Gestão de projetos de TI

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1 Seçã de Mdelagem de Prcesss Gestã de prjets de TI MPP - Manual de Plíticas e Prcediments Atualizad em AGOSTO/2016

2 Sumári 1. DO GESTOR DO PROCESSO DO AMPARO LEGAL DA POLÍTICA INSTITUCIONAL DO DIAGRAMA E DOS PROCEDIMENTOS CALENDÁRIO LINKS INTERESSANTES LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS... 10

3 Seçã de Mdelagem de Prcesss Gestã de prjets de TI Atualizad em 23/08/2016 Dispõe sbre a plítica institucinal, flux de trabalh e s prcediments adtads e necessáris para a Gestã de prjets de TI. 1. DO GESTOR DO PROCESSO PROPLAN Pró-Reitria de Planejament DTIC Diretria de Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI 2. DO AMPARO LEGAL Esfera Institucinal: Plan de desenvlviment institucinal (PDI) , 02 de Julh de Descreve cnjunt das plíticas institucinais de caráter participativ, adtadas pela Universidade Federal d Estad d Ri de Janeir (UNIRIO). Plan diretr de tecnlgia de infrmaçã e cmunicaçã (PDTIC) , 23 de Fevereir de Descreve a prática de gestã racinal ds recurss de TIC na UNIRIO, alinhada à sua estratégia institucinal, visand à eficácia, efetividade e eficiência ns gasts cm investiments e custei. Resluçã N 3.437, de 08 de Julh de 2010 Descreve as atividades e funções da DTIC, cm as atribuições ds seus órgãs subrdinads. 3. DA POLÍTICA INSTITUCIONAL Adçã de um prcess frmal de gestã de prjets, alinhads à gvernança de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã e basead nas melhres práticas de mercad e segund a metdlgia d SISP; Manual de Plíticas e Prcediments Página 3

4 Seçã de Mdelagem de Prcesss Sã dcuments brigatóris de us para a gestã de Prjets: Dcument de Oficializaçã de Demanda (DOD) Term de Abertura d Prjet (TAP) Crngrama de Execuçã d Prjet (CEP) Term de Encerrament d Prjet (TEP) Tdas as demandas passíveis de previsibilidade apresentadas pela UNIRIO bem cm pela própria DTIC, através de suas gerências u crdenações, deverã ser registradas através d Dcument de Oficializaçã de Demandas e, uma vez aprvadas pela DTIC, deverã ser incrpradas a Prtfóli de Prjets de TI. De maneira sucinta, para fins de entendiment da Crdenaçã respnsável pelas diversas demandas existentes, cnsidera-se que: Prjet é riund de demandas passíveis de previsibilidade, pdend ser estabelecids prazs, ações e equipes. A gestã ds prjets fica a carg da Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI. Suprte é riund de demandas nã passíveis de previsibilidade, crrend de maneira inesperada e que precisam de sluçã pntual, mesm que prvisória, quand, para que a sluçã definitiva seja aplicada, faz-se necessári um Prjet. A gestã ds suprtes fica a carg da Crdenaçã de Atendiment a Usuári. Sã bjetivs a serem alcançads, a partir da adçã da Gestã de Prcesss de TI: Assegurar à DTIC suprte de infrmaçã adequad, dinâmic, cnfiável e eficaz; Estimular us racinal ds recurss de tecnlgia da infrmaçã, n âmbit da instituiçã, visand à melhria da qualidade e da prdutividade d cicl da infrmaçã; Estimular desenvlviment, a padrnizaçã, a integraçã, a interperabilidade, a nrmalizaçã ds serviçs de prduçã e disseminaçã de infrmações, de frma descentralizada. Pssuir um Prtfóli de Prjets atualizad e que reflita s resultads alcançads e a demanda de tda a Universidade n que diz respeit á área de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã. Manual de Plíticas e Prcediments Página 4

