UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL UNIJUÍ VICE-REITORIA DE GRADUAÇÃO VRG COORDENADORIA DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA CEaD

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1 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL UNIJUÍ VICE-REITORIA DE GRADUAÇÃO VRG COORDENADORIA DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA CEaD Coleção Educação a Distância Série Livro-Texto Sikberto Renaldo Marks SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Ijuí, Rio Grande do Sul, Brasil

2 2009, Editora Unijuí Rua do Comércio, Ijuí - RS - Brasil Fone: (0 55) Fax: (0 55) editora@unijui.edu.br Sikberto Renaldo Marks Editor: Gilmar Antonio Bedin Editor-adjunto: Joel Corso Capa: Elias Ricardo Schüssler Designer Educacional: Mari Sandra Lazzarotto Responsabilidade Editorial, Gráfica e Administrativa: Editora Unijuí da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul (Unijuí; Ijuí, RS, Brasil) Catalogação na Publicação: Biblioteca Universitária Mario Osorio Marques Unijuí M346s Marks, Sikberto R. Sistema integrado de informações / Sikberto R. Marks. Ijuí : Ed. Unijuí, p. (Coleção educação a distância. Série livro-texto). 1. Sistema de informações. 2. Tecnologia da informação. 3. Gestão da informação. 4. Globalização. I. Título. II. Série. CDU : 004: :004 2

3 Sumário SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Boas-vindas...5 Conhecendo o Professor...7 Dados Gerais do Componente...9 Unidade 1 Introdução ao estudo da administração da informação...11 Seção 1 Conceitos de sistema de informação...12 Seção 2 A importância de um sistema de informação...17 Seção 3 Evolução dos sistemas de informação...20 Seção 4 Abordagem sistêmica...23 Seção 5 Ecologia da informação...26 Seção 6 Dado, informação, conhecimento, inteligência e sabedoria...28 Seção 7 Fontes de informações da autoridade pública...32 Seção 8 Internet, Intranet e Extranet...34 Seção 9 Informação como recurso estratégico de políticas públicas...35 Seção 10 Sinergia da informação e desinformação...38 Seção 11 Integração da informação...40 Seção 12 Classificação de sistemas de informação...42 Unidade 2 Tecnologia da Informação...51 Seção 1 Conceito de Tecnologia da Informação...52 Seção 2 O profissional de Tecnologia da Informação...55 Seção 3 Componentes da Tecnologia da Informação...59 Seção 4 Gestão da Tecnologia da Informação...61 Unidade 3 Sistemas de informação e estratégia...65 Seção 1 Objetivos dos sistemas de informação para a Gestão Pública...66 Seção 2 Planejamento Estratégico Público...70 Seção 3 Potencial estratégico na gestão da informação...72 Seção 4 Planejamento estratégico de informações...74 Seção 5 Alinhamento dos planos estratégicos na Gestão Pública

4 Sikberto Renaldo Marks Unidade 4 Projeto de sistema de informação...79 Seção 1 Elaboração de um projeto de sistema de informação...80 Seção 2 Implementação do sistema de informação...93 Seção 3 Segurança e controle em sistemas de informação...94 Seção 4 Exemplos de sistema integrado de informação...97 Unidade 5 Inteligência organizacional I Seção 1 Data Warehouse, Data Mart e Data Mining Seção 2 Enterprise Resource Planning (ERP) Seção 3 Business Intelligence Seção 4 O conhecimento artificial na Gestão Pública Unidade 6 Inteligência organizacional II Seção 1 Capital intelectual Seção 2 Sistemas de conhecimento Seção 3 Inteligência organizacional Seção 4 Inteligência social e inteligência competitiva Seção 5 Como se gera conhecimento no indivíduo Seção 6 Como se gera conhecimento na organização: as learning organizations Seção 7 Os sistemas de informação e seu relacionamento com a inteligência nas organizações Seção 8 Gerenciamento de equipes inteligentes: administração do conhecimento Seção 9 Sistemas de inteligência estratégica governamental Seção 10 Formação do conhecimento estratégico governamental Seção 11 Administração pública eletrônica Unidade 7 Competição na globalização da informação Seção 1 Nova ordem mundial Seção 2 Globalização e formação do poder global supranacional Seção 3 Globalização, processo decisório e poder político Conclusão geral ao estudo deste componente Referências

5 Boas-vindas SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Saúdo a todos os alunos deste componente. Sejam bem-vindos. Vamos trabalhar juntos em busca de conhecimento. Trocaremos idéias e aprenderemos por meio da troca de informações. A Educação a Distância é uma forma dinâmica para se aprender com grande intensidade. Tanto o professor quanto os alunos necessitam dedicarse com disciplina. Precisam ler bastante e também trocar idéias entre si. E isso é ótimo para a aprendizagem profunda e duradoura. Quero aproveitar esse espaço para convidá-los a buscarmos novidades no conhecimento relacionado ao assunto desse componente. Buscaremos assim informações além das que se encontram neste livro didático. Procuraremos também fazer aplicações práticas. Deveremos estar atentos às situações reais nas prefeituras e outras organizações de natureza pública que conhecemos, principalmente naquelas em que trabalhamos, para assim podermos comparar a teoria que estudarmos com as situações práticas do dia-a-dia nas empresas. Chamo sua atenção para o seguinte: este componente nos oportuniza aprendermos e a refletirmos sobre a inteligência estratégica nas instituições públicas e nas empresas e sobre a inteligência individual nas pessoas. Teremos, portanto, a grande oportunidade de estudar como as pessoas e como as organizações aprendem. E iremos, principalmente, buscar refletir sobre como as organizações, atualmente, no contexto de severa competição e desafios sociais imensos, podem valer-se dos sistemas de informação para desenvolverem competência na geração de soluções por meio da transformação das informações em conhecimento. Desta forma, sejam bem-vindos e sintam-se bem durante o tempo em que estivermos juntos para aprender sobre temas interessantes, atraentes e muito importantes para nossa vida profissional. Que até o final de nossos estudos tenhamos crescido na sabedoria da capacidade para a gestão pública e na geração de políticas e estratégias adequadas aos tempos de globalização em que estamos vivendo. 5

