EMISSÃO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA

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1 EMISSÃO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA VERSÃO

2 ÍNDICE 1. Pré-requisitos para emissão da Nota Fiscal Eletrônica Cadastros Iniciais Cadastro da Empresa Controle de Séries de Notas Cadastro de Tabela NCM Cadastro de Natureza de Operação Cadastro de Cidades - Código IBGE Cadastro de Clientes Cadastro de Equipamentos Cadastro de Materiais Emissão da Nota Fiscal Emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços Consulta Lote da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços Relatório Nota Fiscal Eletrônica de Serviços Finalização Nota Fiscal... 16

3 1. Pré-requisitos para emissão da Nota Fiscal Eletrônica Antes de iniciar a utilização do módulo de Nota Fiscal Eletrônica no Sistema Gestor, é necessário que se tenha: Certificado Digital e-cnpj, podendo ser do tipo A1 ou A3, sendo requisito o Certificado Digital ser emitido no padrão ICP-Brasil e conter o CNPJ da entidade proprietária do certificado e que será realizada a integração do módulo; O Certificado Digital do tipo A1 é valido por 1 (um) ano e é um arquivo físico no qual pode estar armazenado na própria máquina, pendrive e é permitido realizar cópias; O Certificado Digital do tipo A3 é válido por 3 (três) anos e está disponível através de um token ou smart-card (cartão). Esse tipo de certificado não é permitido realizar cópias, sendo utilizado apenas em 1 (uma) máquina por vez. Instalação do.net Framework 2.00 da Microsoft. (Download disponível no site da Microsoft) No Windows 7 e Windows Vista o.net Framework já vem instalado não sendo necessário esse procedimento. Nas versões Windows XP e Windows 98 é necessário baixar o instalador do.net Framework de acordo com a versão e realizar a instalação. 2. Cadastros Iniciais Para que se comece a utilizar a nota fiscal eletrônica no sistema Gestor Serviços, é necessário completar o cadastro da Empresa no sistema. Desta forma, você pode acessar o menu Gerencial Cadastro da Empresa Para modificar o cadastro de Empresas, acesse o menu Gerencial > Cadastro de Empresas. Selecione a empresa que emitirá a NF-e, clique com o botão direito do mouse Modificar. Para emissão de NF-e é obrigatório que o cadastro da Empresa esteja completo com os seguintes dados: CNPJ IE Endereço completo Na aba Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) descendo com a barra de rolagem no Cadastro de Empresas.

4 Habilite a opção Utilizar Integração NF-e. No campo Tipo de Ambiente você pode definir como homologação (ambiente de testes) ou produção (ambiente oficial). Em seguida, você irá definir em Regime Tributário o regime que a Empresa está enquadrada. Em Tipo de Emissão, selecione a opção Normal. Clique em Salvar Controle de Séries de Notas Para cadastrar uma série de nota fiscal, acesse o menu Gerencial. Selecione o item Cadastro de Empresas. Selecione a empresa desejada, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Notas Fiscais Controle de Serie. Clique com o botão direito do mouse na opção Adicionar, digite a descrição da série, o número da última nota fiscal emitida, observações (lei que desobriga o pagamento de impostos). Selecione a opção Para Transporte no item Tipo de Preço. Selecione a Operação Padrão. Em Tipo de Nota selecione a opção R- Remessa (Locação). Clique em Salvar.

5 2.3. Cadastro de Tabela NCM Para cadastrar um código NCM, acesse o menu Gerencial. Selecione o item Cadastro Tabela NCM. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Adicionar. Digite o código NCM. Digite a descrição do código (tipo de produto que está vinculado a ele). Digite o valor 0 (zero) para a Alíquota. Clique em Salvar Cadastro de Natureza de Operação Para cadastrar uma Natureza de Operação, acesse o menu Financeiro. Selecione o item Natureza de Operação na barra lateral azul em Tabelas. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Adicionar. Digite o código CFOP. Digite o nome (Máximo de 60 Caracteres) da natureza. Digite a descrição (quando esta natureza será utilizada). Clique em Salvar Cadastro de Cidades - Código IBGE Para atualizar o código IBGE em uma Cidade, acesse o menu Comercial. Selecione o item Cadastro de Cidades na barra lateral azul em Tabelas. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Pesquisar. Selecione o Estado. Digite o nome da Cidade sem acento. Clique em Pesquisar. Selecione a cidade desejada, clique com o botão direito do mouse e seleciona a opção Modificar. Digite o código IBGE. Clique em Salvar.

