Conselho Coordenador da Avaliação dos Serviços. Orientação Técnica

Transcrição

1 Cnselh Crdenadr da Avaliaçã ds Serviçs Orientaçã Técnica Aut-Avaliaçã ds Serviçs Elabraçã (pels GPEARI s) d Relatóri da Análise Cmparada da Avaliaçã d Desempenh ds Serviçs I. CONSIDERAÇÕES GERAIS O Sistema Integrad de Gestã e Avaliaçã d Desempenh na Administraçã Pública (SIADAP), aprvad pela Lei n. 66-B/2007, de 28 de Dezembr, assenta numa cncepçã integrada ds sistemas de gestã e avaliaçã, permitind alinhar, de uma frma cerente, s desempenhs ds serviçs e s ds que neles trabalham, send um ds seus aspects invatóris referente a subsistema de avaliaçã d desempenh ds serviçs (SIADAP 1). Ns terms da lei, sistema de avaliaçã ds serviçs públics visa refrçar na Administraçã Pública uma cultura de avaliaçã e respnsabilizaçã, vincada pela publicitaçã ds bjectivs ds serviçs e ds resultads btids, em estreita articulaçã cm cicl de gestã, send que a autavaliaçã de carácter anual e brigatóri - passa a cnstar d relatóri de actividades a divulgar na página electrónica d serviç, juntamente cm seu QUAR (Quadr de Avaliaçã e Respnsabilizaçã). N sentid de alertar e clarificar alguns aspects essenciais sbre a aplicaçã deste subsistema de avaliaçã e de antecipar algumas questões que pssam vir a clcar-se as serviçs aquand da avaliaçã d desempenh relativ a 2008 (a realizar em 2009), Cnselh Crdenadr da Avaliaçã ds Serviçs (CCAS) aprvu presente dcument 1, qual deve ser articulad cm as rientações cnstantes d fíci circular n. 13/GDG/2008, elabrad pela Direcçã-Geral da Administraçã e d Empreg Públic (DGAEP) e divulgad n dia 21 de Nvembr de Para efeit, e de acrd cm deliberad na reuniã d CCAS de 17 de Julh de 2008, fi criad um grup de trabalh na dependência d CCAS cnstituíd pr elements ds seguintes serviçs: GPEARI/MFAP; IGF; DGAEP; DGPJ/MJ; GEE/MEI; GPERI/MOPTC; GPEARI/MC. A versã final d dcument beneficiu ainda ds cmentáris da DGAI/MAI, GPEARI/MCTES, GPERI/MOPTC e GEE/MEI. Página 1/7

2 Relembra-se que na página electrónica é pssível encntrar infrmaçã e dcumentaçã adicinal de suprte à cnstruçã d QUAR e de aplicaçã d SIADAP 1. Na página electrónica é pssível cnsultar alguns QUAR (actualmente encntram-se aí publicitads 71 QUAR), pr exempl, para efeits de cmparaçã de bjectivs de serviçs cm missões idênticas. II. AUTO-AVALIAÇÃO DO SERVIÇO 1. A aut-avaliaçã d serviç deve ser feita cm base n QUAR, evidenciand s resultads alcançads e s desvis verificads. Neste instrument encntram-se s bjectivs, indicadres e metas quantificads permitind, ns terms da lei, uma mediçã da sua cncretizaçã. Pr iss, devem ser referidas eventuais refrmulações de bjectivs, indicadres e metas, face à versã d QUAR inicialmente aprvada, bem cm as justificações para as mesmas. 2. A infrmaçã indicada n n. 2 d art. 15. da Lei n. 66-B/2007, que deve acmpanhar a aut-avaliaçã, cnstitui um element adicinal de autcnheciment para serviç e serve para s gabinetes que em cada ministéri têm atribuições em matéria de planeament, estratégia e avaliaçã (GPEARI s) terem uma melhr percepçã e cnheciment daquele serviç. Esta infrmaçã, assim cm a restante infrmaçã relativa a serviç e cnstante d Relatóri de Actividades, nã determina a atribuiçã da mençã prevista n n. 1 d art. 18. da Lei n.º 66-B/2007 mas deve ser tida em cnta na análise a efectuar pels GPEARI s e, cnsequentemente, na fundamentaçã d parecer destes serviçs quant a recnheciment da distinçã de mérit. A infrmaçã adicinal de aut-avaliaçã que s serviçs devem facultar, para que GPEARI melhr pssa cmpreender as cnclusões e s respectivs limites em sede de cmparaçã cm utrs rganisms, reprta-se a: Apreciaçã, pr parte ds utilizadres, da quantidade e qualidade ds serviçs prestads, cm especial relev quand se trate de unidades prestadras de serviçs a utilizadres externs. N anex 1 é sugerida pssível infrmaçã adicinal, cm carácter pcinal, a mencinar neste item. Avaliaçã d sistema de cntrl intern. Os serviçs pderã mencinar, neste pnt, as cnclusões e as recmendações de acções de inspecçã a que eventualmente tenham sid sujeits, n âmbit da avaliaçã da aplicaçã d SIADAP 1, pelas inspecções-gerais sectriais. Página 2/7

