MANUAL PORTAL BENEFÍCIO

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2 MANUAL PORTAL BENEFÍCIO CONHEÇA NOSSA CESTA BENEFÍCIO A ValeCard oferece uma cesta com várias opções de produtos desenvolvidos para facilitar a gestão de recursos humanos de empresas de todos os segmentos e portes. O objetivo é oferecer benefícios para melhorar a qualidade de vida e aumentar a motivação dos colaboradores. Conheça os produtos de nossa cesta. Alimentação Refeição Cultura Convênio Farmácia Viagem Escolar Alimentação Natal Combustível Planos Odontológicos Empresarial

3 APRESENTAÇÃO DO PORTAL. Para acessar as ferramentas para melhor gestão dos cartões, é necessário que seja realizado o login no portal, com o usuário (código do contrato) e senha, recebidos por . Após realizar o acesso no portal, serão disponibilizadas em tela todas as funcionalidades, para que seja possível realizar os procedimentos necessários para controle dos cartões e otimização dos processos. CONHEÇA COMO FAZER A GESTÃO NO PORTAL VALECARD Operação O Menu Operação, constam os componentes de gestão do produto aderido.

4 Alteração de Status: Por meio desta opção é possível alterar status dos cartões tais como: ativo, bloqueado, inativo, sinistro. Estas alterações de status podem ser realizadas de forma Agendada, Em lote ou Instantânea. Conheça os status: Ativo - Liberação dos cartões para uso Bloqueado e Inativo - Status que impossibilitam a utilização dos limites, e podem ser utilizados em caso de afastamento ou férias. Sinistro - Status utilizado em caso de perda ou roubo dos cartões. Agendado: Por meio desta opção é possível agendar uma alteração de status, informando a data em que deseja que o status do cartão seja alterado. Segue abaixo o passo a passo desta funcionalidade: a) Escolha no Menu Operação, a opção Alteração de Status; b) Escolha a opção Agendado; c) Informe o número do cartão, ou o nome do usuário, clique em Pesquisar (lupa no lado direito); d) Informe a Data que será feita a alteração, clique em Salvar. IMPORTANTE! Se a pesquisa for feita por nome, e o usuário tiver mais de um cartão no sistema ValeCard (casos de 2ª via de cartão), marque o cartão que deverá ser alterado. Em Lote: Por meio desta opção é possível realizar as alterações de status em lote, ou seja, de vários cartões por vez. Passo a passo:

5 a) Escolha no Menu Operação, a opção Alteração de Status; b) Escolha a opção Em lote; c) Utilize os filtros disponíveis na tela que se abre para facilitar a consulta e em seguida clique em pesquisar; d) Selecione os usuários que desejar alterar o status; e) Escolha o Novo status; f) Clique em Salvar. IMPORTANTE! Não é possível fazer alteração de status para cartões CANCELADOS ou SINISTROS Instantâneo: Permite ao gestor realizar as alterações de status dos cartões de forma online e instantânea. Passo a passo: a) Escolha no Menu Operação, a opção Alteração de Status; b) Escolha a opção Instantâneo; c) Informe o número do cartão, ou o nome do usuário, clique em Pesquisar (lupa no lado direito); *Caso não possua o número do cartão, utilize uma das chaves de busca, clicando na lupa, onde será direcionado para uma tela com opções de busca por cartão, Nome, cpf, matrícula, data da geração do cartão ou status.

6 d) Selecione o cartão, clicando na marca em verde conforme a figura: e) Escolha o status a ser alterado e clique em Salvar. IMPORTANTE! Se a pesquisa for feita por nome, e o usuário tiver mais de um cartão no sistema ValeCard (casos de 2ª via de cartão), marque o cartão que deverá ter seu status alterado. *Não é possível fazer alteração de status para cartões CANCELADOS ou SINISTROS. Alteração de Limite: Esta opção é utilizada para alterar o limite dos cartões, seja para produtos consumo ou carga.

7 Esta funcionalidade permite que as alterações sejam realizadas de forma agendada ou automática de usuário por usuário, portanto para que seja liberada a opção instantânea é necessário que entre em contato com o Executivo de relacionamento para que sejam realizadas as parametrizações cadastrais necessárias. Agendado - Para que haja a liberação do crédito deverá realizar o agendamento após a inserção do valor no cartão. Instantâneo - A liberação da carga/limite é realizada instantaneamente. Alteração de limite AGENDADO: Passo a passo: a) Escolha no Menu Operação, a opção Alteração de Limite; b) Escolha a opção Agendado; c) Informe o número do cartão, ou o nome do usuário, clique em Pesquisar (lupa no lado direito); d) Informe o valor do Novo Limite e clique em Salvar. Lembrando que a alteração do limite só será alterado após o agendamento.

