Metodologia de Gerenciamento de Portfólio e Projetos

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1 Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets Escritóri de Gerenciament de Prjets da Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã EGPTIC Jã Pessa 2016 Versã 2.6

2 Tribunal Reginal d Trabalh da 13ª Regiã Desembargadr Presidente Ubiratan Mreira Delgad Desembargadr VicePresidente Eduard Sérgi de Almeida SETIC Secretaria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã Rnald de Araúj Farias NGTIC Núcle de Gvernança de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã Marcel Luís Machad Mura Samuelsn Wagner de Araúj e Silva Wagner de Suza Prt Grup Gestr de Implantaçã d Escritóri Daniel Nunes Barbsa Luís Fabian Saldanha Bandeira Rdrig Cartax Marques Duarte Rgéri Nunes Silva Samuelsn Wagner de Araúj e Silva EGPTIC Página 1

3 Sumári 1 Intrduçã Prpósit, bjetivs e atribuições d Escritóri de Gerenciament de Prjets da Secretaria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã EGPTIC Cnceits Prjets Partes Interessadas (Stakehlders) Cicl de Vida de um Prjet Operações Prjets x Operações (diferenciaçã entre Prjet e Atividade Funcinal) Gerenciament de Prjets Escritóri de Gerenciament de Prjets Gerenciament de Prtfóli e Prgramas Mdels de Trabalh em Prjet Papéis e Respnsabilidades Escritóri de Prjets EGPTIC Gerente d Prjet / Substitut GP (Scrum Master) Equipe d Prjet (Time Scrum) Partes Interessadas Patrcinadres Demandante (Prduct Owner) Crdenaçã Respnsável da SETIC Direçã da SETIC Central de Atendiment a Usuári CAU Cmitê de Mudanças Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã CTI Área Respnsável pela Aquisiçã e Cntrataçã Matriz de Respnsabilidades RACI Indicadres de Desempenh Mdel de Indicadr de Desempenh Critéris para definiçã entre demandas de Operaçã e Prjets Operaçã Prjet Tamanh de Prjet e Dcuments Obrigatóris Critéris para categrizaçã de prjets Critéris para pririzaçã de prjets Dcumentaçã Siglas e Dcuments d Prjet Repsitóri EGPTIC Página 2

4 11.3 Nmenclatura Frmat Versinament Ferramentas de api em Gerenciament de Prtfóli e Prjets Gerenciament d Prjet Estrutura Analítica de Prjets (EAP) Suíte de Escritóri Técnicas em Gerenciament de Prtfóli Inventári de Prtfóli Análise d Alinhament Estratégic Pririzaçã de recurss e prjets Análise de Capacidade e Habilidade Reuniões de Revisã d Prtfóli Pririzaçã de Prjets baseada em pntuaçã Análise de Cust e Benefíci Análise de Dispnibilidade Técnicas em Gerenciament de Prjet Planejament de Escp de Prjet Estrutura Analítica d Prjet (EAP) Planejament d Crngrama Gerenciament de Riscs Gerenciament da Qualidade Técnicas em Gerenciament de Prjets Ágil Canvas Etapa 1 Cnceber Etapa 2 Integrar Etapa 3 Reslver Etapa 4 Cmunicar Mdel Scrum Sprint Artefats d Scrum Atres d Scrum Events cm Duraçã Fixa (TimeBxes) Planning Pker Ntaçã BPM Cnceit sbre BPMN Prcesss Prcess Privativ Prcess Abstrat Elements EGPTIC Página 3

5 Piscinas, Raias e Fases Events Decisões u Gateways Atividades u Tarefas Artefats u Objets Cnectres Macrprcess da Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets Macrprcess d Gerenciar Prtfóli Identificar Prjets Categrizar e Pririzar Prjets Cntrlar Prtfóli de Prjets Macrprcess d Gerenciar Prjet Iniciar Prjet Planejar Prjet Executar Prjet Mnitrar e Cntrlar Prjet Gerenciar Mudança Encerrar fase u prjet Gerenciar Prjet Ágil Glssári e Acrônims Referências Bibligráficas EGPTIC Página 4

6 HISTÓRICO DE REVISÕES Data Versã 03/12/ /02/ Descriçã Entrega da primeira versã ficial para Grup de Implantaçã Entrega da segunda versã ficial para Grup de Implantaçã Revisã de tds s fluxs d Prtfóli, Papeis e Respnsabilidades, Critéris de Categrizaçã e Pririzaçã; flux Ágil. Capítul 2, alterações diversas. Autr Frederic Rams Frederic Rams Capítul Planejament d Crngrama", adicinad a legenda nas imagens. 15/04/ Capítul "14.1. Canvas", adicinad referência d autr Jsé Finnchi Jr. Frederic Rams Capítul "14.2. Mdel Scrum", adicinad referência ds autres Ken Schwaber e Jeff Sutherland. EGPTIC Página 5

7 1 Intrduçã Esta Metdlgia é derivada da MGPSISP versã 1.0, baseada nas melhres práticas de prjets d Guia d Cnheciment em Gerenciament de Prjets (Guia PMBOK ), 4ª Ediçã, editad pel Prject Management Institute (PMI ); da MGPPSISP versões 1.0, baseada n padrã para Gerenciament de Prtfóli, 2ª Ediçã, também editad pel PMI. Tant a MGPSISP quant a MGPPSISP fram publicadas sb licença de us da Creative Cmmns (CC BYNCSA 3.0), permitind que qualquer parte pssa ser reprduzida, desde que citada a fnte. Smada à licença Creative Cmmns, A MGPSISP visa ser referência para as rganizações que pretendem implantar Gerenciament de Prjets. O nível de utilizaçã da Metdlgia ns órgãs dependerá de alguns fatres, send eles: Realidade, cultura, maturidade em Gerenciament de Prjets, estrutura rganizacinal, tamanh ds prjets, etc., prtant, s prcesss e prcediments descrits na MGPSISP pderã ser adaptads à realidade de cada rganizaçã. (MGPSISP, pag. 9). Adaptações ds guias d SISP também fram realizadas para adequaçã às necessidades da SETIC d TRT13 e para as versões d Guia d Cnheciment em Gerenciament de Prjets, 5ª Ediçã, 2013 e a Padrã de Gerenciament de Prtfóli, 3ª Ediçã, 2013, ambs d PMI. Outras cntribuições estã identificadas n Capítul 18 Referências Bibligráficas. A Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets d Tribunal Reginal da 13ª Regiã é um cnjunt de bas práticas e definições de prcesss cm bjetiv de timizar cntrle sbre s recurss financeirs, materiais e principalmente humans que serã empregads na execuçã ds prjets da SETIC. A utilizar essa Metdlgia, a equipe envlvida terá a mair prbabilidade de sucess ns esfrçs para desenvlver prjets, uma vez que terã padrões a serem seguids, técnicas e ferramentas para timizar prcess, reduzind e cntrland de frma mais significativa s prazs, escp e demais itens d Gerenciament de Prjet. Esta Metdlgia de Gerenciament de Prjets é um manual que padrniza prcediments, definind papéis e respnsabilidades, define indicadres de desempenh, criand fluxs de prcesss que devem ser seguids e mdels de dcuments necessáris as prjets. Este dcument está estruturad em capítuls, que integrads, estabelecem md de trabalh n Gerenciament de Prjets da SETIC. Send eles: Capítul 3 Cnceits: Esclarece s principais cnceits em Gestã de Prtfóli e Prjets. Capítul 4 Papéis e Respnsabilidades: Estabelece s papéis, respnsabilidades e cmpetências daqueles que estã envlvids nas atividades de um prjet. Capítul 5 Matriz de Respnsabilidades: Matriz que exibe de frma rápida e fácil a relaçã entre as principais ações, as pessas envlvidas e s seus graus de envlviment. Capítul 6 Indicadres de Desempenh: Define mdel e indicadres de desempenh para medir a qualidade ds prjets, prpr metas de melhrias e ações para atingir s resultads pretendids. Capítul 7 Tamanh de Prjet e Dcuments Obrigatóris: Mdel que auxilia EGPTIC a mensurar tamanh d prjet e s artefats brigatóris baseads em critéris cm: Cmplexidade; cust; temp; quantidade de servidres; participaçã de recurs extern; interligaçã entre prjets e órgãs externs. Capítul 8 Critéris para categrizaçã de prjets: Define critéris para agrupar s prjets pr características similares, a fim de facilitar a cmparaçã entre eles e balanceament da capacidade de execuçã. EGPTIC Página 6

8 Capítul 9 Critéris para pririzaçã de prjets: Define cm será feita a pririzaçã entre as prpstas de prjets de maneira bjetiva e imparcial, sempre se precupand cm alinhament estratégic e cm a capacidade de execuçã de prjets da rganizaçã. Capítul 10 Dcumentaçã: Define um padrã de siglas e nmes de dcuments, bem cm regras para nmenclatura ds prjets, seus artefats, nde e cm versinar e salvar s dcuments gerads pel prjet. Capítul 11 Ferramentas de api em Gerenciament de Prtfóli e Prjets: Sã sugestões de ferramentas de api a gerenciament efetiv de prjet (sftwares). Capítul 12 Técnicas em Gerenciament de Prtfóli: Sugestões de técnicas que apiarã Escritóri de Prjets na execuçã de suas atividades: Criar um prtfóli alinhad cm a estratégia; pririzar recurss e analisar a capacidade de execuçã da equipe n que cncerne as prjets. Capítul 13 Técnicas em Gerenciament de Prjet: Sugestões das principais técnicas utilizadas para definir escp e nã escp de um prjet, criar uma estrutura analítica d prjet, planejar um crngrama, gerenciar riscs e especificar a qualidade. Capítul 14 Técnicas em Gerenciament de Prjets Ágil: Cnceits acerca d desenvlviment de prjets de frma ágil, através d Canvas e d Scrum para planejament, execuçã, mnitrament e cntrle ds prjets. Capítul 15 Ntaçã BPM: Cntém a explicaçã ds elements gráfics da Ntaçã de Mdelagem de Prcesss de Negóci utilizads para definir s fluxs ds prcesss d EGPTIC. Capítul 16 Macrprcess da Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets: Mstra s fluxs ds prcesss da Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets d TRT13, detalhand cada uma das atividades cm seus bjetivs, entradas, saídas, respnsáveis e descriçã das atividades. Capítul 17 Glssári e Acrônims: Lista de siglas e ds principais terms utilizads nesta publicaçã. Capítul 18 Referências Bibligráficas: Lista de publicações utilizadas para subsidiar a cnfecçã da presente publicaçã e que pssam servir de referência para s leitres aprfundarem seus cnheciments em Gerenciament de Prtfóli e Prjets. EGPTIC Página 7

9 2 Prpósit, bjetivs e atribuições d Escritóri de Gerenciament de Prjets da Secretaria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã EGPTIC A Justiça d Trabalh tem empenhad em definir padrões e prcesss demanda ds servidres, sejam eles gestres u técnics, à adçã de bas práticas de gestã, buscand a transparência das infrmações, eficiência e eficácia d us ds recurss técnics e rçamentáris. Órgãs de cntrle têm rientad as instituições a implementarem mdels de gvernança de Tecnlgia da Infrmaçã (TI), cm bjetiv de garantir alinhament estratégic de prjets e serviçs. Alguns ds fatres crítics de sucess é a criaçã de um escritóri de gerenciament de prjets (EGPTIC) e a definiçã de uma metdlgia de gerenciament de demandas, prtfóli e prjets, visand melhrar aprveitament ds recurss, desenvlviment das cmpetências ds servidres envlvids e a mudança cultural fcand n planejar, executar, mnitrar, cntrlar e entregar as demandas de prjets. O EGPTIC é respnsável pr, entre utras ações, estabelecer s prcesss, métds e ferramentas de trabalh para a execuçã de prjets de tecnlgia da SETIC. Cm a finalidade de estabelecer um prcess únic, capaz de atender a bjetiv estratégic da Justiça d Trabalh na btençã de eficiência na Gestã de Prjets de TI, fi criada a Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets d EGPTIC d TRT13, cntida n presente dcument. Para TRT13, n âmbit da SETIC, s resultads e benefícis imediats e esperads a partir d us desta Metdlgia sã derivads da percepçã de valr e qualidade n Gerenciament ds Prjets da SETIC, entre s quais destacams: Estabelecer um padrã clar, cmum e integrad para planejament e mnitrament ds prjets, pr mei d us desta Metdlgia; Mair clareza n que tange a definiçã de papéis e respnsabilidades; Mair visibilidade d andament d prjet, cntrland crngramas e recurss; Melhr definiçã de priridades de frma bjetiva, clara e imparcial; Melhr qualidade ns resultads ds prjets, entregand prduts, serviçs e resultads dentr d praz, escp, custs e qualidade acrdads; Prmver melhr alinhament ds prjets a Planejament Estratégic d TRT13; Racinalizar prcesss interns, cm reduçã de esfrç e custs, através de prcesss préestabelecids para gerenciament eficiente ds prjets, facilitand a cmunicaçã, cntrle e sucess ds prjets que serã executads; Servir de mei para subsidiar a rientaçã e desenvlviment d cnheciment, cmpetências e habilidades ds membrs das equipes na aplicaçã desta Metdlgia à prática de atividades de Gerenciament de Prjets. EGPTIC Página 8

10 3 Cnceits A atividade de Gerenciament de Prjet cnsiste na aplicaçã prática d cnheciment, técnicas e ferramentas que têm pr fim prmver sucess de um prjet. Neste capítul, sã listads s principais cnceits que sã aplicads em Gestã de Prjets n mercad, e que sã adtads pel EGPTIC. Um ds principais e mais recnhecids cmpêndis de bas práticas em Gestã de Prjets é Guia d Cnheciment em Gerenciament de Prjets (Guia PMBOK), rganizad e mantid pel Prject Management Institute (PMI). Esse guia fi elabrad cm base em lições aprendidas, técnicas, habilidades e cnheciment desenvlvids e aplicads em uma série de prjets de variads tips, cmplexidade, fatres e riscs a redr d mund e que sã aplicáveis à mairia ds prjets independente da área de atuaçã (cnstruçã civil, engenharia aerespacial, prjets de sistemas, redes, serviçs, perações, etc.). A Metdlgia de Gerenciaments de Prjets d EGPTIC cntém diverss cnceits, definições e padrões descrits n PMBOK, estand assim aderente à prática de Gerenciament de Prjets aplicada n mercad. 3.1 Prjets Cnceit de Prjets, segund PMI: é um esfrç temprári empreendid para criar um prdut, serviç u resultad únic (Guia d Cnheciment em Gerenciament de Prjets PMBK, 5ª Ediçã, 2013, p. 3). Um prjet é um empreendiment que deve ter as seguintes características: Objetiv bem definid; bns arguments que justifiquem sua execuçã; datas de iníci e fim estabelecidas e escp clar e realista. O prjet termina quand prdut u serviç que fi cncebid pr ele é entregue para a utilizaçã pretendida, u quand, pr algum mtiv, prjet é cancelad u abrtad. Um prjet é cnsiderad bemsucedid quand é realizad cnfrme planejad, atingind seus bjetivs e, pr cnsequência, as expectativas das partes interessadas, agregand valr à instituiçã. 3.2 Partes Interessadas (Stakehlders) Uma parte interessada pde ser uma pessa, grup, área u rganizaçã que será afetada direta u indiretamente pel resultad d prjet (prdut u serviç) de frma psitiva u negativa. A expectativa ds interessads em relaçã a prjet deve ficar clara e cmpreensível n plan d prjet, devend ser gerenciada para que prjet alcance seu bjetiv e seja cncluíd cm sucess. 3.3 Cicl de Vida de um Prjet O Cicl de Vida de um prjet define as fases que cnectam cmeç de um prjet a seu términ. Lg, qualquer prjet deve ter seu iníci autrizad e seu planejament aprvad, ser executad e mnitrad exatamente cnfrme planejad e ter a devida frmalizaçã de seu encerrament, que pde ser parcial, n cas de fases, u ttal, n cas da finalizaçã d prjet. Este cicl é cnstituíd pela iteraçã existente entre s seguintes grups de prcess: Iniciaçã, Planejament, Execuçã, Mnitrament/Cntrle e Encerrament. Essa iteraçã apresenta pics que crrem cnfrme a intensidade exigida de um desses grups na linha d temp, cm ilustrad na figura abaix: EGPTIC Página 9

11 Cicl de Vida de um Prjet PMBOK, 5ª Ediçã. Na Iniciaçã d prjet, devem ser feitas as análises de viabilidade d prjet, suas justificativas, definids um macr escp, praz, rçament, Gerente d Prjet e patrcíni. N Planejament d prjet, devem ser levantadas, analisadas e registradas tdas as infrmações necessárias para criaçã de um Plan de Gerenciament de Prjet PGP, que será dcument base a ser utilizad durante a execuçã de td prjet. Nesta etapa d Cicl de Vida, sã definids e refinads s bjetivs e sã planejadas as ações necessárias para alcançáls, cnsiderand escp definid na fase de iniciaçã. Para um planejament assertiv e fidedign, devem ser utilizadas ferramentas, técnicas e habilidades para cleta e validaçã das infrmações de tdas as etapas envlvidas n planejament. É natural que PGP, em sua primeira versã, nã pssua um nível de maturidade e previsibilidade de tds s events que pderã crrer a lng d prjet. Prtant, ele é um dcument dinâmic que deve ser atualizad cnfrme a necessidade. Na Execuçã d prjet, Gerente d Prjet crdena trabalh da equipe e rientaa, reslve cnflits que pssam impactar n desempenh d prjet, acmpanha as entregas das aquisições planejadas, alca e/u libera prfissinais para participarem das ações previstas cnfrme a necessidade d prjet. N Mnitrament e Cntrle d prjet deve ser verificad e cntrlad escp d prjet, avaliads s critéris de qualidade e a cnfrmidade das entregas previstas n PGP. O crngrama é mnitrad e atualizad. Os riscs já identificads sã mnitrads e nvs riscs sã elencads. Errs e acerts btids durante a execuçã d prjet deverã ser dcumentads cm lições aprendidas. N Encerrament d prjet é frmalizada a entrega d prdut u serviç e é ficializad encerrament da fase u d prjet. O Gerente d Prjet certifica que tdas as atividades d prjet fram adequadamente cncluídas. Os cntrats aberts cm empresas terceirizadas devem ser finalizads. O dcument de lições aprendidas deve ser atualizad. 3.4 Operações Operações sã ações cntinuadas e repetitivas, as quais geram sempre mesm resultad, a exempl de um prcess fabril u atividades d ctidian. Operações pdem ser cnfundidas cm prjets d pnt de vista das atividades, prém, um prjet, cnfrme sua própria definiçã, pssui um fim definid e gera um prdut u serviç exclusiv. EGPTIC Página 10

12 3.5 Prjets x Operações (diferenciaçã entre Prjet e Atividade Funcinal) Tant prjets quant atividades de peraçã alcam pessas, pssuem prazs para suas atividades e visam atingir um resultad. Prém, as perações têm suas ações repetidas a lng d temp, dand vida e cntinuidade a um prcess e seu cicl é sem fim. Pr sua vez, prjets pssuem entregas específicas fcadas na cnstruçã de um prdut u serviç. Uma vez realizadas tdas as entregas d prjet, ele é encerrad, nã havend nele a recrrência ds trabalhs de execuçã cm crre em uma peraçã. Há um fim determinad para prjet, que se dá quand prdut u serviç para qual fi criad é aceit u quand ele, pr algum mtiv, é cancelad u abrtad. Pr utr lad, as perações nã têm fim e devem ser realizadas repetitivamente dentr d prcess definid, de md que, se frem interrmpidas u cessarem, sinalizem prblemas u descntinuidade da razã de ser da área u da rganizaçã que a utiliza. 3.6 Gerenciament de Prjets O Gerenciament de Prjets é um métd definid para garantir sucess de um prjet e utiliza ferramentas, cnheciment, técnicas e habilidades para planejament e cnduçã de prjets. Baseiase na Metdlgia de Gerenciament de Prjets (MGP) da rganizaçã cnfrme seu nível de maturidade em planejar, cnduzir e mnitrar prjets e é aprimrad de acrd cm grau e nível de maturidade da rganizaçã em Gestã de Prjets. Os métds mais cnhecids em Gerenciament de Prjets, presentemente, sã s definids pel PMI, através de seu guia de melhres práticas (PMBOK), atualmente na 5ª ediçã, PRINCE 2 (cm suas versões Fundatin, Practitiner e Prfessinal), e framewrks Ágeis, cm Scrum e PMIACP. 3.7 Escritóri de Gerenciament de Prjets O Escritóri de Gerenciament de Prjets (PMO Prject Management Office) é uma entidade rganizacinal respnsável pr manter as melhres práticas de Gerenciament de Prjet, definind padrões, guias e templates. É respnsável pr cnduzir s prjets de frma integrada, cntribuir para seu alinhament cm s bjetivs estratégics da instituiçã e prmver a visibilidade das vantagens d gerenciament efetiv de prjets. Além diss, EGPTIC frnece infrmações de execuçã ds prjets à administraçã, realiza e/u prmve a capacitaçã e treinaments em gestã (mentring e caching), cria e mantém dcuments padrnizads para s Gerentes de Prjets. 3.8 Gerenciament de Prtfóli e Prgramas O Gerenciament de Prtfóli é cnjunt de tds s prjets e prgramas de uma área u rganizaçã, que pdem estar u nã relacinads entre si. Seu bjetiv é facilitar cntrle efetiv das ações para atender às necessidades estratégicas rganizacinais. Dentr d Gerenciament d Prtfóli sã realizadas a identificaçã, a seleçã e a pririzaçã ds prjets. O Gerenciament de Prgramas realiza cntrle de um cnjunt de prjets, subprgramas e atividades relacinads entre si. O gerenciament integrad pssibilita bter benefícis estratégics e de cntrle, tais cm aprveitament de equipes e diminuiçã de custs e prazs que nã seriam btids se fssem gerenciads separadamente. EGPTIC Página 11

13 Uma vez pririzads s prjets e a Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã (CTI) ter aprvad prtfóli, será durante a atividade de balanceament da capacidade que Escritóri de Prjets verificará a dispnibilidade inicial de recurss humans, materiais e financeirs para um determinad prjet. Também é durante balanceament da capacidade que é dada a autrizaçã de iníci d prjet, tã smente quand existirem recurss suficientes para a sua execuçã. Alguns ds benefícis d Gerenciament de Prtfóli: 3.9 Administrar melhr s riscs ds prjets; Evitar excess de prjets executads simultaneamente; Impedir que recurss cars sejam utilizads em prjets de baixa priridade; Incentivar engajament da Alta Administraçã n Gerenciament de Prjets; Obter a visã geral ds desempenhs ds prjets; Oferecer api para a tmada de decisã; Permitir a visã da interdependência entre prjets; Pririzar prjets cm grande benefíci e baix risc; Prmver a Gvernança; Reduzir númer de prjets redundantes u sem alinhament estratégic; Validar se prjet está alinhad cm a estratégia. Mdels de Trabalh em Prjet A atividade de Gerenciament de Prjets envlve uma série de habilidades e ferramentas necessárias para um bm gerenciament, de md a garantir mair prbabilidade de sucess na execuçã das diversas etapas de um prjet. Cada prjet é únic e pssui necessidades específicas a serem atendidas. Nesse sentid, EGPTIC estabelece que s prjets gerenciads pela área pdem ser classificads primariamente cm Prjets Ágeis e Prjets Tradicinais. Essa classificaçã determina um md de trabalh diferente, prém, sem descnsiderar a prduçã de dcumentaçã adequada e necessária para s trabalhs a serem desenvlvids n prjet. A classificaçã e tipificaçã d prjet sã realizadas pel EGPTIC, através de um trabalh preliminar de análise e estud acerca da demanda que rigina prjet. A necessidade de cada prjet indicará melhr mdel de trabalh a ser adtad. Após a tipificaçã, prjet é iniciad frmalmente, de frma que mdel de trabalh é frmalizad entre EGPTIC, Gerente d Prjet e Demandante. Prjets Ágeis Pr definiçã, Prjets Ágeis sã aqueles que independentemente da cmplexidade u finalidade (desenvlviment de sftware; implantaçã de serviçs nvs; adequaçã de infra; etc.) pdem ser executads rapidamente quand pssuem cndições prpícias para sua realizaçã. Algumas das cndições que caracterizam a viabilidade de um Prjet Ágil sã: Necessidade de equipes reduzidas, entre 3 (três) e 9 (nve) pessas n time de prjet (Guia d Scrum, 2011, Pág. 6, Scrum.rg); Prjets que demandem apenas atres e participantes interns a órgã; Instabilidade de requisits, quand há incertezas quant a escp d prjet e as entregas que ele deve fazer; EGPTIC Página 12