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7 Conhecendo o Professor SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Quero me apresentar a vocês, alunos de EaD. Ao nascer deram-me um nome que serve para que as pessoas se refiram a mim, e para que eu mesmo me apresente. Sou o professor Sikberto Renaldo Marks. Meus ancestrais eram russos e alemães. Faço parte do quadro de professores da Unijuí desde que completei 28 anos de idade. E veja só que interessante: em 1968 havia nascido há 18 anos e ainda faltavam 11 para me casar com a minha linda e eterna esposa. Sou administrador de empresas, formado na Unijuí. Fiz Pós- Graduação a distância na Universidade Federal do Rio de Janeiro, e Mestrado em Administração na Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Tenho feito ao longo da vida diversos cursos pela modalidade a distância. Gosto de estudar em casa desde jovem (aliás, o que ainda sou, ao menos em espírito e disposição). Tenho feito muitas coisas na vida. E gostei de tudo o que fiz. Aliás, nada fiz que fosse caso de polícia. Fui vendedor, gerente de loja, empresário, consultor de empresas, vice-reitor na Unijuí, diretor executivo na Fidene, diretor na AHCI, e uma quantidade de atividades mais. Atualmente, de tudo isso, selecionei para me satisfazer com o que mais aprecio: dar aulas, principalmente em EaD, e proferir palestras por esse grande Brasil afora. Tenho meus gostos pessoais, como acampar e estar com os amigos. Aprecio por demais a minha família, com o qual me sinto sempre muito feliz. Por passatempo tenho me dedicado a uma horta e jardim, confeccionar peças em madeira, escrever e ler. Seremos bons amigos durante esse componente, depois dele, e para sempre. Contem comigo, conto com vocês! 7

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9 Dados gerais do componente SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Esse componente, Sistema Integrado de Informações, modalidade EaD, é deveras atraente, abrangente e desafiante. Estude a ementa dele: Globalização, processo decisório e poder político. Formação do conhecimento estratégico governamental. Projeto de desenvolvimento de sistemas de informações. Tecnologias e exemplos de sistemas de informações governamentais. Sistemas de inteligência estratégica governamentais. Informações, conhecimento e políticas públicas. O objetivo geral é: Estudar os assuntos pertinentes às tecnologias relacionadas com a informação em gestão pública. A ênfase será no estudo da utilização estratégica da informação, visando à geração de políticas públicas, à condução do processo decisório participativo e comprometido, bem como o desenvolvimento da inteligência individual e organizacional. Os objetivos específicos são: a) proporcionar entendimento de como dados e informações são transformados em conhecimento e como este é utilizado no processo decisório e na geração de mais conhecimento; b) desenvolver a capacidade de associar conhecimento com as demandas sociais e empresariais; c) proporcionar entendimento sobre como se forma a inteligência organizacional; d) proporcionar oportunidades para debater sobre o gerenciamento do conhecimento nas organizações públicas; e) estudar como se elabora um projeto de sistemas de informação, seja para entidades públicas, seja para entidades privadas; f) estudar o processo decisório nas organizações públicas; g) desenvolver o discernimento sobre o sistema de informação como ferramenta para a organização no contexto competitivo da globalização e da nova ordem mundial que se forma. 9

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11 Unidade 1 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES INTRODUÇÃO AO ESTUDO DA ADMINISTRAÇÃO DA INFORMAÇÃO OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM DESTA UNIDADE: Entender conceitualmente o que é um sistema de informação Compreender a sua importância para as organizações em geral Conhecer o contexto da informação nas organizações Conhecer como as informações devem ser utilizadas produtivamente nas organizações Conhecer a classificação mais adequada para sistemas de informação nas organizações SEÇÕES DESTA UNIDADE Seção 1 Conceitos de sistema de informação Seção 2 A importância de um sistema de informação Seção 3 Evolução dos sistemas de informação Seção 4 Abordagem sistêmica Seção 5 Ecologia da informação Seção 6 Dado, informação, conhecimento, inteligência e sabedoria Seção 7 Fontes de informações da autoridade pública Seção 8 Internet, intranet e extranet Seção 9 Informação como recurso estratégico de políticas públicas Seção 10 Sinergia da informação e desinformação Seção 11 Integração da informação Seção 12 Classificação de sistemas de informação 11

12 Sikberto Renaldo Marks Seção 1 Conceitos de sistema de informação Vamos iniciar pelo modo mais fácil de entender nosso assunto, certo? Traremos para você as primeiras definições. E nada mais oportuno que definir o que é um sistema de informação, que é o assunto deste componente. Para isto, utilizaremos alguns respeitáveis autores, e também nós mesmos faremos as nossas definições. Laudon e Laudon (2004, p. 4) definem assim: Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Os autores acrescentam ainda que esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. O Brien (2004, p. 7) define como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado.... é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham rumo a uma meta comum, recebendo insumos [que são dados e informações que entram] e produzindo resultados [que são informações que saem] em um processo organizado de transformação [que é o processamento dos dados e informações]. Ele explica que um sistema assim possui três funções básicas: entrada: que capta os dados e as informações; processamento: que transforma os dados e as informações; saída: que transfere o produto do processamento aos usuários. Um sistema de informação deve agregar também o feedback, que são dados sobre o desempenho do sistema, e o controle, que segundo o autor, envolve monitoração e avaliação de sua meta. Por exemplo, um sistema de produção deve ter itens de controle para saber como vai o desempenho, a produtividade, os desperdícios, a qualidade, e assim por diante. 12