8 e) Caso o produto ao qual o limite alterado seja consumo (convênio, farmácia, combustível consumo ou empresarial), o limite será alterado na abertura do plano, caso seja carga (alimentação, alimentação natal, refeição, combustível carga, escolar, viagem ou cultura) o saldo será alterado, ou seja, o valor inserido será agregado ao saldo atual. IMPORTANTE! Se a pesquisa for feita por nome, e o usuário tiver mais de um cartão no sistema ValeCard (casos de 2ª via de cartão), marque o cartão que deverá ter seu limite alterado. Não é possível fazer alteração de limites para cartões CANCELADOS ou SINISTROS. O limite só é alterado, considerando o limite de crédito do contrato do cliente, portanto se o valor global disponível não for igual ou maior que o valor a ser liberado a alteração não será concluída com sucesso. Alteração de limite INSTANTÂNEO: O novo limite é liberado imediatamente após a realização do procedimento abaixo, portanto é importante ter a certeza que o cartão a ser liberado está correto para que não sejam liberada a carga para o cartão errado, lembrando que perante o Banco Central uma vez liberado um saldo para um funcionário este valor não pode ser retirado. Esta opção é utilizada para alterar o limite do cartão instantaneamente. Passo a passo: a) Escolha no Menu Operação, a opção Alteração de limite; b) Escolha a opção Instantâneo; c) Informe o número do cartão, ou o nome do usuário, clique em Pesquisar (lupa no lado direito);

9 d) Selecione os cartões a serem alterados; e) Informe o valor do Novo Limite; f) Escolha se a alteração é somente para o período atual ou se também é válida para os próximos períodos; g) Clique em Salvar; f) Caso o produto ao qual o limite alterado seja consumo (convênio, farmácia, combustível consumo ou empresarial), o limite será alterado na abertura do plano, caso seja carga (alimentação, alimentação natal,refeição, combustível carga, escolar, viagem ou cultura) o saldo será alterado, ou seja, o valor inserido será agregado ao saldo atual. IMPORTANTE! As informações contidas em uma planilha de importação, executada na abertura do novo período, sobrepõem a informação do novo limite, mesmo se o cliente escolher a opção de alterar o limite para período atual e o próximo. Não é possível fazer alteração de limites para cartões CANCELADOS ou SINISTROS.

10 Liberação de Crédito Liberação de Crédito Agendado: Esta opção permite mais flexibilidade nos agendamentos de carga e liberações dos créditos nos cartões. Este agendamento pode ocorrer em qualquer dia da semana, a qualquer hora, de forma fácil e rápida. Passo a passo: a) Escolha no Menu Operação, opção Liberação de Crédito; b) Informe a Data para liberação do crédito; c) Clique em Simular; d) Em seguida, aparecerá um PopUp com algumas informações. Caso não tenha nenhuma divergência, clique em Salvar. A página traz informações dos agendamentos automáticos e manuais existentes. Lembrando que apenas será possível realizar o agendamento após realizar a importação do arquivo ou agendamento de carga unitária.

11 A data do Agendamento aparecerá em Próximo (s) Crédito (s). Cartão Admissão: Trata-se de uma funcionalidade utilizada para garantir o benefício dos funcionários recém-contratados para o consumo do benefício nas redes credenciadas, antes da chegada do cartão definitivo (1ª via). Essa funcionalidade é liberada mediante solicitação ao ER (Executivo de Relacionamento) ou no , nessas ocasiões, será gerado um acionamento para a área responsável tratar a solicitação. Caso contrário a funcionalidade ficará em default. Passo a passo: No item Solicitar Cartão Admissão, o cliente irá providenciar a emissão dos cartões provisórios de acordo com sua necessidade.

