MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE OURO PRETO UFOP DIRETORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS COORDENADORIA DE SUPRIMENTOS

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1 OFÍCIO CIRCULAR CSU nº 001, de 05 de fevereir de ASSUNTO: Infrme sbre implementaçã da metdlgia de Centrs de Custs, mdificações ns Sistemas Integrads, Treinament e demais rientações Prezads Senhres, Cm vistas a aprimrament da gestã ds recurss da instituiçã bem cm ds prcesss crrelats à requisiçã, cncessã, atendiment e execuçã das despesas necessárias a funcinament das atividades administrativas e acadêmicas da Instituiçã, a Diretria de Orçament e Finanças e a Crdenadria de Supriments infrmam seguinte: Distribuiçã de recurss: Está em fase de implementaçã a metdlgia de distribuiçã de recurss pr Centrs de Custs para s setres da UFOP. Cada Centr de Custs cnterá em sua cmpsiçã Ações cm finalidades específicas. Para a peracinalizaçã, a metdlgia prevê a implementaçã d "Plan de Gestã", que cnsiste na estrutura e rganizaçã para alcaçã de recurss, e d "Plan Anual de Ações", que cnsiste na rganizaçã das Ações institucinais cm execuçã prevista dentr d an de exercíci. Prtant cada "Açã UFOP" terá uma finalidade específica para utilizaçã ds recurss alcads, cnfrme dispst n ANEXO I deste Ofíci Circular. Os critéris de distribuiçã de recurss já estã em avaliaçã pela Cmissã de Orçament e Cntas d CUNI e a prpsta será submetida a CUNI na próxima reuniã agendada para mês de fevereir de Após a aprvaçã, a metdlgia será amplamente divulgada. Também será prmvida ações para a capacitaçã ds setres. Inicialmente s setres receberã uma dtaçã inicial para liberaçã ds sistemas. Esta dtaçã será ajustada após a aprvaçã ds critéris de distribuiçã e demais adequações necessárias. Sistemas: Os Sistemas Integrads da UFOP estã passand pr mdificações e ajustes para a implementaçã da metdlgia de Centrs de Custs. Segue detalhament das principais mudanças: Sistema de Gestã Orçamentária - SGO: Sistema que permite a gestã d Orçament Anual da UFOP e a distribuiçã de recurss entre s diverss

2 setres. Este sistema é parte integrante ds Sistemas Integrads da UFOP (Minha UFOP). Tds s sistemas interns que prcessam as despesas da instituiçã serã gradualmente interligads a este módul. O sistema já está implementad restand apenas alguns ajustes para sua ampla utilizaçã. Sistema de Requisiçã de Materiais - SRM: Principal mei para requisiçã ds materiais necessáris a funcinament ds setres da instituiçã. Este sistema passu pr mdificações para a implementaçã da Metdlgia de Centrs de Custs. A partir deste an (2016) s setres deverã dispr de recurss alcads para elabrar as Requisições de Materiais. Os pedids serã autmaticamente debitads n Centr de Custs d setr em sua respectiva "Açã UFOP". Sistema de Prpsta de Aquisiçã de Material e Cntrataçã de Serviçs - PAMCS: Sistema destinad a gerenciament d prcess de cmpras da instituiçã. Este sistema passu pr mdificações e será dispnibilizad apenas para s setres respnsáveis pela elabraçã da PAMCS, devidamente caracterizads cm "Áreas Demandantes" definidas n "Manual de Prcediments para Aquisiçã de Mercadrias e Serviçs n âmbit da UFOP". Esta medida reduzirá drasticamente númer de prcesss gerand mair eficiência n Trâmite. Nvas funcinalidades: Agrupament das Requisições para respectiva abertura d prcess de cmpras: Esta peraçã crrerá de frma autmatizada pel sistema a partir de cmands realizads pela Área Demandante para atendiment das requisições sb sua respnsabilidade; Inclusã da Etapa "Frmaçã de Preç". Esta etapa será realizada pela CSu e cnsiste na avaliaçã d pedid e sua respectiva ctaçã de preçs antes da Aprvaçã/Autrizaçã/Ordenaçã. A inclusã desta etapa se faz necessária uma vez que a ctaçã de preçs deve ser realizada cm base na legislaçã vigente e seguind critéris técnics. Cm as requisições serã debitadas d Centr de Custs d Setr, preç deverá estar adequad a fim de evitar débits indesejads e inviabilidade de prsseguiment d prcess. Catálg de Materiais: Principal base de dads ds Sistemas Integrads que cnsiste cdificaçã ds materiais utilizads pela instituiçã cm sua respectiva especificaçã. Esta ferramenta será dispnibilizada cm nvas funcinalidades que permitirá melhr gerenciament da catalgaçã para respectiva inserçã na base ds sistemas e cnsecutiva aquisiçã. Previsã e Requisiçã de Material: Após estuds realizads cm base nas Nrmas Brasileiras de Cntabilidade Aplicadas a Setr Públic- NBCASP e demais legislações vigentes, bservu-se que a Previsã de