6 O código IBGE deve ser atualizado no registro da cidade onde e sua Empresa e os Clientes estão localizados. O código IBGE pode ser pesquisado através deste link Digite o nome da Cidade e clique em Enviar Cadastro de Clientes Para alterar o seu Cliente, clique no menu Comercial, clique no item Clientes. Clique com o botão Direito do mouse e Selecione a opção Pesquisar. Selecione o cliente desejado. Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Modificar. As informações obrigatórias no Cadastro de clientes para emissão de NF-e são: 1. CNPJ ou CPF 2. IE ou RG (caso o cliente não tenha IE é necessário preencher com a palavra ISENTO) 3. Razão Social (com no máximo 60 caracteres) 4. Endereço completo com descrição, número, bairro, cidade, estado e CEP. Após preencher estas informações clique em Salvar Cadastro de Equipamentos Para alterar o seu Equipamento, acesso o menu Produtos e Serviços, clique no item Cadastro de Equipamentos. Clique com o botão Direito do mouse e selecione a opção Pesquisar. Digite o nome do equipamento. Clique em Pesquisar. Selecione o equipamento desejado e clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Modificar. Selecione o código NCM que o equipamento está vinculado. Clique em Salvar.

7 2.8 Cadastro de Materiais Para alterar o seu Material, acesso o menu Produtos e Serviços, clique no item Cadastro de Materiais. Clique com o botão Direito do mouse e selecione a opção Pesquisar. Digite o nome do material. Clique em Pesquisar. Selecione o material desejado e clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Modificar. Selecione o código NCM que o material está vinculado. Clique em Salvar Condições de Pagamento Para alterar o registro da sua Condição de Pagamento, acesso o menu Financeiro, clique no item Cadastro de Condição de Pagamento. Clique com o botão Direito do mouse e selecione a opção Pesquisar.Clique em Pesquisar. Selecione o nome da condição de pagamento desejada e clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Modificar. Selecione a descrição da Condição de Pagamento que irá aparecer no Danfe, selecione a opção Outras em NFE Condição de Pagamento. Clique em Salvar Cadastro de Transportador Para cadastrar um transportador, acesse o menu Compras e Estoque, selecione o item Transportador, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Adicionar. Digite o Nome/Razão Social. Digite o Apelido/Nome Fantasia. Digite o CPF/CNPJ. Digite o CEP do endereço do fornecedor e clique na lupa, o sistema trará automaticamente o endereço cadastrado no Banco de Dados dos Correios. Digite o endereço do fornecedor. Esta digitação será necessária somente quando a consulta do CEP não retornar resultados. Digite o número do endereço do fornecedor.

8 Digite o complemento do endereço do fornecedor. Digite o bairro do endereço do fornecedor. Esta digitação será necessária somente quando a consulta do CEP não retornar resultados. Digite o nome (sem acentuação) da cidade de localização do fornecedor, tecle enter, o sistema trará a lista das cidades que existem com o nome cadastrado, selecione a desejada e tecle enter para selecioná-la. Esta digitação será necessária somente quando a consulta do CEP não retornar resultados. Os campos Estado e País serão preenchidos automaticamente de acordo com a cidade selecionada. Digite a placa do veiculo. Digite o estado da placa. Digite o DDD, o telefone, o celular DDD e número, o Nextel, o número da CNH e o . Selecione o fornecedor que o transportador está vinculado. Clique em Salvar. 3. Emissão da Nota Fiscal pelo Financeiro Para emitir uma nota, você irá acessar o menu Financeiro e o item Nota Fiscal. Na tela de pesquisa, clique com botão direito do mouse em Adicionar. Selecione a Empresa, a serie da nota, a natureza da operação, o cliente. Selecione também a condição de pagamento. Selecione o tipo de nota que será emitido (apresentação ou série). Selecione a Operação (Entrada ou Saída).

9 Clique na aba Equipamentos pressione a tecla Insert ou clique com o botão direito do mouse > Adicionar, tecle Enter no código, digite o nome do equipamento, pressione Enter. Selecione o equipamento desejado e tecle Enter. Digite a quantidade e clique em Confirmar. Selecione o equipamento e tecle Enter. Selecione o CFOP do equipamento. Digite o valor. Clique em Confirmar. Clique na aba Materiais pressione a tecla Insert ou clique com o botão direito do mouse > Adicionar, digite o nome do material, pressione Enter. Selecione o material desejado e tecle Enter. Selecione o material e tecle Enter. Selecione o CFOP do material. Digite a quantidade e o valor. Clique em Confirmar. Clique na aba Transportador, selecione o nome da Transportadora (assim que selecionar o sistema irá preencher todos os dados). Selecione a opção Emitente ou Destinatário para Frete por Conta de. Em Endereço de Entrega, o sistema trará as informações automaticamente de acordo com o evento que a nota esta vinculada. Clique na aba Observações no campo Informações Adicionais, digite as observações que serão impressas na nota. Clique na aba Valores, e digite no campo Quantidade a quantidade de volumes transportados. Depois, você pode clicar no botão de salvar, estando todas as informações preenchidas. Ao clicar em Salvar, você irá retornar a tela de pesquisa. Você pode realizar uma pesquisa clicando com o botão direito > Pesquisar ou F5 do teclado. Encontrando a nota desejada, você precisará aprová-la para depois fazer a integração com a prefeitura; desta forma para aprovar uma nota fiscal, você pode clicar com o botão direito e selecionar a opção de Aprovar Nota Fiscal.