12 O cliente deverá informar o CPF e Nome do solicitante dos cartões Admissão e em seguida, informar a quantidade de cartões que deseja. Lembrete: os cartões serão impressos com nome padrão (Cartao_Provisorio_001; Cartao_Provisorio_002...) e serão enviados BLOQUEADOS ao cliente. Mesmo mediante o pedido do cliente via ou ligação, é necessário que o mesmo confirme, selecionando o botão. Concluindo a contratação, aparecerá a mensagem de sucesso. Veja exemplo da tabela dos Cartões:

13 A próxima etapa é Associar o Cartão Admissão a um cartão 1ª via do funcionário recém admitido. É importante se atentar a algumas regras na associação e utilização do cartão admissão. *A Associação do cartão admissão deverá ocorrer amarrando o cartão 1ª via do funcionário com o status "Em análise" *O cartão admissão é permitido a inserção apenas de 1 carga (carga única) e tem a validade de 30 dias após ser associado. Ao ativar a 1ª via do usuário associado ao cartão admissão migrará automaticamente o saldo e todo histórico de movimentação e o cartão admissão será cancelado. O cartão admissão somente é associado a um cartão com status EM ANALISE. Nesta etapa o cliente deverá informar qual cartão Admissão será associado a qual usuário. Em caso de dúvidas, a lupa ajudará na consulta dos dados.

14 Com o cartão associado (1ª via do cartão do funcionário) o cliente poderá realizar a liberação de carga normalmente para o Cartão Admissão, porém, será única carga, após a carga deverá ser realizada no cartão 1ª via do funcionário. No terceiro subitem o cliente poderá Desassociar o Cartão Admissão, que ocorre no momento em que o cartão nominal do funcionário chega na empresa. Uma vez que o cartão for Desassociado o mesmo não poderá ser utilizado novamente. Dessa forma, o status do cartão será Cancelado. O cliente deverá informar o número do cartão provisório que será desassociado e os dados do usuário serão preenchidos automaticamente. A ação será concluída quando selecionar o botão Desassociar (Cancelar) que irá cancelar o cartão admissão e, automaticamente, ativar e transferir o saldo para o cartão 1ª via do funcionário. O cliente também poderá gerar relatórios de todos os cartões provisórios gerados, independente se já foram cancelados ou não.

15 Basta informar o período de emissão dos cartões que deseja pesquisar e clicar em Gerar: Logo serão informados os dados conforme abaixo: O cliente também poderá gerar relatórios de todos os cartões associados: Basta informar o período que deseja pesquisar e clicar em Gerar: Logo, serão informados os dados conforme abaixo:

16 Também é possível gerar relatório dos cartões que foram desassociados: Basta informar o período que deseja pesquisar e clicar em Gerar: Logo, serão informados os dados conforme abaixo: Todos esses relatórios podem ser exportados em: Excel, CSV e PDF.

17 Consulta de saldo Esta opção permite ao administrador do contrato, verificar o saldo do cartão de seus funcionários. Passo a passo: a) Escolha no Menu Operação, a opção Consulta Saldo; b) Informe o número do cartão, ou o nome do usuário, clique em pesquisar (lupa no lado direito).

18 Solicitação de Cartão: Esta opção permite ao administrador do contrato, fazer a solicitação de um novo cartão e segunda via para titular e/ou dependente. Caso queira solicitar uma quantidade maior de cartões (lote), utilize o módulo de importação de dados. Passo a passo: a) Escolha no Menu Operação, a opção Solicitação de cartão; b) Escolha o tipo de cartão a ser cadastrado; Titular 1 Via: Preencha os dados do usuário;

19 Clique em Confirmar Solicitação. IMPORTANTE! Dados obrigatórios: Todos os dados obrigatórios precisam ser preenchidos para que a ação seja concluída. Para cadastrar o endereço, basta digitar o CEP do endereço do funcionário que o sistema traz a cidade, bairro e logradouro. Titular - 2ª via: 1 Informe o número do cartão, ou o nome do usuário, clique em Pesquisar (lupa no lado direito); 2 Preencha os dados obrigatórios que ainda não estavam no cadastro para atualização; 3 Clique em Confirmar Solicitação. IMPORTANTE! Dados obrigatórios: Todos os dados obrigatórios precisam ser preenchidos para que a ação seja concluída. Se a pesquisa for feita por nome, e o usuário tiver mais de um cartão no sistema ValeCard (casos de 2ª via de cartão), marque o cartão que deseja realizar a solicitação. Para cadastrar o endereço, basta digitar o CEP do endereço do usuário que o sistema traz a cidade, bairro e logradouro.

20 Não é possível fazer 2ª via de cartões CANCELADOS, caso seja feito o cancelamento indevidamente e necessite de 2ª via, o cliente deverá ser enviado por para adm@valecard.com.br justificando a necessidade. Dependente: 1. Informe o número do cartão, ou o nome do usuário titular, clique em Pesquisar (lupa no lado direito); 2. Preencha os dados obrigatórios 3. Clique em Confirmar Solicitação.