14 Prjets que nã gerem impact u necessidade de intervençã em sistemas e recurss técnics além daqueles destinads a prjet; Envlviment da SETIC e Demandante apenas, u envlviment de utras secretarias de frma cnsultiva e que nã serã afetadas pel prjet. Prjets Tradicinais Prjets Tradicinais sã aqueles de mair cmplexidade e que envlvem uma série de atres, demandantes e brigações mandatórias pr frça de leis e nrmas. Alguns exempls que caracterizam a necessidade de aplicaçã desse mdel de trabalh em um prjet sã: EGPTIC Necessidade estratégica d órgã; Necessidade de envlviment inclusiv de utras secretarias, além da SETIC e da secretaria demandante, pr cnta d impact de mudanças previst e mtivad pel prjet; Previsã de aquisiçã e cntrataçã de prduts e serviçs; Necessidade de liberaçã de recurss estratégics d órgã (recurss humans, técnics e financeirs) que estã além da cmpetência da SETIC e d demandante; Mudanças rganizacinais mtivadas pel prjet; Alterações estruturais de infra e serviçs de TI que gerem riscs, melhrias u mudanças em serviçs que sã prestads para utras secretarias além da demandante. Página 13

15 4 Papéis e Respnsabilidades Papéis em Gerenciament de Prtfóli e Prjets sã atribuíds às pessas u grups de pessas que pssuam algum nível de influência e/u interaçã cm as atividades de um prjet. Para cada papel é facultada uma respnsabilidade u nível de influência n prjet. Para cada atr n flux d prcess da metdlgia é definid um papel (funçã desempenhada pr um servidr), uma respnsabilidade (brigaçã assumida pel servidr a exercer um determinad papel) e uma cmpetência (capacidade, habilidade que um servidr precisa pssuir para executar uma determinada atividade). 4.1 Escritóri de Prjets EGPTIC Papel: Centralizar, avaliar e crdenar prjets, prver a visibilidade da situaçã d Prtfóli de Prjets sb sua respnsabilidade. Buscar atingir as metas d planejament estratégic d TRT13 e da SETIC. Atuar n suprte as Gerentes de Prjets, na administraçã de expectativas das partes interessadas e n frneciment de infrmações a planejament estratégic da rganizaçã. Atuar na pririzaçã de prjets e recurss de TI, fazend balanceament da capacidade de execuçã ds prjets, cnsiderand temp dispnível ds servidres entre perações e prjets. Respnsabilidades: Apiar Diretr da SETIC em prcesss decisóris; Apiar Gerente de Prjets na execuçã de suas atividades; Balancear a capacidade de execuçã d EGPTIC; Desenvlver, manter e cntrlar a Metdlgia para Gerenciament de Prtfóli e Prjets; Designar Gerente de Prjet para atender a uma determinada demanda de prjet; Escalar prblemas e questões relacinadas a cnflits n Prtfóli de Prjets e utras ações que exijam a cnvcaçã d Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã CTI; Garantir a dispnibilidade de infrmações acerca d Prtfóli de Prjets; Gerir Prtfóli de Prjets; Liderar a equipe d EGPTIC; Prmver treinament e disseminaçã d cnheciment na área de Gestã de Prjets; Realizar reuniões periódicas cm s Gerentes de Prjets para verificar andament ds prjets; Validar s artefats submetids pels Gerentes de Prjet; Verificar e garantir alinhament ds prjets às estratégias d TRT13. Cmpetências: EGPTIC Cmunicaçã; Cnheciment da Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets d TRT13; Cnheciment e ba aplicaçã ds cnceits de Gestã de Prjets; Demnstraçã de ética e valres; Frmaçã de equipes; Liderança; Percepçã d planejament estratégic d TRT13 e da SETIC; Relacinament interpessal cm partes interessadas; Tmada de decisã. Página 14

16 4.2 Gerente d Prjet / Substitut GP (Scrum Master) Papel: Gerenciar as ações necessárias à realizaçã de um u mais prjets. Crdenar e liderar a sua equipe d prjet para garantir a entrega d prdut d prjet dentr d praz, cust e escp acrdads cm as partes envlvidas. Respnsabilidades: Planejar e gerenciar prjet sb sua respnsabilidade; Definir estratégias de entrega ds pactes de trabalh d prjet; Definir e gerenciar s recurss (humans, financeirs e materiais) necessáris a prjet; Mnitrar s resultads alcançads, adtand medidas para que prjet seja cncluíd de acrd cm planejad; Relacinarse cm as partes interessadas n prjet sb sua respnsabilidade, de frma a garantir sua viabilidade; Acmpanhar s indicadres de desempenh em relaçã a seu prjet; Fazer s ajustes necessáris durante desenvlviment d Plan de Gerenciament d Prjet; Agir para mitigar riscs inerentes a prjet; Distribuir e negciar metas cm a equipe, incentivand alcance ds resultads; Gerenciar cnflit cm partes interessadas (equipe, frnecedres, patrcinadr, agentes externs e interns, etc.); Reprtar a situaçã d prjet as patrcinadres d prjet e a EGPTIC; Manter s dcuments pertinentes atualizads; Prpr melhrias na MGP; Respnder pelas ações e resultads d prjet; Cnduzir as atividades d prjet de acrd cm a Metdlgia de Gestã de Prjets definida pel EGPTIC. Cmpetências: 4.3 Cmunicaçã; Cnheciment acerca da Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets d TRT13; Cnheciment acerca das técnicas e ferramentas para Gerenciament de Prjets; Frmaçã e desenvlviment de equipes; Liderança e habilidade de delegar; Relacinament interpessal cm partes interessadas. Equipe d Prjet (Time Scrum) Papel: Executar as ações necessárias para a entrega d prjet. Sã pessas u grup de pessas que cntribuem n planejament e execuçã d prjet. A equipe pde ser frmada pel Gerente d Prjet, Gerente d Prjet substitut, especialistas, técnics, analistas, cnsultres, que sã alcads e desalcads durante as diversas etapas d prjet. Respnsabilidades: EGPTIC Executar as atividades delegadas; Oferecer a sua expertise técnica; Reprtar a situaçã das tarefas sb sua respnsabilidade; Manter a dcumentaçã sb sua respnsabilidade atualizada. Página 15

17 Cmpetências: 4.4 Capacidade de resluçã de prblemas; Capacidade e habilidades técnicas para desenvlver as tarefas assumidas; Cmunicaçã; Demnstraçã de ética e valres. Partes Interessadas Papel: Interagir cm a equipe d prjet, pdend exercer influência psitiva u negativa sbre s bjetivs e resultads d prjet. Exempls de partes interessadas sã: Patrcinadres, Demandante, Gerente d Prjet, Equipe d Prjet, EGPTIC, usuáris d prdut d prjet, etc. O engajament de cada parte interessada, sua influência, respnsabilidade e cmpetência n prjet variam de acrd cm papel assumid. Respnsabilidades: Realizar a interaçã e a cmunicaçã cm a Equipe d Prjet; Detectar necessidade de mudança n prjet. Cmpetências: 4.5 Entendiment d bjetiv d prjet. Patrcinadres Papel: Apiar a execuçã ds seus prjets. Frnecer s recurss humans, materiais e financeirs necessáris para alcançar bjetiv d prjet. O Patrcinadr é a pessa que tem interesse genuín n sucess d prjet, u seja, pssui grande influência, agrega valr e cnheciment acerca d negóci. Para TRT13, existem dis tips de patrcinadres: O Patrcinadr Técnic, respnsável pr gerir a SETIC e Patrcinadr Demandante, respnsável pr gerir a área demandante d prjet. Respnsabilidades: Acmpanhar andament e s resultads cncernentes a seu prjet; Atuar em estratégias de ações d prjet; Avaliar e aprvar artefats, quand slicitad; Frnecer api institucinal necessári a desenvlviment d prjet; Gerenciar as expectativas da rganizaçã quant a prjet; Gerenciar cnflits cm as partes interessadas; Intermediar cm a Alta Administraçã em defesa d prjet; Negciar a liberaçã de recurss humans, financeirs e materiais para prjet; Participar, quand slicitad, de reuniões que envlvam mudanças n escp, cust u praz. Cmpetências: EGPTIC Cmunicaçã; Cnheciment aprfundad d negóci; Página 16

18 Orientaçã a resultads; Percepçã da estratégia, da plítica e da cultura d Tribunal; Pssuir pder de decisã; Ter influência cm a Alta Administraçã. Patrcinadr Técnic Papel: Gerir a SETIC. Patrcinadr Demandante Papel: Gerir a área demandante d prjet. 4.6 Demandante (Prduct Owner) Papel: Prver infrmações acerca ds requisits d prdut d prjet. O Demandante é representante indicad pel Patrcinadr Demandante, respnsável pels aspects funcinais da sluçã. Respnsabilidades: Acmpanhar s prcesss de cntrle e validaçã ds artefats d prjet; Frnecer cnheciments e instruções acerca da visã, regras e requisits d negóci, bem cm s aspects funcinais da sluçã; Frnecer infrmações legais; Hmlgar as entregas ds prduts d prjet. Cmpetências: 4.7 Cmunicaçã; Cnheciment aprfundad d negóci; Percepçã da estratégia, da plítica e da cultura d Tribunal; Tmada de decisã. Crdenaçã Respnsável da SETIC Papel: Gerir uma das crdenadrias funcinais da SETIC, realizar cntrle e gestã de sua área, balancear a capacidade de execuçã, distribuind s recurss dispníveis entre perações e prjets, garantir a execuçã ds serviçs sb sua respnsabilidade e apiar as demais áreas da SETIC, cnfrme necessári. Respnsabilidades: Alcar recurss para atender às demandas de perações e prjets; Apiar EGPTIC; Criar parecer técnic acerca de uma demanda de prjet; Garantir cmprmetiment de sua equipe cm a execuçã das atividades; Oferecer cnheciment da área técnica; Prver infrmações de dispnibilidade de recurss. Cmpetências: EGPTIC Cmunicaçã; Cnheciment técnic especializad. Página 17

19 4.8 Direçã da SETIC Papel: Tmar decisões clegiadas. A direçã da SETIC é cmpsta pel Diretr da SETIC, Crdenadres de Área e EGPTIC. Respnsabilidades: Deliberar acerca de questões e necessidades entre EGPTIC e as Crdenadrias n que tanja as prjets. Cmpetências: 4.9 Cmunicaçã; Negciaçã; Resluçã de Cnflits; Tmada de decisã. Central de Atendiment a Usuári CAU Papel: Analisar as demandas que chegam à SETIC. Atender as chamads de sua cmpetência, utilizand seus prcesss interns. Encaminhar para a Crdenadria Respnsável da SETIC s chamads que a CAU nã cnseguir reslver, para análise e triagem entre demandas de peraçã e prjet. Respnsabilidades: Executar chamads de sua cmpetência; Cmunicar às partes interessadas a situaçã ds chamads sb sua respnsabilidade; Realizar a triagem entre as demandas que a Central tem capacidade de reslver e as que devem ser encaminhadas para a Crdenadria Respnsável. Cmpetências: 4.10 Cmunicaçã; Cnhecer Catálg de Serviçs da SETIC; Cnhecer rgangrama e respnsabilidades das áreas da SETIC. Cmitê de Mudanças Papel: Dirimir questões de mudanças gerais, seja em prjets, prcesss, atividades u alguma finalidade específica. Em prjets, Cmitê é cnvcad pel Gerente de Prjets quand detectada u slicitada alguma mudança de impact significativ n prjet. Os membrs que devem cnstituir Cmitê dependem das características d prjet e da requisiçã de mudança, pdend incluir, mas nã se limitand as seguintes membrs: Equipe d Prjet; Requisitante da Mudança; Crdenadres de Área; Patrcinadres d Prjet e EGPTIC. Respnsabilidades: EGPTIC Deliberar acerca de prpstas de mudanças n prjet; Prpr plan de açã para realizar a mudança; Dcumentar aprvaçã da mudança e d plan de açã; Negar slicitaçã de mudança quand fr pertinente; Avaliar impacts, riscs, alterações gerais n prjet; Cmunicar slicitações de mudanças aprvadas u negadas. Página 18

20 4.11 Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã CTI Papel: Deliberar acerca de questões d Prtfóli de Prjets e d PDTI. Grup frmad pr membrs que tmam as decisões relacinadas às áreas demandantes e à área de TI. Realizam reuniões de acmpanhament e aprvaçã d Prtfóli de Prjets e d PDTI, além de pssuir uma visã estratégica d TRT13 e utilizar s instruments de planejament estratégic a lng d prcess decisóri. Respnsabilidades: Deliberar acerca de prpstas, plans de açã e definir a priridade das iniciativas e investiments relativs as prjets de TIC; Deliberar acerca de critéris de seleçã ds prjets; Deliberar acerca da pririzaçã ds prjets n Prtfóli; Deliberar acerca de revisões d PDTI e d Prtfóli de Prjets; Manter interlcuçã direta cm as instâncias superires d órgã, a fim de garantir bm andament ds prjets e frnecer api plític. Cmpetências: 4.12 Cmunicaçã; Negciaçã; Resluçã de Cnflits; Tmada de decisã. Área Respnsável pela Aquisiçã e Cntrataçã Papel: Gerir s cntrats de aquisiçã de serviçs e prduts. Área destinada a acmpanhar as etapas de aquisições de prduts e serviçs necessáris à execuçã d prjet. Respnsabilidades: Garantir, através ds trâmites legais, a viabilizaçã da cntrataçã d serviç u aquisiçã d prdut necessári para a execuçã d prjet; Gerir s cntrats relacinads a prjet; Observar s terms e cndições cntratuais quant a prcediments específics para encerrament. Cmpetências: EGPTIC Cnheciment acerca d flux d prcess e a legislaçã vigente relacinada às licitações, aquisições e cntratações na épca d prjet dentr d TRT13 e na Justiça d Trabalh. Página 19

21 5 Matriz de Respnsabilidades RACI A seguir é apresentada a Matriz RACI d Prcess de Gerenciament de Prtfóli e Prjets de TI, nde: R Respnsável pela execuçã A Autridade para aprvar É efetivamente quem trabalha na atividade. É respnsável pel aceite frmal da tarefa u prdut entregue; Deverá frnecer s meis para que a atividade pssa ser executada; Será respnsabilizad cas a atividade nã alcance s seus bjetivs. C Cnsultad I Infrmad Quem deve ser cnsultad durante a execuçã da atividade; A infrmaçã frnecida agrega valr e/u é essencial para a implementaçã. Quem deve ser infrmad acerca d prgress da execuçã da atividade; Nã precisa estar envlvid n prcess de tmada de decisã. PrjetsEscritóri de Gerenciament de Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã Gerente d Prjet GP Direçã da SETIC R/A Analisar Chamad I/C R/A I/C 1.1. Identificar Prjets Analisar Demanda I/C R/A C C Realizar ajustes na Demanda R/A C Analisar Candidat a Prjet I/C I/C R/A I/C Categrizar e Pririzar s Prjets Balancear a capacidade de execuçã de prjets Preparar reuniã da Cmissã de Tecnlgia Deliberar sbre PDTI e Prtfóli de Prjets Atualizar Prtfóli C C R/A C C R/A C 1.2. Categrizar e Pririzar Prjets I I R/A C C I I C R/A C 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets I I R/A C Cnslidar desempenh d Prtfóli C R/A C I Prver infrmações adicinais Reavaliar s riscs e impacts ds prjets n Prtfóli Cletar e cnslidar indicadres R R/A C R/A C I C R/A C I Realizar reuniões de acmpanhament Deliberar sbre alcaçã de servidres entre Operações e Prjets R R R/A R R I R/A EGPTIC Central de Atendiment a Usuári Abrir Chamad Atividade Demandante Fase Crdenaçã Respnsável da SETIC Matriz RACI Prtfóli Página 20

22 Balancear a capacidade de execuçã d EGPTIC I R/A I C Gerenciar Mudança 2.5. Encerrar Fase u Prjet EGPTIC Patrcinadres Equipe d Prjet Área Respnsável pela Aquisiçã e Cntrataçã Partes Interessadas Cmitê de Mudanças 2.4. Mnitrar e Cntrlar Prjet Direçã da SETIC 2.3. Executar Prjet Gerente d Prjet GP 2.2. Planejar Prjet Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC 2.1. Iniciar Prjet Crdenaçã Respnsável da SETIC Fase Demandante Matriz RACI Metdlgia Tradicinal Elabrar TAP C I C R/A Validar TAP C R/A C Aprvar u reprvar TAP C I I C I R/A Realizar reuniã de abertura (Kickff) R I R R/A I I R Elabrar PGP R C C R/A I I R Validar PGP C R/A C C Aprvar PGP R/A I C C I I C Gerenciar e Executar I C R/A R Gerenciar equipe I C R/A R Infrmar partes interessadas I I C R/A I I R I I C R/A I R I I C I R/A Verificar e cntrlar escp I R/A R Cntrlar crngrama I R/A R Mnitrar riscs C R/A R Dcumentar Lições aprendidas C R/A R Atividade Acmpanhar aquisições e cntratações Gerenciar aquisições e cntratações (At TRT GP nº 473/2014) Elabrar relatóri de situaçã d prjet Registrar/Ajustar a Requisiçã de Mudança Elabrar/Ajustar Parecer Técnic da Mudança I I I R/A I R I R/A I R/A R C Deliberar sbre RDM R/A Cmunicar mudança n prjet R/A R I Analisar seçã Plan de Gerenciament de Aquisições d PGP R/A Página 21

23 Gerenciar aquisições e cntratações (At TRT GP nº 473/2014) C I R/A Elabrar Term de Entrega e Aceite I R/A R Analisar entrega da fase u prjet R/A C C I I R/A R C I I I I R/A I I I R R/A I I R Elabrar Term de Encerrament d Prjet Assinar Term de Encerrament d Prjet Encerrar Prjet EGPTIC Scrum Master Patrcinadres Partes Interessadas 2.6.Gerenciar Prjet Ágil (Equipe d Prjet)Time Scrum Fase Prduct Owner PO (Demandante) Matriz RACI Metdlgia Ágil Realizar planejament ágil R R/A R Gerir Backlg d Prdut R/A C Criar Backlg da Sprint I R/A Criar Gráfic Burndwn da Sprint R/A Garantir andament da Reuniã de Planejament da Sprint de frma ágil R R/A Executar Atividades da Sprint C R/A Reuniões Diárias I R/A Retirar Impediments I R R/A Elabrar relatóri de situaçã d prjet I R R/A Revisã da Sprint R R/A Retrspectiva da Sprint R/A Slicitar Mudança R/A Elabrar Term de Encerrament R/A Assinar Term de Encerrament d Prjet C I R/A Atividade Página 22

24 6 Indicadres de Desempenh Indicadres de Desempenh sã valres quantitativs utilizads cm referência para medir a eficiência e eficácia de um prcess e alcance de metas, servind cm subsídi para um gestr tmar decisões estratégicas e melhria cntínua ds prcesss rganizacinais. O EGPTIC definirá um cnjunt de indicadres que serã utilizads para verificar se determinads bjetivs estã send alcançads u nã. Este cnjunt de indicadres, frma e peridicidade de cleta sã definids através d Plan de Açã d EGPTIC. Os valres btids através desses indicadres servirã para avaliar a necessidade de mudança, seja na metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets u ns prcesss rganizacinais d EGPTIC. Os três principais grups de indicadres sã: Indicadres de Desempenh de Prjets; Indicadres de Desempenh d EGPTIC; Indicadres de Desempenh d Prtfóli. Em linhas gerais: Indicadres de Desempenh de Prjets Prjets sã realizads através de um cnjunt de atividades suscetíveis a variabilidade em terms de praz, escp e cust. Os Indicadres de Desempenh de Prjets visam auxiliar gestres e membrs da equipe n mnitrament e cntrle ds desvis d prjet para auxiliar na tmada de ações preventivas e crretivas. Quand há registr de indicadres cm resultads psitivs (cm desempenh melhr d que antecipad), gestres e membrs da Equipe de Prjet devem também verificar quais elements pdem ter auxiliad a melhria d desempenh, de frma a replicar estas cndições. Há situações em que indicadres (psitivs u negativs) pdem identificar nã uma cndiçã de desvi na realizaçã d prjet, mas uma necessidade de revisã d própri plan. Indicadres de Desempenh d EGPTIC Um ds fatres crítics de sucess para um Escritóri de Prjets é a definiçã de Indicadres de Desempenh para medir a qualidade ds serviçs prestads, prpr metas de melhrias e ações para atingir s resultads pretendids. Esses indicadres deverã abrdar desempenh ds prjets cntrlads pels Escritóris de Prjets, bem cm desempenh d serviç prestad pel própri EGP. Os Indicadres de Desempenh, de md geral, nã trarã mdificações imediatas, uma vez que será necessári calibrar s índices ds Indicadres a lng d temp de aplicaçã, cletar dads histórics neles baseads para só entã pder tratar a visã de futur cm metas e ações. Indicadres de Desempenh d Prtfóli Prtfólis sã cnjunts de prjets rganizads em funçã de bjetivs estratégics. Enquant gestres de prjets estã buscand manter seus prjets em relaçã a seu planejament individual, pde ser necessári a TRT readequar priridades na execuçã destes prjets, tant pr influência da dispnibilidade de recurss cmpartilhads, cm realinhament de priridades entre s benefícis esperads de cada prjet e as necessidades estratégicas definidas pel tribunal. Desta frma, a base para s indicadres de prtfóli é riunda das infrmações específicas de cada prjet, e n cnjunt de Indicadres de prjets sã rganizads indicadres de desempenh glbal. EGPTIC Página 23