5 Seçã de Mdelagem de Prcesss 4. DO DIAGRAMA E DOS PROCEDIMENTOS I) Apresentar demanda: É a apresentaçã de uma necessidade pntual da unidade demandante, através d preenchiment d Dcument Oficial de Demanda (DOD) que será utilizad cm referência para a transfrmaçã u nã desta demanda em um Prjet. Períd de realizaçã: pr demanda, quand bservada a necessidade pr parte demandante Respnsável: Unidade demandante Entrada: Necessidade pntual Saída: DOD Prcediments Operacinais: Acessar a página da CPGTI pel site da DTIC em Baixar dcument ficial de demanda (DOD) Preencher, assinar e encaminhar dcument ficial de demanda para a DTIC II) Tmar ciência da demanda Cada DOD enviad a CPGTI caracteriza a tmada de ciência pr parte da crdenaçã que irá realizar uma pré-analise e entendiment d que está send demandad. Psterirmente DOD é encaminhad à direçã da DTIC. Períd de realizaçã: pr demanda, quand d recebiment d DOD Manual de Plíticas e Prcediments Página 5

6 Seçã de Mdelagem de Prcesss Respnsável: Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI Entrada: DOD Saída: DOD Prcediments Operacinais: Receber DOD e tmar ciência Pré-analisar DOC e entender, em linhas gerais, que está send demandad, sem nenhuma tmada de decisã Encaminhar para a direçã da DTIC. III) Avaliar e pririzar demanda Cnsiste na avaliaçã d DOD pr parte da direçã, em cnjunt cm a gerência relacinada a demanda apresentada, definind a viabilidade u nã de cada DOD apresentad, bem cm definind a priridade e dand a autrizaçã para dar iníci a prjet. Períd de realizaçã: pr demanda, idealmente em reuniões periódicas das gerências e das crdenações Respnsável: Direçã da DTIC Entrada: DOD Saída: DOD autrizad Prcediments Operacinais: Reunir crdenaçã de prjets e gerências das áreas relacinadas Definir viabilidade d prjet Definir s prcesss a serem pririzads. IV) Registrar demanda n Prtfóli de Prjets Cnsiste em incluir, n Prtfóli de Prjets de TI nv prjet aprvad, refazend, eventualmente, as priridades definidas ds prjets já existentes. Períd de realizaçã: Após autrizaçã para dar iníci a prjet. Respnsável: Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI Entrada: DOD autrizad Saída: Term de Abertura d Prjet Prcediments Operacinais: Elabrar Term de Abertura d Prjet Incluir prjet n Prtfóli de Prjets de TI V) Agendar reuniã de frmalizaçã d prjet Cnsiste na articulaçã e n agendament da reuniã inicial entre s envlvids n prjet. Manual de Plíticas e Prcediments Página 6

7 Seçã de Mdelagem de Prcesss Períd de realizaçã: Cnfrme demanda, a partir de agenda ds envlvids. Respnsável: Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI Entrada: Term de Abertura de Prjet Saída: Ntificaçã de reuniã agendada Prcediments Operacinais: Fazer cntat cm a unidade demandante Fazer cntat cm a Gerência da área relacinada Fazer agendament Registrar data e hra da reuniã marcada. VI) Definir escp e fases d prjet Cnsiste em definir claramente escp e as fases d prjet, em reuniã previamente agendada, cm a indicaçã ds principais entregáveis e seus respectivs prazs, bem cm a indicaçã ds participantes da equipe envlvida. Períd de realizaçã: Cnfrme data agendada. Respnsável: Unidade demandante Entrada: (1) Term de Abertura d Prjet e (2) Ntificaçã de marcaçã de reuniã Saída: Term de Abertura d Prjet atualizad Prcediments Operacinais: Reunir cm a unidade demandante Definir escp d prjet, as fases e atividades d prjet Definir a equipe envlvida n prjet Pré-agendar a data da reuniã técnica para definiçã das ações, quand nã realizada na mesma reuniã inicial Atualizar Term de Abertura d Prjet VII) Realizar detalhament das ações A gerência da área executra d prjet deve fazer reuniões cm a área demandante cm vistas a identificar tdas as ações necessárias para atendiment d prjet, bem cm das respnsabilidades de cada participante da equipe. Períd de realizaçã: Cnfrme pré-agendament realizad na reuniã de definiçã d escp Respnsável: Gerência da Área relacinada Entrada: Term de Abertura d Prjet Saída: Levantament de requisits d prjet. Prcediments Operacinais: Manual de Plíticas e Prcediments Página 7