21 Demissão de Funcionário Permite ao administrador do contrato, fazer o cancelamento de um cartão em casos de demissão do funcionário. IMPORTANTE! Somente realizar a demissão do funcionário caso o saldo do usuário esteja zerado, pois automaticamente o cartão é cancelado. Caso o cartão do usuário tenha saldo, o mesmo precisa ser todo utilizado, pois pertence ao funcionário. Neste campo é possível inserir o nome do usuário ou pesquisar no ícone. É possível em Pesquisar Usuários os usuários já cadastrados preenchendo os campos abaixo e clique em pesquisar.

22 Atualização Cadastral Permite ao gestor do contrato fazer as atualizações cadastrais. Preencher os campos em Comercial e salvar. O CEP digitado deverá ser o do endereço do cliente conforme consta em seu cadastro.

23 Na aba Fiscal preencher o endereço fiscal da Emperesa. Alteração de Senha Este campo permite o cliente alterar a senha de acesso ao portal. Ao selecionar a opção abrirá uma tela com as opções Senha atual, Nova senha e Confirmação de Senha. Preencha os campos e clique em alterar senha. Financeiro Na aba Financeiro Consulta de Títulos é possível buscar informações referente aos títulos pertencentes ao contrato. Para que seja possível efetivar a busca é necessário informar a data de vencimento, informar a situação do título e o produto.

24 Cadastro Usuários do Sistema (Usuário Terceiro) A ferramenta permite que o cliente possa criar diferentes acessos no portal, além de parametrizar o que cada usuário criado poderá visualizar. O usuário terceiro elimina o compartilhamento de senha, em caso de férias por exemplo, permitindo identificar o login do responsável que realizou determinada ação, como solicitação de cartões ou importação de limites. Garante também a GESTÃO e CONTROLE aos nossos clientes, principalmente por criar quantos usuários terceiros precisar, determinar os acessos e alterá-los quando quiser. Após realizar o login, o cliente deve acessar o menu CADASTRO e selecionar as seguintes opções: *GERAIS *USUÁRIOS DO SISTEMA Opção Gerais: Para criar incluir um novo usuário terceiro A primeira etapa é preencher os campos obrigatórios: 2. Os dados preenchidos será o login de acesso; 3. Nome do funcionário que irá utilizar aquele login para melhor identificação; 4. Informe o do funcionário responsável por aquele login;

25 5. Os dados preenchidos será a senha de acesso; 6. Reescreva a senha de acesso do usuário terceiro. Preencher os campos e clique em SALVAR, se já constar um usuário cadastrado Com o mesmo login o sistema informará a mensagem de erro. Altere os dados, clique em salvar e aguarde a mensagem de sucesso. Na segunda etapa, você irá determinar quais funcionalidade e comandos que o usuário-cadastrado poderá acessar. *Aba Permissão de Acesso. Se já possuir outros usuários cadastrados que conste acessos e queira copiá-los para outro usuário terceiro, basta identificá-lo na LUPA e selecionar e clicar em COPIAR. Confirme a mensagem para concluir.

26 Pronto! O cadastro foi concluído. Segue o passo a posso de acesso com o usuário e senha ddo usuário-terceiro. * Faça o logout do seu acesso no link e preencha com o login criado. Após preencher com os dados, selecione em LOGIN. Pronto! Agora você irá visualizar exatamente as abas que solicitou a liberação para esse usuário: É importante lembrar que um usuário terceiro: *Não pode criar outros usuários terceiros; *Não pode alterar a senha do cliente-master. Depois de criados usuários terceiros, o cliente pode alterar suas permissões de acesso, de acordo com sua necessidade. Para isso, basta, no mesmo caminho, preencher os campos de filtro e selecionar o botão PESQUISAR.

27 Você irá visualizar todos usuários criados e, para alterá-los, basta selecionar o botão EDITAR. Você realiza a edição que precisa, SALVA e pronto! Alteração realizada com sucesso! Relatórios Este Menu disponibiliza relatórios de consumo, extratos e relatórios de usuários que possibilita melhor controle para os gestores. Em Relação de Usuários é possível emitir o relatório de todos os usuários cadastrados. Ao selecionar a opção informe pelos filtros qual o tipo de busca e clique em pesquisar. Extrato de Titular Opção onde consulta os extratos dos funcionários, com informações de consumo dos cartões, data de utilização, valor da compra e local.