25 Além ds indicadres de prjets smads a uma visã de tda a carteira, Prtfóli também pssui seu própri cnjunt de indicadres, de frma a auxiliar a tmada de decisã quant às suas priridades e ações preventivas e crretivas a serem tmadas. Através da planilha Painel de Indicadres, EGPTIC desenvlve cnjunt de indicadres que serã utilizads para atender às necessidades de acmpanhament de prjets, Prtfóli e d própri Escritóri. A planilha estabelece um mdel padrã para desenvlviment de indicadres, índice ds indicadres já em us e seus bjetivs e também infrmações individuais para cada indicadr, em relaçã as seus bjetivs, frma de cleta e aplicaçã. Esta planilha é alterada peridicamente u sb demanda, através de ações definidas n Plan de Açã d EGPTIC. Indicadres pdem ser criads, implementads em fase de testes, implementads em prduçã u mesm cancelads quand a rganizaçã entende que cust/benefíci em relaçã as esfrçs de cleta e análise ds dads de um indicadr nã sã cmpatíveis cm auxíli ferecid pr esse na tmada de decisões de cunh peracinal, tátic u estratégic. 6.1 Mdel de Indicadr de Desempenh A tabela abaix mstra mdel que EGPTIC deverá utilizar para definir seus indicadres: Númer d Indicadr Nme d Indicadr Objetiv: Objetiv específic d indicadr. Peridicidade da Cleta d Dad: De quant em quant temp (peridicidade) indicadr será cletad e armazenad para criar uma base histórica. Peridicidade da Análise d Indicadr: De quant em quant temp (peridicidade) Escritóri de Prjets analisará a base histórica d indicadr cm bjetiv de criar metas e ações. Frma de medir: Cm será a frma de medir esse indicadr. Pr exempl: Entrevistas; questináris; auditrias em ferramentas. Unidade de mediçã: Métrica de mediçã. Pr exempl: Prcentagem; nta de 1 a 5; escala de nível para serviç. Fórmula: Fórmula matemática para criar índice. Pr exempl, n cas de prcentagem: [ (nta ttal) / (ttal de envlvids) ] * 100. Cmentáris acerca da fórmula: Meta: Critéris de análise: EGPTIC Se necessári, adicinar detalhament da fórmula para deixála mais clara, sem ambiguidade, mais exata. An Meta 60% 65% 70% 75% 85% 90% Desafi 65% 70% 80% 85% 90% 95% Criaçã de semáfrs para visualizaçã ds indicadres. Pr exempl: Verde = Meta 75% Amarel = 60% Meta < 75% Vermelh = Meta < 60% Fnte: Qual é a rigem da infrmaçã. Exempls: Sistemas; Área Demandante; Gerentes de Prjets. Cmentáris: Cmentáris diverss acerca d Indicadr de Desempenh. Página 24

26 7 Critéris para definiçã entre demandas de Operaçã e Prjets O Analista de Demandas deverá filtrar tdas as nvas demandas entre Operações, atividades que serã executadas sem mnitrament d EGPTIC e Prjets, atividades que devem ser inseridas n prtfóli de prjets e, cnsequentemente, mnitradas pel EGPTIC. 7.1 Operaçã Operações sã demandas pntuais e rtineiras de pequena duraçã. Exempl: Crreçã de um bug simples; Fazer backup; Criar máquina virtual; Gerar relatóri de desempenh da SETIC Os critéris para definir uma demanda cm Operaçã sã: Demanda já estar presente n "Catálg de Serviçs" da Central de Atendiment a Usuári da SETIC (ex.: Incidentes e Requisições); 2. Obrigatriamente nã ser estratégic/tátic (Nã estar n PDTIC) 3. Estimativa de esfrç em hras fr menr que 35 (trinta e cinc) hras u 5 dias (uteis/crrids); 4. Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr igual u inferir a dis servidres; 5. Nã exigir Cntrataçã de acrd cm Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014), u legislaçã vigente. Prjet Açã Ações sã demandas críticas para a SETIC, de curta duraçã e necessitand mnitrament cntínu d EGPTIC. Exempl: Renvaçã de Cntrat da Salacfre; Atualizaçã d PJe; Melhria de Prcess de TIC. Os critéris para definir uma demanda cm Açã sã: 1. Ser estratégic/tátic; 2. Duraçã superir a 5 dias e inferir a 20 dias uteis; 3. Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr igual u inferir a dis servidres; Ágil u Tradicinal Prjets Ágil u Tradicinal sã demandas de mair cmplexidade e duraçã, necessitand um planejament detalhad e acmpanhament cntínu da execuçã pr parte d Gerente d Prjet e EGPTIC. Exempl: Desenvlviment de um nv sistema; Cntrataçã de acrd cm a Resluçã 182/2013; Os critéris para definir uma demanda cm Prjet Ágil u Tradicinal sã: EGPTIC 1. Demandas estratégicas u táticas de mair cmplexidade. (Ex.: Envlve pessas de crdenadrias distintas da SETIC e/u unidades externas à SETIC); 2. Duraçã superir a 20 dias uteis; 3. Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr superir a três servidres; 4. Exigir Cntrataçã de acrd cm Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014), u legislaçã vigente. Página 25

27 8 Critéris para categrizaçã de prjets A categrizaçã tem cm bjetiv agrupar as demandas de prjets pr similaridades, de md a facilitar a criaçã de filtrs e critéris de decisã dentr d Prtfóli, auxiliand balanceament, verificand qual crdenadria está recebend mais demandas, qual está cnsumind mair númer de recurss, qual necessita de mair api d EGPTIC, entre utrs itens. As categrias utilizadas pela SETIC d TRT13 serã as próprias crdenadrias, send que prjet que cnsumir recurss de duas u mais crdenadrias e nã puder ser definida uma crdenadria principal, será categrizad cm SETIC. Categrias: Secretaria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã (SETIC) Prjet que, devid às suas características, deve ficar sb a supervisã d diretr da SETIC, u para prjet que nã pssa ser definid qual a crdenadria é a principal executra. Crdenaçã Atendiment a Usuári (CAU) Prjets relacinads à Crdenaçã de Atendiment as Usuáris, interns e externs, n tcante as serviçs prestads pela SETIC, melhrias ns prcesss de rientaçã, n crret manusei ds equipaments, prgramas e sistemas administrativs e jurídics adtads pel Tribunal. Crdenaçã de Desenvlviment e Manutençã de Sistemas (CDMS) Prjets relacinads a planejament, crdenaçã, supervisã, rientaçã e cntrle das atividades de análise, desenvlviment, hmlgaçã, implantaçã, dcumentaçã, treinament e manutençã ds sistemas de infrmaçã e d síti d Tribunal; Crdenaçã de Desenvlviment d SUAP (CSUAP) Prjets relacinads a atendiment, rientaçã, treinament ds usuáris d Sistema Unificad de Administraçã de Prcesss (SUAP), bem cm a desenvlviment, atualizações e testes d Sistema SUAP. Crdenaçã de Tecnlgia e Suprte Técnic (CTST) Prjets relacinads à manutençã da infraestrutura física e lógica da rede de cmputadres; segurança ds recurss de TIC; cnservaçã ds recurss de TIC; mnitrament d desempenh da rede; avaliaçã da viabilidade de nvas sluções de infraestrutura. Núcle de Gvernança de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã (NGTIC) Prjets relacinads à avaliaçã e sugestã de mecanisms que pssibilitem a definiçã de estratégias, bjetivs e metas de TIC a curt, médi e lng praz, alinhads as planejaments estratégics d Tribunal e da SETIC; prmçã de ações que permitam cntrle das metas estabelecidas e evitem cnflits de interesse; gerenciament d Planejament Estratégic de TIC; cntrle e execuçã ds prgramas e prjets. EGPTIC Página 26

28 9 Critéris para pririzaçã de prjets A pririzaçã permite cmparar as prpstas de prjets de maneira bjetiva e imparcial, sempre se precupand cm alinhament estratégic e cm a capacidade de execuçã de prjets da rganizaçã. Para cada item de pririzaçã será infrmada uma pntuaçã. O prjet que receber a mair pntuaçã será pririzad pel CTI e pel Escritóri de Prjets, send que só serã autrizads a executar s que TRT13 tiver capacidade de executar naquele mment. Os itens listads abaix serã utilizads pel EGPTIC na pririzaçã de seus prjets. Os itens e/u seus valres pderã ser alterads para refletir a real necessidade d EGPTIC, SETIC u TRT13. Itens de Pririzaçã Pnts Urgência n Prjet Alta Média Baixa Cnheciment da Equipe Prfund Razável Puc Relacinad cm Determinaçã lcal u de Órgã Superir/Cntrle?** Nenhum Baix Médi Alt Abrangência ds Resultads Públic Extern Td Tribunal Mais de uma área Apenas uma área Itens de Pririzaçã Pnts Alinhad cm PEI/PETIC Sim Nã Alinhad cm igvti Sim Nã Açã Nacinal (CNJ/CSJT/TST/STF) Sim Nã Impact na área fim Sim Nã ** Exempl de determinaçã: Resluções, Nrmas, Recmendações, Acórdãs, Súmulas. Excet qualquer pntuaçã relacinada a igvti. A planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets, CPP, é mdel de dcument que deverá ser utilizad pel EGP para qualificar s prjets. A planilha servirá de subsídi para a tmada de decisã quant à pririzaçã ds prjets. EGPTIC Página 27

29 10 Tamanh de Prjet e Dcuments Obrigatóris A cada nv prjet, EGPTIC realiza cálcul d tamanh d prjet e ds artefats brigatóris que ele deve pssuir. Para a mensuraçã d tamanh d prjet, é realizada pel EGPTIC a análise das diversas características d prjet através d us d CMP Cálcul de Mensuraçã de Prjets. A planilha CMP é apenas um nrteadr para EGPTIC, pdend, em decisã clegiada entre EGPTIC, Gerente d Prjet e utras Partes Interessadas, definir s artefats que serã brigatóris dependend d cenári e das características específicas d prjet. O CMP pssibilita a realizaçã de cálcul d tamanh d prjet de acrd cm a análise de características específicas, nde cada uma pssui um pes para cálcul. Os critéris para a definiçã d tamanh d prjet fram retirads d Capítul 13 d Guia de Referência de Metdlgia de Gerenciament de Prjets d SISP (MGPSISP versã 1.0). Os parâmetrs da CMP sã: Parâmetrs para mensuraçã d prjet Critéris Classificaçã Cmplexidade Tamanh Baixa Cmplexidade Pequen 1 Média Cmplexidade Médi 2 Alta Cmplexidade Grande 3 Cust Tamanh Até R$ ,00 (itenta mil Reais) Pequen 1 De R$ ,01 (itenta mil Reais e um centav) a R$ ,00 (seiscents e cinquenta mil Reais) Médi 2 Acima de R$ ,00 (seiscents e cinquenta mil Reais) Grande EGPTIC Pes Pes 3 Temp Tamanh Até 30 (trinta) dias Pequen Pes 1 De 1 (um) a 6 (seis) meses Médi 2 Acima de 6 (seis) meses Grande 3 Quantidade de servidres Tamanh De 1 (um) a 5 (cinc) Pequen 1 Entre 6 (seis) e 10 (dez) Médi 2 Acima de 10 (dez) Grande 3 Participaçã de recurs extern Tamanh Nã Pequen 1 Sim Grande 3 Integraçã entre s prjets Tamanh Nã pssui integraçã cm utrs prjets Pequen 1 Pssui integraçã cm um prjet Médi 2 Pssui integraçã cm mais de um prjet Grande 3 Interligaçã cm Órgãs Externs Tamanh Nã pssui integraçã cm Órgã Extern Pequen 1 Pssui integraçã cm um Órgã Extern Médi 2 Pssui integraçã cm mais de um Órgã Extern Grande 3 Pes Pes Pes Pes Página 28

30 Através da inserçã das infrmações d prjet na CMP, btémse uma graduaçã que classifica prjet em pequen, médi u grande. Para cada tamanh de prjet é exigid um mntante de dcumentaçã brigatória que Gerente de Prjets deve prduzir. O exempl abaix demnstra um cas hiptétic d us d CMP: PROJETOS CÁLCULO DE MENSURAÇÃO DE PROJETO Códig / Sigla: Nme d Prjet: Líder de Prjet: Graduaçã Tamanh: Médi 2,2 Critéris de definiçã d tamanh d prjet Nº Critéri Classificaçã Tamanh Pes Alta Cmplexidade Grande 3 1 Cmplexidade 2 Cust Acima de R$ ,00 (seiscents e cinquenta mil reais) Grande 3 3 Temp De 1 (um) a 6 (seis) meses Médi 2 4 Quantidade de servidres Acima de 10 (dez) Grande 3 5 Participaçã de recurs extern Nã Pequen 1 6 Integraçã entre s prjets Nã pssui integraçã cm utrs prjets Pequen 1 Cm base na classificaçã d prjet btida na CMP, Gerente de Prjets deve prduzir s dcuments brigatóris exigids pel EGPTIC, cnfrme a tabela abaix: Artefats a serem elabrads pr tamanh de prjet Infrmaçã Dcument Peque n Médi Gran de X X X X X Demanda DOD Dcument de Oficializaçã de Demanda Assunts de Reuniã ATA Atas de Reuniã Term de Abertura d Prjet TAP Term de Abertura d Prjet X X X Term Entrega e Aceite, Aceite cm ressalvas u Rejeitad TEA Term de Entrega e Aceite X X X Declaraçã de Escp e nã Escp PGP Plan de Gerenciament d Prjet X X X Premissas e Restrições X X Representaçã gráfica da EAP X X Dicinári da EAP Crngrama de marc EGPTIC X X X X Página 29

31 Crngrama detalhad X X X X Plan de Gerenciament da Cmunicaçã X X Plan de Gerenciament de Riscs X X Equipe d Prjet X Plan de Gerenciament de Custs X Fnte de Recurs d Prjet X Plan de Qualidade X X Canvas X X X Kanban X X X X X Plan de Gerenciament da Cmunicaçã PGA Plan de Gerenciament Ágil Backlg d Prdut X X X Backlg da Sprint X X X X X Gráfic Burndwn da Sprint Planilha de Lições Aprendidas LAP Lições Aprendidas Relatóri de situaçã d Prjet RSP Relatóri de Situaçã d Prjet X X X Frmulári de Requisiçã de Mudanças RDM Requisiçã de Mudança X X X Artefats d Planejament de Cntrataçã Dcuments exigids cnfrme ATO TRT GP nº 473/2014 X X X EGPTIC X Página 30

32 11 Dcumentaçã 11.1 Siglas e Dcuments d Prjet O EGPTIC frnece mdel de dcumentaçã padrã que deve estar presente ns prjets e que serã alimentads durante a evluçã d Cicl de Vida d prjet. Prjets pssuem dcumentaçã específica que sã utilizadas para prmver: Frmalizações; alinhament de expectativas; previsibilidade de ações; planejament; registr históric. Dcuments padrões d EGPTIC n Gerenciament de Prjets: Sigla Dcument ATA Ata de Reuniã Descriçã Artefat n qual sã registrads s assunts abrdads e as ações a serem tmadas em uma reuniã. CMP Cálcul de Mensuraçã de Prjets Artefat que auxilia EGPTIC a classificar tamanh de um prjet e s artefats brigatóris. Dcument de Oficializaçã da Demanda Este artefat é pnt únic de abertura de uma demanda para EGPTIC. Tem cm principal bjetiv padrnizar a abertura de uma demanda, facilitand a cmpreensã e a mensuraçã da necessidade d demandante. LAP Lições Aprendidas Artefat n qual sã dcumentadas as principais lições aprendidas durante a execuçã d prjet. É escrit tud que funcinu, para ser repetid em utrs prjets, bem cm tud que nã funcinu e a sluçã para que crrid nã se repita em utrs prjets. PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets Artefat através d qual Escritóri de Gerenciament de Prjets terá uma visã glbal de tds s prjets que estã em execuçã, permitind um cntrle efetiv e tmada de decisã. CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets Artefat n qual sã cadastrads tds s prjets, permitind assim a utilizaçã de critéris de categrizaçã e pririzaçã d EGPTIC, permitind que s prjets cm s maires benefícis sejam executads cm mair priridade. PTD Parecer Técnic da Demanda Artefat que avalia a viabilidade técnica da demanda de prjet. PGA Plan de Gerenciament Ágil Artefat em frmat de planilha n qual serã cadastradas e atualizadas as infrmações acerca d planejament, execuçã e mnitrament ds prjets que seguirã a Metdlgia Ágil. Plan de Gerenciament de Prjet Artefat que cncentra tds s plans para um gerenciament efetiv d prjet. Nele sã encntrads s plans de gerenciament d escp, d temp, da qualidade, de recurss humans, da cmunicaçã, engajament das partes interessadas, riscs de prblemas e mudanças. Relatóri de Situaçã d Prjet Artefat de apresentaçã d andament d prjet em um determinad períd, facilitand acmpanhament d percentual cncluíd das tarefas e as datas previstas para a entrega, bem cm s riscs e prblemas que pdem crrer u estã acntecend n mment d relatóri. Requisiçã de Mudança Tda requisiçã de mudança que impacte significativamente n escp, cust, temp u qualidade d prjet deve ser realizada através d artefat Requisiçã de Mudança. Este artefat cntém uma descriçã detalhada d mtiv da mudança, impact n prjet e um parecer técnic acerca da sluçã da mudança. DOD PGP RSP RDM EGPTIC Página 31

33 TAP TEA TEP 11.2 Term de Abertura d Prjet Artefat através d qual é autrizad iníci de um nv prjet. Nele Gerente d Prjet descreve a justificativa e bjetiv, indica quais bjetivs estratégics serã alcançads cm a realizaçã d prjet, define seu escp inicial, bem cm suas premissas e restrições. Este artefat cria: Crngrama cm s principais marcs; lista de riscs previamente identificads; além de uma lista inicial cmpsta pels principais envlvids n prjet. Term de Entrega e Aceite Artefat através d qual ficializase a entrega de fase u prdut para a área demandante iniciar prcess de hmlgaçã. Este artefat cntém a relaçã ds prduts entregues, praz e s critéris de hmlgaçã definids n PGP. Também é neste dcument que demandante infrmará se a entrega fi aceita, aceita cm ressalvas u rejeitada. Term de Encerrament d Prjet Artefat através d qual ficializase encerrament de um prjet. Cntém: Data d encerrament; tip e justificativa desse; relaçã das entregas; lista de verificaçã ds artefats d prjet e análise de sua eficácia e eficiência. Repsitóri Tds s dcuments elabrads pela equipe d prjet relacinads a seu gerenciament devem ser armazenads n repsitóri crprativ da SETIC. Cada prjet terá uma área específica reservada dentr d repsitóri, cnfrme descrit a seguir: Caminh d repsitóri / Crdenaçã respnsável / Sigla d Prjet Onde: Caminh d repsitóri : É caminh d repsitóri crprativ da SETIC; Crdenaçã respnsável : É a crdenaçã respnsável pela execuçã d prjet; Sigla d Prjet : É um nme u sigla que identifique unicamente prjet dentr da SETIC. A estrutura de diretóris de cada prjet deve cnter a seguinte subdivisã: /prjet : Artefats relacinads a prjet; /prdut : Artefats relacinads a prdut (quand fr cas). Tds s dcuments necessáris para gerenciament d prjet devem ser armazenads na subpasta dcs dentr da área destinada a cada prjet. Exempl: Caminh d repsitóri / Crdenaçã respnsável / Sigla d Prjet/Prjet/dcs. EGPTIC Página 32

34 Os artefats devem ser rganizads dentr da referida subpasta, cnfrme hierarquia a seguir: 11.3 Pasta Cnteúd da pasta dcs/ Tds s dcuments relacinads a Gerenciament d Prjet. abertura/ Dcuments relacinads à abertura d prjet. Exempls: DOD; TAP. planejament/ Dcuments relacinads a planejament d prjet. Exempl: PGP. cmunicaca/ Atas de reuniã, s u qualquer artefat de cmunicaçã interna u externa. mnitrament/ Artefats relacinads a mnitrament d prjet. Exempls: RDM; RSP. encerrament/ Artefats relacinads a encerrament parcial u ttal d prjet. Exempls: TEP; LAP. utrs/ Dcuments diverss que nã se encaixem em utra subpasta. Nmenclatura Os artefats devem ser nmeads apenas cm as suas siglas e, quand huver necessidade, diferenciads pela data e/u descriçã abreviada que identifique unicamente, nã pdend, n entant, cnter espaçs, acents e caracteres especiais. Exempls: ATA_ dt, TAF_mdul1.dt, RDM_01.dt 11.4 Frmat Tds s artefats devem ser prduzids em frmat abert. Exempls:.dt e.ds Versinament O repsitóri de cada prjet cntém um sistema de cntrle de versã que funcinará de frma independente d versinament lógic existente na capa e históric de versã de cada dcument. EGPTIC Página 33

35 12 Ferramentas de api em Gerenciament de Prtfóli e Prjets Este capítul trata de sugestões de ferramentas de api a gerenciament efetiv de prjet (sftwares). Nã é pretensã limitar as ferramentas as itens listads abaix, apenas que sirvam de referência. Ferramentas de gerenciament de prjets (sftwares) sã necessárias para que se pssa administrar dinamism de um prjet de frma eficiente e eficaz, mnitrand e cntrland cada prcess de um prjet. Da mesma frma, permitir que Gerente d Prjet u Escritóri de Gerenciament de Prjets pssam cntrlar múltipls prjets simultaneamente Gerenciament d Prjet Para criaçã de fases, crngramas, alcaçã de recurss, sequenciament de atividades, cntrlar s custs e empenh de cada pessa: 12.2 Prta da Estratégia Sftware prprietári cm interface web e em nuvem; Spider Prject CPM Sftware gratuit; Micrsft Prject e Micrsft Prject Server (EPM) Sftware prprietári; OpenPrj Sftware gratuit e de códig abert; PrjectLibre Sftware gratuit e de códig abert; GP Web Versã simplificada pde ser btida gratuitamente n Prtal d Sftware Públic. Estrutura Analítica de Prjets (EAP) Também cnhecida pel term em inglês Wrk Breakdwn Structure (WBS), é a decmpsiçã d trabalh de um prjet em partes, em uma estrutura hierárquica cm bjetiv de ter uma visã clara das entregas que serã realizadas a lng d prjet: 12.3 Spider Prject CPM Sftware gratuit; WBS Schedule Pr (antig WBS Chart Pr) Sftware prprietári; WBS Tl Online, gratuit; XMind Sftware gratuit. Suíte de Escritóri Cnjunt de ferramentas necessárias para ediçã de dcuments, tais cm: Texts; planilhas; apresentações e s. EGPTIC Micrsft Office Sftware prprietári; OpenOffice Sftware gratuit; LibreOffice Sftware gratuit. Página 34

36 13 Técnicas em Gerenciament de Prtfóli Um Prtfóli é uma cleçã de prgramas, prjets e perações gerenciadas cm um grup de md que alcancem s bjetivs estratégics da rganizaçã. O Gerenciament d Prtfóli rganiza esta cleçã de prjets, prgramas e perações visand a maximizaçã ds benefícis e a timizaçã na alcaçã integrada ds recurss da rganizaçã. Ele é frmad pela sistematizaçã de prcesss para Gerenciament de Prjets e Prgramas cm a aplicaçã de diversas ferramentas de análise, categrizaçã e nivelament ds prjets cntids em sua carteira a fim de pssibilitar mair assertividade nas decisões estratégicas de intervençã e api as prjets e prgramas da rganizaçã, facilitand sucess e alcance das metas de tds s prjets e prgramas presentes na carteira de prtfóli. Cnceitualmente, Gerenciament de Prjets está fcad em realizar um prjet da frma adequada e Gerenciament d Prtfóli está fcad em realizar s prjets adequads para a rganizaçã. (Vargas, O livr The Standard fr Prtfli Management 3rd Editin SPM, publicad pel Prject Management Institute PMI, cnslida e elenca 5 (cinc) pilares de Gerenciament de Prtfóli: Gerenciament Estratégic; Gerenciament da Gvernança; Gerenciament da Perfrmance; Gerenciament da Cmunicaçã; Gerenciament de Riscs. O SPM estabelece um padrã, mas nã pretende tratar assunt de maneira exaustiva descrevend td cnheciment acerca d assunt; recnhece que seu prpósit é elencar um cmpêndi de bas práticas cncernentes a Gerenciament de Prtfóli, delegand a praticante a respnsabilidade pr esclher s meis, ferramentas e prcesss que pssam trazer mais benefíci e valr para a sua rganizaçã. EGPTIC Página 35

