Manual de Utilização do Sistema de Manutenção - Cliente

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1 Pagina 1 Sumário OBJETIVO... 3 ACESSO AO SISTEMA... 3 Passo Passo Passo Passo Passo TELA INICIAL DO SISTEMA... 4 CADASTRO... 6 Condutor... 6 Veículo... 7 Usuário... 8 Administrador:... 9 Administrador Consulta: Gestor: Gestor Consulta: CONSULTA Veículo: Condutor Unidades Oficinas Segurança Bloqueio Condutor: Bloqueio Veículo: Histórico de Operações: Usuários: Alterar Senha: MANUTENÇÃO Nova O.S Consulta OS OS Pendentes:... 27

2 Pagina 2 Aprovadas: Veículos Entregues: Finalizadas: Canceladas: Rejeitadas: Solicitado Cancelamento: Relatório Unidade Anual Valor R$ Condutor Veículo II Manutenção Conferência NFe Histórico de Operações NF s DÚVIDAS... 38

3 Pagina 3 OBJETIVO Este Manual tem como objetivo orientar os Gestores a operarem o Sistema de Manutenção da Prime FitCard. ACESSO AO SISTEMA Para acessar o Sistema de Manutenção da Prime FitCard, entre em nosso site ( e siga os passos abaixo: Passo 1=> Clique no Menu MEU FITCARD no canto superior direito da tela. Passo 2=> Em pelo Relacionamento. insira o Código de Cliente enviado por Passo 3=> Em Relacionamento. insira o Usuário enviado por pelo Passo 4=> Em Relacionamento. insira a Senha enviada por pelo Passo 5=> Clique no botão OK para entrar no Sistema FitCard (o botão ENTER não funciona para acessar o sistema).

4 Pagina 4 TELA INICIAL DO SISTEMA

5 Na Tela Inicial, o Gestor pode verificar os dados do Sistema. 1=> Nome e Permissão do Gestor. Pagina 5 2=> Resumo da Frota cadastrada no Sistema (Veículos Ativos/Inativos e Condutores Ativos/Inativos. 3=> Aproveitamento da Frota em porcentagem (os dados são sempre do mês anterior). 4=> Gráfico de Inconsistências (disponibiliza a quantidade de Inconsistências acontecidas em cada mês). 5=> Gráfico de Gestão (disponibiliza a quantidade de Serviços efetuados em cada mês).

6 Pagina 6 CADASTRO Para cadastrar um novo Veículo/Condutor/Gestor, clique no Menu. Condutor Para cadastrar um Condutor, clique no submenu e preencha os dados pedidos. Obs: Não deixe nenhum campo em branco, se não souber algum dado, preencha com o número zero. - Registro Funcional do Condutor (pode ser Matrícula, RG, CPF ou CNH limite de oito caracteres e não começar com zero). - Nome completo do Condutor. - Unidade a qual esse Condutor pertence.

7 Pagina 7 - CNH do Condutor. - Validade da CNH do Condutor. - Categoria da CNH do Condutor. - Clique no botão Salvar. - Se quiser preencher novos dados, clique no botão Novo. Veículo Para cadastrar um Veículo, clique no submenu e preencha os dados pedidos. Obs: Não deixe nenhum campo em branco, se não souber algum dado, preencha com o número zero. - Prefixo (pode ser Matrícula ou Patrimônio do Veículo). - Placa do Veículo. - Chassi do Veículo. - Marca do Veículo.

8 Pagina 8 - Quilometragem atual do Veículo. - Ano de Fabricação/Modelo do Veículo (ex: 2015 ou 1516). - Tipo do Veículo (ex: Ônibus, Caminhão, Moto, etc). - Unidade a qual o Veículo pertence. - Subunidade a qual o Veículo pertence (se houver). - Modelo do Veículo. - Tipo da Frota (Próprio ou Locado). - Cor do Veículo. - Valor do Veículo Novo. - Clique no botão Salvar. Usuário Para cadastrar um Usuário, clique no submenu.

9 O Sistema possui quatro tipos de permissões de acesso. São eles: Pagina 9 Administrador: Tem a permissão máster, consegue consultar e alterar tudo no Sistema. Podem ser cadastrados quantos o Cliente precisar. Para cadastrar, preencha os dados pedidos: - Nome Completo do Administrador (ex: João Carlos Silva). - do Administrador (ex: jcsilva@exemplo.com.br). - Telefone direto do Administrador (ex: (11) ). - Telefone Geral da Empresa (ex: (11) ). - Endereço da Empresa (ex: Rua Ipê, 57 Jd. Santa Rosa São Paulo-SP). - Observações (apenas se houver algum dado importante que não tenha sido pedido acima). - Nome de usuário do Administrador (ex: joaosilva). - Senha do Administrador (ex: limite de 15 caracteres, não começar com zero, não ter caractere especial, não diferencia maiúscula de minúscula). - Clique no botão Salvar. - Se quiser preencher novos dados, clique no botão Novo.

