Tutorial para manipulação de requerimentos pela secretaria

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1 Tutorial para manipulação de requerimentos pela secretaria Conteúdo 1. Cadastro de requerimentos Cadastro de solicitações Acompanhamento de solicitações Disponibilizando uma solicitação Estornar disponibilizado Cancelando solicitação Estornar cancelado Emitindo relatórios Histórico do requerimento Chat com o Aluno sobre Requerimentos... 9 Ultramax Sistemas 1

2 1. Cadastro de requerimentos Antes de tudo é necessário cadastrar os tipos de requerimentos que os alunos podem solicitar. Para cadastrar os requerimentos, acesse o sistema e clique no menu tabelas/requerimentos, conforme abaixo: Após clicar em requerimentos você será redirecionado para a tela de cadastro e alteração do mesmo, conforme abaixo: O cadastro de requerimentos serve para cadastrar diferentes tipos de requerimentos, conforme as necessidades da instituição, por exemplo: um requerimento para geração do histórico escolar. custo. No cadastro de requerimento, caso deixe o valor como 0,00 significa que o requerimento não tem O campo Prazo de entrega é a quantidade de dias que a secretaria deverá concluir e disponibilizar o requerimento para o aluno após ele ter solicitado e feito o pagamento do boleto caso o requerimento tenha algum custo para o aluno. O campo Prazo de pagamento é utilizado para gerar a data de vencimento do boleto que deverá ser pago pelo aluno para a execução do requerimento. Ultramax Sistemas 2

3 2. Cadastro de solicitações Para cadastrar uma solicitação de um requerimento acesse através do cadastro do aluno conforme abaixo: 3. Acompanhamento de solicitações Existem dois tipos de acompanhamento de solicitação: por aluno ou por filtros de busca. A seguir são descritas as duas situações. 1 - Por aluno: usamos essa opção para visualizar todas as solicitações feitas por um aluno específico. Acesse o cadastro do aluno de e na guia REQUERIMENTO aparecem todas as solicitações feitas, conforme mostra imagem a seguir: 2 - Por filtro de busca A visualização de todas as solicitações de acordo com um filtro de busca (informações específicas sobre a busca), consiste em, fazer uma busca por período de solicitação, por prazo de entrega, por status, ou ainda, por um filtro que use todas essas opções. Para isso acesse o menu Acadêmico/requerimentos, conforme mostra a figura a seguir: Ultramax Sistemas 3

4 Na janela aberta selecione as opções desejadas (filtros) para consulta, veja que além das opções de períodos (1) (solicitação, cancelamento, conclusão, aprovação), existem outras opções como tipo de requerimento (2), mostrar somente solicitações pendentes (3) ou por status de andamento (4) (Pendente pagamento, Aguardando Aprovação, Aguardando execução, Disponibilizado, Cancelado), conforme mostre imagem abaixo: OBSERVAÇÃO: Se a opção somente pendentes estiver marcada, apenas os requerimento com status Pendente pagamento, Aguardando execução e Aguardando aprovação serão exibidos. Depois de configurar todos os filtros desejados clicar no botão VISUALIZAR (5). Aparecerá no final da janela o resultado da consulta solicitada, na coluna STATUS aparece uma bolinha colorida (1), que indica em qual fase está parado o requerimento, conforme descreve a legenda (3) e para imprimir um requerimento basta clicar sobre o link imprimir (4). Na coluna Avaliar (2), se clicar sobre o link da solicitação, como mostra a imagem acima, será exibida a tela de aprovação de requerimento. Ultramax Sistemas 4

5 Nessa tela de Avaliação de Requerimento, o responsável pela aprovação deve complementar a observação quando necessário, indicar se foi ou não aprovada, e incluir novas tags, se necessário. Depois disso deve confirmar a aprovação clicando em Executar 4. Disponibilizando uma solicitação Quando o aluno solicitar um histórico escolar, por exemplo, você poderá ANEXAR(1) o histórico escolar no requerimento para que o aluno faça o download e imprima. Para disponibilizar acesse o requerimento pelo cadastro do aluno ou pelo menu requerimentos conforme citado acima e clique no requerimento desejado: Para disponibilizar uma solicitação clique no botão DISPONIBILIZAR(2), caso não seja possível disponibilizar o requerimento em formato de arquivo (PDF, imagem ou outro) e o requerimento tenha que ser entregue em papel para o aluno, marque a opção DISPONIBILIZAR SEM ANEXO(3) e preencha o campo OBSERVAÇÃO(4) informando o aluno aonde ele deverá retirar o requerimento. Ultramax Sistemas 5