37 Esse capítul descreve as ferramentas principais e de mair valr para TRT13, n que diz respeit à aplicaçã da atividade de Gerenciament de Prtfóli de Prjets e Prgramas de TI sb respnsabilidade d EGPTIC Inventári de Prtfóli O Inventári de Prtfóli, denminad na Metdlgia d TRT13 cm Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets (CPP), é um dcument frmal que pde ser apresentad cm um painel u planilha, ilustrand resumidamente tds s prjets e prgramas presentes n Prtfóli de Prjets. Nele cnstam infrmações que sejam de mair relevância para uma simples cnsulta, cm nme d prjet, demandante, Gerente de Prjets alcad, fase atual de cada prjet, etc. Tem pr finalidade pssibilitar uma rápida cnsulta sbre a carteira de prtfóli para Gerente d Prtfóli e partes interessadas Análise d Alinhament Estratégic A técnica de análise d Alinhament Estratégic faz um estud de cmparaçã ds bjetivs, premissas e restrições de cada prjet cm as determinações e metas estratégicas da rganizaçã. Prprcina um mei de avaliaçã e crítica acerca da imprtância, valr e benefíci esperad de um determinad Prjet para a rganizaçã, frnecend subsídi para a tmada de decisões estratégicas n Gerenciament de Prtfóli n tcante à determinaçã de pririzaçã e alcaçã de recurss. Na Metdlgia d TRT13, Prtfóli de Prjets deverá estar alinhad cm Plan Estratégic Institucinal (PEI), Plan Estratégic de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã (PETIC), Plan Diretr de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã (PDTIC) u utr plan estratégic d Tribunal Pririzaçã de recurss e prjets Tda rganizaçã pssui recurss que sã limitads de alguma frma, nã significand, essencialmente, que a limitaçã seja mesm que falta u inexistência d recurs. O bm us ds recurss dispníveis pssibilitam mair retrn e agregaçã de valr sb seu us, assim cm justifica têl dispnível na rganizaçã. De frma semelhante, um Escritóri de Prjets tende a pssuir diverss prjets em execuçã, prém, nã necessariamente, pssui a capacidade de executar tds s prjets cm mesm investiment de temp, recurss técnics, financeirs e humans, cm a qualidade e eficiência esperada pela rganizaçã. Deste md, é necessári realizar a melhr gestã pssível ds recurss e prjets presentes n EGP a fim de bter destes a melhr relaçã entre esfrç realizad e benefíci esperad pela rganizaçã. O nivelament de recurss e a pririzaçã de prjets prvêm de uma açã gerencial de cntrle e mnitrament alinhad cm s bjetivs estratégics da rganizaçã de frma que a Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã (CTI) estabelece as regras de pririzaçã de prjets e recurss, de acrd cm uma meta u alv que seja de mair interesse da rganizaçã Análise de Capacidade e Habilidade Em Gerenciament de Prtfóli, a análise de Capacidade e Habilidade de execuçã de algum prjet determina a cmpetência técnica, assim cm a pssibilidade de execuçã de um prjet em um determinad períd. Essa análise indica prblemas, prtunidades, riscs e desfalques presentes n EGP e em sua capacidade e habilidade de execuçã de um determinad prjet. Pr exempl, mesm quand um prjet cuja execuçã é de respnsabilidade e cmpetência d EGPTIC, nã necessariamente naquele mment ele pderá pssuir a capacidade de executál devid à dispnibilidade de Gerentes de Prjet, u mesm nã pssuir a habilidade técnica necessária a prjet presente n quadr de servidres da SETIC. O invers também pde crrer quand a capacidade e habilidade d EGPTIC superam as necessidades ds EGPTIC Página 36

38 prjets que pssui. Essa técnica frnece subsídi às diversas tmadas de decisã n nivelament de recurss e pririzaçã ds prjets d EGPTIC. A análise de capacidade e habilidade é realizada pel Gerente d Prtfóli sempre que ele necessitar verificar a dispnibilidade de recurss para a execuçã de um nv prjet Reuniões de Revisã d Prtfóli A Revisã d Prtfóli, realizada pela Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã (CTI) e pel Escritóri de Prjets, prmve visã, análise e crítica acerca das decisões que devem ser tmadas n direcinament e fc d Gerenciament d Prtfóli, pssibilitand mair assertividade e retrn das decisões a serem tmadas, assim cm evita desgastes u prblemas ns prjets casinads pr essas decisões. Ela deve ser realizada sempre que s plans estratégics d Tribunal mudem. Outras reuniões pderã ser realizadas sb demanda d CTI u d própri EGP. Nas reuniões de Revisã d Prtfóli sã discutids assunts cm: 13.6 Sequenciament de prjets; Pririzaçã de prjets e recurss; Alinhament estratégic das ações d EGP; Riscs e alt impact iminentes as prjets d Prtfóli; Aprvaçã de sluções de cntrn para prblemas em prjets que necessitem de respald da Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã (CTI); Análise de indicadres de desempenh d EGP e de prjets. Pririzaçã de Prjets baseada em pntuaçã A Pririzaçã de Prjets dáse pr diverss meis e mtivs, partind da análise pragmática d Prtfóli de Prjets, até mesm pr determinaçã u interesse mair da rganizaçã. Prém, a Pririzaçã de Prjets nã pde ser realizada baseada smente em interesses u determinações unilaterais, é necessária uma análise sistematizada ds prjets e de suas características, de md que a decisã de pririzaçã seja tmada de frma lógica e cm maires pssibilidades de retrn para Tribunal. O principal sistema para a Pririzaçã de Prjets tma cm base us da Pririzaçã pr Pntuaçã de Prjets. Esse métd aplica uma determinada pntuaçã em índices crítics ds prjets n Prtfóli. Os índices crítics sã aqueles de mair imprtância para Escritóri de Prjets e para a rganizaçã, pr pssuírem influência decisiva para a análise na Pririzaçã de Prjets. Os índices cmumente usads sã: Cust d prjet; brigatriedade de execuçã; impact na rganizaçã; valr d benefíci esperad; necessidade estratégica; cmpetência e capacidade técnica; temp de duraçã estimada d prjet. A aplicaçã dessa técnica é realizada d seguinte md: Índice de critéris de avaliaçã: Criaçã de um índice cntend s itens chaves e crítics d prjet; Pess e medidas: Aplicaçã de pess e medidas para cada item d índice; Análise de pntuaçã geral: N final, tds s índices e medidas de cada prjet sã clcads em um ranking para avaliaçã. Essa técnica apresenta s prjets de frma hierárquica, de md que aqueles cm mair pntuaçã serã s mais indicads para receber a pririzaçã de recurss da rganizaçã. A Metdlgia d TRT13 especificu detalhadamente esses índices n capítul de Critéris para EGPTIC Página 37

39 Pririzaçã de Prjets. O artefat que utilizará esses critéris é a Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjet (CPP) Análise de Cust e Benefíci Em Gerenciament de Prtfóli, cnceit de cust vai além ds custs financeirs d Prtfóli de Prjets. Custs em prtfóli sã: Custs financeirs; plític; estratégic; ganh; desempenh; satisfaçã; eficiência; percepçã de valr na imagem d Tribunal frente à mídia. Lg, quand é analisad cust pr benefíci em algum índice, prcess u decisã em Gerenciament de Prtfóli, tem que se cnsiderar cntext da situaçã. Pr exempl, quand fr necessári realcar rçament ds prjets d Tribunal, Gerente de Prtfóli, junt cm CTI, pderá determinar qual grup de prjets pderá trazer mais benefícis u quais sã imprescindíveis Análise de Dispnibilidade A Análise de Dispnibilidade em Gerenciament de Prtfóli realiza a cmparaçã daquil que é necessári para a execuçã de um prjet u prgramas, cm que há dispnível u pde ser dispnibilizad na rganizaçã, buscand frmas de satisfazer as necessidades ds prjets e prgramas da maneira mais sustentável e de mair benefíci para a rganizaçã. Um exempl prátic que ilustra essa técnica é a necessidade de cntratar u alcar mais Gerentes de Prjets em um Escritóri de Prjets. Algumas das sluções pssíveis sã: Cntrataçã direta de Gerentes de Prjets, Pririzaçã de Prjets de acrd cm a dispnibilidade técnica d EGP, cntrataçã externa (terceirs). A Gerência de Prtfóli que está intimamente alinhada cm Planejament Estratégic da rganizaçã, realiza a análise das pções e cmpara s prós e cntras, a fim de evidenciar melhr cenári de atuaçã: Cntrataçã direta de Gerentes de Prjets: Dá mair vazã as prjets d EGP, prém, gera um cust anual mair na flha de pagament d centr de custs d EGP. Os benefícis financeirs ds prjets em espera pdem suprir s custs cm a cntrataçã, mas gerarã impact n lucr esperad de cada prjet. Pririzaçã de Prjets: O EGP pssui, pr exempl, uma capacidade para executar 60% (sessenta pr cent) ds Prjets d Prtfóli cm a qualidade e assertividade necessárias. Há a pssibilidade de se executar tds s prjets cm s recurss atuais, prém, sb risc altíssim de falhas nas entregas de tds s prjets. Pririzar prjets essenciais para a rganizaçã u que nã pssam esperar pr frça de cntrat u brigaçã é uma saída razável que minimiza s riscs. Outrs critéris pdem ser definids pel própri Escritóri de Prjets. Cntrataçã externa: A terceirizaçã para execuçã ds prjets em espera pde ser mais uma pçã para dar vazã à quantidade de prjets n EGP. Prém, ainda assim, geram custs e exigem cntrle próxim e cnstante pr haver risc da cntratada nã executar s prjets a cntent. Questões e sluções cm essas sã catalgadas e pnderadas para a esclha d mair e menr benefíci esperad pela rganizaçã. Um cmitê estratégic nrmalmente é mntad a fim de avaliar questões cm essas, uma vez que envlvem s prjets, priridades, recurss e expectativas da rganizaçã cm um td. EGPTIC Página 38

40 14 Técnicas em Gerenciament de Prjet 14.1 Planejament de Escp de Prjet Prjets sempre nascem cm um bjetiv específic, prém, nã definid. É semelhante a uma excursã em que s viajantes sabem nde querem chegar, mas nã sabem ainda cm chegar a destin. O trabalh de planejament de escp em um prjet tem pr meta investigar tds s itens necessáris para que bjetiv d prjet seja alcançad, da maneira mais eficiente e gerenciável pssível. Nesse sentid, planejament de escp estabelece tud aquil que será e que nã será executad em um prjet. Iss permite mair previsibilidade acerca d resultad ds trabalhs a serem executads, além de garantir mair aderência às expectativas das partes interessadas e a sucess d prjet cm um td. O planejament de escp é feit pel Gerente de Prjets, cm api de sua equipe de prjets (cnsultres, especialistas, partes interessadas envlvidas, etc.). Para tant, sã utilizadas diversas ferramentas de levantament de escp, cuj resultad deve ser registrad de frma clara e bjetiva n Plan de Gerenciament d Prjet, que, smad a utrs itens d PGP, estabelecerã a linha de base d prjet. Algumas das ferramentas e técnicas utilizadas nesse prcess sã: EGPTIC Brainstrming: Técnica de dinâmica de grup na qual é definid um tema para ser abrdad e este é debatid em uma atividade desenvlvida para explrar a ptencialidade criativa de um indivídu u de um grup. Entrevistas: Técnica de pergunta e respsta cm bjetiv de bter infrmações junt a uma pessa u a um grup. Grups de Discussã: Os grups de discussã reúnem partes interessadas que pssuem habilidades, cnheciments u ainda requisições para prjet. Pssibilita a Gerente de Prjets e sua equipe cletarem uma série de infrmações imprtantes e necessárias para a elabraçã d escp d prjet. Questináris e pesquisas: Quand um prjet pssui diversas partes interessadas envlvidas direta u indiretamente, a aplicaçã de questináris e pesquisas de expectativas é válida para a elabraçã de escp. Tem especial aplicaçã em prjets de sftware, quand a demandante é uma área u setr da rganizaçã em que diverss grups da área pssuem necessidades distintas.. Prtótip: Cnstruir um prtótip é um métd para bterse respstas iniciais acerca ds requisits, através de um mdel funcinal de um prdut u sistema, que permite a cleta de cmentáris, críticas e sugestões antes de cnslidarse escp d prdut/sistema. Benchmarking/Parametrizaçã: É a atividade de cmparaçã de alg que já existe (prdut u serviç) e que pde servir de base de cmparaçã as bjetivs d prjet. É aplicad quand se cnstata a existência de um prdut/serviç semelhante a requisitad n prjet, mas que nã atende às necessidades específicas d demandante. Desta frma, Gerente de Prjets e sua equipe pdem usar um bjet u serviç já existente cm mei de alinhar as expectativas d demandante e definir que deverá ser prduzid n prjet. Mapas mentais: É uma técnica que cleta uma série de ideias e requisits btids em uma pesquisa u seçã de brainstrming e ajustaas em um mapa, pssibilitand uma análise e visã geral ds requisits esperads d prjet. Página 39

41 14.2 Estrutura Analítica d Prjet (EAP) A Estrutura Analítica de Prjets (EAP) u Wrk Breakdwn Structure (WBS) é uma representaçã gráfica em cmpnentes menres e mais facilmente gerenciáveis de tdas as entregas d prjet. Frnece uma visualizaçã hierárquica ds pactes de trabalh, pssibilitand um melhr acmpanhament pel Gerente de Prjets e sua equipe ds trabalhs que deverã u estarã crrend durante prjet e é uma das principais ferramentas de gerenciament descritas n PMBOK 5ª Ed. A EAP tem cm base a dcumentaçã d escp d prjet, em que Gerente de Prjets e sua equipe agrupam em pactes de trabalhs tdas as atividades d escp a serem executadas até a cnclusã d prjet, clcand cada pacte de trabalh em uma estrutura hierárquica de execuçã n gráfic da EAP. Exempl de uma EAP: Observe que na EAP as atividades sã numeradas e agrupadas em pactes de trabalh de acrd cm a sua afinidade. Pr exempl, n pacte de trabalh 1.1 Planejament, tems as atividades relativas a ele cm a elabraçã d planejament de Escp, Aquisições, Crngrama, etc. A definiçã d pacte de trabalh segue a regra 880, segund a qual cada pacte deve pssuir um esfrç mínim de 8 (it) hras e máxim de 80 (itenta) hras para ser executad. Send assim, quand um pacte excede esfrç estimad de 80 (itenta) hras de duraçã, é recmendad que pacte seja subdividid até que suas atividades nã ultrapassem as 80 (itenta) hras. Essa medida visa pssibilitar um melhr gerenciament, uma vez que pr diversas experiências em prjets de váris níveis de cmplexidade, huve a cnstataçã de que a gestã em pactes de trabalh cm mais de 80 (itenta) hras nã truxe retrn e benefíci esperads. Cm ferramenta auxiliar à EAP, existe Dicinári da EAP, que é um dcument que descreve em maires detalhes cada pacte de trabalh nela cnstante. EGPTIC Página 40

42 14.3 Planejament d Crngrama A etapa de Planejament de Crngrama é nde Gerente de Prjets e sua equipe já sabem que deve ser feit uma vez que se espera já ter escp bastante cnslidad. O Planejament d Crngrama usa cm fnte principal escp já estabelecid, prém, utiliza cm igual imprtância utras fntes cm planejament de riscs e recurss humans. O Planejament d Crngrama analisa e elabra sequenciament das atividades ds trabalhs de execuçã d prjet, pssibilitand definir um crngrama clar, planejad e cntrlad de tda a fase de execuçã d prjet. Há diversas ferramentas e sftwares n mercad vltads para planejament d crngrama, mas essencialmente crngrama pde ser elabrad em uma planilha eletrônica, pr exempl, além de utilizar utras ferramentas que mstrarems lg a seguir. O cnjunt de ferramentas e técnicas de gestã de crngrama pssibilita a Gerente de Prjets bter uma mair clareza acerca ds trabalhs a serem executads, além de permitir mair cntrle sbre diverss aspects d prjet. Para ilustrar as técnicas e ferramentas d planejament d crngrama, usarems um cenári hiptétic de cnstruçã de uma casa. Abaix, segue a descriçã das principais ferramentas que sã utilizadas n Planejament de Crngrama: Decmpsiçã: Quand tems a linha de base d escp d prjet (frmada pel escp, EAP e Dicinári da EAP), sabems que prjet deve executar, prém, a linha de base nã é exaustiva na descriçã de tdas as atividades necessárias para cmpletar um pacte de trabalh. Pr exempl, se na EAP tems pacte Levantar Parede, é na decmpsiçã para elabraçã d crngrama que direms que será necessári cavar um burac, clcar armaçã e despejar cncret para frmar a base da parede, depis misturar ciment, assentar s tijls um a um até que se atinja certa quantidade de metrs de largura e altura. Tud iss leva temp e é inviável que seja registrad na EAP, pis iss a trnaria demasiadamente extensa. Lg, a decmpsiçã ds pactes de trabalh pssibilita a elabraçã de um crngrama mais realista. N cas d exempl, pdems simplificar e dizer que Levantar Parede precisará das etapas Criar Base e Assentar Tijls. Análise Estimativa de Duraçã das Atividades: Cada atividade de trabalh necessita de um esfrç e temp para ser cncluída. O Gerente de Prjets, cm api de sua equipe, determina uma duraçã estimada de cada atividade btida na decmpsiçã de atividades. De um md simples, Gerente de Prjets pde, n exempl da cnstruçã da casa, perguntar a pedreir que é um membr da equipe: Em um dia perfeit, quant temp vcê cnsidera que levaria para levantar essa parede? E em um dia de chuva, quant temp levaria? Cm base nas respstas (uma timista, uma pessimista e utra prvável), Gerente pde utilizar PERT (métd de cálcul de estimativas), apresentad na fórmula abaix: O resultad d cálcul dá uma estimativa em dias/hras mais precisa acerca da duraçã esperada da atividade. EGPTIC Página 41

43 Diagrama de Rede: Um diagrama de rede cntém uma lista das atividades d prjet sequenciadas, cm a descriçã da atividade e sua duraçã estimada. Pssibilita a Gerente de Prjets calcular a duraçã estimada de diversas sequências de execuçã até términ, determinar as atividades críticas aquelas que se falharem, cmprmeterã td crngrama e também lidar cm flgas n crngrama que sã s temps de espera sem trabalh que pde crrer entre uma atividade e utra. Exempl de diagrama de rede: Diagrama de Rede PMBOK, 5ª Ediçã, pág. 177, cm adaptações N diagrama acima, tems quatr atividades: A, B, C, D. Cada atividade pssui uma duraçã específica e estã sequenciadas indicand que, para que B e C cmecem é necessári que A seja cncluída. Pdems ilustrar e dizer que: Atividade A = Fazer a base; Atividade B = Instalar água e luz; Atividade C = Levantar parede; Atividade D = Clcar tet. Cada cnjunt de atividade pssui: Iníci/Términ mais ced: Quand é estimad iníci e finalizaçã mais pert da atividade. Iníci/Términ mais tarde: Quand uma atividade depende de utra, ela pde ter um temp de espera aceitável que é chamad de iníci u términ mais tarde. Duraçã: É a duraçã estimada da atividade. Flga ttal: Quand se detecta que uma atividade pde aguardar iníci de sua execuçã, é calculad um temp de flga, cm base n términ mais tarde duraçã estimada. Md de preenchiment d diagrama de redes: 1º Inserir sequencialmente as atividades; 2º Inserir a duraçã estimada de cada atividade (em dias u hras): EGPTIC Página 42

44 Diagrama de Rede PMBOK, 5ª Ediçã, pág. 177, cm adaptações 3º Clcar a data de iníci de cada atividade: Observe que iníci de uma atividade em sequência é dad pela data final da atividade anterir. Desta frma, se iniciams a atividade A (clcar a base) n dia 1, e a atividade leva cinc dias para ser finalizada, as atividades B e C (levantar parede e instalar água/luz) cmeçarã n dia 6. Diagrama de Rede PMBOK, 5ª Ediçã, pág. 177, cm adaptações 4º Calcular a flga da atividade: O cálcul da flga é feit cm a data d términ mais tarde duraçã da atividade. O términ mais tarde só é btid quand se chega a últim pacte de trabalh, e é cm base nele que se bterã as demais datas de términ mais tarde. Observe que até Pass 3 é feit um sequenciament cntínu n cálcul de iníci e términ mais ced de cada atividade, e n Pass 4 fazems cálcul partind d final d diagrama a seu iníci até bter resultad cnfrme abaix: EGPTIC Página 43

45 Diagrama de Rede PMBOK, 5ª Ediçã, pág. 177, cm adaptações Nesse pnt, Gerente de Prjets saberá que: O crngrama d prjet durará trinta dias (que é términ mais tarde da última atividade d diagrama de rede). Para alcançar a duraçã máxima de trinta dias, sequenciament das atividades A C D nã pde falhar, pis nã há flga de temp entre elas pr serem dependentes uma da utra para que pssam ser executadas (para clcar Tet (D) é precis que a base (A) e a parede (C) estejam feitas). Observar que a atividade B Instalar água/luz pssui uma flga de cinc dias, u seja, se essa atividade atrasar cinc dias nã impedirá a entrega da casa n dia 30. Esse caminh n qual nã pde haver falhas (A C D n cas ilustrad) é chamad de caminh crític d crngrama, e é tid cm um ds principais pnts de atençã n gerenciament de td crngrama Gerenciament de Riscs Riscs sã inerentes a td e qualquer prjet pr uma série de razões: O escp d prjet n iníci nã está bem definid, as garantias de recurss (humans, infra, financeirs) pdem ser incertas, a execuçã das atividades pde sfrer cm events u crises externas a prjet, etc. Desta frma, cm riscs sempre estarã presentes de uma frma u de utra, em mair u menr grau em qualquer prjet, Gerente de Prjet deve fazer cm que s riscs sejam gerenciáveis, classificands, categrizands e definind estratégias de respstas as riscs. Para que se faça um Gerenciament de Riscs, Gerente de Prjets, em cnjunt cm sua equipe, realiza um trabalh extensiv e mais exaustiv pssível na detecçã de riscs que pdem impactar negativa u psitivamente prjet. Na cnstruçã de uma casa, pr exempl, risc de um tempral pde fazer cm que uma parede recémerguida seja derrubada, brigand a sua recnstruçã. Da mesma frma, pde haver a prtunidade de crrer uma prmçã n frnecedr e material de cnstruçã custar mais barat d que esperad. Observar que em Gerenciament de Prjets tratase prblemas e prtunidades de frma generalizadas, categrizands cm riscs (riscs de alg psitiv u negativ acntecer). Desta frma, tratament sugerid para planejament de riscs é: EGPTIC Página 44