10 Pagina 10 Administrador Consulta: Consegue consultar tudo no Sistema, mas não pode alterar. Podem ser cadastrados quantos o Cliente precisar. Para cadastrar, siga o passo a passo anterior. Gestor: Consegue consultar e alterar o que for de sua Unidade. Podem ser cadastrados quantos o Cliente precisar. Para cadastrar, preencha os dados pedidos: - Unidade na qual o Gestor será cadastrado (escolha a Unidade e clique em adicionar).

11 Pagina 11 - Nome Completo do Gestor (ex: João Carlos Silva). - do Gestor (ex: jcsilva@exemplo.com.br). - Telefone direto do Gestor (ex: (11) ). - Telefone Geral da Empresa (ex: (11) ). - Endereço da Empresa (ex: Rua Ipê, 57 Jd. Santa Rosa São Paulo-SP). - Nome de usuário do Gestor (ex: joaosilva). - Senha do Administrador (ex: limite de 15 caracteres, não começar com zero, não ter caractere especial, não diferencia maiúscula de minúscula). - Clique no botão Salvar.

12 Pagina 12 Gestor Consulta: Consegue apenas consultar o que for de sua Unidade, mas não pode alterar. Podem ser cadastrados quantos o Cliente precisar. Para cadastrar, siga o passo a passo anterior. CONSULTA Para consultar dados de Veículos/Condutores, Oficinas e etc, clique no Menu. Veículo: São todos os Veículos cadastrados no sistema. 1=> A pesquisa pode ser feita pela Placa, Prefixo do Veículo ou Unidade.

13 Pagina 13 2=> Você pode baixar os dados de todos os veículos cadastrados no sistema para Excel ou bloco de notas. 3=> Para visualizar os dados do Veículo, Clique em Opções. Abrirá uma nova página. 4=> Todos os dados cadastrados pelo Gestor. Se precisar, atualize algum dado e clique em.

14 Pagina 14 5=> Status do Veículo: Ativo ou Inativo. 6=> Código do Cartão (não pode ser alterado). 7=> Se precisar pedir a 2ª via do cartão, clique em. Abrirá uma nova página.

15 Pagina 15 Condutor: São todos os Condutores cadastrados no sistema. 1=> A pesquisa pode ser feita pelo Registro Funcional, Nome ou Unidade. 2=> Você pode baixar os dados de todos condutores cadastrados no sistema para Excel ou bloco de notas. 3=> Para visualizar os dados do Condutor, Clique em Opções. Abrirá uma nova página.

16 Pagina 16 4=> Todos os dados cadastrados pelo Gestor. Se precisar, atualize algum dado e clique em. 5=> Status do Condutor: Ativo ou Inativo. 6=> Registro Funcional (não pode ser alterado).

17 Pagina 17 Unidades: São todas as Unidades cadastradas no sistema. 1=> A pesquisa pode ser feita pelo Nome da Unidade ou Local. 2=> Você pode baixar os dados de todas as unidades cadastradas no sistema para Excel ou bloco de notas. 3=> Para visualizar os dados da Unidade, Clique em Opções. Abrirá uma nova página.

18 Pagina 18 4=> Todos os dados cadastrados pelo Gestor. Apenas os campos Saldo Contratado e Saldo Restante são alteráveis. No ato da aprovação da OS, o sistema liberará apenas se tiver saldo em Saldo Restante. Você pode alterar esse saldo quando precisar, apenas atualize os saldos e clique em. 5=> Status da Unidade: Ativo ou Inativo. Oficinas: São todas as Oficinas credenciadas pela FitCard. 1=> A pesquisa pode ser feita pelo Nome da Oficina, Bairro, Cidade ou Estado.

19 Pagina 19 2=> Você pode baixar os dados de todos as Oficinas credenciadas pela FitCard para Excel. 3=> Para visualizar os dados da Oficina, Clique em Opções. Abrirá uma nova página. 4=> Todos os dados cadastrados pelo Credenciamento.