13 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Para Albertão (2005, p. 67), sistema de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados, numa ordem específica, que coletam (entrada), manipulam (processamento), disseminam (saída) os dados, informações, e fornecem um mecanismo de feedback (retroalimentação). Essas informações são então utilizadas pelos usuários para a tomada de decisões. Um sistema de informação que utiliza computador conta com os seguintes elementos inter-relacionados: Hardware, que é o computador que realiza as atividades de entrada, processamento e saída. Software, que são os programas do computador e dos usuários. Banco de dados, que consta de um conjunto de informações devidamente organizadas. Telecomunicações, que são os sistemas de redes de trabalho ligadas entre si. As pessoas que usam os sistemas de informação; Os procedimentos, que consta das regras, métodos, políticas e estratégias que orientam o funcionamento de um sistema de informação e as relações dos usuários com ele. Entendeu tudo certinho? Penso que talvez tenham restado algumas dúvidas. Por isso, vamos discutir um pouco sobre as definições anteriormente apresentadas, digeri-las e assimilá-las. Depois faremos algo interessante, elaboraremos as nossas próprias definições. Eu elaboro a minha e você a sua, pode ser? Feedback É o retorno em informação a uma pessoa que desejamos ajudar, dando uma resposta a sua pergunta, ou mesmo auxiliando-a no que esteja fazendo. Ao darmos um feedback estamos buscando que a outra pessoa se dê bem em algo que está fazendo. Feedback também é a resposta a uma pergunta, um conselho, um estímulo, uma orientação para que a pessoa mude de atitude. Feedback também pode ocorrer em máquinas, equipamentos e sistemas. Nesses casos há uma entrada de informações, há um processamento e um resultado, que é a saída. O feedback é a avaliação da saída para o próprio sistema saber se está cumprindo com seus objetivos. Pelo feedback o sistema pode auto-regular-se, ou dar um sinal de que algo deve ser providenciado. Itens de controle São indicadores para se saber como está o desempenho de um processo. Por exemplo, a quantidade produzida por hora no caso de uma equipe de trabalho pode ser um de seus itens de controle. Para que realmente haja o controle devese medir a cada tempo regular. No caso do exemplo, poderia ser diariamente. 13

14 Sikberto Renaldo Marks O que os autores citados nos escreveram? Notou que todos eles afirmaram inicialmente que um sistema de informação é um conjunto de componentes, ou de elementos que estão inter-relacionados entre si? O que eles não disseram, porém, é o que são esses componentes ou elementos. E você sabe de que se compõe esse conjunto? Pois certamente sabe, e é bem simples: computador (hardware), muitas vezes mais de um; programas de computador para fazer o processamento (software); banco de dados, para armazenamento dos dados e informações; rede de comunicação como a Intranet e a Internet, para a captação de dados e sua transmissão; e os periféricos dos computadores, como scanners, impressoras, etc. Em segundo lugar, eles disseram que esse conjunto faz quatro atividade. São elas: coletar, processar, armazenar e disponibilizar informações. Essa parte é bem fácil de entender, não vai me dizer que ficou com dúvida. Eles seguem para um ponto importante. Veja bem, tudo isso deve ter alguma finalidade, e eles chegam ao ponto da utilidade desse sistema. Qual é ele? Aquilo que um sistema de informação produz serve para o processo decisório na organização, ou seja, para que gestores, pessoas de responsabilidade social e econômica possam administrar a organização com os pés no chão, cientes do que estão fazendo. Vamos traduzir isso em palavras mais simples, para que eles errem menos, não acha? Aqui entre nós, como o pessoal que administra erra, não é assim? Quantas empresas falindo! Quantas pessoas perdendo o emprego! Quantas crises financeiras e econômicas acontecem! Quantos erros na administração pública! Quanta omissão na gestão dos interesses políticos de uma sociedade! Tudo porque pessoas cometeram erros. Pois bem, administrar é algo complexo. Há competição, há muitas informações, as coisas mudam constantemente, o mercado está cheio de surpresas, e os seres humanos são falhos. Então, um sistema de informação existe, em grande parte, para tornar a difícil responsabilidade dos gestores mais bem fundamentada, sabem em quê? Em informações bem trabalhadas, ora essa. Percebeu algo a mais nessas definições? Notou o que afirmou o nosso amigo O Brien? Ele disse algo fantástico. Que um sistema de informação deve ajudar os gestores a trabalharem rumo a uma meta comum. Toda organização que se preza deve ter metas, fruto de 14

15 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES planejamento. Pois bem, um sistema de informação deve ajudar os gestores a alcançarem essas metas. Preste atenção, por menor que seja um município, ele precisa de planejamento, mas isso não basta. Precisa ser administrado para que o planejamento se torne realidade. E isso, por sua vez, significa que metas precisam ser atingidas, afinal, você consegue imaginar um plano sem alguma meta? Pois é, o sistema de informação deve ajudar os gestores a verem se estão indo em direção do cumprimento das metas da instituição que dirigem. Albertão referiu-se a mais um elemento importante. Ele falou de um tal de feedback, lembra? O que esse autor quer dizer? Bem fácil, feedback é retroalimentação, ou seja, ocorre quando um sistema toma informações de sua saída, que já foram processadas, e as faz entrar outra vez no próprio sistema de informação. Procede assim tendo por objetivo fazer o sistema funcionar melhor, ou funcionar diferente, ou ainda, fazer correções em algum lugar no sistema. É pelo feedback que todo o sistema de aperfeiçoa, ou pelo menos se mantém estável. Vamos a um exemplo simples. Você por certo conhece uma geladeira, não é? Pois é, a geladeira tem um motor e um compressor que faz o seu interior gerar frio. E ela possui um botão pelo qual nós podemos definir a intensidade da sua temperatura interna. Aí ela funciona mantendo sempre aquela temperatura. Como ela consegue isso? Ela tem um termostato, que é o feedback dela. Esse termostato liga e desliga o motor, conforme a necessidade da manutenção da temperatura assim como nós determinamos naquele botão. Que tal se não tivessem inventado esse termostato? Nós teríamos que ligar e desligar o motor manualmente, a cada pouco. Você já se imaginou sentado o tempo todo dentro da geladeira fazendo isso? Viu como os feedbacks são importantes para os sistemas? Pois o que numa prefeitura, por exemplo, é feedback? É um conjunto de coisas que ela precisa ter. São os indicadores de desempenho para saber como vai indo, como os munícipes estão vivendo e quais seus problemas, como a economia vai indo, e assim por diante. Conforme o caso, pessoas tomam decisões para fazerem correções de percurso. Os gestores públicos precisam, então, cientes do que se passa, bem informados, tomar decisões adequadas visando a correções de rumo. Essas são ações de feedback. 15