46 1 Identificar s riscs: O trabalh de identificaçã de riscs é feit em cnjunt cm a Equipe d Prjet, utilizand técnicas cm brainstrming e parametrizaçã na análise de pssíveis riscs e prtunidades a prjet. 2 Quantificaçã e qualificaçã: Sabend s riscs, é necessári quantificáls e qualificáls. Um prjet, pr exempl, pde ter cem riscs identificads, prém, nem tds terã uma prbabilidade significativa que de fat crram. Cm a qualificaçã ds riscs, é pssível elencar aqueles mais prváveis de crrer, mantend a atençã e cntrle de gerenciament sbre eles e deixand s mens prváveis em segund plan. Em uma cnstruçã, pr exempl, risc de tempestade u acidente é mais prvável e necessita de mair atençã e cntrle d que um terremt u queda de aviã n lcal da cnstruçã. 3 Planejament de respstas: Para cada risc é dad uma das seguintes pssibilidades de respstas: Mitigar: Quand um risc nã pde ser evitad, mas pde ser minimizad. Eliminar: Quand um risc pde e deve ser eliminad para que nã cmprmeta prjet. Evitar: Quand risc nã pde ser eliminad, mas pde ser evitad. Aceitar: Quand nã há meis de se evitar enfrentar risc, é necessári aceitál. As respstas devem pssuir um planejament prévi e aprvad, cndizente e passível de aplicaçã para cada risc identificad e qualificad. Há, prém, a pssibilidade de que se crram riscs nã prevists. Quand um risc nã previst crre, Gerente de Prjets e sua equipe devem aplicar a análise qualitativa, planejar a respsta e aplicála a risc Gerenciament da Qualidade Qualidade é grau de valr esperad para um prdut, serviç u bjet. Em prjets, a precupaçã cm nível de qualidade d prdut d prjet é tã u mais imprtante que garantir que escp d prjet seja atendid. Pr exempl, é pssível que em um prjet de uma casa que ela seja entregue dentr d praz, cm escp esperad, custs dentr d rçament, prém, cm uma qualidade n acabament muit abaix d desejad. O prjet de um nv carr também pde atender as critéris ecnômics, de escp, temp e riscs, entretant, sua utilizaçã pde evidenciar diversas falhas de qualidade n prjet, gerand gasts cm recall e desgaste cm a imagem da fabricante. Para um planejament eficiente da qualidade, Gerente de Prjets deve atentarse as seguintes aspects: Expectativas das partes interessadas: Alinhar as expectativas das partes interessadas quant a escp d prjet assim cm ds níveis de qualidade esperads; é pnt inicial para um bm planejament e cntrle da qualidade. Métricas de qualidade: A seleçã de métricas e ferramentas de mediçã da qualidade durante a fase de planejament servirá de guia a Gerente de Prjets para garantir a qualidade durante a execuçã d prjet. Mnitrament e cntrle: Inspeções, análise de amstras, checklist de verificaçã. Sã ferramentas básicas utilizadas sistematicamente, de acrd cm planejament, durante s trabalhs d prjet, pdend gerar mudanças n crngrama, escp e custs d prjet. EGPTIC Página 45

47 15 Técnicas em Gerenciament de Prjets Ágil 15.1 Canvas O mdel d Prject Mdel Canvas explicad nesse capítul é de autria d prfessr Jsé Fincchi Júnir é licenciad sb uma Licença Creative Cmmns Atribuiçã Nã Cmercial Sem Derivads 3.0. Infrmações detalhadas sbre mdel pdem ser btids n site É a representaçã visual d plan de Gerenciament d Prjet, cnstruíd cm a participaçã das diversas partes interessadas. Nesta técnica, Gerente de Prjet e sua equipe fazem prtótip d mdel mental d Prjet em um quadr físic, cm divisões e suas tarefas inseridas a lng d desenvlviment d Canvas. O Canvas tem puquíssimas exigências (um blc de pstit e uma flha A3) e seu bjetiv é estabelecer um métd intuitiv e simples para que as partes interessadas cncebam a lógica d Prjet. Usase para iss infrmações claras e breves para descrever cada cmpnente, através de pstits que pdem ser de diverss tamanhs, cres e frmats. O principal segred de um Canvas é seu pder de síntese, em que as principais características d Prjet sã descritas de frma clara e bjetiva. Suas características sã: Simplicidade: Apresenta s dads necessáris de frma simples e intuitiva. Agrupaments: Reúne uma série de itens pr suas afinidades. Visual Limp: Transmite tdas as infrmações e características d Prjet em uma única visã n quadr. Sequência Lógica: Apresenta uma rdem de execuçã clara e bjetiva. EGPTIC Página 46

48 Interaçã entre Stakehlders: Prmve a cmunicaçã entre as diversas partes interessadas, assim cm um melhr nível de entendiment, cmunicaçã e expectativas acerca d Prjet. Perguntas Fundamentais O preenchiment é feit em 4 (quatr) etapas que seguem uma sequência lógica pel quadr d Canvas, em que sã preenchids 13 (treze) cmpnentes cntids em 5 (cinc) grups. Os cmpnentes d Canvas frmam s cnceits básics em Gerenciament de Prjet e que caracterizam um Prjet. Etapas d Canvas Para seu preenchiment devems seguir 4 (quatr) etapas: Cnceber: Sã respndidas as perguntas essenciais ds cinc grups. Integrar: Garantir a cnsistência ds grups baseandse nas infrmações elencadas ns pstits. Reslver: Quand há pnts falhs, é necessári reunir grup para reslver as incnsistências d Canvas. Cmunicar: Utilizar as infrmações d Canvas para gerar Plan de Gerenciament de Prjets PGP. Cada etapa pssui uma série de regras e bservações a serem seguidas, que serã melhr detalhadas abaix: Etapa 1 Cnceber Quand s cmpnentes d Canvas sã agrupads, eles pssibilitam a equipe preenchêls seguind a lógica d agrupament, através de perguntas simples: Pr que? O Que? Quem? Cm? Quand e Quant?. Essas cinc perguntas sã feitas a lng d desenvlviment d Canvas de frma direcinada e bjetiva. As respstas sã clcadas através de pstits em cada cmpnente frmand assim mapa mental d Prjet. A primeira açã é preencher cabeçalh d Canvas: GP: Nme d Gerente de Prjet; Pitch: Frase que resume a essência d Prjet. Exempl: EGPTIC Página 47

49 GP: Frederic Rams; Pitch: Sistema de Prcesss Administrativs d RH d Tribunal. Respnder às cinc perguntas básicas cnfrme s itens: Pr que? O pr que? cmpreende as questões que deram rigem e razã a Prjet. Os prblemas, bjetivs, resultads esperads d Prjet sã tds respndids nesse grup. Aqui encntrams s seguintes cmpnentes: Pass 1 Justificativas: Prblema que mtiva uma sluçã e que deu rigem à demanda d Prjet. Aqui sã inseridas as justificativas que deram causa a Prjet. Deve ser utilizad um pstit pequen para cada justificativa. Exempls: PstIt 1 (pequen): Excess de dcuments; PstIt 2 (pequen): Descntrle nas requisições; PstIt 3 (pequen): Falhas de acmpanhaments; PstIt 4 (pequen): Duplicaçã de infrmaçã; PstIt 5 (pequen): Cbranças externas. Pass 2 Objetiv: É bjetiv d Prjet, que será realizad para reslver s prblemas. É utilizad apenas um pstit grande para descrever, de frma específica, realista, passível de mediçã e limitada a temp (SMART*). Exempl: Criar um sistema de cadastr, cntrle e acmpanhament ds prcesss administrativs para a Secretaria de Recurss Humans d Tribunal, cm rçament máxim de R$ ,00 (cinquenta mil Reais). O sistema deverá entrar em funcinament até dia 31 de agst de *Definiçã de SMART: S Específics (Specific): Devem ser escrits de frma bjetiva e precisa; M Mensuráveis (Measurable): Devem ser medids e analisads em terms de valres u quantidades; A Atingíveis (Attainable): Devem ser alcançáveis, cncretizads; R Realistas (Realistic): Os bjetivs nã pretendem alcançar fins superires as que s meis permitem; T Temprizáveis (Timebund): Devem ser limitads n temp, ter uma duraçã. EGPTIC Página 48

50 Pass 3 Benefícis: Sã s benefícis esperads pel Prjet. Sã descrits em pstits pequens, de frma que cada um represente um ds benefícis. Exempls: PstIt 1 (pequen): Estabelecer cntrle ds prcesss; PstIt 2 (pequen): Prmver acmpanhament ds prcesss; PstIt 3 (pequen): Rastrear ações O que? Este grup cntém as infrmações daquil que será feit para reslver s prblemas. O prdut final e s requisits d prdut fazem parte desse grup. Eles pssuem as seguintes características: Pass 4 Prdut: Exibe s atributs d prdut prpriamente dit, u seja, aquil que será prduzid pel Prjet cm uma entrega. Deve ser descrit em um únic pstgrande. it Exempl: Sistema web dispnibilizad na intranet, cm móduls de usuári, analista e gestr, para cntrle e acmpanhament de tds s prcesss encaminhads a setr. Pass 5 Requisits: Sã as prpriedades que prdut deve pssuir, e que sã pedids e acrdads cm demandante. Define diverss aspects d prdut, tais cm requisits de aceitaçã (qualidade) e funções, prmvend alinhament das expectativas. Deve ser utilizad um pstit pequen para cada justificativa, nã send permitid utilizar mais de um pstit pr justificativa. Exempls: EGPTIC PstIt 1 (pequen): Interface deve ser respnsiva, adaptada as smartphnes e tablets; PstIt 2 (pequen): Estar em cnfrmidade cm a identidade visual d órgã; PstIt 3 (pequen): Ser intuitiva; PstIt 4 (pequen): Ser rápida; PstIt 5 (pequen): Utilizar linguagem de desenvlviment de dmíni da equipe de técnica; PstIt 6 (pequen): Obedecer às nrmas de segurança da infrmaçã d órgã durante a autenticaçã. Página 49

51 Quem? Aqui é definid quem está cmprmetid e envlvid cm Prjet. Sã identificads e listads s patrcinadres, demandantes, usuári final, Equipe d Prjet entre utrs que pssam interferir psitivamente u negativamente n Prjet. Pass 6 Stakehlders (Externs e Fatres Externs): Definir as partes interessadas (Cliente; Patrcinadr; Demandante; Fatres Externs). Esses nã trabalham diretamente n desenvlviment d Prjet, mas sã imprtantes de alguma maneira para seu sucess. Exempls: PstIt 1 (pequen): Secretári da SETIC (Patrcinadr da SETIC); PstIt 2 (pequen): Secretári da Área Demandante; PstIt 3 (pequen): Servidres d Setr Administrativ (cliente); PstIt 4 (pequen): Demandante (cliente). Pass 7 Equipe: A equipe é frmada pr tds s servidres e terceirizads que trabalham n Prjet e prduzem entregas nele. Exempls: PstIt 1 (pequen): Jsé Analista de Negóci; PstIt 2 (pequen): Maria Analista de Requisits; PstIt 3 (pequen): Pedr Desenvlvedr Sênir; PstIt 4 (pequen): Carls Arquitet de Sftware; PstIt 5 (pequen): Paul Administradr d Banc de Dads Cm? Define cm será feit Prjet e seu planejament, baseandse nas premissas infrmadas pels stakehlders, pelas restrições de escp, cust, praz e equipe, finalizandse cm as entregas que pdem ser tant de fase cm d Prjet. Pass 8 Premissas: Sã supsições, hipóteses externas a Prjet, dadas cm verdadeiras para realizar planejament. Uma premissa nã está sb cntrle d Gerente de Prjet. Para cada premissa, GP deve assciar pel mens um risc, que será descrit n Pass 11. Exempls: EGPTIC PstIt 1 (pequen): Patrcinadr Demandante dispnibilizará um Servidr cm cnheciment suficiente acerca da regra d negóci; PstIt 2 (pequen): Nã existir entradas de Prjets Emergenciais que sbrecarreguem a equipe d Prjet; PstIt 3 (pequen): Nã haver greve d funcinalism; PstIt 4 (pequen): Nã haver crte d rçament previst; PstIt 5 (pequen): Equipe d Prjet nã mudar de órgã. Página 50

52 Pass 9 Grups de Entregas: Sã itens que serã entregues nas fases u n Prjet. Sã tangíveis e cncretas. Nã é necessári que uma entrega de fase d Prjet seja visível para cliente, n entant, deve agregar valr a prjet cm um td. Exempls: PstIt 1 (pequen): 1. Dcument de Visã d Prdut; PstIt 2 (pequen): 2. Dcument de Requisits d Prdut; PstIt 3 (pequen): 3. Desenvlviment Banc de Dads; PstIt 4 (pequen): 4. Desenvlviment Módul Usuári; PstIt 5 (pequen): 5. Desenvlviment Módul Gestr; PstIt 6 (pequen): 6. Desenvlviment Módul Analista; PstIt 7 (pequen): 7. Teste d Sistema; PstIt 8 (pequen): 8. Hmlgaçã cm Usuári; PstIt 9 (pequen): 9. Sistema em Prduçã. Pass 10 Restrições: As restrições geralmente sã de Temp/Cust/Escp/Recurs Human. Limita as ações da equipe e devem ser alguns ds limites utilizads pel GP para desenvlviment d Prjet. Exempls: EGPTIC PstIt 1 (pequen): Nã gastar mais de R$ ,00 (cinquenta mil Reais); PstIt 2 (pequen): Data limite dia 31/08/2017; PstIt 3 (pequen): Analistas e Desenvlvedres só pdem trabalhar 2 (duas) hras pr dia n Prjet; PstIt 4 (pequen): Pedr só estará dispnível a partir d dia 15/02/2017; PstIt 5 (pequen): Maria só pderá trabalhar n Prjet até dia 30/04/2017. Página 51

53 Quand e Quant? Neste últim grup de perguntas, sã identificads s riscs mais impactantes para Prjet; quand serã entregues s itens das fases e Prjet cmplet e um cust assciad a cada entrega, cas a característica d Prjet exija cntrle de cust. Pass 11 Riscs: Identificar e escrever s riscs de frma a entender a causa e efeit. O tamanh d pstit e a frma que ele é dividid dependerá d perfil d Prjet u de seu gerente. O pstit pde ser simples, cm apenas uma frase cntend títul d risc. Ou pde ser cmplet, pr exempl, escrevend n cant superir esquerd grau d impact n Prjet ; n cant superir direit nme d respnsável pela açã de cntingência ; na metade superir d pstit nme d risc ; na metade inferir a açã de cntingência. Lembrand que para cada uma das Premissas elencadas n Pass 8 deve haver, pel mens, um risc assciad. Exempls: PstIt 1: Área demandante nã dispnibilizar um servidr para transmitir as infrmações slicitadas. / Slicitar a Patrcinadr da SETIC cmunicar prblema e slicitar recurs a Patrcinadr Demandante; PstIt 2: Greve Geral ds Servidres. / Repactuar praz de entrega; PstIt 3: Sbrecarga de tarefas devid à entrada de Prjets Emergenciais. / Cmunicar EGPTIC; PstIt 4: Maria sair de licença maternidade antes d dia / Alcar utr recurs em acrd cm crdenadr de sistemas. Exempl de um PstIt de Risc: EGPTIC Página 52

54 Pass 12 Linha d Temp (crngrama): Cada entrega definida n Pass 9 Grup de Entregas brigatriamente deve ser assciada a uma data limite. Cas GP cnsidere visualmente útil, pderá criar três u quatr linhas verticais separand s períds em semanas u meses. Cm serã infrmadas apenas as datas das entregas, um pstit pderá ser recrtad em quatr partes para ecnmizar espaç, send que será escrita uma data pr pedaç de pstit. Exempl: Grup de Entregas 1. Dcument de Visã d Prdut 2. Dcument de Requisits d Prdut 3. Desenvlviment Banc de Dads 4. Desenvlviment Módul Usuári 5. Desenvlviment Módul Gestr 6. Desenvlviment Módul Analista 7. Teste d Sistema 8. Hmlgaçã cm Usuári 9. Sistema em Prduçã Linha d Temp (Uma data pr pedaç de pstit) 06/03/17 03/04/17 18/04/17 01/05/17 01/06/17 01/07/17 15/07/17 25/07/17 31/07/17 Exempl: Pass 13 Custs: Em um Prjet, principalmente quand Tribunal encntrase envlvid cm cntratações de terceirizads, (pr exempl: cntrataçã de cnsultria externa para implantaçã de um nv sistema de acrd cm a Res. CNJ nº 182/2013), para cada entrega (Pass 9), e cnsiderand praz (Pass 12), deve ser emitida uma rdem de faturament d serviç prestad, u seja, existe um cust assciad u uma estimativa de cust. É uma ba prática, quand falams de custs, reservar uma parcela d rçament para cbrir imprevists n Prjet. Essa prcentagem é definida em cada Prjet. Cm padrã, é assumid um valr de 10% (dez pr cent) d rçament ttal d Prjet. Se a natureza d Prjet nã necessita de cntrle d cust, esse espaç pderá ser deixad em branc. EGPTIC Página 53

55 Exempls: Para fins didátics, ilustrativs, fi clcad um valr para cada entrega d Prjet, cm se fssem pagas as hras trabalhadas ds membrs da equipe (servidres). Grup de Entregas 1. Dcument de Visã d Prdut 2. Dcument de Requisits d Prdut 3. Desenvlviment Banc de Dads 4. Desenvlviment Módul Usuári 5. Desenvlviment Módul Gestr 6. Desenvlviment Módul Analista 7. Teste d Sistema 8. Hmlgaçã cm Usuári 9. Sistema em Prduçã 10. Reserva de Cntingência (10% d rçament) Linha d Temp R$ 2.080,00 R$ 2.080,00 R$ 2.080,00 R$ 6.240,00 R$ 6.240,00 R$ 6.240,00 R$ 2.080,00 R$ 0,00 R$ 416,00 R$ 5.000, Etapa 2 Integrar A etapa de Integraçã é mment em que tds s participantes da reuniã reverã s pstits e identificarã falhas (gaps) n planejament. Cm Canvas td mntad e debatid, esse é melhr mment para identificar errs e melhrias n planejament, uma vez que a equipe já tem cnheciment d bjetiv, ds requisits, ds envlvids, das entregas e demais itens relevantes a Prjet. Pstits pdem ser retirads, adicinads e reescrits cnfrme necessári. EGPTIC Página 54

56 Etapa 3 Reslver Quand a equipe chega nessa etapa, é um mment em que tds já estã em vias de estarem fadigads mentalmente devid a brainstrm de planejament. Frçar uma sluçã quand a equipe já está cansada é uma açã imprdutiva. Cas a equipe entre em divergência acerca ds itens específics d Planejament d Prjet, e nã exista cnsens u sluçã para prblema identificad, cada membr deve antar s itens pendentes e deve pensar sbre uma pssível sluçã em utr mment. Cas seja necessári, marcar uma reuniã futura, u apenas enviar a sluçã para Gerente de Prjet pr Etapa 4 Cmunicar Se para tip de Prjet, u para Tribunal, fr necessári criar um Plan de Gerenciament de Prjets (PGP) frmal, cm assinatura digital u utr rit prcessual inerente d órgã, Gerente de Prjet deverá cnslidar as infrmações d Canvas n PGP e submetêl a sistema administrativ eletrônic d Tribunal, cnfrme exigid pel prcediment intern. EGPTIC Página 55

57 15.2 Mdel Scrum Os cnceits d Scrum utilizads neste capítul sã extraíds da publicaçã "Guia d Scrum" da Scrum.rg, cuj s autres sã Ken Schwaber e Jeff Sutherland. O framewrk Scrum cnsiste em um cnjunt frmad pr Times (equipes) Scrum e seus papéis assciads, Events cm Duraçã Fixa (TimeBxes), Artefats e Regras. É aplicável a Equipes de Prjet reduzidas em que tds sã respnsáveis pel sucess d prdut/serviç, realizand pequenas entregas durante as Sprints, pririzand as entregas de mair valr u interesse até a cnclusã de tdas as entregas desejadas. Caracterizase pr prprcinar um gerenciament fcad n resultad, cncentrand s esfrçs naquil que fr mais imprtante n mment Sprint Uma Sprint é um cicl de trabalh n Scrum. Cada Sprint pssui um cnjunt de requisits que deve ser implementad e entregue incrementand prdut em desenvlviment. Pssui duraçã prédeterminada de uma a, n máxim, quatr semanas Artefats d Scrum 1. Backlg d Prdut É uma lista pririzada de tud que pde ser necessári n prdut e para desenvlvêl. Ela é elabrada n iníci ds trabalhs d Prjet, assemelhandse a uma lista de escp a ser cumprid pel prdut/serviç d Prjet. Em Scrum, Backlg d Prdut é um artefat viv, cujs principais bjetivs pdem ser alterads u descartads cnfrme interesse d Prduct Owner. Em cmparaçã cm métd tradicinal de Gerenciament de Prjets, segund qual as mudanças sã evitadas, em Scrum elas sã bemvindas, na medida em que essas mudanças prprcinem à Equipe Scrum e a interesse d Prduct Owner alcance ds bjetivs gerais d trabalh d Prjet. Desta frma, Backlg d Prdut caracterizase pr: a. Sua versã inicial nunca é cmpleta; b. Cntempla s itens iniciais e s cm melhres entendiments; c. Evlui à medida que prdut e ambiente n qual será utilizad evlui; d. É dinâmic; e. Cntém características, funções, tecnlgias, melhrias e crreções de defeits; f. A lista d Backlg sempre pssui: i. Nme; ii. Descriçã; iii. Priridade (determinada pel risc, valr funcinal, necessidade e interesse d Prduct Owner); iv. Sprints relacinadas a cada atividade. 2. Backlg da Sprint É uma lista de tarefas para transfrmar um u mais itens d Backlg d Prdut em um increment d prdut ptencialmente entregável. 3. Gráfic Burndwn de Versã para Entrega (d Prdut) Mede Backlg d Prdut restante a lng d temp de um plan de entrega, através de um gráfic alimentad pel andament d Backlg. 4. Burndwn de Sprint Mede s itens d Backlg da Sprint restantes a lng d temp de uma Sprint. EGPTIC Página 56

58 Atres d Scrum Atres d Scrum é grup de pessas respnsáveis pel sucess d Prjet a que se prpõe Backlg. Cm premissa d Scrum, s atres nã interferem ns trabalhs de um e d utr. N entant, iss nã impede que em etapas de planejament e pririzaçã d Backlg, sprint e revisã da sprint sejam feitas em cmum acrd pr tds que fazem parte d Time Scrum. Essa nã interferência tem pr fim garantir que as equipes pssam desenvlver s trabalhs que lhe fram delegads cm bjetiv de entregar pactes de trabalh, minimizand impact de mudanças u interferências prejudiciais. Os atres Scrum sã: 1. Scrum Master Respnsável pr garantir que prcess seja entendid e seguid; garantir que Time Scrum esteja aderid as valres d Scrum, às práticas e às regras; retirar s impediments para desenvlviment d prdut/serviç e trazer s recurss necessáris para a equipe; impedir interferências externas a Time de Desenvlviment. 2. Prduct Owner (PO) Respnsável pr gerenciar Backlg, garantind valr e aderência as requisits d trabalh que Time Scrum faz; PO, nrmalmente, é um funcinári da área fim d negóci em que se está trabalhand. 3. Time Executa trabalh prpriamente dit. O Time cnsiste em prfissinais cm tdas as habilidades necessárias para transfrmar s requisits d PO em um pedaç ptencialmente entregável d prdut a final da Sprint. O Time é aut rganizável e nã deve sfrer cm influências externas quant à sua rganizaçã e md de trabalh, cada membr da equipe aplica sua especialidade a tds s prblemas Events cm Duraçã Fixa (TimeBxes) Timebxes sã s events cm duraçã prédeterminada que crrem durante td Cicl de Vida de um Prjet Scrum. Os events cm duraçã fixa n Scrum devem ser respeitads quant à sua duraçã, nã pdend ser estendids u deixarem de ser realizads. É funçã d Scrum Master garantir que esses events crram dentr d planejad e que sua duraçã nã supere determinad pr esta metdlgia. Os events cm duraçã fixa sã: EGPTIC Planejament da Versã para Entrega (Prdut) Reuniã na qual PO define as características d Prdut e que deve ser entregue; Planejament da Sprint (Fase) Reuniã na qual é definid que será entregue e cm trabalh será realizad. Tamanh máxim de 8 (it) hras para uma Sprint de 4 (quatr) semanas e de 2 (duas) hras para Sprint de 1 (uma) semana; Reuniã Diária Reuniã cm temp máxim de 15 (quinze) minuts na qual td Time respnde a Scrum Master perguntas cm: O que fi feit ntem? ; O que será feit hje? ; Quais sã s impediments? ; Revisã da Sprint Reuniã executada n final da Sprint na qual PO identifica que fi feit. A duraçã dessa reuniã de revisã é prédeterminada, de frma que para cada semana de duraçã da Sprint é alcada uma hra de revisã. Pr exempl, em uma Sprint de 4 (quatr) semanas, a reuniã de revisã será de 4 (quatr) hras, e em uma Sprint de 2 (duas) semanas, 2 (duas) hras. A exceçã sã as Sprints de uma semana, em que a revisã nã deve durar mais d que 30 (trinta) minuts; Retrspectiva da Sprint Reuniã após a Revisã da Sprint, na qual sã realizadas as Lições Aprendidas ( que deu cert e que deu errad). A duraçã da reuniã de retrspectiva é prédeterminada, de frma que seu temp máxim seja de 3 (três) hras para uma Sprint de quatr semanas e uma prprçã de temp menr para Sprints de menr duraçã. Página 57