3 N anex 2, sã elencads alguns aspects relevantes que s serviçs pderã mencinar, cm carácter pcinal, relativamente a este item. Análise das causas de incumpriment de acções u prjects nã executads u cm resultads insuficientes. Os serviçs deverã identificar causas exógenas (externas a serviç) e/u endógenas. Desenvlviment de medidas para um refrç psitiv d desempenh. Cmparaçã cm desempenh de serviçs idêntics, n plan nacinal e internacinal, que pssam cnstituir padrã de cmparaçã. Audiçã de dirigentes intermédis e demais trabalhadres na autavaliaçã ds serviçs. Deverá ser mencinad se huve envlviment ds dirigentes intermédis e demais trabalhadres na aut-avaliaçã d serviç. Cas serviç elabre questináris de avaliaçã para s clabradres, deverá menciná-l neste tópic, indicand: Metdlgia utilizada. Períd de realizaçã d inquérit/questinári. Univers de inquiriçã. Dimensã da amstra = XXX respstas. Grau de satisfaçã apurad. Nta: sugere-se a utilizaçã d questinári para clabradres, devidamente adaptad a serviç, dispnível n síti electrónic da DGAEP ( 3. Relembra-se que s serviçs que, em cada ministéri, têm cmpetências em matéria de planeament, estratégia e avaliaçã devem também prceder à sua aut-avaliaçã, ns mesms mldes, cm s mesms critéris e para s mesms efeits ds restantes serviçs. N entant, dada a sua natureza específica, cmpete as respectivs ministrs realizar as perações subsequentes d prcess até à análise cmparada, exclusive. Página 3/7

4 III. EXPRESSÃO QUALITATIVA DA AVALIAÇÃO DOS SERVIÇOS A avaliaçã final d desempenh ds serviçs é expressa qualitativamente pelas seguintes menções: a) Desempenh bm, atingiu tds s bjectivs, superand alguns; b) Desempenh satisfatóri, atingiu tds s bjectivs u s mais relevantes; c) Desempenh insuficiente, nã atingiu s bjectivs mais relevantes. Para este efeit, sã cnsiderads bjectivs mais relevantes aqueles que, smand s pess pr rdem decrescente de cntribuiçã para a avaliaçã final, perfaçam uma percentagem superir a 50%, resultante d apurament de, pel mens, metade ds bjectivs, independentemente da sua natureza (eficácia, eficiência e qualidade). Página 4/7