10 Você pode clicar que SIM e com isso a sua nota fiscal ficará aprovada e com uma numeração. Após aprovada a nota, você não consegue alterar as informações mesma. da 4. Emissão de Nota Fiscal Eletrônica Depois de aprovada a nota fiscal, você irá acessar o menu Financeiro e o item NF-e. No módulo de nota fiscal eletrônica de serviço, você terá disponível 3 abas: Gerar NFS-e (local onde você gera a NF-e e integra com o Sefaz automaticamente) Para enviar uma NF-e para o Sefaz será necessário, clicar com o botão direito do mouse e selecione a opção Pesquisar. Selecione a Empresa. Selecione a Série. Selecione a data de inicio e término. Selecione a situação desejada. Clique em Pesquisar. Clique em Status no topo da tela no lado direito. Selecione o certificado digital referente à Empresa selecionada.

11 Após a seleção do certificado será necessário digitar o PIN (senha do certificado). Clique em Ok. Após a confirmação da senha o Status ficará em Verde e o motivo como Serviço em Operação. Selecione a nota que será transmitida para o Sefaz, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Gerar Lote e Enviar. Após esta seleção o sistema fará o envio das informações para o Sefaz e caso não dê nenhum erro na validação dos Dados, o sistema irá Imprimir o Danfe e atualizará a situação da nota para Enviada e Confirmada. Para imprimir o Danfe, selecione a NF-e, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Impressão DANFE. Consultar Lote (local onde você consulta a situação do lote que foi enviado à prefeitura para analise) Recursos (local onde exibe os erros e alertas de algum lote que tenha erro.)

12 Você irá acessar a guia de Gerar NFS-e e clicar em pesquisar. Ao clicar em Pesquisar abrirá os filtros para encontrar as notas que foram geradas no período. É obrigatório o preenchimento do campo Empresa.

13 Realizando a pesquisa, o sistema mostrará todas as notas que foram aprovadas mas que não foram enviadas à prefeitura ainda. A situação será: Não Enviada. Com a(s) nota(s) fiscal(ais) na tela, para que você possa enviar a nota à prefeitura, você pode clicar duas vezes sob a nota, para que ela fique com uma marca vermelha, como a imagem a abaixo: Com a(s) nota(s) selecionada(s), você irá clicar com o botão direito e selecionar a opção Gerar Lote e Enviar; como exibe a imagem ao lado: Automaticamente o sistema irá enviar as informações para a prefeitura e a nota fiscal ficará com a situação: Enviada aguardando retorno. Como mostra a imagem abaixo. 5. Consulta Lote da Nota Fiscal Eletrônica de Serviços Enviada a nota fiscal à prefeitura, é necessário que se faça a consulta do lote que foi enviado. Assim, você irá acessar a guia de Consultar Lote e clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Pesquisar.

14 Ao clicar em pesquisar o sistema abrirá a janela de pesquisa para que você possa visualizar os lotes que foram enviados. Novamente, o campo de empresa é obrigatório o preenchimento. Exibirá para você os lotes que foram enviados para a prefeitura e sua situação. Para que você possa atualizar a informação do lote que está aguardando retorno, você pode selecionar o lote, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção de Consultar Lote. Caso o lote já tenha sido analisado pela prefeitura, a situação poderá alterar para Enviada e Com Erro ou Enviada e Confirmada. Com os lotes sendo exibidos na tela, você pode selecionar eles e clicar com o botão direito para visualizar as notas fiscais que estão no lote selecionado.

15 Quando o lote estiver com a situação Enviada e Com Erro, a opção de Consultar Erros/Alertas ficará ativada para que você possa visualizar os erros apresentados e corrigi-los. Ao corrigir os erros, você poderá reenviar o lote a prefeitura para que seja analisado novamente. 6. Relatório Nota Fiscal Eletrônica de Serviços O sistema permite a impressão de um relatório com todos os lotes que foram enviados à prefeitura. Para a impressão do relatório, você pode acessar a guia de Consultar Lote e clicar com o botão direito acessando a opção Relatórios > Operacional do Lote. Em seguida, o sistema abrirá uma janela para que você defina os filtros que serão utilizados no relatório. Conforme imagem abaixo: Ao clicar em visualizar relatório, o sistema mostrará o relatório com os lotes de acordo com os filtros selecionados

16 7. Finalização Nota Fiscal Quando o lote fica com a situação Enviada e Confirmada automaticamente o sistema já altera a situação da nota fiscal para Emitida não permitindo mais nenhuma alteração.

17 Para solucionar dúvidas sobre a utilização do sistema Gestor Serviços utilize os meios de contato com a RAG Consultores: S U P O R T E : supervisao@ragsistemas.com.br suporte2@ragsistemas.com.br suporte4@ragsistemas.com.br suporte5@ragsistemas.com.br SKYPE: suporterag1 suporterag5 INTERNET: e envie). (clique em Comunidade Gestor e em Dúvidas preencha o formulário POR TELEFONE: (19) / / D E P T O. D E D I V U L G A Ç Ã O : Nos telefones acima ou, comercial3@ragconsultores.com.br O U T R O S D A D O S : SITE: ENDEREÇO P/ CORRESPONDÊNCIA: Rua Euclides Vieira, 405. Parque São Quirino CEP: Campinas São Paulo - Brasil