59 Planning Pker O Planning Pker é uma técnica de estimativa da quantidade de esfrç necessári para atingir um bjetiv. Pr mei de um jg de cartas, permite que Time expnha a sua visã de cmplexidade (temp e esfrç), pntuand, debatend e, em cnsens, chegar a um valr cmum. Outr bjetiv é de clabrar cm entendiment que cada integrante tem sbre uma determinada funcinalidade. N Planning Pker cada integrante tem a sua dispsiçã um baralh de 13 cartas, numeradas em uma sequência similar a encntrada ns númers de Fibnacci. As cartas cntêm s tamanhs de 0, ½, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100 que serã atribuíds a um cartã, havend ainda uma carta cm símbl de interrgaçã, a qual representa que estimadr nã está apt a estimar, e utra carta cm a imagem de uma xícara de café que representa, pr sua vez, a sugestã de uma pausa. Durante a reuniã de Planning Pker devem ser realizadas rdadas para bter a estimativa de esfrç para uma determinada funcinalidade ser desenvlvida. As diferenças que surgirem durante as rdadas deverã ser mediadas pel Scrum Master. O Prduct Owner é respnsável pr explicar que deverá ser desenvlvid, retirand dúvidas a respeit da funcinalidade, evitand assim retrabalh. Pass a pass d Planning Pker: As funcinalidades sã apresentadas, uma a uma, e as dúvidas d Time sã sanadas; Atribuise pes 2 à menr funcinalidade, que servirá de cmparativ para as demais; Iniciase cm uma funcinalidade, pdend ser pr rdem de priridade, e tds jgam a carta a mesm temp; Devese discutir a variaçã de estimativa (prque um integrante estimu X e utr estimu Y); N final, Time chega a um cnsens e define pes da funcinalidade, partind para a estimativa da próxima. Nã é recmend que s integrantes falem s númers em vez de exibirem uma carta, uma vez que primeir a falar pderá influenciar a pntuaçã ds próxims. EGPTIC Página 58

60 16 Ntaçã BPM 16.1 Cnceit sbre BPMN A especificaçã da Ntaçã de Mdelagem de Prcesss de Negóci (Business Prcess Mdeling Ntatin BPMN) frnece um padrã internacinal de ntaçã gráfica para expressar a lógica ds passs ds prcesss de negóci de uma rganizaçã cm Tribunal. Ou seja, BPMN crdena a sequência ds prcesss e as mensagens que fluem entre s participantes das diferentes atividades de frma intuitiva. Busca um melhr entendiment ds prcesss de negócis existentes e ds futurs para melhrar desempenh d negóci. A Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets d TRT13 utiliza alguns ds elements gráfics da BPMN que serã descrits a seguir Prcesss Prcess sã s passs a serem seguids, as sequências em que acntecerã, as pessas (u áreas) envlvidas em tdas as atividades e prdut final resultante Prcess Privativ Sã utilizads quand nã há interesse em verificar a interaçã entre esse prcess e utrs Prcess Abstrat Representam a interaçã entre um prcess principal e utr prcess participante. Em relaçã a prcess participante, nã há precupaçã cm cnteúd d flux em si, mas sim cm ele clabra cm s utrs fluxs. EGPTIC Página 59

61 16.3 Elements Piscinas, Raias e Fases Sã cntainers ns quais s fluxs serã desenhads. Símbl Nme Piscina (Pl) Raia (Lane) Etapa (Milestne) EGPTIC Descriçã Representa um prcess u uma entidade. Utilizada para representar uma área u funçã n flux. É uma subdivisã dentr da piscina. Cada raia pde ser utilizada para representar s váris departaments u atres pr nde um prcess circula. É uma subdivisã dentr d prcess. Sã utilizadas para rganizar prcess em etapas/fases. Página 60

62 Events Acnteciment que inicia a execuçã (inicial), afeta cmprtament (intermediári) u cnclui um prcess (final) Event de Iníci Utilizad para iniciar prcess. Cada prcess só pde ter um iníci. Símbl Nme Iníci Genéric Indica iníci de um prcess. Iníci cm Mensagem Especifica que um prcess é iniciad quand uma mensagem é recebida de utr participante. Múltipl Iníci Descriçã Quand existem diversas frmas de iniciar um prcess. N entant, apenas uma inicia prcess pr vez. Events de Fim Finaliza flux d prcess. Um prcess pde ter um u mais events de fim. Símbl Nme Descriçã Fim Genéric Indica a finalizaçã d prcess. Fim cm Mensagem Indica a finalizaçã cm algum tip de mensagem as envlvids n prcess. Exempls: ; fíci; etc. Events Intermediáris Acntece durante curs de um prcess. Um prcess pde ter váris events intermediáris. Símbl Nme Temprizadr EGPTIC Descriçã Indica a espera, um mment definid, entre atividades dentr de um prcess. Página 61

63 Decisões u Gateways A Decisã é utilizada para cntrlar as ramificações e s encntrs ds fluxs de sequência. Desta frma, ela determinará as ramificações, cnslidações e uniã ds caminhs. Símbl Nme Descriçã Decisã Exclusiva Utilizada para representar pnts de divergência dentr d flux, representand uma decisã que antecede caminhs cncrrentes, cm sim/nã, verdadeir/fals. Para essa decisã smente um ds caminhs pde ser esclhid. Também pde ser utilizada cm cnvergente (unificar), quand várias atividades cnvergem para uma atividade psterir cmum. Caminh Paralel Utilizad para representar dis u mais caminhs que seguirã separads, prém, acntecend a mesm temp e pdem (u nã) juntarse nvamente em um únic caminh n flux. Caminh Inclusiv É utilizad quand para uma determinada decisã existirem diverss caminhs a serem seguids. Para sincrnizar s fluxs utilizase mesm gateway Atividades u Tarefas Atividade é um term genéric para trabalh que a empresa realiza. Uma atividade pde ser atômica u nã atômica (subprcess). Símbl EGPTIC Nme Descriçã Atividade u Tarefa Simples Utilizada para representar uma atividade u pass genéric (simples) de um prcess. É a atividade mais cmum n desenvlviment de um prcess. Subprcess Quand subprcess faz parte d prcess principal u é criad independente desse. Dentr de um subprcess existem atividades que detalham. Subprcess Eventual Representa um cnjunt lógic de atividades que pde u nã acntecer durante a execuçã de um prcess. Seu iníci nã está vinculad à sequência de atividades d flux, mas à crrência de um event. Ele pde interrmper cntext d prcess que chamu u executar em paralel (nã interrmpend). Múltiplas Instâncias Os três traçs em paralel indicam que a atividade u subprcess pde ter várias instâncias send executadas a mesm temp. Página 62

64 Artefats u Objets Nã têm nenhum efeit diret sbre flux, cntud, pdem frnecer infrmações acerca d que a atividade necessita para ser executada e que elas prduzem. Símbl Nme Descriçã Antaçã Utilizad para frnecer infrmações adicinais que facilitem a leitura d prcess. Objet de dads Utilizad para ilustrar arquivs, dcuments, s u qualquer utr tip de dad que se envlva cm bjet anex. Grup Mecanism visual pntilhad para agrupar infrmalmente elements de um prcess Cnectres Ligam atividades dand uma sequência lógica entre elas. Também relacinam atividades e dcuments gerads u utilizads pr elas. Símbl EGPTIC Nme Descriçã Flux de sequência Mstra a rdem em que as atividades sã prcessadas. Cada flux tem só uma rigem e só um destin. Flux de mensagem Mstra flux de mensagens entre duas piscinas. Assciaçã Relacina infrmações cm bjets de flux. Exempl: Relacinar uma atividade e um dcument. Página 63

65 17 Macrprcess da Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets 1. Macrflux Gerenciament de Prtfóli 1.1. Identificar prjets: Tem bjetiv de ser pnt únic de entrada de demandas de perações e prjets para EGPTIC. Através da abertura de um chamad pel Demandante, a Central de Atendiment a Usuári (CAU) realizará um atendiment inicial, executand que fr de sua cmpetência e encaminhand para uma das Crdenadrias as demandas que necessitarem de api. A Crdenadria analisa as demandas que frem encaminhadas a ela, executand as que frem classificadas cm Operaçã u criand um Parecer Técnic da Demanda para as que tiverem características de Prjet. O Escritóri de Prjets da SETIC analisa as demandas candidatas a prjet, classificandas entre Operaçã e Prjet, slicitand à Crdenadria que execute as Operações e que cadastre as que tiverem características de prjet em seu Prtfóli Categrizar e Pririzar prjets: Tem bjetiv de manter s prjets alinhads a planejament estratégic d Tribunal, categrizand e pririzand s prjets cm base ns critéris prédefinids, visand distinguir aqueles cm mair ptencial de entrega de valr para TRT13. O Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã (CTI) avaliará s prjets d Prtfóli e deliberará qual prjet deverá ser iniciad. O EGP fará balanceament da capacidade de execuçã baseandse n nv Prtfóli aprvad e iniciará a fase de Iniciar Prjet Cntrlar Prtfóli de Prjets: Prcess destinad a acmpanhar a evluçã ds prjets através de medições de desempenh e análises de riscs, permitind a EGPTIC tmar decisões acerca das ações futuras ds prjets e s impacts n Prtfóli. Exempls de ações: Diminuir riscs em prjets que fujamà alçada d Gerente de Prjets; reslver cnflits entre recurss send utilizads em mais de um prjet simultaneamente; sbrecarga de atividades para determinads servidres públics. 2. Macrflux Gerenciament de Prjets 2.1. Iniciar Prjet: Autriza iníci de um nv. 2.2.Planejar Prjet: É um cnjunt de atividades que, de frma iterativa, define e refina s bjetivs d prjet e selecina as melhres alternativas para atingir seu sucess Executar Prjet: É a execuçã d plan d prjet em que a Equipe d Prjet, cmpsta pel Gerente d Prjet, Demandante e servidres da SETIC, realiza um cnjunt de ações de frma integrada para garantir a entrega d bjetiv d prjet. 2.4 Mnitrar e Cntrlar Prjet: Através de medições e mnitrament d desempenh, assegura que s bjetivs d prjet estã send atingids e, cas necessári, ações crretivas pdem ser tmadas. É durante Mnitrament e Cntrle que uma parte interessada pde slicitar uma requisiçã de mudança n prjet, inclusive seu cancelament Encerrar Prjet: Frmaliza a aceitaçã u encerrament da fase u d prjet. EGPTIC Página 64

66 17.1 Macrprcess d Gerenciar Prtfóli Identificar Prjets Tem bjetiv de ser pnt únic de entrada de demandas de perações e prjets para EGPTIC. Através da abertura de um chamad pel Demandante, a Central de Atendiment a Usuári (CAU) realizará um atendiment inicial, executand que fr de sua cmpetência e encaminhand para uma das Crdenadrias as demandas que necessitarem de api. A Crdenadria analisa as demandas que lhe frem encaminhadas, executand as que ela classificar cm Operaçã, u criand um Parecer Técnic da Demanda para as que tiverem características de Prjet. O Escritóri de Prjets da SETIC analisa as demandas candidatas a prjet, classificandas entre Operaçã e Prjet, slicitand à Crdenadria a execuçã das Operações e cadastrand as que tiverem características de prjet em seu Prtfóli. EGPTIC Página 65

67 EGPTIC Página 66

68 1. Prtfóli 1.1. Identificar Prjets Abrir Chamad Abrir Chamad Objetiv: Frmalizar a abertura de uma necessidade de serviç de TI através de um chamad n Sistema de Atendiment a Usuári. Entradas: Descriçã da necessidade de serviç de TI; Outrs dcuments pertinentes. Descriçã da atividade: Utilizand Sistema de Atendiment a Usuári, Demandante deve descrever sua necessidade de serviç de TI da frma mais detalhada pssível, de md a facilitar entendiment da demanda pela Central de Atendiment a Usuári (CAU). Cas Demandante já tenha cnheciment acerca ds serviçs de TI e diferencie cnceit de Operações e Prjets, pderá criar uma versã detalhada d Dcument de Oficializaçã da Demanda, DOD, cntend s seguintes itens: Cas seja uma demanda emergencial, deve infrmar essa cndiçã n DOD, assim cm sua justificativa, esclarecend sua cndiçã emergencial; Citar a justificativa de md clar, infrmand prblema u necessidade que riginu a demanda; Descrever a necessidade da demanda relacinada a TI, cm detalhes e infrmações suficientes para crret entendiment; Especificar alinhament estratégic da demanda infrmand a rigem (PEI/PDTI); Resultads a serem alcançads a partir d atendiment da demanda. Respnsável: Demandante. Saída: Chamad de serviç de TI ficializad. EGPTIC Página 67

69 1. Prtfóli 1.1. Identificar Prjets Analisar Chamad Analisar Chamad Objetiv: Entender a necessidade de serviç de TI fazend a triagem das demandas que a CAU tem capacidade de executar cm peraçã e que deve ser encaminhad para uma das crdenadrias da SETIC. Entrada: Chamad de serviç de TI. Descriçã da atividade: A CAU analisa chamad e através ds seus prcesss interns define se tem capacidade de reslver a demanda de serviç. Cas a CAU tenha capacidade de reslver chamad, deverá atendêl utilizand s prcediments necessáris. Cas a demanda nã esteja em seu catálg de serviçs de TI, u necessite de um api especializad de uma das crdenadrias da SETIC, deverá encaminhar a demanda para a crdenadria respnsável para a execuçã d serviç. Respnsável: Central de Atendiment a Usuári CAU. Saída: Chamad reslvid u encaminhad para a crdenadria respnsável. EGPTIC Página 68

70 1. Prtfóli 1.1. Identificar Prjets Analisar Demanda Analisar Demanda Objetiv: Verificar a demanda de serviç encaminhada pela CAU, definir se deve ser tratada cm uma peraçã u se será uma demanda candidata a trnar se um prjet. Entrada: Demanda de serviç de TI. Descriçã da atividade: A Crdenadria deverá analisar a demanda e verificar se as infrmações inseridas estã cmpletas e claras suficiente para entendiment da necessidade. Cas necessite de mais infrmações u encntre errs n chamad, deverá slicitar a Demandante s ajustes necessáris. Cas cnsidere que a demanda deva ser tratada cm peraçã, deverá encaminhála, utilizand s prcediments interns da Crdenadria, para um ds servidres da área executála. Cas a Crdenadria cnsidere que a demanda deve trnarse um prjet, deverá: Se a demanda nã tiver sid aberta através de um Dcument de Oficializaçã da Demanda (DOD), deverá slicitar a Demandante que ficialize dcument; Se a demanda já pssuir um DOD, deverá elabrar um Parecer Técnic da Demanda (PTD), a fim de verificar se Tribunal terá a capacidade de executar a demanda slicitada. O artefat gerad pr essa atividade subsidia Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã e Escritóri de Prjets n que tange à capacidade de execuçã da demanda pel Tribunal, u se será uma cntrataçã de acrd cm a nrma vigente. A analisar um DOD, a Crdenadria deverá verificar s seguintes critéris básics: Clareza da infrmaçã e acuidade rtgráfica; A necessidade e/u prtunidade de melhria identificada; Cm qual bjetiv estratégic d Tribunal u da SETIC prjet está alinhad; Mtivaçã/Justificativa; Demnstrativ ds resultads a serem alcançads; Riscs e impacts da nã implementaçã da demanda. A criar Parecer Técnic da Demanda (PTD), a Crdenadria deverá respnder as seguintes infrmações: Se envlverá aquisiçã e seu valr estimad; Crdenadria Respnsável pela sluçã; Recurss humans necessáris para a execuçã; Data de iníci prevista (elabrada a partir de uma estimativa de temp para iniciar a demanda, cnsiderand temp necessári para que as diversas áreas envlvidas frmalizem iníci d atendiment, incluíd, mas nã limitand, a previsã de data da próxima reuniã da CTI, períds de validaçã e aprvaçã ds envlvids até a data de iníci da execuçã d prjet); Estimativa de temp para cncluir a demanda; Dcumentar justificativa cm a esclha da melhr alternativa d pnt de vista de TIC. As infrmações d parecer técnic devem ser estimadas, cm bjetiv de ser elabrad de frma a nã EGPTIC Página 69

71 cnsumir muit temp da equipe da SETIC. A final dessa atividade, a crdenadria deverá avaliar a capacidade, dispnibilidade e aplicaçã ds recurss necessáris cnsiderand as demais necessidades de perações e prjets cncrrentes (balanceament d Prtfóli de perações e prjets da Crdenadria). Apenas n cas d bjetiv da slicitaçã de demanda ser a realizaçã de uma Cntrataçã, durante a etapa de execuçã d Planejament d Prjet, dcument Plan de Gerenciament d Prjet (PGP) deverá adicinar e descrever uma fase n prjet para cumprir cm tds s requisits da Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014), u da nrma legal vigente n períd d prjet, iss incluirá a elabraçã ds artefats: Análise de Riscs; Análise de Viabilidade da Cntrataçã; Estratégia para a Cntrataçã; Sustentaçã d Cntrat; Prjet Básic u Term de Referência. Observaçã: Uma vez que a elabraçã ds artefats da Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014) cnsme um temp significativ ds servidres, envlve custs elevads, uma série de riscs entre utrs itens inerentes às cntratações, Gerente d Prjet deverá adicinar, n PGP, atividades para criar s artefats cm a qualidade exigida pel Tribunal. Respnsável: Crdenaçã Respnsável da SETIC, Saídas: Executar peraçã, u; PTD Parecer Técnic da Demanda. EGPTIC Página 70

72 1. Prtfóli 1.1. Identificar Prjets Realizar ajustes na Demanda Realizar ajustes na Demanda Objetiv: Ajustar demanda de TI de acrd cm as slicitações da Crdenadria Respnsável pela execuçã. Entrada: Demanda. Descriçã da atividade: O Demandante deve atualizar a slicitaçã de demanda de serviç de TI cnfrme rientaçã da Crdenadria Respnsável. Uma das pssíveis slicitações é a criaçã de um Dcument de Oficializaçã de Demanda (DOD), necessári para ficializar uma demanda de Prjet para EGPTIC e subsidiar a Crdenadria na elabraçã de um Parecer Técnic da Demanda (PTD). Respnsável: Demandante. Saída: Demanda atualizada. EGPTIC Página 71

73 1. Prtfóli 1.1. Identificar Prjets Analisar Candidat a Prjet Analisar Candidat a Prjet Objetiv: Analisar Dcument de Oficializaçã da Demanda (DOD) e Parecer Técnic da Demanda (PTD), cm intuit de entender a necessidade d serviç, verificand se cntém infrmações suficientes para subsidiar a tmada de decisã d EGPTIC e d CTI e adicinar n Prtfóli de Prjets a nva demanda de prjets. Entradas: DOD Dcument de Oficializaçã da Demanda; PTD Parecer Técnic da Demanda; CPP Categrizaçã e Pririzaçã de Demandas; Demais dcuments anexs à demanda. Descriçã da atividade: Cm a análise d DOD, d PTD e demais dcuments que pssam estar junts à demanda, EGPTIC classificará a demanda cm Prjet u Operaçã. A Demanda que nã fr caracterizada cm prjet deverá ser encaminhada para a Crdenadria Respnsável, que irá executála cm uma peraçã de acrd cm seus prcediments interns. Os critéris básics para a análise d PTD sã preenchiment ds seguintes itens de frma clara, bjetiva e cm acuidade rtgráfica: Alinhament cm bjetiv d DOD; Sugestã de sluçã; Se envlverá aquisiçã; Valr Estimad; Área Respnsável pela sluçã; Recurss Humans envlvids na execuçã; Estimativa de Temp para Iniciar a Demanda; Estimativa de Temp para Cncluir a Demanda. Se PTD nã cntiver infrmações suficientes para avaliaçã da demanda, este deverá ser recusad e encaminhad para a Crdenadria cmpetente realizar s ajustes necessáris. Os critéris de definiçã para uma demanda ser cnsiderada Operaçã sã: Açã já estar presente n "Catálg de Serviçs" da Central de Atendiment a Usuári da SETIC; Estimativa de esfrç em hras fr menr que 40 (quarenta) hras; Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr igual u inferir a dis servidres; Nã exigir Cntrataçã de acrd cm Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014), u legislaçã vigente. A final da atividade EGPTIC deve atualizar a planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Demandas (CPP) cm andament da slicitaçã, bem cm classificand entre prjet u peraçã. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saídas: Demanda classificada cm Prjet u Operaçã; CPP Categrizaçã e Pririzaçã de Demandas atualizada. EGPTIC Página 72

74 Categrizar e Pririzar Prjets Tem bjetiv de manter s prjets alinhads a planejament estratégic d Tribunal, categrizand e pririzand s prjets cm base ns critéris prédefinids, visand distinguir aqueles cm mair ptencial de entrega de valr para TRT13. Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã (CTI) avaliará s prjets d Prtfóli e deliberará qual prjet deverá ser iniciad. O EGP fará balanceament da capacidade de execuçã baseandse n nv Prtfóli aprvad e iniciará a fase de Iniciar Prjet. EGPTIC Página 73

75 EGPTIC Página 74

76 1. Prtfóli 1.2. Categrizar e Pririzar Prjets Categrizar e Pririzar s Prjets Categrizar e Pririzar s Prjets Objetiv: Realizar a categrizaçã d prjet agrupand pelas Crdenadrias da SETIC, a fim de facilitar a cmparaçã entre s prjets e balanceament d Prtfóli. Pririzar prjet, pntuand de maneira bjetiva, imparcial e alinhada a bjetiv estratégic d Tribunal. Entradas: DOD Dcument de Oficializaçã da Demanda; PTD Parecer Técnic da Demanda; CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets. Descriçã da atividade: Utilizand a Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets (CPP), EGPTIC deverá categrizar e pririzar prjet de acrd cm suas características. Dentre ds tips ds prjets detalhads n Capítul 7 Critéris para definiçã entre demandas de Operaçã e Prjets, as pções sã: Ações: Ser estratégic/tátic; Duraçã superir a 5 dias e inferir a 20 dias uteis; Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr igual u inferir a dis servidres; Ágil/Tradicinal: Demandas estratégicas u táticas de mair cmplexidade. (Ex.: Envlve pessas de crdenadrias distintas da SETIC e/u unidades externas à SETIC); Duraçã superir a 20 dias uteis; Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr superir a três servidres; Exigir Cntrataçã de acrd cm Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014), u legislaçã vigente EGPTIC Dentre as Categrias detalhadas n Capítul 8 Critéris para categrizaçã de prjets, as pções sã: Crdenaçã Atendiment a Usuári (CAU); Crdenaçã de Desenvlviment d SUAP (CSUAP); Crdenaçã de Desenvlviment e Manutençã de Sistemas (CDMS); Crdenaçã de Tecnlgia e Suprte Técnic (CTST); Núcle de Gvernança de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã (NGTIC); Secretaria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã (SETIC). Dentre s Critéris de Pririzaçã detalhads n Capítul 9 Critéris de pririzaçã de prjets s itens sã: Urgência n Prjet Alta / Média / Baixa; Criticidade (Resultad da matriz GUT) Alta / Média / Baixa; Abrangência ds Resultads Mais de quatr áreas da SETIC u TRT13 / Entre duas e quatr áreas da SETIC u TRT13 / Uma área da SETIC u TRT13; Impact na área fim Alta / Média / Baixa; Temp aguardand execuçã n Prtfóli Até 6 meses/entre 6 e 18 meses/mais de 18 meses; Duraçã estimada para execuçã Até 6 meses / Entre 6 e 18 meses / Mais de 18 meses; Fatr Plític Alta / Média / Baixa; Cnfrmidade legal Alta / Média / Baixa; Cnheciment da Equipe Prfund / Razável / Puc; Estimativa n valr da Cntrataçã Mais de 650 mil Reais / Entre 80 e 650 mil Reais / Mens de Página 75

