Gestão de Suprimentos - HUGG

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1 Gestã de Supriments - HUGG MPP - Manual de Plíticas e Prcediments Atualizad em 02/02/2016

2 SUMÁRIO 1. D gestr d prcess D ampar legal Da plítica institucinal D diagrama e prcediments adtads... 4 a. Entrada e saída de Materiais Calendári Links imprtantes LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS ANEXO...15

3 Administraçã de Recurss Materiais Gestã e Utilizaçã ds Materiais Gestã de Supriments Dispõe sbre a plítica institucinal, flux de trabalh e s prcediments adtads e necessáris para a entrada e saída de materiais de cnsum n SESUP d HUGG. 1. DO GESTOR DO PROCESSO Hspital Universitári Gaffrée e Guinle Superintendência Administrativa Divisã de Patrimôni e Material SESUP 2. DO AMPARO LEGAL Esfera Federal: Decret , de 1990 Regulamenta, n âmbit da Administraçã Pública Federal, reaprveitament, a mvimentaçã, a alienaçã e utras frmas de desfaziment de material. Artigs em destaque: Art. 3º, Art.4º, Art. 16º e Art. 19º Instruçã Nrmativa 205, de 1988 Sbre bjetiv de racinalizar cm minimizaçã de custs us de material n âmbit d SISG através de técnicas mdernas que atualizam e enriquecem essa gestã cm as desejáveis cndições de peracinalidade, n empreg d material nas diversas atividades. Artigs em destaque: Tds Manual de Plíticas e Prcediments Página 3

4 3. DA POLÍTICA INSTITUCIONAL Serã prcessadas pel SESUP apenas as Slicitações enviadas pel SIE, nã send aceitas Slicitações via frmulári impress u cntat telefônic A Slicitaçã de Material deverá seguir a agenda de Slicitações elabrada pel SESUP O Material slicitad será entregue smente pela equipe d SESUP, nã send aceita a retira in lc pela Unidade Slicitante O registr da Slicitaçã de Material n SIE nã garante que atendiment d ttal ds itens slicitads. A Slicitaçã de Material autrizada pela SESUP terá sua entrega efetuada de acrd cm a agenda elabrada pela SESUP É de respnsabilidade da Unidade Slicitante acmpanhament da Slicitaçã de Material Em cas de irregularidade u necessidade de ajustes na Slicitaçã de Material, esta será devlvida para a Unidade Slicitante realizar s encaminhaments necessáris 4. DO DIAGRAMA E DOS PROCEDIMENTOS a) Entrada e Saída de Materiais 04 Diagrama Hmlgad Gestã de Supriments Entrada e Saída de Materiais.jpg Manual de Plíticas e Prcediments Página 4

5 I) Recepcinar Material: É at de receber fisicamente Material a ser entregue pel frnecedr Períd de realizaçã: Esta tarefa deve ser realizada sempre que um nv Material fr entregue pr um frnecedr. Entrada: Material a ser entregue pel frnecedr Saída: Material recepcinad. 1. Receber frnecedr nas dependências d Almxarifad; 2. Verificar se Material é de fat d HUGG; 3. Alcar Material em uma área reservada para psterir recebiment prvisóri.. II) Efetuar recebiment prvisóri d Material: Atividade cm bjetiv de checar se quantitativ a ser recebid cnfere cm quantitativ entregue pel frnecedr e se Material nã está cm avarias. Nesse mment ainda nã é necessári atestar se Material está de acrd cm a especificaçã infrmada quand da licitaçã. Períd de realizaçã: Praz ideal de 05 (cinc) dias úteis após a recepçã. Entrada: Material recepcinad pel HUGG Saída: Material dispnível para verificaçã da cnfrmidade da especificaçã. 1. Verificar se quantitativ d Material está crret; 2. Verificar se Material nã está cm avarias; 3. Carimbar a NF, registrand ateste prvisóri ds materiais; 4. Verificar se Material é cmum u específic; (a) Send cmum própri SESUP irá dar sequência n ateste; (b) Send específic SESUP irá enviar material para ser atestad pela Unidade Slicitante. III) Verificar cnfrmidade d Material Manual de Plíticas e Prcediments Página 5

6 Esta tarefa cnsiste na verificaçã se Material recebid está de acrd cm a especificaçã licitada. Períd de realizaçã: Praz ideal de 15 dias crrids após recebiment prvisóri d Material. / Unidade Slicitante Entrada: Material dispnível para verificaçã da cnfrmidade da especificaçã. Saída: Material verificad e cm especificaçã crreta u incrreta. 1. Verificar se Material está de acrd cm slicitad; 2. Verificar se Material está sem vícis cults que nã fram detectads durante recebiment prvisóri; 3. Cas Material nã esteja em cnfrmidade ele deverá ser devlvid a frnecedr para que este tme as devidas prvidências. IV) Atestar Nta Fiscal At frmal de infrmar na Nta Fiscal que prdut fi aceit pela instituiçã. Períd de realizaçã: Lg após a cnfrmidade d Material ser aceita / Sesup Entrada: Material verificad e cm especificaçã crreta u incrreta. Saída: Nta Fiscal atestada 1. Carimbar e assinar Nta Fiscal. Víde demnstrativ / manual d sistema relacinad: Nã se aplica V) Devlver Material a Frnecedr Em cas d Material estar em descnfrmidade cm que fi slicitad, este deverá ser devlvid para frnecedr para que este tme as medidas cabíveis para slucinar a descnfrmidade. Períd de realizaçã: Lg após a verificaçã da descnfrmidade d Material Manual de Plíticas e Prcediments Página 6