5 IV. MODELO DE RELATÓRIO DA ANÁLISE COMPARADA DA AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DOS SERVIÇOS Relatóri da Análise Cmparada da Avaliaçã d Desempenh ds Serviçs d Ministéri XXX Períd em avaliaçã: an de XXXX. Entidade respnsável pel relatóri: Capítuls Tópics Identificaçã d univers elegível d SIADAP 1 e serviçs efectivamente avaliads: suas causas I Intrduçã II Avaliaçã glbal d grau de cumpriment ds bjectivs III Avaliaçã glbal d grau de utilizaçã ds meis dispníveis Cnsideraçã/análise/referência da relaçã entre s bjectivs estratégics ds serviçs e s bjectivs glbais d ministéri para an em causa. Análise glbal d grau de cumpriment ds bjectivs; sua relaçã cm s bjectivs glbais d ministéri. Análise d grau de utilizaçã ds recurss humans e d grau de execuçã ds recurss financeirs Análise da prdutividade (Avaliaçã glbal versus Recurss Humans utilizads/planeads). Análise cust-eficácia (Recurss Financeirs utilizads/planeads versus avaliaçã glbal). Cmparaçã entre: Objectivs de eficácia Objectivs de eficiência Objectivs de qualidade IV Análise cmparada Análise ds principais desvis: identificar s serviçs cm maires desvis, nã justificads, entre bjectivs e resultads u que, pr razões cnsideradas pertinentes, devam ser bject de heter-avaliaçã. Identificaçã ds serviçs que se distinguiram psitivamente a nível d seu desempenh. V Cnclusões Prpsta de serviçs merecedres da distinçã de mérit; justificaçã cm base na aplicaçã de uma grelha de critéris de distinçã de mérit (deve juntar-se em anex as apreciações críticas elabradas pels GPEARI s às autavaliações ds serviçs e as suas eventuais cntestações). Identificaçã das principais causas de incumpriment e medidas a tmar para futuras melhrias d desempenh. Página 5/7

6 A N E X O S ANEXO 1. Apreciaçã, pr parte ds utilizadres, da quantidade e qualidade ds serviçs prestads, cm especial relev quand se trate de unidades prestadras de serviçs a utilizadres externs. Pssível infrmaçã adicinal a prestar neste item: Metdlgia utilizada. Períd de realizaçã d inquérit/questinári. Univers de inquiriçã. Dimensã da amstra = XXX respstas. Grau de satisfaçã apurad (cas nã cnste d QUAR). Nta: sugere-se a utilizaçã ds questináris, devidamente adaptads a serviç, dispníveis n síti electrónic da DGAEP ( Para cas em que a qualidade d serviç prestad é um ds bjectivs d QUAR e é aferida pela qualidade apercebida pels utilizadres externs sugere-se uma frmulaçã simples para bjectiv, indicadr e meta. Exempl: Objectiv: prmver um elevad nível de qualidade d serviç prestad Indicadr assciad: nível médi de satisfaçã ds utilizadres Meta: seleccinar um valr na escala de 1 a 5. Escala 1-5 Mençã 1 Muit Frac 2 Frac 3 Suficiente 4 Bm 5 Muit Bm Página 6/7

7 ANEXO 2. N que se refere à avaliaçã d sistema de cntrl intern, s serviçs pderã, em funçã das suas especificidades, salientar aspects relevantes referentes a: Ambiente de cntrl: valrizaçã de valres étics e de integridade (ex. códigs de ética e de cnduta); cntrls financeirs efectivs e incentivs a desenvlviment de bas práticas; cntacts regulares entre a direcçã e s dirigentes das unidades rgânicas; existência u nã de cntrls externs e/u de fiscal únic. Estrutura rganizacinal: bedece às regras definidas legalmente; respnde satisfatriamente à evluçã da actividade d serviç; sã recnhecidas as respnsabilidades, autridade e delegaçã n sei d serviç; pessal d serviç é avaliad de acrd cm SIADAP; existe uma plítica de frmaçã d pessal que garanta a adequaçã d mesm às funções e cmplexidade das tarefas. Actividades e prcediments de cntrl administrativ implementads n serviç: diplma rgânic encntra-se integralmente regulamentad; sã recnhecids e frmalizads s fluxs de infrmaçã e cmunicaçã intersectivs; pssui manual de cntrl intern e/u de cntabilidade; a cmpetência para autrizaçã da despesa está claramente definida; está implementad um sistema de rtaçã de funções entre s trabalhadres; as respnsabilidades funcinais pela realizaçã das diferentes tarefas, cnferências e cntrls estã claramente definidas; s circuits ds dcuments estã claramente definids. Fiabilidade ds sistemas de infrmaçã: nível de abrangência e integraçã das diferentes aplicações; s mecanisms que garantem a fiabilidade, prtunidade e utilidade ds utputs ds sistemas; a infrmaçã prduzida e utilizada ns prcesss de decisã; sã identificads s requisits de segurança para acess de terceirs a infrmaçã u activs d serviç; está salvaguardada a infrmaçã ds cmputadres de rede; garante-se a segurança na trca de infrmações e sftware. Página 7/7