77 80 mil Reais / Nã há cntrataçã; Alinhad cm a estratégia da rganizaçã Sim/Nã; Alinhad cm PEI/PETIC Sim/Nã; Alinhad cm PEI/PETIC CSJT Sim/Nã; Relacinad cm implicações d CNJ Sim/Nã; Relacinad cm implicações d TCU Sim/Nã; Alinhad cm igvti Sim/Nã; Obrigatriedade Obrigaçã de se executar pr frça de lei u utrs fatres. A classificaçã de cada item pssui um pes específic e que gera uma pntuaçã final para prjet. Essa pntuaçã servirá cm subsídi para análise d Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã na realizaçã de nva pririzaçã ds prjets n Prtfóli, pr cnta d nv prjet. Cas a demanda de Prjet seja Emergencial u já esteja prevista n PDTI, seguirá para a atividade de Balancear a capacidade de execuçã de prjets ; cas cntrári, será encaminhada a Núcle de Gvernança que deverá adicinála à lista de nvas ações d PDTI, de frma que será deliberada em uma revisã cm CTI. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saída: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets atualizada. EGPTIC Página 76

78 1. Prtfóli 1.2. Categrizar e Pririzar Prjets Incluir demandas n Backlg d Prtfóli Incluir demandas n Backlg d Prtfóli Objetiv: Atualizar a CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjet, cm as nvas demandas de prjet. Entradas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets. Descriçã da atividade: O EGPTIC deverá atualiza a Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets (CPP) e verificar se existe alguma nva demanda de prjet que deva ser executada imediatamente. Cas exista uma demanda emergencial, EGPTIC deve fazer um nv balanceament da capacidade de execuçã d Prtfóli. Cas nã exista demanda emergência e cm prtfóli de prjets atualizad cm as nvas demandas, EGPTIC deverá aguardar a próxima reuniã d CTI para deliberar sbre as demandas de Prjets que devem ser iniciadas. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saídas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets atualizada. EGPTIC Página 77

79 1. Prtfóli 1.2. Categrizar e Pririzar Prjets Balancear a capacidade de execuçã de prjets Balancear a capacidade de execuçã de prjets Objetiv: Prmver balanceament de carga que EGPTIC cnsegue executar. Avalia apenas s prjets já selecinads e pririzads, bservand equilíbri entre as necessidades da rganizaçã e a dispnibilidade ds recurss dispníveis para Operações e Prjets. Entrada: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets. Descriçã da atividade: Avaliar a capacidade d EGPTIC de iniciar um nv prjet. Entre as atividades devem ser avaliads s seguintes itens: Listar nmes ds servidres que têm perfil para ser Gerente d Prjet; Listar nmes ds servidres que têm perfil técnic para trnarse membr da equipe inicial d prjet; Verificar a quantidade de hras dispníveis de cada servidr listad, definind hras dispníveis para Operações e para Prjets; Negciar cm s crdenadres de cada área a alcaçã ds servidres para iniciar prjet; Cas nã tenha nenhum servidr cm hra dispnível e prjet seja de execuçã brigatória e/u urgente, negciar cm s crdenadres a realcaçã de servidres de prjets em andament para nv prjet. Para executar as atividades de balanceament da capacidade de execuçã, pdem ser utilizadas, mas nã restritamente, as técnicas de análise de cenáris ds crngramas; análise de prbabilidade; análise de dispnibilidade de recurss humans, materiais e financeirs. Cnslidar as deliberações das reuniões da CTI, identificand s prjets que nã fram autrizads, repririzads, pausads u cancelads. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saída: Prjets autrizads. EGPTIC Página 78

80 1. Prtfóli 1.2. Categrizar e Pririzar Prjets Atualizar Prtfóli d CTI Atualizar Prtfóli Objetiv: Cnslidar as infrmações d Prtfóli e autrizar a execuçã de nvs prjets u perações. Entradas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets. Descriçã da atividade: Basead n resultad d prcess de balanceament da capacidade de execuçã d escritóri de prjets, EGPTIC deverá atualizar status de cada prjet, infrmand se é Nv ; Aprvad ; Pendente de Infr maçã ; Reprvad ; Em Execuçã ; Parad ; Cancelad u Cncluíd. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saídas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets atualizada; Prjets autrizads. EGPTIC Página 79

81 1. Prtfóli 1.2. Categrizar e Pririzar Prjets Gerenciar PDTI Gerenciar PDTI Objetiv: O Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã (CTI) reúnese para revisar Prtfóli, avaliar, pririzar e aprvar s nvs prjets presentes nesse, bem cm deliberar acerca ds cnflits entre prjets e revisões d PDTI. Entradas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets. Descriçã da atividade: Avaliar e julgar as priridades sugeridas n Prtfóli de Prjets. Determinar s prjets que serã priritáris para execuçã, através de análise de cust e benefíci, análise d alinhament estratégic u mesm alterações das pções esclhidas na planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets (CPP). Reslver cnflits entre as áreas demandantes e a carga de prjets que EGPTIC cnsegue executar, através de uma nva pririzaçã de prjets, permitind parar temprariamente, negciand nvs prazs cm s demandantes, pssibilitand a redistribuiçã de recurss. Deliberar acerca das revisões d PDTI e prjets emergenciais. Os prjets que tiverem seus estads mdificads também deverã pssuir uma justificativa registrada em ata. Respnsável: CTI Cmitê de Tecnlgia da Infrmaçã. Saída: ATA Ata de reuniã. EGPTIC Página 80

82 Cntrlar Prtfóli de Prjets Prcess destinad a acmpanhar a evluçã ds prjets através de medições de desempenh e análises de riscs, permitind a EGPTIC tmar decisões acerca das ações futuras ds prjets e s impacts n Prtfóli. Exempls de ações: Diminuir riscs em prjets que fujam à alçada d Gerente de Prjets; reslver cnflits entre recurss send utilizads em mais de um prjet simultaneamente; sbrecarga de atividades para determinads servidres públics. EGPTIC Página 81

83 EGPTIC Página 82

84 1. Prtfóli 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets Cnslidar desempenh d Prtfóli Cnslidar desempenh d Prtfóli Objetiv: Cnslidar tds s relatóris de desempenh ds prjets em execuçã n painel de cntrle d Prtfóli de Prjets, de frma a permitir que Escritóri de Prjets tenha uma visã atualizada e real d andament ds prjets. Entradas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets; PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets; RSP Relatóri de Situaçã d Prjet. Descriçã da atividade: Cm base na lista atual de prjets pririzads na TI, Escritóri de Gerenciament de Prjets deverá cnslidar, n Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets (PCP), as infrmações de cada prjet baseandse ns Relatóris de Situaçã ds Prjets (RSP) enviads pels Gerentes de cada prjet. A cnslidaçã deve refletir desempenh ds prjets, devend cnter, mas nã limitarse às seguintes infrmações: As estimativas de duraçã das fases d prjet; Percentual cncluíd d prjet cm um td; Percentual cncluíd e planejad das tarefas realizadas n períd de elabraçã d RSP, cntend a data de previsã de términ de cada uma; Principais riscs d prjet, cntend impact n prjet e a medida de cntingência. Cas julgue necessári, Gerente d Prtfóli pde slicitar mais infrmações as Gerentes de Prjets para analisar e detalhar alguma infrmaçã que esteja desatualizada na ferramenta de Gerenciament de Prjets u n própri RSP. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saída: PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets atualizad. EGPTIC Página 83

85 1. Prtfóli 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets Prver infrmações adicinais Prver infrmações adicinais Objetiv: Prver infrmações necessárias para Escritóri de Gerenciament de Prjets tmar decisões. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; RSP Relatóri de Situaçã d Prjet. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet deverá frnecer tdas as infrmações necessárias para Escritóri de Gerenciament de Prjets tmar decisões acerca das ações futuras d prjet e s impacts n Prtfóli de Prjets. Respnsável: Gerente d Prjet. Saída: Infrmações adicinais prvidas a Gerente d Prtfóli. EGPTIC Página 84

86 1. Prtfóli 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets Reavaliar s riscs e impacts ds prjets n Prtfóli Reavaliar s riscs e impacts ds prjets n Prtfóli Objetiv: Analisar s riscs que pssam impactar nas entregas ds prjets d Prtfóli, de frma a permitir que Escritóri de Prjets tme medidas para ptencializar um risc que seja psitiv e mitigar u eliminar s riscs negativs. Entradas: PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets; RSP Relatóri de Situaçã d Prjet. Descriçã da atividade: Cm base n desempenh que fi cnslidad, deverá ser avaliad se algum ds prjets teve seu nível de risc aumentad u se huve algum atras significativ na entrega ds prjets. Essa análise também deverá cnsiderar a relaçã de dependência entre s prjets e a fila de espera d Prtfóli em andament. Algumas das infrmações que pdem ser cletadas para reavaliar s riscs sã: As questões pendentes d prjet; s principais prblemas; s desvis crrids e utras explicações necessárias. Análise de decisã, Estimativa, Análise de riscs e Análise de CausaRaiz sã algumas das técnicas que pdem ser utilizadas para identificar e analisar s riscs. Send necessári, Escritóri de Gerenciament de Prjets pderá cnvcar uma reuniã cm Gerente d Escritóri de Prjets e cm s demais Gerentes de Prjets para debaterem acerca de pssíveis slu ções para s riscs u prblemas. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saída: PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets atualizad. EGPTIC Página 85

87 1. Prtfóli 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets Cletar e cnslidar s indicadres de prjets Cletar e cnslidar s indicadres de prjets Objetiv: Reunir e criar um relatóri de desempenh ds prjets d Prtfóli. Entradas: RSP Relatóri de Situaçã d Prjet; Mdel de Indicadres de Desempenh; PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets. Descriçã da atividade: Cm base ns Indicadres de Desempenh, devese criar uma visã cnslidada ds prjets verificand se s bjetivs estã send alcançads u nã. Os valres btids cm esses indicadres servirã para avaliar a necessidade de mudança, seja na Metdlgia de Gerenciament de Prtfóli e Prjets u ns prcesss rganizacinais d EGPTIC. Publicar resultad da análise às partes interessadas. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saídas: PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets atualizad; Indicadres de Desempenh cnslidads. EGPTIC Página 86

88 1. Prtfóli 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets Realizar reuniões de acmpanhament Realizar reuniões de acmpanhament Objetiv: Acmpanhar a evluçã ds prjets, clher lições aprendidas, identificar nvs riscs, trabalhar engajament cm s Gerentes de Prjets. Entrada: RSP Relatóri de Situaçã d Prjet. Descriçã da atividade: Cm base em uma agenda prédeterminada, Escritóri de Gerenciament de Prjets deverá realizar as reuniões de acmpanhament, executar cntrle e a análise crítica das infrmações ds prjets junt as Gerentes de Prjets. Durante essas reuniões, nvas pendências e questões pdem ser identificadas e, cnsequentemente, plans de açã pdem ser definids a fim de apiar s gerentes n andament de seus prjets. Nessas reuniões pderã ser utilizadas técnicas de elicitaçã de cnheciment tais cm, mas nã limitadas a: Brainstrming; análise de decisã; análise de dcuments; estimativa; lições aprendidas; métricas e Indicadres de Desempenh; análise de riscs; análise de causaraiz; resluçã de cnflits. Mais infrmações acerca dessas técnicas pderã ser btidas n capítul Técnicas de Api a Gerente d Prjet. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saída: ATA Ata de Reuniã. EGPTIC Página 87

89 1. Prtfóli 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets Deliberar sbre alcaçã de servidres entre Operações e Prjets Deliberar sbre alcaçã de servidres entre Operações e Prjets Objetiv: Definiçã da distribuiçã de recurss, entre demandas de perações e prjets. Entradas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets; PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets. Descriçã da atividade: Reuniã em que Diretr da SETIC, Crdenadres de Área e Escritóri de Prjets deliberam acerca da distribuiçã de recurss humans, financeirs e tecnlógics para demandas de Operaçã e Prjet. Prjets u Operações classificads cm crítics e urgentes terã sua avaliaçã pririzada. Diversas técnicas pderã ser utilizadas nessa reuniã, entre elas, criar um mapa de alcaçã de recurss relatand quand e a que hras um determinad recurs estará dispnível para um prjet u peraçã. Respnsável: Direçã da SETIC. Saída: Mapa de alcaçã de servidres entre Operações e Prjets atualizada. EGPTIC Página 88

90 1. Prtfóli 1.3. Cntrlar Prtfóli de Prjets Balancear a capacidade de execuçã d EGPTIC Balancear a capacidade de execuçã d EGPTIC Objetiv: Prmver balanceament de carga que EGPTIC cnsegue executar. Avalia s prjets em execuçã, bservand equilíbri entre as necessidades da rganizaçã e a dispnibilidade ds recurss. Entradas: CPP Planilha de Categrizaçã e Pririzaçã de Prjets; PCP Painel de Cntrle d Prtfóli de Prjets. Descriçã da atividade: Reavaliar a capacidade d EGPTIC de manter a execuçã ds prjets. Entre as atividades devem ser avaliads s seguintes itens: Verificar a quantidade de hras dispníveis de cada servidr atuand em prjets e perações; Negciar cm s crdenadres de cada área a alcaçã ds servidres para execuçã ds prjets; Cas nã tenha nenhum servidr cm hra dispnível e algum prjet seja de execuçã brigatória e/u urgente, negciar cm s crdenadres a realcaçã de servidres de prjets em andament para prjet brigatóri. Para executar as atividades de balanceament da capacidade de execuçã, pde ser utilizad, mas nã de frma limitada, as técnicas de análise de cenáris ds crngramas; análise de prbabilidade; análise de dispnibilidade de recurss humans, materiais e financeirs. Respnsável: Escritóri de Gerenciament de Prjets EGPTIC. Saída: Balanceament de execuçã realizad. EGPTIC Página 89

91 17.2 Macrprcess d Gerenciar Prjet Prjets pssuem fases que sã executadas sempre, independentemente da qualidade, tip, cmplexidade u grandeza d prjet, cnfrme ilustrad na figura abaix: De frma macr, s events que crrem nesse prcess sã: Iniciar Prjet: Autriza iníci de um nv. Planejar Prjet: É um cnjunt de atividades que, de frma iterativa, define e refina s bjetivs d prjet e selecina as melhres alternativas para atingir seu sucess. Executar Prjet: É a execuçã d plan d prjet em que a Equipe d Prjet, cmpsta pel Gerente d Prjet, Demandante e servidres da SETIC, realiza um cnjunt de ações de frma integrada para garantir a entrega d bjetiv d prjet. Mnitrar e Cntrlar Prjet: Através de medições e mnitrament d desempenh, assegura que s bjetivs d prjet estã send atingids e, cas necessári, ações crretivas pdem ser tmadas. É durante Mnitrament e Cntrle que uma parte interessada pde slicitar uma requisiçã de mudança n prjet, inclusive seu cancelament. Encerrar Prjet: Frmaliza a aceitaçã u encerrament da fase u d prjet. EGPTIC Página 90

92 Iniciar Prjet A etapa de Iniciaçã cmpreende a fase em que é frmalizad iníci d prjet, a alcaçã d Gerente de Prjets e de algum recurs inicial (human, técnic, financeir) que é previst ser necessári, estabeleciment de premissas e restrições iniciais, seu bjetiv e um macr crngrama. Essas infrmações devem ser dispnibilizadas e frmalizadas n iníci de cada prjet, e sã revisadas, estabelecidas e aprvadas pel Patrcinadr d prjet, Demandante e Escritóri de Prjets. O prjet é iniciad ficialmente após a aprvaçã d Term de Abertura d Prjet, prém, prcess Iniciar Prjet cmeça bem antes, após Escritóri de Prjets liberar a demanda de prjet para sua realizaçã. Os prcesss envlvids na iniciaçã d prjet sã: EGPTIC Página 91

93 2. Prjets 2.1. Iniciar Prjet Elabrar Canvas/TAP Elabrar Canvas/TAP Objetiv: O Term de Abertura d Prjet (TAP) é um dcument frmal que estabelece diverss critéris chaves d prjet. Objetivs, restrições, premissas, previsã de recurss financeirs, técnics, humans, partes interessadas, cntext da necessidade d prjet, macr crngrama, alcaçã d Gerente d Prjet, etc. Essas infrmações sã elabradas pel Gerente de Prjet em cnjunt cm as partes interessadas. Entradas: DOD Dcument de Oficializaçã da Demanda; Dcumentaçã existente da demanda d prjet; Partes interessadas; Cmunicad de autrizaçã e frmalizaçã de alcaçã d Gerente de Prjets e seu substitut. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet, alcad pel EGPTIC, deve receber cmunicad de sua alcaçã para executar a demanda d prjet. O Gerente d Prjet deve avaliar a dcumentaçã existente na demanda e receber d EGPTIC uma descriçã d cntext que prmveu a demanda d prjet, assim cm infrmações acerca de partes interessadas e da imprtância estratégica d prjet. É recmendável que Gerente d Prjet elabre Canvas d Prjet antes da criaçã d dcument Term de Abertura d Prjet, TAP. Através d Canvas é pssível ter um entendiment da necessidade d prjet e realizar um alinhament das expectativas cm prdut d prjet. O Canvas deve ser elabrad em uma reuniã cntend brigatriamente pel mens Demandante (utrs servidres da área demandante também pderã participar); a equipe técnica da área respnsável pela execuçã da demanda (é acnselhável que a equipe técnica que participar dessa reuniã também participe da execuçã) e Gerente d Prjet que irá guiar a criaçã d Canvas. Após entendiment inicial d bjetiv d prjet e prdut que este deve entregar, Gerente d Prjet deve elabrar Term de Abertura d Prjet, TAP. Esse dcument deve ser bjetiv e elabrad em cnjunt cm as partes interessadas. Definir qual flux será seguid: Açã, Ágil u a Tradicinal. Entre s critéris para a adçã de uma Açã estã: Ações sã demandas críticas para a SETIC, de curta duraçã e necessitand mnitrament cntínu d EGPTIC. Exempl: Renvaçã de Cntrat da Salacfre; Atualizaçã d PJe; Melhria de Prcess de TIC. Os critéris para definir uma demanda cm Açã sã: 1. Ser estratégic/tátic; 2. Duraçã superir a 5 dias e inferir a 20 dias uteis; 3. Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr igual u inferir a dis servidres. Ágil u Tradicinal Prjets Ágil u Tradicinal sã demandas de mair cmplexidade e duraçã, necessitand um planejament detalhad e acmpanhament cntínu da execuçã pr parte d Gerente d Prjet e EGPTIC. EGPTIC Página 92

94 Exempl: Desenvlviment de um nv sistema; Cntrataçã de acrd cm a Resluçã 182/2013; Os critéris para definir uma demanda cm Prjet Ágil u Tradicinal sã: 1. Demandas estratégicas u táticas de mair cmplexidade. (Ex.: Envlve pessas de crdenadrias distintas da SETIC e/u unidades externas à SETIC); 2. Duraçã superir a 20 dias uteis; 3. Estimativa de recurss humans envlvids na demanda fr superir a três servidres; 4. Exigir Cntrataçã de acrd cm Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014), u legislaçã vigente. Para seguir flux Ágil estã: 1. Afinidade e cnheciment da metdlgia Ágil pr parte d Gerente d Prjet; 2. Equipe reduzida, entre 3 (três) e 8 (it) pessas; 3. Prjets que demandem apenas participantes interns d TRT; 4. Quand há inúmeras incertezas quant a escp d prjet e as entregas que ele deve fazer; 5. Nã exigir cntrataçã de acrd cm a Res. CNJ nº 182/2013 u legislaçã vigente. Tdas as demandas de prjet que nã se enquadrarem em Açã u Ágil devem seguir flux Tradicinal. Após a elabraçã d TAP e d Canvas, Gerente d Prjet submete dcument para EGPTIC realizar a validaçã d dcument e submeter TAP para aceite final d Patrcinadr da SETIC. Respnsável: Gerente d Prjet. Saída: TAP Term de Abertura d Prjet. EGPTIC Página 93

95 2. Prjets 2.1. Iniciar Prjet Validar TAP Validar TAP Term de Abertura d Prjet Objetiv: Após a elabraçã d Term de Abertura, cnslidad pel Gerente d Prjet, dcument deve ser submetid a Escritóri de Prjets para ciência da cnclusã d dcument e validaçã quant a cnteúd e qualidade, assim cm aderência a padrã d Escritóri de Prjets. Entradas: TAP Term de Abertura d Prjet; DOD Dcument de Oficializaçã da Demanda. Descriçã da atividade: O EGPTIC recebe TAP cnslidad pel Gerente d Prjet. O EGPTIC deve validar dcument quant: Frmataçã d dcument e aderência a mdel de TAP d EGP; Qualidade das infrmações presentes n dcument; Alinhament d dcument à necessidade da demanda d prjet; Alinhament geral, cmprmetiment, premissas e restrições d TAP. Após análise pel EGPTIC deve: Submeter TAP para aprvaçã final d Patrcinadr Técnic e d Patrcinadr Demandante; Ou Submeter dcument a Gerente d Prjet para que este realize s devids ajustes. Em cas de necessidade de crreções, é recmendável que EGPTIC cnsulte Gerente d Prjet. Desta frma, sã evitads prblemas de cmunicaçã pr cnta de interpretaçã divergente d TAP. Respnsável: EGPTIC. Saídas: TAP Term de Abertura d Prjet aprvad pel EGPTIC; Quand necessári, rientações de revisã u crreções a Gerente d Prjet. EGPTIC Página 94

96 2. Prjets 2.1. Iniciar Prjet Aprvar u reprvar TAP Aprvar u reprvar TAP Objetiv: O Term de Abertura d Prjet (TAP) é um dcument que inicializa ficialmente um prjet, assim cm a reserva e liberaçã ds recurss que ele demandará. A aprvaçã e aceite final desse dcument é essencial para que prjet ganhe vida de fat. O Patrcinadr Técnic e Patrcinadr Demandante d prjet sã s aprvadres finais desse dcument. Entradas: TAP Term de Abertura d Prjet; Dcuments relacinads à demanda d prjet. Descriçã da atividade: Os Patrcinadres d prjet recebem TAP validad pel EGPTIC. Os Patrcinadres analisam dcument e em seguida devem ptar pr uma das seguintes pções: Aprvar TAP, assinand dcument atestand ciência e cncrdância cm ele; Slicitar ajuste n TAP, frnecend rientaçã para que deve ser crrigid; Cancelar prjet. Cm ba prática, é recmendável que s Patrcinadres cnsultem Gerente d Prjet e Gerente d EGPTIC antes de recusar TAP. Desta frma, evitase retrabalhs pr cnta de interpretaçã divergente d dcument. Imprtante bservar que s Patrcinadres sã s únics cm pder e cmpetência para determinar cancelament d prjet. Respnsáveis: Patrcinadr Demandante; Patrcinadr Técnic; Demandante. Saída: TAP Term de Abertura d Prjet aprvad u reprvad. EGPTIC Página 95