7 / Unidade Slicitante Entrada: Material verificad e cm especificaçã incrreta. Saída: Material devlvid a frnecedr 1. Entrar em cntat cm frnecedr infrmand da descnfrmidade d Material; 2. Devlver Material a frnecedr. VI) Registrar entrada de Material n sistema Esta atividade tem pr bjetiv registrar Material atestad n sistema SIE, a partir da aceitaçã d Material. Períd de realizaçã: Assim que Material tiver sua Nta Fiscal atestada Entrada: Nta Fiscal atestada Saída: Entrada d Material registradas n SIE 1. Acessar a aplicaçã XX.XX.XX.XX e prceder cm lançament d Material de acrd cm a Nta Fiscal; 2. Destacar as infrmações d frnecedr n camp <Observações>. VII) Armazenar Material n estque Esta atividade cnsiste em alcar adequadamente material atestad em uma área específica dentr d galpã principal d Almxarifad Períd de realizaçã: Assim que Material tiver sua Nta Fiscal atestada Entrada: Material verificad e cm especificaçã crreta Saída: Material dispnível para slicitaçã 1. Retirar Material da área de recebiment prvisóri; 2. Armazenar material em lcalidade específica de acrd cm sua especificaçã e Manual de Plíticas e Prcediments Página 7

8 legislaçã de armazenagem de Material. Víde demnstrativ / manual d sistema relacinad: Nã se aplica VIII) Slicitar Material Essa atividade cnsiste em slicitar eletrnicamente Material que a Unidade quer demandar. Essa slicitaçã pderá u nã passar pel criv d Diretr da Unidade, dependend d Material que está send slicitad. Em alguns cass pde surgir a necessidade de cancelar a Slicitaçã de Material devid a nã atendiment pr parte d SESUP u pr indeferiment d Diretr da Unidade. Períd de realizaçã: Cnfrme calendári de slicitações definid pel SESUP. Respnsável: Unidade Slicitante Entrada: Material dispnível para slicitaçã Saída: Slicitaçã de Material registrada n SIE 1. Acessar a aplicaçã d SIE XX.XX.XX.XX e prceder cm a slicitaçã, infrmand Material slicitad e a respectiva quantidade; 2. Tramitar a requisiçã para análise d Diretr da Unidade u d SESUP cnfrme cas; 3. Cas seja necessári cancelar a requisiçã se faz necessári lcalizar a Slicitaçã de Material n SIE e prmver cancelament da mesma. IX) Analisar slicitaçã de Material Cas a slicitaçã registrada pela Unidade seja cmpsta pr itens que demandem essa análise, sistema irá encaminhá-la, autmaticamente, para que passe pel criv d Diretr da Unidade Slicitante Períd de realizaçã: Lg após recebiment da slicitaçã de Material na caixa pstal d SIE Respnsável: Diretr da Unidade Slicitante Entrada: Slicitaçã de Material registrada n SIE Saída: Slicitaçã de Material deferida u indeferida. Manual de Plíticas e Prcediments Página 8

9 1. Acessar a Slicitaçã de Material que necessita de autrizaçã; 2. Analisar a Slicitaçã de Material; 3. Em cas de aprvaçã submeter a Slicitaçã de Material para análise d SESUP; 4. Em cas de reprvaçã submeter a Slicitaçã de Material para ajustes u cancelament. Víde demnstrativ / manual d sistema relacinad: Nã se aplica X) Analisar requisiçã de Material Esta é uma atividade pró-ativa que tem pr finalidade, visand cumpriment de uma gestã racinal de supriments da instituiçã, verificar se a Slicitaçã de Material registrada pela Unidade Slicitante está dentr de parâmetrs racinais de utilizaçã de Material, bem cm verificar se de fat Material slicitad está em cndições de ser entregue para Slicitante. Dependend da demanda de slicitações da instituiçã e de utrs fatres, SESUP pderá ajustar a quantidade slicitada na Slicitaçã de Material Períd de realizaçã: Sempre que uma Slicitaçã de Material registrada n SIE fr tramitada para a caixa pstal d SESUP Entrada: Slicitaçã de Material registrada n SIE Saída: Atendiment da Slicitaçã de Material cnfirmad u negad 1. Acessar a caixa pstal d SIE; 2. Analisar a Slicitaçã de Material pendente de análise, e (a) Realizar ajustes, cas necessári, n quantitativ da Slicitaçã de Material; (b) Atender à Slicitaçã, enviand-a para separaçã d Material, u (c) Negar a Slicitaçã de Material, devlvend a mesma para a Unidade Slicitante. XI) Separar Material para entrega Esta atividade tem pr bjetiv separar Material autrizad para entrega pel SESUP, para que mesm seja entregue para a Unidade Slicitante Períd de realizaçã: Sempre após a autrizaçã de atendiment registrada pel SESUP Entrada: Slicitaçã de Material autrizada Saída: Material separad para entrega Manual de Plíticas e Prcediments Página 9