8 Seçã de Mdelagem de Prcesss Reunir junt a unidade demandante Realizar detalhament d que será feit n prjet. Definir s prazs e respnsáveis para cada açã definida VIII) Elabrar crngrama de execuçã Cnsiste em elabrar, em ferramenta específica, crngrama de execuçã d prjet, destacand s prazs e respnsáveis pr cada açã definida. Tal crngrama será mecanism de cntrle d andament d prjet e d atendiment as prazs e bjetivs elencads. Períd de realizaçã: Cnfrme demanda, após a gerência da área fazer detalhament das ações d prjet. Respnsável: Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI Entrada: (1) Term de Abertura de Prjet atualizad e (2) Definições btidas pela Gerência da Área Saída: Crngrama de Execuçã d Prjet Prcediments Operacinais: Definir crngrama de acrd cm escp, as atividades e fases estabelecids. Usar a ferramenta MS Prject para realizar gerenciament d Prjet Usar a ferramenta Ggle Keep para gerenciar a cmunicaçã entre s envlvids IX) Aprvar crngrama de execuçã Cnsiste na aprvaçã, pr parte da unidade demandante, d crngrama d prjet dand iníci a fase de execuçã. Períd de realizaçã: Cnfrme demanda, em reuniã cm a unidade demandante Respnsável: Unidade demandante Entrada: Crngrama de Execuçã d Prjet Saída: Crngrama de Execuçã d Prjet aprvad Prcediments Operacinais: Reunir cm a unidade demandante Expr crngrama cm as ações a serem executadas pels respnsáveis, tant da DTIC cm da Unidade Demandante Aprvar crngrama. X) Acmpanhar a execuçã d crngrama Cnsiste n acmpanhament e gerenciament d prjet, utilizand ferramentas de api para mnitrar e cntrlar crngrama, garantind que escp, atividades e fases sejam realizads dentr d praz estabelecid pelas equipes respnsáveis. Períd de realizaçã: enquant durar prjet. Manual de Plíticas e Prcediments Página 8

9 Seçã de Mdelagem de Prcesss Respnsável: Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI Entrada: Crngrama de Execuçã d Prjet aprvad Saída: Crngrama de Execuçã d Prjet cncluíd Prcediments Operacinais: A CPGTI usará Ggle Keep para gerenciar as cmunicações, enviand lembretes e aviss sbre cumpriment das tarefas para a área executra e esta retrnará feedback através da mesma ferramenta. A CPGTI vai usar MS Prject para acmpanhar, gerenciar, mnitrar e cntrlar crngrama das atividades. XI) Executar prjet Cnsiste na execuçã d prjet de acrd cm crngrama estabelecid. Períd de realizaçã: enquant durar a execuçã d prjet Respnsável: Gerência da Área Entrada: Crngrama de Execuçã d Prjet aprvad Saída: Prjet cncluíd Prcediments Operacinais: Executar prjet cnfrme crngrama estabelecid. XII) Assinar Term de Encerrament de Prjet Cnsiste na ficializaçã d encerrament d prjet através da assinatura d Term de Encerrament de Prjet, mudand assim status d mesm de prjet para atividade cntinua da unidade demandante e, assim, seguir as ações de suprte quand necessárias. Períd de realizaçã: A términ d prjet Respnsável: Unidade demandante Entrada: (1) Crngrama de Execuçã d Prjet cncluíd e (2) Term de Encerrament de Prjet Saída: Term de Encerrament de Prjet assinad Prcediments Operacinais: Reunir CPGTI e unidade demandante Assinar Term de Encerrament de Prjet Mudar status d prjet para cncluíd e encerrad. 5. CALENDÁRIO Pr demanda das unidades slicitantes Manual de Plíticas e Prcediments Página 9

10 Seçã de Mdelagem de Prcesss 6. LINKS INTERESSANTES PDI , de 23/01/ PDTIC PDTIC PDTIC (Prtaria Nº 173, de 24 de març de 2016) (Extensã d praz de vigência) Prtal d SISP Metdlgia SISP PMI n Brasil 7. LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS CEP Crngrama de Execuçã d Prjet CPGTI Crdenaçã de Prjets e Gvernança de TI DOD Dcument Oficial de Demanda DTIC Diretria de Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã PDI Plítica de Desenvlviment Institucinal PDTIC Plítica de Diretr de Tecnlgia de Infrmaçã e Cmunicaçã PMI Prcess Management Institute PROPLAN Pró-Reitria de Planejament SISP Sistema de Administraçã ds Recurss de Tecnlgia da Infrmaçã TAP Term de Abertura de Prjet TEP Term de Encerrament d Prjet Manual de Plíticas e Prcediments Página 10