3 Material Estcável anterirmente feita pels diverss setres, mstru-se ineficaz. Prtant infrmams que esta funcinalidade fi suprimida d sistema. Em substituiçã será intrduzida nvas metdlgias de gerenciament de estques que serã abrdadas em mment prtun. A infrmaçã ds dads de cnsum ds setres fi estimada cm base ns quantitativs atendid ds últims ans. Cas as unidades/setres necessitem de um acréscim n quantitativ superir a 15% (quinze pr cent), deverã justificar frmalmente a demanda majrada para análise pr parte da Diretria de Orçament e Finanças/Crdenadria de Supriments. O Sistema de Requisiçã de Materiais ficará permanentemente abert durante td exercíci. Haverá, n entant, uma data agendada para entrega ds materiais estcáveis, cnfrme agenda dispsta n ANEXO II deste Ofíci Circular. O agendament será criterisamente respeitad e nã haverá entrega de materiais estcáveis fra das datas agendadas. Haverá duas pções para Requisiçã de Material: Materiais Estcáveis: Cnsiste ns materiais dispníveis em estque n Almxarifad Central. Ex. material de limpeza, material de expediente (material de escritóri), entre utrs; Materiais NÃO Estcáveis: Cnsiste ns materiais nã dispníveis em estque e que deverã passar pela avaliaçã das Áreas Demandantes antes da abertura d prcess de cmpras. Ex: Material de us em refrmas, insums para aulas práticas e labratóris, aquisiçã de sftwares, aquisiçã de móveis, equipaments, aquisições de insums para utilizaçã em prjets, etc. Ressalta-se que para tds s tips de Requisiçã de Material haverá a deduçã ds valres ds materiais requisitads n sald d Setr Requisitante, cnfrme já detalhad anterirmente. A liberaçã d sistema para requisições de materiais e insums (Materiais NÃO Estcáveis) para aulas práticas deverã ser realizadas utilizand s recurss alcads na "Açã Gestã Acadêmica", cnfrme ANEXO I deste Ofíci Circular. As datas para essas requisições serã divulgadas juntamente cm Crngrama de Cmpras Sistemática de Cmpras: A Crdenadria de Supriments irá elabrar diversas licitações utilizand Sistema de Registr de Preçs para tds s materiais passíveis de aquisiçã nesta mdalidade

4 (Ex: materiais médic-hspitalares, prduts químics, vidrarias para labratóris, materiais dntlógics, entre utrs). Esta medida permitirá uma mair agilidade na entrega. Os setres respnsáveis pr cada grup de Material (Área Demandante) serã cnvcads para a cmpsiçã das Atas de Registr de Preçs via elabraçã da PAMCS e respectiva, aprvaçã e autrizaçã d prcess. Ressalta-se que s pedids para atendiment de tds s prduts rigináris de prcesss de Registr de Preçs nã passarã pela Etapa "Frmaçã de Preçs" já que nesta mdalidade s valres sã previamente afixads n Sistema de Requisiçã de Materiais. Oprtunamente será divulgad Crngrama de Cmpras para 2016 e respectivs prazs de slicitaçã bem cm prazs de chamada ds setres respnsáveis para a realizaçã das Atas de Registr de Preçs. Manual de Prcediments para Aquisiçã de Mercadrias e Serviçs n âmbit da UFOP (Manual de Cmpras): Será divulgad em breve "Manual de prcediments para Aquisiçã de Mercadrias e Serviçs n âmbit da UFOP". Este Manual cnsiste na síntese ds prcediments relacinads a planejament, requisiçã e execuçã de cmpras da Instituiçã. O manual será amplamente divulgad cm respectiva açã de capacitaçã as setres da UFOP. Treinament: Infrmams que s sistemas estã em fase final de ajustes para implementaçã das nvas funcinalidades. Desta frma a Crdenadria de Supriments, juntamente cm a Diretria de Orçament e Finanças irá agendar um treinament para tds s usuáris ds Sistemas tã lg as mdificações estejam cncluídas. Cm s setres pssuem demandas específicas, treinament será realizad em cada uma das Unidades Acadêmicas e Administrativas para apresentaçã das mudanças e para esclareciment de dúvidas. Os treinaments serã realizads em açã cnjunta da DOF/CSU/NTI e ADP e irã abranger a capacitaçã sbre s prcediments necessáris, inclusive sbre a cmpsiçã ds Centrs de Custs ds setres e a respectiva finalidade das Ações que cmpõe.

5 Crdenadria de Supriments Diretria de Orçament e Finanças ANEXO I QUADRO DE "AÇÕES UFOP" AÇÃO UFOP FINALIDADE TIPO DE DESPESA SETOR Alcaçã de recurss Material de expediente GESTÃO DA necessáris a (material de escritóri); TODOS UNIDADE desenvlviment das Material de limpeza; atividades VOLTADAS Material de cnsum AO FUNCIONAMENTO d setr. vltads para atividades específicas ds setres. EX: setr de manutençã elétrica: material elétric. GESTÃO ACADÊMICA Alcaçã de recurss para despesas VOLTADAS AO FUNCIONAMENTO DAS ATIVIDADES ACADÊMICAS ds curss. Aquisiçã de insums para aulas práticas (labratóris); Excursões curriculares: Aux. Fin. Estudantes; Diárias (prfs. e mtristas); Transprte; UNIDADES ACADÊMICAS e seus respectivs DEPARTAMENTOS

6 AÇÕES ESPECÍFICA S Alcaçã de recurss para ações específicas, prjets, events. Passagens; Demais despesas crrelacinadas à execuçã das disciplinas. Cnfrme Plan de Trabalh da Açã. PRÓ-REITORIAS ANEXO II AGENDA DE ENTREGA DE MATERIAIS Mês de elabraçã da Requisiçã de Entrega d material Material Fevereir 1º a 14/03/2016* Març 1º a 14/04/2016 Abril 2 a 13/05/2016 Mai 1º a 14/06/2016 Junh 1º a 15/07/2016 Julh 1º a 12/08/2016 Agst 1º 15/09/2016 Setembr 3 a 17/10/2016 Outubr 1 a 17/11/2016 Nvembr 1º a 14/12/2016 Dezembr 2 a 13/01/2017

7 * Pderã crrer mdificações ma agenda d mês de fevereir em decrrência d feriad de Carnaval cnfrme necessidade identificada pel Almxarifad.