10 1. Receber Slicitaçã de Material para separaçã de entrega; 2. Separar Material cnstante na Slicitaçã; 3. Cmunicar internamente que a separaçã está cncluída. XII) Entregar Material É at físic de entregar Material na Unidade Slicitante, para que esta receba e cnfira se Material está crret Períd de realizaçã: De acrd cm a agenda de entrega definida pel SESUP Entrada: Material separad para entrega Saída: Material entregue na Unidade Slicitante 1. Dirigir-se a Unidade Slicitante em psse d Material a ser entregue; 2. Slicitar para que a Unidade Slicitante cnfira se Material entregue cnfere cm a Slicitaçã registrada n SIE; 3. Entregar de fat Material para a Unidade Slicitante. XIII) Assinar guia de recebiment Essa atividade tem pr bjetiv hmlgar recebiment d Material, quand este está em cnfrmidade cm que fi slicitad. Períd de realizaçã: N at d recebiment d Material Slicitad Respnsável: Unidade Slicitante Entrada: Material entregue na Unidade Slicitante Saída: Guia de recebiment de Material assinada 1. Verificar se a Slicitaçã de Material autrizada pel SESUP está em cnfrmidade cm que está send entregue; 2. Assinar a guia de recebiment cas esteja em cnfrmidade; 3. Recusar recebiment cas Material entregue seja diferente d autrizad pel Setr de Supriment. Manual de Plíticas e Prcediments Página 10

11 XIV) Arquivar guia de entrega de Material Após a aceitaçã da entrega pela Unidade Slicitante, e que está Unidade também assinu a guia de recebiment de Material, SESUP deverá arquivar a guia de recebiment, fisicamente, nas dependências d SESUP, bem cm arquivar a Slicitaçã de Material eletrnicamente n SIE. Períd de realizaçã: Após a aceitaçã d recebiment pela Unidade Slicitante Entrada: Guia de recebiment de Material assinada Saída: Material entregue a Unidade Slicitante 1. Lcalizar n SIE a Slicitaçã de Material que dever ser arquivada; 2. Prmver arquivament eletrônic da Slicitaçã; 3. Arquivar fisicamente a Slicitaçã na pasta adequada dentr d SESUP. XV) Elabrar prcess administrativ de baixa de Material É at físic de dcumentar desfaziment de um Material pr algum event que nã Slicitaçã de Material, pr exempl, validade vencida, sinistr, dans em geral. Esse prcess deverá ser analisad pr uma cmissã n HUGG que irá dar aval para que seja realizad u nã desfaziment Períd de realizaçã: Sempre que alguma necessidade de desfaziment de Material fr detectada Entrada: Necessidade de desfaziment detectada Saída: Prcess administrativ para análise de uma cmissã específica 1. Detectar Material que necessidade de desfaziment; 2. Elabrar prcess administrativ para análise d desfaziment; 3. Submeter prcess administrativ para cmissã de análise. Manual de Plíticas e Prcediments Página 11

12 XVI) Efetuar saída d estque Sempre que um prcess administrativ de baixa fi analisad e deferid, deverá ser efetuada a saída deste Material d estque d Almxarifad, evitand assim que as Unidade slicitem este Material. Períd de realizaçã: Lg após deferiment d prcess administrativ de baixa Entrada: Material separad para entrega Saída: Baixa pr desfaziment registrada n SIE 4. Registrar n SIE a saída de Material, cnfrme Material cnstantes n prcess de baixa Manual de Plíticas e Prcediments Página 12

13 4. CALENDÁRIO 5. LINKS INTERESSANTES Decret , de Instruçã Nrmativa 205, de Manual de Plíticas e Prcediments Página 13

14 LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS DTIC Diretria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã SESUP SESUP MPP Manual de Plíticas e Prcediments SIE Sistema de Infrmações para Ensin UNIRIO Universidade Federal d Estad d Ri de Janeir Manual de Plíticas e Prcediments Página 14

15 ANEXO Seguem as atualizações realizadas nesse Manual de Plíticas e Prcediments. Em 01/02/2016, devid à implantaçã da nva identidade visual da Diretria de Tecnlgia da Infrmaçã e Cmunicaçã, à qual encntra-se subrdinada essa Seçã de Mdelagem de Prcesss, n presente dcument fi inserida a nva marca da DTIC e fram realizadas alterações de elements cm, capa, cabeçalh e rdapé, a fim de padrnizar a dcumentaçã. Manual de Plíticas e Prcediments Página 15