16 Sikberto Renaldo Marks Um sistema de informação tem seus sistemas de feedback próprios e automáticos. Eles são previstos no software e entram em ação sempre que isso for determinado. Por exemplo, em determinadas circunstâncias o sistema pode bloquear algo, pode realizar uma outra tarefa de processamento, pode chamar a atenção do executivo e assim por diante. Vamos visualizar um sistema de informação por meio de uma figura? Estude o que desenhamos dentro da figura a seguir. D A D O S I N F O R M A Ç Õ E S entradas Processamento (transformação) Armazenamento Feedback saídas D A D O S I N F O R M A Ç Õ E S Figura 1: Componentes básicos de um sistema de informação Meu amigo e minha amiga, temos uma tarefa pela frente, lembra? Eu não esqueci. Vamos elaborar a nossa própria definição de sistema de informação? O desafio é fazê-la de tal modo que indique que entendemos o que é um sistema de informação, certo? Lá vai a minha: Um sistema de informação é um conjunto de elementos compostos por computadores, programas, banco de dados, pessoas e regras, que capta dados e informações na organização e de fora dela, faz o processamento desses dados e informações e os disponibiliza de forma bem ordenada para que sejam úteis à administração da entidade pública, do ponto de vista dos interesses dos cidadãos. Todo sistema dispõe de um elemento especial, o feedback, que serve para fazer com que o próprio sistema se auto-regule, conforme as determinações das pessoas que controlam o sistema. 16

17 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Gostou dessa definição? Pelo sim, pelo não, faça também a sua. Registre-a no espaço a seguir, para completar o seu livro de estudos. Aí você, de certa forma, participará de sua autoria. Ao menos neste seu volume. Mas não faça cópias, seja original, ta? Para concluir essa seção, tenho algumas perguntas para refletirmos. a) O que você acha, para termos um sistema de informação, sempre precisamos ter computador? Ou podemos tê-lo apenas com papel e lápis? b) Empresas muito pequenas, como uma sapataria ou borracharia, onde só o dono trabalha, precisa ter um sistema de informação? c) E numa prefeitura, qual a importância de um sistema de informação para a sua gestão? E qual a importância para os munícipes? Como deve um sistema de informação ser utilizado no planejamento de longo prazo num município? d) Você entendeu mesmo o que é feedback? Então explique no espaço a seguir, e mantenha esse registro para a sua memória. Curiosidade: entradas também são conhecidas como input ; saídas como output, o processamento ou transformação como processing, throutput e a retro-alimentação, já sabemos, como feedback. Seção 2 A importância de um sistema de informação Sistemas de informação sempre existiram. O ser humano não vive sem eles. Mesmo nos tempos em que não existiam empresas nem Estados, as pessoas usavam informações de forma organizada, e isso já é um sistema de informação. Para se ter um sistema de informa- 17

18 Sikberto Renaldo Marks ção não se necessita, obviamente, de computador, programas especiais, etc. Isso é necessário para sistemas muito complexos e que necessitam processar grande quantidade de dados e informações, com agilidade e exatidão. É evidente que sistemas manuais dão muito mais trabalho para se obter as saídas que desejamos, e jamais conseguem competir com os sistemas informatizados, mas a informação sempre foi importante para o ser humano, em todos os tempos. Note que o elemento principal de um sistema de informação é, veja só, a INFOR- MAÇÃO. E informação é aquilo que o ser humano mais necessita. Quanto mais complexas as atividades em que os seres humanos se envolvem, maior é a necessidade de informações. E quanto mais competitivas essas atividades, maior é a quantidade das informações necessárias. E, ainda, quanto mais tecnologia envolvida nas atividades dos seres humanos, mais complexas serão as informações requeridas. Isso quer dizer o seguinte: quanto mais o tempo passa, mais e mais todos nós vamos necessitar das informações, e maior será a necessidade de elas serem confiáveis. Assim sendo, um sistema de informação tornou-se um instrumento de trabalho de quase todos que atuam em qualquer organização. Deve atender às necessidades de informação dos gestores, que são: agilidade, confiabilidade e precisão. Um sistema de informação compõe-se de dois grandes subsistemas: o social e o automatizado. O automatizado estudamos na seção anterior. O sub-sistema social é aquele que usa o subsistema automatizado. São as pessoas que usam as informações que ele produz para tomar decisões e dirigir as organizações, como prefeituras, Estados, nações, empresas, igrejas, clubes sociais, famílias, etc. O funcionamento dessas organizações depende do que os sistemas de informação informam e do que as pessoas fazem com as informações que têm a sua disposição. Veja a seguir um quadro com o que se pode fazer com as informações disponibilizadas. Estude bem esse quadro e veja se nele não estão condensados os pontos que dizem respeito à importância dos sistemas de informação. 18