20 Pagina 20 Segurança: É o menu onde estão os Bloqueios e Histórico. Bloqueio Condutor: O Condutor pode ser bloqueado pelo Gestor. 1=> A pesquisa pode ser feita pela Matricula ou Nome do Condutor. 2=> Você pode baixar os dados desses condutores para excel ou bloco de notas. 3=> Para visualizar os dados do condutor bloqueado, clique em Opções. Abrirá uma nova página.

21 Pagina 21 4=> Nesta página estão todas as informações do condutor bloqueado. 4.1=>Para desbloqueá-lo, ative o condutor. 4.2=>Atualize. Bloqueio Veículo: O Veículo pode ser bloqueado pelo Gestor. 1=> A pesquisa pode ser feita pela Placa ou Prefixo do Veículo.

22 Pagina 22 2=> Você pode baixar os dados desses veículos para excel. 3=> Para visualizar os dados do veículo bloqueado, clique em Opções. Abrirá uma nova página. 4=> Nesta página estão todas as informações do veículo bloqueado. 4.1=>Para desbloqueá-lo, ative o veículo. 4.2=>Atualize.

23 Pagina 23 Histórico de Operações: É onde são exibidas todas as alterações feitas no sistema. 1=> A pesquisa pode ser feita pela Placa, Unidade ou nome do Gestor. 2=> Data e hora da alteração, qual foi a operação efetuada e quem a alterou.

24 Pagina 24 Usuários: É onde estão os dados de todos os Gestores que tem acesso ao sistema. Alterar Senha: Você receberá do Relacionamento uma senha padrão, para alterá-la clique nesse menu. 1=> Digite sua senha atual. 2=> Digite duas vezes sua senha nova (pode ser alfanumérico, limite de 15 caracteres, não começar com zero e não ter caracteres especiais). 3=> Atualize.

25 Pagina 25 MANUTENÇÃO Para consultar dados de OS, Relatórios e etc, clique no Menu. Nova O.S Para cadastrar uma Nova O.S, clique no submenu os dados pedidos: e preencha - Placa do Veículo (quando for preenchida, puxará automaticamente os dados de Modelo e Unidade). - Quilometragem atual do Veículo. - Categoria da OS. - Observação (será onde o Gestor preencherá o que deverá ser feito no veículo). - Escolha da Oficina. - Pesquise a Oficina pelo Nome Fantasia, Cidade ou Bairro.

26 Pagina 26 - Clique em para selecionar a Oficina para envio da OS. - Clique no botão Salvar.

27 Pagina 27 Consulta OS Neste menu estão todas OS do sistema. OS Pendentes: São as OS que foram abertas pelo Gestor ou pela Oficina. Você pode pesquisar pelo número da OS, placa do veiculo, estabelecimento ou pela unidade. Ao clicar em cima da OS, ela expande com os dados das Oficinas para o qual ela foi enviada. Para abrir a OS, clique em. Na OS aberta você verifica: 1=> Os dados do veículo, condutor e oficina. 2=> Se quiser imprimir, clique no botão. 3=> Itens que a Oficina incluiu no orçamento. 4=> Funciona como um chat entre a Oficina e o Gestor. 5=> Valor Total da Mão de Obra.

28 Pagina 28 6=> Valor Total da OS. 7=> Botão de rejeitar, caso o Gestor não queira trabalhar com essa Oficina. 8=> Botão de reavaliar, caso o Gestor não esteja satisfeito com a OS. 9=> Botão de aprovar, caso a OS esteja de acordo com que o Gestor precise. Se quiser enviar essa OS para outras Oficinas, clique em. Escolha as Oficinas, você pode pesquisar a Oficina pelo Nome, Bairro, Cidade ou Estado.

29 Pagina 29 Clique no botão Enviar Solicitações. Aprovadas: São as OS que foram aprovadas pelo Gestor. A Oficina já está realizando o serviço. Você pode pesquisar pelo número da OS, placa do veiculo, estabelecimento ou pela unidade. Para visualizar a OS, clique em. Veículos Entregues: Nesse status, o Gestor já terá recebido o veículo físico. Então deverá revisar o veículo, conferir as NFs (peças e serviços) e clicar no botão Finalizar OS. Você pode pesquisar pelo número da OS, placa do veiculo, estabelecimento ou pela unidade. Para visualizar a OS, clique em. Caso a OS esteja com algo divergente e você não possa finalizar, clique em, selecione OS com problema e em Observações explique o problema, clique em Salvar para que a Oficina seja avisada dessa situação. Finalizadas: São as OS já finalizadas. Você pode pesquisar pelo número da OS, placa do veiculo, estabelecimento ou pela unidade. Para visualizar a OS, clique em. Canceladas: São as OS que foram canceladas pelo Gestor. Você pode pesquisar pelo número da OS, placa do veiculo, estabelecimento ou pela unidade. Para visualizar a OS, clique em. Rejeitadas: São as OS que foram rejeitadas por algum motivo pela Oficina. Você pode pesquisar pelo número da OS, placa do veiculo, estabelecimento ou pela unidade. Para visualizar a OS, clique em.