97 2. Prjets 2.1. Iniciar Prjet Realizar reuniã de abertura (kickff) Realizar reuniã de abertura (kickff) Objetiv: A reuniã de abertura d prjet é um event frmal, elabrad e cnduzid pel Gerente d Prjet cm a participaçã das partes envlvidas n prjet. Nela crre a apresentaçã das expectativas, das ações esperadas, estimativas gerais e ds bjetivs d prjet. Entradas: TAP Term de Abertura d Prjet; Dcuments relacinads à demanda d prjet. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet deve cnvcar a reuniã de kickff d prjet, cnvidand as partes envlvidas. O Gerente d Prjet apresenta TAP e prjet em si. A reuniã será cnduzida pel Gerente d Prjet. Cm a cnclusã da reuniã, Gerente d Prjet registra event em ata e inicia planejament d prjet, seguind u flux d prcess Ágil u flux d prcess Tradicinal, de acrd cm que fi definid em reuniã clegiada entre EGPTIC, Gerente d Prjet e Demandante durante a atividade Elabrar TAP. Respnsável: Gerente de Prjets. Saída: ATA Ata de reuniã. EGPTIC Página 96

98 Planejar Prjet O planejament d prjet cmpreende tda a atividade de prspecçã e planejament d que será executad para alcançar s bjetivs d prjet. Os trabalhs de planejament sã realizads pel Gerente de Prjet, sua equipe, patrcinadres e demais partes interessadas. Td planejament é dcumentad e cnslidad n Plan de Gerenciament de Prjet (PGP), que será dcument base para a execuçã e cntrle d prjet. Esse dcument é cnstruíd de frma incremental e iterativa, cm envlviment das partes envlvidas, de frma metódica, e cntrlada pel Gerente d Prjet. Flux desse prcess: EGPTIC Página 97

99 2. Prjets 2.2. Planejar Prjet Elabrar PGP Elabrar PGP Plan de Gerenciament d Prjet Objetiv: O Plan de Gerenciament d Prjet (PGP) é dcument base d prjet, que estabelece td escp, etapas de trabalh, crngrama, recurss necessáris e cmprmetids, riscs, níveis de qualidade, prcesss de aceite e finalizaçã d prjet. É um dcument cnstruíd de frma iterativa e incremental, absrvend s diverss prduts da atividade de planejament. O PGP é elabrad e cnstruíd pela Equipe de Prjet e submetid a EGPTIC e a Demandante para ratificaçã e aceite de seu cnteúd. Entradas: TAP Term de Abertura d Prjet; Dcuments relacinads à demanda e a prjet; RDM Requisiçã de Mudanças Aprvadas. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet, cm api de sua equipe, realiza s trabalhs de planejament de escp, temp, custs, qualidade, recurss humans, cmunicaçã, riscs, aquisições, partes interessadas e de integraçã de tds esses itens d prjet. A cnstruçã d PGP é um prcess iterativ e incremental, realizad em cnjunt cm a Equipe d Prjet e as diversas partes envlvidas. Send assim, é esperad que PGP sfra alterações evlutivas até que planejament esteja madur suficiente, de md que seja aceit e ratificad, trnandse entã um dcument únic de referência para a execuçã d prjet. A utilizaçã de técnicas e ferramentas, md de cnstruçã d PGP e ações a serem tmadas na elabraçã desse dcument ficam sb respnsabilidade d Gerente d Prjet, havend api e supervisã d EGPTIC na validaçã ds dcuments e marcs d desenvlviment d prjet. Uma das técnicas que pdem ser utilizadas para agilizar entendiment e planejament d PGP é a criaçã d mdel Canvas d Prjet. Cncluíd dcument, Gerente d Prjet deve submetêl a EGPTIC para análise e validaçã quant a cnteúd, aderência à Metdlgia e qualidade da infrmaçã. É pssível que em dad mment da execuçã d prjet seja necessária a alteraçã d PGP aprvad para cntemplar uma RDM Requisiçã de Mudança. Respnsáveis: Gerente de Prjets; Equipe de prjet. Saída: PGP Plan de Gerenciament d Prjet. EGPTIC Página 98

100 2. Prjets 2.2. Planejar Prjet Validar PGP Validar PGP Plan de Gerenciament de Prjet Objetiv: A validaçã d PGP feita pel EGPTIC tem cm principal bjetiv verificar a aderência deste dcument a padrã d EGPTIC, assim cm a sua qualidade. Entradas: TAP Term de Abertura d Prjet; PGP Plan de Gerenciament d Prjet. Descriçã da atividade: d: O Escritóri de Prjets deverá analisar tecnicamente PGP frnecid pel Gerente d Prjet, verifican Aderência à metdlgia; Aderência a bjetiv d TAP; Cerência das infrmações. Dentre s critéris de cerência pdems citar: Crngrama realista Prazs viáveis para a execuçã; Alcaçã de recurss Dentre s recurss dispníveis, verificar a carga de trabalh para prjet, férias de membrs da equipe, verificar se recurs já está alcad para utr prjet; Critéris de qualidade viáveis para s recurss dispníveis (financeir, human e tecnlógic). Cas encntre necessidade de ajustes n PGP, Escritóri deverá slicitar as devidas alterações a Gerente d Prjet, frnecend rientações e api aprpriads. Se dcument estiver cnsistente, EGPTIC deve encaminhál para Demandante validar. Respnsável: EGPTIC. Saída: PGP Plan de Gerenciament de Prjet validad. EGPTIC Página 99

101 2. Prjets 2.2. Planejar Prjet Aprvar PGP Aprvar PGP Objetiv: A aprvaçã d PGP pel Demandante é a validaçã final d planejament d prjet. É últim pass que precede a autrizaçã de execuçã d prjet. Entrada: PGP Plan de Gerenciament de Prjet. Descriçã da atividade: t. O Demandante recebe PGP d EGPTIC e deverá validar quant as requisits esperads para prje A analisar a dcumentaçã, demandante deve: Aprvar dcument, ratificand a cncrdância cm s terms d PGP; Ou Slicitar as alterações e crreções pertinentes. N cas de nã aprvaçã, as crreções e alterações deverã ser dcumentadas e encaminhadas a Gerente d Prjet. Havend aprvaçã, Demandante deve encaminhar prjet assinad para EGPTIC iniciar a sua execuçã. Respnsável: Demandante. Saída: PGP Plan de Gerenciament de Prjet aprvad u submetid para alteraçã. EGPTIC Página 100

102 Executar Prjet Etapa d prjet em que crre a execuçã de tud que fi planejad, cnfrme a liderança e direcinament d Gerente d Prjet. É esperad que cm s trabalhs de planejament, a execuçã crra de frma previsível, mensurável e cntrlada, evitand retrabalh cm mudanças drásticas, que cmprmetam bjetiv d prjet quant a seu escp, crngrama, riscs e qualidade. Os prcesss envlvids na Execuçã d Prjet sã: EGPTIC Página 101

103 2. Prjets 2.3. Executar Prjet Gerenciar e Executar Gerenciar e Executar Objetiv: É prcess n qual Gerente d Prjet lidera sua Equipe de Prjet e tds executam s esfrçs necessáris para entregar bjetiv d prjet, de acrd cm definid na etapa de Planejament d prjet. Entrada: PGP Plan de Gerenciament d Prjet. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet acmpanha trabalh da equipe e rientaa para a execuçã ds trabalhs. As atividades que serã executadas deverã seguir PGP. É dada autnmia a Gerente d Prjet para cntrlar as diversas atividades d prjet, de md que bjetiv seja alcançad cm sucess e dentr das restrições acrdadas. Na Gestã d Temp: Registrar as datas reais de execuçã das atividades e s respectivs percentuais de realizaçã de cada uma delas, registrar ainda diferentes situações d prjet, cm, pr exempl: Atividades já encerradas e executadas cm planejad; atividades em andament send executadas de frma diferente d planejad; atividades parcialmente executadas; atividades que estã paralisadas, mas cuja execuçã retrnará após algum períd e atividades que serã reagendadas para uma nva data. Na Gestã ds Recurss: As mudanças devem ser registradas infrmand us real de cada recurs. N cas de mudança de recurs u seu replanejament, recmendase registr de nva alcaçã de um recurs a uma atividade, us parcial de um recurs que antes era integral, a substituiçã de recurss, a trca de escala de trabalh e nv nivelament u a redistribuiçã de recurss. Na Gestã ds Custs, deverá ser realizad acmpanhament da execuçã, registrand percentual cncluíd e cust real pr atividade executada, bem cm a atualizaçã d cust padrã relativ a algum recurs. Durante a execuçã pderã crrer necessidades de mudanças na execuçã d prjet. Em situações em que as mudanças impactem significativamente n escp, cust, crngrama u recurss d prjet deve ser slicitada uma Requisiçã de Mudança. Esta atividade é abrdada cm parte d flux d prcess Mnitrament e Cntrle. Respnsáveis: Gerente d Prjet; Equipe de Prjet. Saída: PGP Plan de Gerenciament d Prjet atualizad. EGPTIC Página 102

104 2. Prjets 2.3. Executar Prjet Gerenciar equipe Gerenciar equipe Objetiv: Acmpanhar desempenh ds membrs da equipe, frnecer feedback, reslver cnflits e gerenciar mudanças para timizar desempenh d prjet. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; RSP Relatóris de Situaçã ds Prjets. Descriçã da atividade: Gerenciar andament d prjet para atualizaçã d seu desempenh em terms de equipe e das mudanças feitas relacinadas as recurss humans. Acmpanhar a equipe, mnitrand a integraçã e trabalh desenvlvid pr ela nas atividades d prjet. Slucinar prblemas e cnflits existentes facilitand trabalh em equipe. Alcar e desalcar prfissinais para participarem de ações n prjet cnfrme a demanda. Realizar feedback d andament d trabalh para a equipe. Intervir através de acnselhament, aprvaçã, requisiçã de mudança u revisã ds trabalhs que sã desenvlvids pela equipe. Estimular desenvlviment e mtivaçã da equipe. Respnsável: Gerente d Prjet. Saídas: Us, alcaçã, liberaçã de recurss; PGP Plan de Gerenciament d Prjet atualizad. EGPTIC Página 103

105 2. Prjets 2.3. Executar Prjet Infrmar partes interessadas Infrmar Partes Interessadas Objetiv: Cmunicar às partes interessadas prgress, riscs, mudanças entre utras infrmações pertinentes acerca d andament d prjet. Entrada: Situaçã d Prjet. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet, seguind que fi definid na seçã de Cmunicaçã d Plan de Gerenciament d Prjet, deve distribuir as infrmações sbre as atividades d prjet. Essa atividade tem cm um de seus bjetivs gerenciar as expectativas das partes interessadas, aprximand a prjet, infrmand e reclhend respstas acerca das atividades e futuras entregas. Respnsável: Gerente d Prjet. Saída: Partes interessadas infrmadas acerca d andament d prjet. EGPTIC Página 104

106 2. Prjets 2.3. Executar Prjet Acmpanhar aquisições e cntratações Acmpanhar aquisições e cntratações Objetiv: Executar s prcediments necessáris para garantir a realizaçã das cntratações definidas n planejament. Essa atividade será realizada apenas quand existir cntrataçã de acrd cm a legislaçã vigente n períd d prjet. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; Artefats d Planejament da Cntrataçã: Análise de Viabilidade da Cntrataçã; Plan de Sustentaçã; Estratégia da Cntrataçã; Análise de Riscs da Cntrataçã; Term de Referência u Prjet Básic. Outrs dcuments exigids pr frça da legislaçã vigente u de acrd as características específicas d tip de cntraçã. Descriçã da atividade: Acmpanhar a cntrataçã e s events que decrram dela, principalmente, recebiment ds entregáveis d bjet da cntrataçã, que fazem parte d escp d prjet. Auxiliar Respnsável pela Aquisiçã e Cntrataçã respndend dúvidas pertinentes às aquisições e cntratações. Acmpanhar e apiar prcess licitatóri quand fr pertinente. Entrar em cntat cm s frnecedres a fim de mnitrar s riscs, tais cm atrass u nã entrega. Acmpanhar frneciment de prduts e/u serviçs cntratads de acrd cm s requisits d prjet. Respnsável: Gerente d Prjet. Saída: Artefats relacinads à aquisiçã. EGPTIC Página 105

107 2. Prjets 2.3. Executar Prjet Gerenciar aquisições e cntratações Gerenciar aquisições e cntratações (At TRT GP nº 473/2014) Objetiv: Prcess destinad a acmpanhar as etapas de aquisições de prduts e serviçs necessáris à execuçã d prjet. Esse prcess existe apenas n prjet que exija cntrataçã, devend bedecer à Resluçã CNJ nº 182/2013 (At TRT GP nº 473/2014) u legislaçã vigente na épca d prjet. Os rits prcessuais sã própris e cndizentes à natureza de cada cntrataçã e nã cmpete a EGPTIC determinar cm crrerã. Entradas: Legislaçã vigente; Artefats d Planejament da Cntrataçã: Análise de Viabilidade da Cntrataçã; Plan de Sustentaçã; Estratégia da Cntrataçã; Análise de Riscs da Cntrataçã; Term de Referência u Prjet Básic. Outrs dcuments exigids pr frça da legislaçã vigente u de acrd as características específicas d tip de cntrataçã. Descriçã da atividade: A Área Respnsável pela Aquisiçã e Cntrataçã, utilizand s prcesss interns, deve garantir através ds trâmites legais a viabilizaçã da cntrataçã d serviç u aquisiçã d prdut necessári para a execuçã d prjet. Respnsável: Área Respnsável pela Aquisiçã e Cntrataçã. Saídas: Ordem de serviç; Cntrats; Outrs dcuments inerentes a prcess de aquisiçã e cntrataçã. EGPTIC Página 106

108 Mnitrar e Cntrlar Prjet A fase de Mnitrament e Cntrle d Prjet é glbal, crrend desde iníci d prjet até seu encerrament. Ela crre a td instante, de frma cntínua e repetida, em menr u mair grau de intensidade, cm diverss bjetivs específics, seja pr mtivaçã de event nã previst n prjet (requisições de mudanças, riscs nã identificads e que crreram, mudanças de cndições diversas, etc.) u pr aquelas de cntrle periódic cm acmpanhament da evluçã ds trabalhs n prjet. O Gerente d Prjet realiza cntrle e mnitrament de tds s aspets d prjet, cnfrme esse evlui em seu Cicl de Vida. Os prcesss desta fase d prjet adtads n EGPTIC sã: EGPTIC Página 107

109 2. Prjets 2.4. Mnitrar e Cntrlar Prjets Verificar e Cntrlar Escp Verificar e Cntrlar Escp Objetiv: Mnitrar escp d prjet e d prdut cm ele envlvid. Cmpreende as atividades de validaçã d que está send prduzid, de acrd cm que fi planejad e acrdad ns requisits de qualidade d PGP. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; Infrmações gerais relacinadas a planejament e à execuçã d prjet. Descriçã da atividade: Mnitrar andament d escp d prjet e d prdut. O Gerente d Prjet deve acmpanhar a execuçã ds trabalhs d prjet de acrd cm planejad, fazend sempre a cmparaçã d trabalh previst cm trabalh realizad. Avaliar s critéris de qualidade e se s prduts estã de acrd cm eles. O Gerente d Prjet verifica s entregáveis d prjet, validands cm s requisits dcumentads n planejament. Realizar as atividades de validaçã, slicitar crreções e adequações à Equipe de Prjets. Quand detectada a necessidade de uma mudança, qualquer parte envlvida pderá fazer uma Requisiçã de Mudança (RDM), para detalhar s ajustes necessáris a serem feits e fazer cm que prjet atinja s resultads esperads. O flux a ser seguid pela RDM está descrit n prcess de Gerenciar Mudanças. Respnsável: Gerente d Prjet. Saída: Entregas em cnfrmidade cm s requisits d prjet. EGPTIC Página 108

110 2. Prjets 2.4. Mnitrar e Cntrlar Prjets Cntrlar Crngrama Cntrlar Crngrama Objetiv: Através d cntrle d crngrama, Gerente d Prjet visualiza prgress geral ds trabalhs de acrd cm planejad em uma linha d temp. Cntrlar crngrama tem pr fim identificar desvis das metas de entrega estabelecidas e prprcinam a Gerente d Prjet um alerta cm antecedência para que ele pssa tmar as ações necessárias para manter crngrama dentr d que fi planejad. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; Infrmações gerais relacinadas a planejament e à execuçã d prjet. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet acmpanha a execuçã ds trabalhs desenvlvids, assim cm registr da evluçã e cnclusã das diversas atividades planejadas. Realiza acmpanhament da evluçã ds trabalhs cmparand na linha d temp cm que fi planejad e previst. Detecta desvis na linha a analisar crngrama (Previst X Realizad), tmand ações para manter a execuçã d prjet dentr d crngrama planejad. Mnitra e acmpanha as atividades d caminh crític d crngrama. Quand detectada a necessidade de uma mudança, qualquer parte envlvida pderá fazer uma Requisiçã de Mudança (RDM), para detalhar s ajustes necessáris a serem feits e fazer cm que prjet atinja s resultads esperads. O flux a ser seguid pela RDM está descrit n prcess de Gerenciar Mudanças. Respnsável: Gerente d Prjet. Saída: Crngrama atualizad. EGPTIC Página 109

111 2. Prjets 2.4. Mnitrar e Cntrlar Prjets Mnitrar Riscs Mnitrar Riscs Objetiv: Mnitrar, identificar e analisar s riscs para prjet, frnecend infrmações suficientes para a Equipe d Prjet tmar decisões de cm s riscs serã gerenciads, maximizar s riscs psitivs e minimizar s riscs negativs. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; Infrmações gerais acerca d prjet e ambiente intern e extern; Infrmações gerais relacinadas a planejament e à execuçã d prjet. Descriçã da atividade: O Gerente d Prjet, cm api de sua equipe, realiza mnitrament e cntrle ds riscs identificads, acmpanhand s events que pssam cnduzir à crrência de algum risc. Identificar e registrar nvs riscs que pssuam prbabilidade acentuada de crrência. Definir estratégias para ptencializar a crrência ds riscs psitivs (prtunidades), de frma a maximizar e explrar seus benefícis para prjet. Definir estratégias para eliminar, mitigar, transferir u aceitar riscs negativs (ameaças) que prejudiquem prjet. Implementar plan de respsta as riscs quand crrerem. Atualizar registr de riscs quant as events que nã pssam mais acntecer (pactes de trabalh entregues, etapas superadas, prblemas reslvids, prtunidades passadas, etc.). Respnsáveis: Gerente d Prjet; Equipe de prjet. Saídas: Plan de açã de respstas a riscs atualizad u executad; PGP Plan de Gerenciament d Prjet atualizad. EGPTIC Página 110

112 2. Prjets 2.4. Mnitrar e Cntrlar Prjets Dcumentar Lições Aprendidas Dcumentar Lições Aprendidas Objetiv: Dcumentar lições aprendidas durante prjet, de md a manter um registr históric de events e experiências, psitivas e negativas, vivenciadas para que pssam ser aprveitadas em mudanças, melhrament de prcesss e aperfeiçament ds trabalhs de Gerenciament de Prjets n EGPTIC e principalmente em nvs prjets, explrand que deu cert e evitand que deu errad. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; Infrmações gerais acerca d prjet e ambiente rganizacinal; Infrmações gerais relacinadas a planejament e à execuçã d prjet. Descriçã da atividade: Cnfrme prjet evlui, Gerente d Prjet registra uma análise ds principais prblemas enfrentads e as ações de cntrn adtadas, bem cm s sucesss e acerts btids n prjet. O dcument de Lições Aprendidas, LAP, deverá descrever: O que deveria acntecer (previst); O que realmente acnteceu (realizad); O mtiv pel qual Previst fi diferente d Realizad; Qual fi a liçã aprendida. Realizad registr, Gerente d Prjet submete a dcumentaçã a EGPTIC. O Gerente d Prjet deve registrar as lições aprendidas, em cnjunt cm sua equipe, n final de fases, marcs u em cmum acrd cm EGPTIC. Respnsáveis: Gerente d Prjet; Equipe de prjets. Saída: LAP Lições Aprendidas. EGPTIC Página 111

113 2. Prjets 2.4. Mnitrar e Cntrlar Prjets Elabrar Relatóri de Situaçã d Prjet Elabrar Relatóri de Situaçã d Prjet Objetiv: Elabraçã d Relatóri de Situaçã d Prjet, RSP. Distribuiçã e cmunicaçã de infrmações para a Equipe d Prjet e às partes envlvidas. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; Infrmações gerais relacinadas a planejament e à execuçã d prjet. Descriçã da atividade: O Relatóri de Situaçã d Prjet, RSP, será elabrad pel Gerente d Prjet em reuniã de acmpanhament cm a equipe d prjet. O relatóri deverá refletir, de frma bjetiva, a situaçã d prjet. O RSP deverá cnter as seguintes infrmações: Períd de abrangência d relatóri; Prgress d Prjet: Lista de tarefas cm s percentuais de cnclusã planejad e real, bem cm suas datas previstas de cnclusã; Risc e prblemas identificads: Cntend descriçã, açã, criticidade, respnsável e situaçã; Próxims passs: Próximas tarefas, respnsável, datas previstas de iníci e términ. O Gerente d Prjet deverá distribuir infrmações d RSP para a equipe e partes interessadas, de acrd cm Plan de Cmunicaçã. Respnsável: Gerente d Prjet. Saída: RSP Relatóri de Situaçã d Prjet. EGPTIC Página 112

114 2. Prjets 2.4. Mnitrar e Cntrlar Prjets Gerenciar Mudança Gerenciar Mudança Objetiv: Identificar, implantar, registrar, analisar, prpr sluções e avaliar impact de mudanças n prjet. Entradas: PGP Plan de Gerenciament d Prjet; RSP Relatóri de Situaçã d Prjet; Nva necessidade u alteraçã requerida; Infrmações gerais acerca d prjet e d ambiente rganizacinal. Descriçã da atividade: A descriçã detalhada das atividades desse subprcess será realizada na seçã Gerenciar Mudança. O Gerenciament da Mudança tem cm respnsabilidade analisar a pertinência de slicitações de mudanças, prpnd sluções e avaliand impact n prjet de frma a garantir a sua adequada aprvaçã u reprvaçã em cnfrmidade cm s bjetivs d prjet. Entre s critéris de análise de impact sã avaliads: Escp: Objetivamente, qual é a alteraçã n escp; Crngrama: Alteraçã em dias n praz; Cust: Alteraçã n valr d prjet; Recurs: Quais recurss humans u materiais serã alterads/afetads; Risc: Quais sã s riscs se a alteraçã nã acntecer. Descriçã clara e bjetiva da justificativa da mudança. Parecer técnic da Equipe d Prjet se a mudança é viável u nã. Respnsável: Partes Interessadas. Saídas: RDM Requisiçã de Mudança; Mudanças cntrladas, gerenciadas e implementadas. EGPTIC Página 113