19 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES O que as empresas podem obter usando com inteligência bons sistemas de informação? 1. Rápido acesso a informações, relatórios, tabelas, gráficos, comparativos, indicadores, simulações etc. 2. Precisão, confiabilidade e amplitude em informações. 3. Redução nos custos e melhoria na produtividade. 4. Comparações com outras entidades públicas, e até empresas. 5. Melhorias nos serviços públicos realizados e oferecidos. 6. Aperfeiçoamento e melhor fundamentação no processo decisório. 7. Processo decisório mais ágil. 8. Facilitação e maior motivação para a interatividade entre as pessoas que tomam decisões, o que gera o desenvolvimento de maior experiência nelas. 9. Possibilidade de realização de planos e projeções mais confiáveis. 10. Possibilidade de análise mais profunda e segura do mercado e repercussões na coletividade. 11. Facilitação do fluxo de informações. 12. Modernização e simplificação da estrutura organizacional. 13. Democratização da estrutura de poder nas organizações públicas e nas empresas. 14. Maior capacidade do gestor público para se adaptar às contingências do mercado, da demanda da coletividade, das situações inesperadas e assim por diante. 15. Possibilidade de geração de conhecimento, teoria, inteligência e sabedoria na organização, buscando posição de liderança quanto à capacidade inovadora. Quadro 1: A importância de um sistema de informação para as empresas Essa é uma lista de sugestões. Há muito mais aspectos de importância para os sistemas de informação nas organizações e nas empresas. Sugiro que você se esforce e inclua ao menos mais cinco itens que denotam a importância desses sistemas. Imagine a organização em que você atua, ou a que você melhor conheça. Pode ser a sua igreja, a organização em que trabalha, como desejar. É importante fazer essas pequenas atividades em seu livro, pois assim estabelecerá uma espécie de diálogo com ele. 19

20 Sikberto Renaldo Marks Acumular conhecimento A sociedade humana é muito criativa e inventiva. Está sempre desenvolvendo novos conhecimentos ou aperfeiçoando e expandindo os já existentes. Pois de alguma forma esse conhecimento precisa ser registrado para que não se perca. Isso vem sendo feito por meio de livros, filmes e outros registros, e recentemente pela informática. Assim fica fácil acumular conhecimento, transformando-o em informação registrada de alguma maneira. Essa informações podem ser resgatadas por qualquer pessoa que deseje assimilá-lo, e assim, outra vez transformá-lo em conhecimento. Por esse processo a humanidade vai acumulando conhecimento, ou seja, tendo a sua disposição cada vez mais conhecimento. Minhas sugestões de mais itens sobre a importância dos sistemas de informação para as empresas: Seção 3 Evolução dos sistemas de informação Antes da invenção da escrita a informação era transmitida oralmente de geração a geração. É de se crer que muito se perdia. Mesmo naqueles tempos registros se faziam por meio de desenhos. Com a escrita a informação pôde ser mais bem armazenada, com maior fidelidade, e por mais tempo. Ou seja, criou-se a capacidade de o ser humano acumular conhecimento anotando seu saber, ao longo do tempo. A escrita permitiu o armazenamento da informação, elemento vital para todo e qualquer sistema de informação. A escrita foi uma grande revolução para os antigos sistemas de informação. Com o surgimento das nações e dos grandes impérios, das guerras, do comércio, o desenvolvimento da tecnologia ao longo do tempo, a utilização de informações tornou-se cada vez mais importante. Era necessário principalmente registrar a informação para poder recuperá-la depois, como acontece, por exemplo, nos contratos. O seu processamento intermediário, como fazem hoje os computadores, era algo impensável. O que se fazia era a 20

21 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES atualização de fichas e livros, como os antigos arquivos e seus fichários. Não demorou para aparecer um profissional que se tornou famoso: o guarda-livros, sucedido pelo contabilista. Aquele guarda-livros era responsável pelo armazenamento e atualização das informações das empresas e organizações. Este era o processamento que ele fazia. A interpretação daquelas informações nem era muito importante, mas ela era realizada pela pessoa que administrava a organização. E muitos se limitavam a saber quanto estavam vendendo, quanto tinham a receber e quanto deveriam pagar. A concorrência, no entanto, se intensificou, e muito. E continua se intensificando cada vez mais. Já estamos nos tempos de globalização dos negócios, isto é, o comércio se torna mundial, Sociedade do conhecimento Há alguns anos a produção e o enriquecimento eram baseados em três fatores fundamentais: a terra, o capital e o trabalho. Nos últimos anos, porém, outro fator entrou em cena e tornou-se mais importante que os demais. Esse fator é o conhecimento. Produz-se tanto conhecimento nessas últimas décadas que ele se tornou vital para a humanidade. Sem conhecimento já não se pode existir. Ou, sem produzir conhecimento a humanidade entraria em colapso. Assim, produzimos cada vez mais conhecimento e necessitamos produzi-lo. Estamos na sociedade do conhecimento, vivemos dele e não sobrevivemos mais sem ele. bem como o desenvolvimento da tecnologia e as transações de informações assim se intensificam. Enfim, a sociedade econômica nos leva a uma nova situação, a revolução da informação. Antes deu-se a revolução agrícola, que modernizou a produção primária. Depois tivemos a revolução industrial, que modernizou a produção nas fábricas. Agora temos a revolução da informação, que tem outros nomes, como revolução do conhecimento, revolução tecnológica, revolução da informática, etc. Outros a chamam de Terceira Revolução Industrial, ou Revolução Técnico-Científica-Informacional. Com ela estamos entrando na chamada sociedade do conhecimento. Os primeiros computadores, na década de 50, eram à válvula, com quilômetros de fios. Eram lentos, serviam para cálculos, feitos apenas algumas vezes mais rápidos que à mão. Necessitavam de consertos freqüentes. Eles ocupavam grandes espa- 21