28 Preencha os campos com os dados do titular e clique em Pesquisar. Extrato em Lote Permite extrair vários extratos por vez, ou seja, de todos os funcionários. Preencha os campos em Pesquisar e realize a pesquisa para buscar os dados. Em Imprimir extrato preencha o mês de referência e clique em Imprimir Extrato.

29 Logística de Cartões Acompanhar a produção dos cartões solicitados. Irão constar os cartões que estão sendo confeccionados na tela abaixo. Importação de Dados Em Cadastros, Layout de arquivo irá trazer as informações necessárias referentes ao layout da planilha utilizada na importação. Preencha os campos para configurar as configurações e Salvar.

30 Para criar limpar as configurações clique em Novo, preencha os campos e clique em Salvar. Parametrização do Cliente É possível parametrizar os layouts para cada tipo de importação que será utilizada. Poderá utilizar o layout padrão Valecard para todos os clientes ou criar um específico. Preencha o layout escolhido em cada tipo de importação:

31 Após escolher o layout de cada Tipo da Importação clique em Salvar. Importação/Acompanhamento de Execuções Preencher as Informações da importação tais como: cliente, tipo, data e selecionar o status que o deseja retorno. Após preencher os campos para busca, clique em Pesquisar: O retorno da busca irá trazer da forma abaixo.

32 No ícone em destaque clique com o botão direito no campo AÇÕES para detalhar o status apresentado. Ao detalhar a Ação irá abrir uma tela com o detalhamento: Importação/Alteração Status Usuários

33 Alterar status dos usuários que estão na planilha que será anexada. Preencher com os dados do cliente, escolher o layout (caso deseje) e o arquivo para importação e Submeter. Importação/Novos Usuários (cartões) Será direcionado para a nova tela de importação de novos usuários conforme imagem abaixo.

34 No campo Enviar arquivo será anexado o arquivo a ser importado, que deverá ser no formato xls ( ) e clique em Processar arquivo e Confirmar. Ao confirmar, o Histórico com o nome do arquivo processado, quantidade de registros da planilha, quantidade de registros válidos, e quantidade de registros inválidos serão visualizadas no campo abaixo. Na opção Documento Técnico, é possível verificar as regras de cada coluna da planilha que será utilizada na importação, e pode ser baixado em TXT.

35 Segue o layout que será aberto ao baixar o documento técnico. Após os dados forem processados e confirmado a operação, poderá limpar os dados processados, ou visualizar inconsistências em lote. Ao clicar em confirmar, os dados válidos serão processados com sucesso.

36 Caso no ato da importação haja alguma inconsistência, a mesma poderá ser tratada na própria tela, sem precisar alterar a planilha e realizar outra importação. Basta clicar no ícone em Ação na linha que consta Inconsistência. Em seguida abrirá um Pop-Up com todos os dados dos usuários que podem ser alterados e reprocessados. Na inconsistência, informa o motivo de não validação, após corrigir no próprio pop-up, basta clicar em Reprocessar que o sistema fará a validação. A tela retornará com a informação, Registro Validado.

37 Importação Novos Limites Para importação de novos limites, deverá escolher o arquivo, a planilha que deseja realizar a importação e clique em Processar Arquivo e após Confirmar. Nas opções abaixo escolher se deseja Zerar o Limite dos usuários ou Manter Limite dos Usuários.

38 No campo identificado abaixo é possível Visualizar Históricos de Importação. Históricos de Importações Permite pesquisar os históricos das importações. Escolha o tipo de importação que deseja consultar/visualizar.

39 Preencha com a data da importação para filtro. Caso deseje visualizar todas as importações, não é necessário preencher os filtros acima, somente clique em Pesquisar. Fale Conosco Protocolo de Atendimento

40 É possível consultar através de um protocolo registrado. Preencha com o número do protocolo e clique em Consultar. Comprovante de operação É possível consultar preenchendo as informações dos filtros ou clique em pesquisar para visualizar todos os comprovantes, onde é possível emitir segunda via do comprovante. Fale com a Ouvidoria Preencha os campos abaixo e clique em Enviar Solicitação ou Voltar para cancelar.

41 Manual Será aberto em PDF o Manual de Utilização do Portal ValeCard Benefícios 2.0. Para sair do Portal basta clicar em Sair no superior direito da tela.