6 5. Estornar disponibilizado Caso tenha disponibilizado um requerimento por engano você poderá desfazer a operação, para isso acesse o requerimento desejado e clique no botão Estornar disponibilizado, conforme tela abaixo: 6. Cancelando solicitação Caso o aluno tenha desistido do requerimento você poderá cancelá-lo, para isso acesse o requerimento desejado e clique no botão Cancelar requerimento, conforme mostra tela abaixo: Ultramax Sistemas 6

7 7. Estornar cancelado Caso tenha cancelado um requerimento por engano, você poderá desfazer essa operação acessando o requerimento desejado e clicando no botão Estornar cancelado, conforme mostra tela abaixo: 8. Emitindo relatórios Para emitir o relatório de todos os requerimentos acesse o menu Relatórios -> Relatórios diversos e dentro da pasta secretária se encontra o relatório de requerimentos. Ultramax Sistemas 7

8 9. Histórico do requerimento Todas as operações feitas com o requerimento (Cadastro, cancelamento, disponibilização e etc) ficarão gravadas em um histórico, assim será possível saber quem e quando fez uma determinada operação com o requerimento. Para acessar o histórico clique no botão histórico conforme a tela abaixo: Ultramax Sistemas 8

9 10. Chat com o Aluno sobre Requerimentos Existe também disponível uma função na qual o próprio aluno pode abrir um chat com a Escola (ou o contrário) para tratar sobre requerimentos pendentes. Para abrir o Chat usando o acesso pela escola vá no Menu Acadêmico > Requerimentos e busque o Requerimento do aluno que você deseja enviar uma mensagem, clique sobre o requerimento para exibir as opções: Após isso será exibida a tela abaixo, na qual é possível clicar no botão Enviar Mensagem para o Aluno Ultramax Sistemas 9

10 Abrirá uma nova pagina com o chat para enviar a mensagem para o aluno: Ultramax Sistemas 10

11 OBS: A mensagem enviada fica disponível na área do aluno na parte de requerimentos para ele visualizar e responder, o aluno também recebe um alerta na área do aluno avisando que tem mensagens para serem visualizadas na área de requerimentos e caso depois de meia hora o aluno ainda não tenha visualizado, ele recebe uma notificação por e Push Mobile avisando sobre a mensagem pendente (caso o colégio tenha esses módulos) o mesmo para a secretaria quando aluno responde e ninguém da secretaria visualiza a mensagem, o sistema envia um e/ou Push para todo mundo da unidade que tenha acesso aos requerimentos, ou seja, todas as pessoas da secretaria, abaixo visualização como aluno: Ultramax Sistemas 11

12 O Aluno pode responder essa mensagem pelo acesso a aba de requerimentos e após isso clicar em Ler Mensagem sobre o certificado que deseja visualizar: Será exibida a mensagem em um nova página na qual o aluno também pode digitar sua resposta e enviar a secretaria ou responsável: A secretaria ou resposável pode visualizar a reposta do aluno pela mesma tela na qual foi iniciada a conversa OBS: O Aluno também pode iniciar o chat com a secretária pela area do aluno. Ultramax Sistemas 12

13 OBS IMPORTANTE: Quando qualquer uma das partes visualizar a mensagem a outra visualizará o icone informando que a mensagem foi lida: Ultramax Sistemas 13

14 Lembrando que para os colaboradores terem acesso a função é necessario que eles também tenham permissão de acesso a essas funções, caso deseja alterar os perfis de acesso dos colaborades acesse o Menu Tabelas > Perfis de Acesso e marque as opções de requerimentos no perfil das funções que terão acesso a elas. Para ativar a função de chat pela area do aluno também é preciso habiltar a função no sistema pelo menu Sistema > Configuração > Aba Requerimentos > e Marque a função Habilitar o chat do requerimento OBS: Caso você não tenha permissão de acesso a esse menu, solicite a alguem do colégio com a permissão de acesso para alterar a configuração. Ultramax Sistemas 14