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 13.1 Identificar as partes interessadas Identificar pessoas, grupos ou organizações que possam ser impactadas ou impactar o projeto e documentar informações relevantes sobre seus interesses, envolvimentos e grau de influência no projeto

10 13.1 Identificar as partes interessadas Entradas Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores Ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

11 13.1 Identificar as partes interessadas Ferramentas e técnicas Análise de partes interessadas Opinião especializada Reuniões

12 13.1 Identificar as partes interessadas Análise das partes interessadas O gerente do projeto deve se reunir com os interessados para documentar as idéias que estes possuem do projeto; Deve identificar as motivações e preocupações do projeto; Deve avaliar a criticidade do projeto para a organização; Deve avaliar os benefícios do projeto para a organização; Deve identificar qual a percepção dos interessados na entrega do projeto.

13 13.1 Identificar as partes interessadas Modelos classificatórios usados na análise Grau de poder/interesse, grau de poder/influência, grau de influência/impacto, modelo de relevância, entre outros.

14 13.1 Identificar as partes interessadas Saídas Registro das partes interessadas

15 13.1 Identificar as partes interessadas

16 13.1 Identificar as partes interessadas

17 Questão 1 Considere uma matriz "poder x interesse" utilizada para classificar as partes interessadas e estabelecer a estratégia adequada para lidar com elas. Sobre as combinações possíveis e a estratégia adequada é correto afirmar: a) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "baixo poder" e "baixo interesse" deve ser mantido informado. b) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "baixo poder" e "alto interesse" deve ser mantido satisfeito. c) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "alto poder" e "baixo interesse" deve ser monitorado. d) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "alto poder" e "alto interesse" deve ser gerenciado com atenção.

18 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para envolver as partes interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.

19 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Entradas Plano de gerenciamento do projeto Registro das partes interessadas Fatores Ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais

20 Relacionamento GP e Interessados GP se relaciona com Alta Gerência Gerentes Funcionais Time Interessados externos GP provê Status e alertas Planejamento e coordenação Liderança e controle Informação do andamento

21 Relacionamento GP e Interessados GP espera Recursos, patrocínio, decisões Suporte técnico e cooperação Qualidade e cumprimento requisitos Feedback e suporte ao GP compete Solução de problemas e reporting Negociação e contratação Planejamento e coordenação Relações públicas

22 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Ferramentas e técnicas Opinião especializada Reuniões Técnicas analíticas

23 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Técnicas Analíticas: Utilizadas para avaliar o nível de engajamento atual das partes interessadas e indicar o nível desejado. Parte Interessadas Desinformado Resistente Neutro Apoiador Líder Fulano A D Beltrano AD Sicrano A D

24 Questão 2 Você é gerente de um projeto e sabe que o gerenciamento das partes interessadas é fundamental para o sucesso do projeto. Com o objetivo de identificar as partes interessadas você executa um processo específico, logo após a assinatura do termo de abertura do projeto. Sobre este processo é incorreto afirmar: a) Este processo denomina-se identificar as partes interessadas. b) Executa-se este processo para analisar as expectativas, a importância e a influência das partes interessadas. c) Ainda neste processo estabelece-se uma estratégia para abordar cada parte interessada. d) Este processo estabelece que todas as partes interessadas são igualmente gerenciados visando o sucesso do projeto.

25 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Saídas Plano de gerenciamento das partes interessadas Níveis de engajamento desejado Inter-relacionamentos e sobreposições Requisitos de comunicação das partes interessadas Informações a serem distribuídas Método para atualizar e refinar este plano Entre outros itens Atualizações dos documentos do projeto

26 Questão 3 Você é gerente de um projeto e sabe que o gerenciamento das partes interessadas é fundamental para o sucesso do projeto. Para identificar as partes interessadas que possam influenciar positivamente ou negativamente o seu projeto você realiza o processo identificar partes interessadas. Espera-se ao término do processo obter: a) Informações de identificação e classificação das partes interessadas. b) Registro das partes interessadas e matriz de comunicação com as partes interessadas. c) Plano de gerenciamento das partes interessadas e registro das partes interessadas. d) Estratégia para gerenciamento das partes interessadas e gráfico de influência das partes interessadas.

27 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Consiste em se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas necessidades/expectativas.

28 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Envolve atividades tais como: Engajar as partes interessadas nas etapas apropriadas Gerenciar expectativas por meio de negociação e comunicação Abordar as preocupações potenciais Esclarecer e solucionar questões identificadas

29 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Entradas Plano de gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento das comunicações Registro das mudanças Ativos de processos organizacionais

30 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento

31 Habilidades Interpessoais: foco nas expectativas Estabelecimento de confiança Solução de conflito Escuta ativa Superação da resistência à mudança Gerenciais: foco trabalho Facilitar o consenso para alcançar os objetivos Influenciar para obter apoio Negociar acordos Modificar o comportamento organizacional

32 Negociação Na negociação distributiva, as partes interessadas concorrem pela distribuição de determinado conjunto de valores. A questão-chave da negociação distributiva é: quem vai querer mais? Ganhos em qualquer aspecto da negociação implicam perdas em outros aspectos. Esse tipo de negociação também é chamado de soma-zero. Ex: negociações com fornecedores. O segundo tipo de negociação é a integrativa. Nesse, as partes interessadas cooperam entre si para alcançar o máximo de benefícios, integrando seus interesses até chegarem a um acordo. Essa negociação também é conhecida como ganho mútuo (todos saem ganhando). Ex: negociações com os gerentes funcionais.

33 Negociação Característica Distributiva Integrativa Resultado Um ganha, outro perde Ganho mútuo Motivação Ganho Individual Ganhos comuns Interesses Opostos Alinhados Relacionamento De curto prazo De longo prazo Assuntos envolvidos Possibilidade de trade-offs Único Inflexível Múltiplos Flexível Solução Não criativa Criativa

34 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Saídas Registro das questões Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais

35 Questão 4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas é algo que deve ser feito em que fase do ciclo de vida do gerenciamento do projeto? a) Planejamento b) Monitoramento e Controle c) Execução d) Iniciação

36 Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 13.4 Controlar o nível de comprometimento das partes interessadas Processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas e ajustar as estratégias e planos para obter efetividade no engajamento.

37 13.4 Controlar o nível de comprometimento das partes interessadas Entradas Plano de gerenciamento do projeto Registro das questões Dados de desempenho do trabalho Documentos do projeto

38 13.4 Controlar o nível de comprometimento das partes interessadas Ferramentas e técnicas Sistemas de gerenciamento de informações Opinião especializada Reuniões

39 13.4 Controlar o nível de comprometimento das partes interessadas Saídas Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitações de mudança Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto Atualizações nos ativos de processos organizacionais

40 Questão 5 Partes interessadas no projeto são definidas como: a. Indivíduos e organizações que usam o produto do projeto. b. Indivíduos e organizações cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados como resultado da execução do projeto ou da conclusão do projeto. c. Indivíduos e organizações que fornecem os recursos financeiros d. Todas as alternativas acima