22 Sikberto Renaldo Marks ços, faziam barulho com o ligar e desligar dos relés. Quando surgiram os transistores, reduziu-se a quantidade de fios e a velocidade do processamento aumentou significativamente. Após o transistor surgiu o microcircuito, que mais tarde resultou no microprocessador, um sistema integrado de grande quantidade de transistores numa só placa. O armazenamento de informações deu um salto, com a invenção das fitas e tambores magnéticos. A velocidade do processamento estava na casa dos milionésimos de segundos, algo incrível naqueles tempos. Na década de 60 do século 20 foi criada uma nova técnica de circuitos integrados, o SLT (Solid Logic Technoloy). Permitia processamentos simultâneos. As técnicas de integração dos cirquitos evoluíram e o processamento chegou aos bilionésimos de segundos. Na cécada de 70 os microprocessadores evoluíram muito, dando um salto no processamento de dados. Também nessa época surgiram as primeiras transmissões de dados entre computadores, por meio de redes. De 1980 em diante o mundo presenciou o surgimento da inteligência artificial com altíssima velocidade, programas de elevado grau de interatividade com o usuário. Também a Internet foi ganhando espaço, e poderiamos dizer, explodiu mundo afora na década de 90. Hoje os sistemas de informação informatizados são utilizados tanto em grandes organizações como nas bem pequenas. O mundo e as pessoas não vivem mais sem esses recursos. A informação tornou-se a matéria-prima do conhecimento, fácil de ser utilizada. Sistemas de informação atualmente não são mais apenas para informar, mas para desenvolver estratégias de getão pública, para gerar conhecimento, desenvolver ciência, desenvolver as pessoas, gerar conhecimento organizacional, e assim por diante. Não há nenhum exagero em afirmar que atualmente o maior patrimônio da humanidade é a informação e o conhecimento. 22

23 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Seção 4 Abordagem sistêmica Vamos estudar algo sobre a Teoria Geral dos Sistemas. Uma vez que nosso foco é estudar sobre administração da informação, e como já sabemos que a informação é processada por um sistema, agora vamos refletir um pouco sobre sistemas. E o que é um sistema? Vamos a uma definição. Conforme Oliveira (1996, p. 34), a Teoria Geral dos Sistemas define sistema como um conjunto de elementos ou componentes interdependentes, que interagem para se atingir determinado objetivo comum, formando um todo unitário e complexo. Vamos refletir sobre essa definição? Acompanhe o raciocínio. Em primeiro lugar, sistema é um conjunto de elementos, certo? Quantos elementos? Pelo menos dois. É que um elemento não forma um conjunto, isso é óbvio! Há, porém, uma característica nesse conjunto: eles são interdependentes, e interagem entre si. Esse ponto é importante para se entender um sistema: interação interdependente. Nunca esqueça isto. Essas partes, pela sua interação interdependente, têm ao menos um objetivo, mas podem ser mais. E uma última coisa: eles formam um todo complexo. Entendeu? Mais ou menos? Então está bom, vamos entender isso melhor, afinal, um estudante de curso superior que não souber explicar um sistema passa vergonha. Elementos ou componentes interdependentes São as partes de algo que se necessitam mutuamente, e que também se relacionam mutuamente. Por exemplo, o nosso corpo é composto de elementos interdependentes. Os braços necessitam dos ombros, do cérebro, do estômago, e assim por diante. O cérebro necessita dos braços e do estômago. E este, por sua vez, necessita dos braços e do cérebro. As peças de um automóvel também são assim, mas não em tanta intensidade de interdependência como os órgãos de nosso corpo. Perceba o seguinte: o exemplo que demos sobre o corpo é limitado a alguns órgãos. Na verdade todos dependem de todos. Faltando um, há deficiência, e dependendo de que órgão faltar, há prejuízo sério ou há interrupção da vida. Numa empresa os departamentos, setores, etc., são interdependentes entre si. É importante que os gestores vejam a empresa dessa forma. Interação interdependente É o relacionamento entre partes que se necessitam mutuamente. Numa empresa, por exemplo, o departamento financeiro necessita de vendas, de produção, de contabilidade, etc., assim como estes também necessitam do departamento financeiro. Por isso precisam trocar informações entre si, ou seja, precisam relacionar-se, pois um depende do outro. Toda organização é um sistema. Ela possui elementos que a compõem. E que elementos são esses? São, por exemplo: pessoas, em suas diversas funções; prédios com suas salas; compu- 23

24 Sikberto Renaldo Marks tadores e seus programas; telefones; recursos financeiros; recursos materiais; muitas anotações em diversos lugares; uma estrutura organizacional hierárquica; fluxo de informações, entre as pessoas dentro da organização, e com pessoas de fora dela, e muito mais. Pois bem, essas partes são interdependentes entre si, ou seja, todas elas necessitam umas das outras, não conseguem funcionar de modo totalmente independente. Por exemplo, os programas de computadores necessitam das pessoas para funcionar, e as pessoas precisam dos programas para fazerem seu trabalho. Assim também o fluxo de informações necessita dos telefones, e outros recursos, e as pessoas os usam. E esse sistema todo, como já se pode perceber, torna-se bem complexo para descrever, não é mesmo? É só tentar descrever por completo o conjunto das partes de uma organização pequena e explicar como se relacionam entre si, e verá como isso é difícil. E esse sistema todo, que chamamos organização, que poderia ser uma prefeitura, ou uma autarquia, tem seus objetivos. Se não os tivesse, para quê teríamos um sistema? Quais são os objetivos de uma organização? Podem ser vários, e entre os mais comuns temos: para as empresas pode ser a obtenção de resultados positivos; crescer no mercado; obter estabilidade financeira e econômica; melhorar a qualificação; produzir tecnologia, e assim por diante. Para uma prefeitura pode ser a obtenção de condições para que as empresas sejam bem-sucedidas, que os cidadãos tenham estabilidade em seus empregos, com qualidade de vida, que tenham educação e participem do desenvolvimento econômico. É possível lembrar de outros sistemas para ilustrar, além do sistema de organização pública? Sim, estamos rodeados por sistemas. Aliás, nós mesmos, nosso corpo, é um sistema. Um relógio é um sistema, um automóvel também. O que você acha, uma caneta é um sistema? E uma caneta em sua mão escrevendo, é um sistema? Faça o teste utilizando a definição anterior, e vai conseguir responder. Lembrese, apenas um conjunto de partes ainda não é um sistema, mas pode vir a ser, se completarmos a definição. Sistema tem de ter partes interdependentes, que interagem entre si visando a alcançar um objetivo. Agora pense numa organização que cuida do saneamento numa determinada cidade. Isso é um sistema? 24