30 Pagina 30 Solicitado Cancelamento: Quando a Oficina solicitar o cancelamento de alguma OS, o mesmo estará nessa tela. Para visualizar a OS, clique em. Para aceitar o cancelamento clique em Confirmar Cancelamento. Relatório Para emitir algum tipo de Relatório, clique em para excel e bloco de notas.. São todos exportáveis Unidade Esse relatório te mostrará todos os dados de cada OS dentro do período escolhido. 1=>Escolha o tipo de relatório que você quer (Unidade, Estabelecimento ou Todos). 2=>Período que você quer pesquisar. 3=> Se você escolheu emitir o relatório por unidade, selecione a unidade. 4=> Se você escolheu emitir o relatório por estabelecimento, selecione o estabelecimento. 5=> Emita o relatório. Se você escolheu emitir o relatório por todos, apenas emita o relatório.

31 Pagina 31 Anual Valor R$ Ele te mostra o quanto cada unidade gasta no período escolhido. 1=> Escolha o ano que você quer emitir. 2=> Emita o relatório.

32 Pagina 32 Condutor Esse relatório te mostra os abastecimentos que o condutor fez. 1=>Digite a matrícula do Condutor. 2=> Período que você quer pesquisar. 3=> Escolha o Status da OS que você quer pesquisar. 4=> Se você quiser emitir um relatório de todos as OS desse condutor, desde a primeira, clique em Todas as OS e emita. 5=> Emita o relatório.

33 Pagina 33 Veículo II Esse relatório te mostra as OS desse veículo. 1=>Digite a placa do Veículo. 2=> Período que você quer pesquisar. 3=> Se você quiser emitir um relatório de todos as OS desse veículo, desde a primeira, clique em Todas as OS e emita.

34 Pagina 34 4=> Emita o relatório. Manutenção Esse relatório te mostrará detalhadamente as OS de acordo com sua pesquisa. 1=>Escolha o tipo de relatório que você quer (Unidade ou Todos).

35 Pagina 35 2=> Escolha o Status da OS que você quer pesquisar. 3=> Período que você quer pesquisar. 4=> Se você escolheu emitir o relatório por unidade, selecione a unidade. 5=> Emita o relatório.

36 Pagina 36 Conferência NFe Nesse relatório estarão todos os relatórios por unidade. Para verificar o relatório, escolha sua unidade e clique em Opções. Ele será aberto em nova janela e estará detalhado por veículo e OS. No final da página estarão o total de consumo, taxa de administração, desconto/comissão e total que virá na Nota Fiscal. Se as informações do relatório estiverem corretas, clique em Aprovar. Sua NF estará disponível para ser baixada em até 5 dias úteis. Lembrete: A cada novo período os relatórios anteriores expiram, a visualização será feitas apenas da nota vigente.

37 Pagina 37 Histórico de Operações É onde são exibidas todas as alterações feitas no sistema. 1=> A pesquisa pode ser feita pelo número da OS, Estabelecimento ou nome do Gestor. 2=> Número da OS, data e hora da alteração, quem alterou, qual foi a alteração efetuada, placa do veículo e código do Estabelecimento.

38 NF s Para consultar as NF s e as certidões, clique no Menu. Pagina 38 As NF s estarão disponíveis no quinto dia útil a partir do fechamento (quinzenal ou mensal). Clique em para visualizá-las, escolha a sua Unidade e baixe as NF s (peças e serviços). Lembrete: A cada novo período as notas anteriores expiram, a visualização será feitas apenas da nota vigente. Coloque em sua agenda a data de visualização das notas para pagamento no prazo estipulado em seu contrato, evitando assim cobrança de juros. As certidões estarão sempre disponíveis. Clique em visualizá-las, e em Baixar para fazer o download. para DÚVIDAS Se houver dúvida, por favor, entre em contato com a FitCard Setor de Relacionamento-Cliente. Tel: (19) (19) Wállison Costa Analista Relacionamento-Cliente. (19) Pedro Atauri Analista Relacionamento-Cliente. (19) Renan Benvenute Gerente Relacionamento.