25 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Vamos aprofundar mais a compreensão dos sistemas. Eles têm, como abordamos na se ção em que estudamos os siste mas de i nformação, quatro e leme ntos: entrada, processamento, saída e feedback. Entrada consta da captação dos dados primários. Pode ser em forma manual ou por meio de recurso de informática. Exemplo: a computação das horas trabalhadas, tempo parado, etc., numa folha de pagamentos. Processamento é a transformação de dados em saídas úteis. Isso também pode ser realizado manualmente ou por computador. Exemplo: a realização dos cálculos da folha de pagamento para a definição do valor a pagar. Saída é o fornecimento de informações úteis, por meio de gráficos, relatórios, tabelas, e outras formas. No caso em pauta, a saída podem ser os contracheques. Feedback é uma saída especial que todo sistema necessita. Ela é útil para realizar correções e ajustes no processamento e na entrada do sistema, e também na saída. Por exemplo, se ocorrem problemas nos contracheques, ou se o processamento atrasa, ou se ocorrem outras disfunções, essas são informações de saída que dão a entender que algo precisa ser feito para que não ocorra mais. As causas das situações podem estar tanto no processamento quanto na entrada, como até mesmo nos fornecedores do sistema. Então, identificadas as causas, serão tomadas medidas corretivas. O feedback, contudo, não é só para correções, também serve para avaliações, aperfeiçoamentos, prevenção, e muito mais. Veja agora uma ilustração de um sistema geral. entrada processamento saída feedback Figura 2: Componentes de um sistema geral 25

26 Sikberto Renaldo Marks Estude a figura anterior. Ela representa qualquer sistema. Note então que um sistema de informação tem esse sistema geral por modelo, com pequenas adaptações. É assim que se pode representar todo e qualquer sistema, com adaptações a partir do sistema geral, que sempre é representado da mesma maneira, como na Figura 2. Desenhe e redesenhe esse fácil modelo, e não o esqueça nunca mais, pois é o modelo básico para todos os demais sistemas. Identifique as diferenças desse modelo geral para com os sistemas de informação. Compare com a Figura 1. Seção 5 Ecologia da informação Os profissionais que lidam com informações têm-se limitado essencialmente aos aspectos técnicos do hardware e do software. Gerenciar a informação era, e em muitos caso ainda é, realizar investimentos em equipamentos e desenvolver softwares. Além disso, têm incluído o treinamento e a qualificação de pessoas para fazerem esses equipamentos funcionar. Acontece que os avanços tecnológicos tem ocorrido em velocidade acelerada, o que de certa forma justifica essa postura. Você que lê essa seção, está sendo convidado a meditar um pouquinho. Fica evidente que tal postura não é suficiente, não é mesmo? Imagine a situação: uma empresa bem equipada com computadores, uma quantidade de programas recém-desenvolvidos e de alto desempenho. Essa empresa, supõe-se, está na vanguarda do que de mais avançado existe em informática para sistemas de informação. Agora vêm três perguntas: ela está realmente bem suprida com informações? Ela é estrategicamente bem gerenciada? As pessoas que nela trabalham sabem desenvolver estratégias competitivas a partir das saídas de seu sistema de informação? A prática tem demonstrado que não. Apenas dispor de bom equipamento e bons programas é o mesmo que ter uma fábrica com boas máquinas e boa matéria-prima, mas cujos colaboradores não sabem bem o que fazer com tudo isso. 26

27 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES Davenport e Prusak (1998) criaram uma nova abordagem para melhor obtermos proveito dos sistemas de informação. Vamos explicar em poucas palavras. Essa nova abordagem eles chamam de ecologia da informação. Isso diz algo para você? Deve dizer o seguinte: a ênfase é no ambiente da informação. Não mais nos equipamentos e nos programas. Programas e equipamentos sempre serão necessários, porém a informação e o que com ela se faz na empresa ou nas entidades públicas é ainda muito mais importante, você não acha? Na ecologia da informação estão incluídos até mesmo os valores das organizações e sua cultura quanto à informação, ou seja, o que costumam fazer com a informação. Agora você já deve estar pensando que considerando os valores e a cultura de uma prefeitura, por exemplo, quanto à utilização da informação, de imediato chama a atenção para o gerenciamento desses aspectos, não é mesmo? E é exatamente isso. Há mais, porém. Ecologia da informação também inclui as forças e armadilhas que interferem no intercâmbio de informações na organização. Isso significa que em todas as organizações há políticas de uso das informações, costumes consagrados que são seguidos para uso das informações. Há situações em que são estabelecidas regras rígidas para o uso das informações. Isso tudo, e muito mais, afeta a eficácia, para melhor ou para pior, do desempenho de um sistema de informação numa empresa ou numa entidade pública. Vejamos por outra ótica. Uma prefeitura, por exemplo, bem estruturada, com um bom sistema de informação, terá bom proveito desse sistema se capacitar as pessoas que nela trabalham para fazerem bom uso das saídas geradas. Isso, porém, é só o início. As pessoas devem sentir-se à vontade para criar alternativas, devem sentir-se motivadas a inventar, propor, analisar e desenvolver novas idéias. Elas precisam ter motivos para, com um poderoso sistema de informação ao seu dispor, buscar desenvolver conhecimento sobre a prefeitura, sobre os munícipes, sobre o ambiente, e assim por diante. Consegue agora imaginar o potencial dessa simples expressão ecologia da informação? Pois prepare-se, a ênfase de nosso estudo será nessa direção: a sábia utilização desses sistemas. 27

28 Sikberto Renaldo Marks Seção 6 Dado, informação, conhecimento, inteligência e sabedoria Vamos nesta seção assimilar mais cinco conceitos vitais para o gerenciamento da informação numa organização. São os conceitos de dado, informação, conhecimento, inteligência e sabedoria. Você vai gostar de entender esses conceitos, pois tem a ver com você mesmo, com a organização e com todas as pessoas. Agora vamos nos aprofundar no conceito de ecologia da informação. Venha comigo, lendo com atenção, pois o assunto está ficando cada vez mais importante. O que é dado? Côrtes (2008, p. 26) ensina que são sucessões de fatos brutos, que não foram organizados, processados, relacionados, avaliados ou interpretados, representando apenas partes isoladas de eventos, situações ou ocorrências. Os dados são as unidades básicas das informações, segundo o autor. Imagine uma construção civil. A pilha de tijolos encostados no chão, para serem colocados organizadamente na parede, são os dados. Ou, em outro exemplo, o número 30 é um dado. Ele não nos diz nada, senão um valor, mas de quê? O que é informação? Côrtes (2008, p. 26) afirma que quando os dados passam por algum tipo de relacionamento, avaliação, interpretação ou organização, tem-se a geração de informação. No caso dos nossos exemplos, quando o pedreiro organizou os tijolos em forma de uma parede, o conjunto desses tijolos adquiriu um significado, e a parede seria a informação. Ou, lembra daquele número 30? Que tal dizer assim: um homem andando de bicicleta a 30 quilômetros por hora. Isso já é uma informação, pois temos aí um relacionamento entre um número, velocidade, um ser humano e um veículo. Com dados não se pode tomar decisões, mas com informações isso já é possível. Por exemplo, um veículo a 130 quilômetros pode levar o guarda a tomar a decisão de aplicar uma multa. Uma observação: a qualidade e quantidade de informações mais a capacidade de quem decide qualificam as decisões. Deu para entender o que é informação? Dito de outra maneira, por exemplo, um dado relacionado a outros dados pode criar um significado, algo que nos serve como informação. Por exemplo, 16 horas, é uma informação? Não, é só um dado. Se dissermos, 28

29 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES porém, que o ônibus partiu às 16 horas, então temos uma informação. Relacionamos esse valor a outros dois dados, o ônibus e a partida. São três dados que criam um significado, até bem importante para quem perdeu o ônibus, não é mesmo? Vamos aproveitar o momento para aprender o que é um metadado. O conceito mais comum de metadado é pilha de dados, ou dado sobre dado, ou um conjunto de dados ligados entre si. Entendeu? Provavelmente não. Com um exemplo deixaremos tudo claro. Imagine aquele número 30. É um dado, como já dissemos, mas é um dado simples. Agora 30 km, ainda é um dado, mas já é um metadado. E 30 km por hora. É um metadado, pois ainda não diz nada. Metadado é um dado composto de vários dados, mas que ainda não nos serve de informação, porém um cavalo a 30 km por hora, aí já é uma informação. Ou 38Cº, também é um metadado, e 38Cº na sala de reuniões quer dizer que lá está bem quente. Temos aí uma informação. Podemos até dizer: a coisa está quente lá dentro. E o que é conhecimento? Será um conjunto de informações? O que acha? Grande parte dos sistemas de informação é isso mesmo: sistemas de informação, e mais nada. Não são capazes de gerar conhecimento, portanto tem pequena utilidade. Siga o raciocínio, vamos entender com um exemplo, depois traremos a definição de geração de conhecimento. Voltemos ao número 30. É só um dado. Agora 30 km por hora, é um metadado. Um cavalo correndo a 30 km por hora é uma informação. Saber até que velocidade um cavalo pode correr; saber até quanto ele pode correr se bem treinado, saber por quanto tempo um cavalo pode correr nessa velocidade; saber por quanto tempo um cavalo pode correr até se cansar; saber qual a faixa de idade em que o cavalo mais rende para correr, isso já é conhecimento. Diz Côrtes (2008, p. 40) que ao dispormos de diferentes informações relacionadas a um tema, é possível ascender ao estágio do conhecimento, no qual a tomada de decisões pode ser efetivada com maior adequação e em longo prazo. Ou seja, com conhecimento pode-se decidir com maior precisão e até mesmo planejar. Por exemplo, um veículo a 135 km por hora, para o guarda de trânsito pode significar a necessidade de aplicação de uma multa. Se ele souber, entretanto, que se trata de uma ambulância transportando um enfartado 29

30 Sikberto Renaldo Marks vai deixar passar, aliás, se puder, vai tentar ajudar bloqueando outros veículos para que a ambulância passe mais depressa. Para tomar essa decisão ele necessita de mais que uma simples informação, necessita de conhecimento. Aliás, veja bem o seguinte. Conhecimento não é só o conjunto de informações que ele pôde ver. Não é só ver que se trata de uma ambulância com a sirene ligada. É conhecer as leis de trânsito para essa situação, e com isso tudo, decidir o que fazer. Considerando a nossa comparação em forma de construção, dado é o tijolo, a parede é a informação e as dependências formadas com as paredes são o conhecimento. E inteligência, o que é? A pergunta vital agora é: o que fazemos com as informações e com o conhecimento? Muito se pode fazer, você diria. E está certo. Podemos tomar decisões, o que é mais óbvio, mas também podemos planejar, replanejar, executar os planos, podemos ainda refletir sobre o que está acontecendo. Podemos, principalmente, fazer perguntas. E, a partir das perguntas, podemos desenvolver novo conhecimento. Com o tempo, podemos desenvolver teorias e leis científicas. Para fazer todas essas coisas temos de ter inteligência. Inteligência é o quê, então? É a capacidade de usar o conhecimento e as informações de forma criativa, para fazer algo útil com elas, criar soluções, progredir, realizar, construir, e principalmente para desenvolver mais conhecimento. A inteligência é favorecida pela interação entre as pessoas. Quanto mais as pessoas trocarem idéias entre si, mais inteligência elas desenvolverão. E também mais conhecimento gerarão. A inteligência, portanto, é bem mais um fruto do esforço conjugado entre várias pessoas bem organizadas do que o mesmo número de pessoas agindo individualmente. Em nossa analogia com a construção, inteligência é a capacidade de dispor as dependências da casa de forma que sirva melhor para os seus fins. Se for uma casa na praia as dependências certamente serão diferentes de outra num bairro de uma cidade grande. E certamente elas serão diferentes para o caso da construção ser um hotel ou um conjunto de escritórios. 30