FAC. 01 MANUTENÇÃO E INFRAESTRUTURA

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1 1 de 26 MANUTENÇÃO E INFRAESTRUTURA MACROPROCESSO INFRAESTRUTURA PROCESSO MANUTENÇÃO E INFRAESTRUTURA MANUTENÇÃO E INFRAESTRUTURA 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS DEFINIÇÃO DO SERVIÇO E SUA ABRANGÊNCIA MANUTENÇÃO PREVENTIVA MANUTENÇÃO PREDIAL VERIFICAÇÃO DA ILUMINAÇÃO VISTORIA CONTRATADA MANUTENÇÃO CORRETIVA FINALIZAÇÃO DAS ORDENS DE SERVIÇO PROCEDIMENTOS DOS BOMBEIROS EXTINTORES, HIDRANTES E MANGUEIRAS SISTEMA DE DETECÇÃO DE FUMAÇA E ALARME DE INCÊNDIO DOCUMENTOS OFICIAIS REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS MAPA DE PLANEJAMENTO ORDEM DE SERVIÇO PREVENTIVA LISTA DE VERIFICAÇÃO DA MANUTENÇÃO PREDIAL ORDEM DE SERVIÇO CORRETIVA PLANILHA CHECK LIST - ILUMINAÇÃO O.S MANUAL CRONOGRAMA ANUAL DE INSPEÇÕES TÉCNICAS INVENTÁRIOS DOS ELEMENTOS OBJETO DO CONTRATO RELATÓRIO DO SISTEMA DE DETECÇÃO DE FUMAÇÃO E ALARMES DE INCÊNDIO FLUXOGRAMA DO PROCESSO Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição CONSUELO LIMA ASSESSORIA DE PROCESSOS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de OBJETIVO Este documento tem por finalidade estabelecer um sistema para a manutenção da infraestrutura dos processos que influenciam na qualidade dos produtos e serviços integrantes do SGQ da FecomercioSP. 2. ABRANGÊNCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS SUP. 01 Aquisição SUP. 02 Seleção, Avaliação e Reavaliação de Fornecedores 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definição do Serviço e sua Abrangência Para aplicação deste procedimento, valem os conceitos e definições descritos a seguir: Infraestrutura: recursos materiais necessários para que os processos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) atinjam os resultados planejados. Tais requisitos incluem, mas não se limitam, ao 2

3 3 de 26 próprio edifício da FecomercioSP, espaço de trabalho dos colaboradores e instalações associadas, equipamentos, softwares e serviços de apoio (tais como comunicação). Inspeções e Manutenção Preventiva: aplicam-se aos requisitos de infraestrutura que ao apresentarem falhas podem comprometer, com grande ou razoável probabilidade, o desempenho esperado do SGQ, ou seja, conformidade com os requisitos dos produtos e serviços da entidade. A essência da Manutenção Preventiva é a verificação do equipamento para prevenir danos ao equipamento e aos colaboradores. Manutenção Corretiva: aplicam-se aos requisitos de infraestrutura que ao apresentarem falhas podem comprometer, com pequena ou mínima probabilidade, o desempenho esperado do SGQ, ou seja, a conformidade com os requisitos dos produtos e serviços da entidade. Neste caso, deve-se considerar as redundâncias existentes para o requisito sob análise. A Manutenção Corretiva é a manutenção efetuada após a ocorrência de uma pane, destinada a recolocar um item em condições de executar uma função requerida. Para o planejamento, controle e registro dos dados pertinentes a uma manutenção preventiva e/ou corretiva adotada, a FecomercioSP, representada pela Unidade de Facilities da área de Administração, utiliza-se de um sistema específico denominado SSA Astrein. Todos os itens da infraestrutura que recebem manutenção estão inseridos neste sistema e identificados como pertencentes ao SGQ da FecomercioSP diferenciando-os dos demais itens cadastrados. 4.2 Manutenção Preventiva 3

4 4 de 26 Quando se tratar de uma manutenção preventiva, é responsabilidade do contato principal da Unidade Facilities elaborar, em sistema, o mapa de planejamento das ações (vide anexo 1) de acordo com a periodicidade (semanal, quinzenal, mensal, bimestral, trimestral, anual ou outros) em que essas ações precisam ser realizadas. Desta forma, é aberta uma ordem de serviço preventiva (vide anexo 2) através do sistema para garantir o seu acompanhamento no período pertinente, sendo necessária a execução do serviço dentro do mês vigente, na qual é preciso conter todos os itens a serem verificados durante a manutenção. Com base nas ordens de serviço geradas no sistema o colaborador designado pelo contato principal deve encaminha-las ao seu executor direto da Unidade Facilities para que as mesmas sejam cumpridas. A ordem de serviço preventiva é acompanhada pelo sistema e o laudo referente à mesma é o que evidencia que o serviço foi realizado. Quando a execução da manutenção preventiva é de responsabilidade de uma empresa terceirizada, a ordem de serviço também é gerada para que um colaborador acompanhe o terceiro, conforme a necessidade. Nos casos de empresas já contratadas, cabe ao colaborador designado pelo contato principal da Unidade Facilities solicitar a programação de serviço deste fornecedor e acionar a empresa competente próximo ao dia da realização do serviço. Após a execução do serviço pelo fornecedor o colaborador que o acompanha deve receber o relatório do serviço executado a fim de que possa comparar as informações entre o programado e o executado, fazendo anotações no próprio relatório e notificar em caso de não cumprimento da programação planejada anteriormente. Dependendo do caso, ajustes no relatório serão necessários 4

5 5 de 26 ou até mesmo uma nova realização do serviço. Informações como estas devem constar na ordem de serviço aberta para o devido registro em sistema. Em outros casos, havendo a necessidade de contratar uma empresa para que exerça um serviço de manutenção preventiva, o colaborador designado pelo contato principal da Unidade Facilities deve solicitar a contratação do serviço específico à Unidade de Suprimentos através do procedimento operacional SUP. 01 Aquisição. A avaliação da prestação do serviço por fornecedores externos deve respeitar o procedimento operacional SUP. 02 Seleção, Avaliação e Reavaliação de Fornecedores. É importante destacar que para alguns serviços, além da programação do serviço e dos relatórios habituais dos fornecedores há a necessidade de receber um laudo técnico atestando as perfeitas condições do equipamento verificado, entre outros documentos pertinentes. Todos os documentos devem ser arquivados pela Unidade de Facilities e sua existência referenciada no próprio sistema. Em se tratando da manutenção preventiva dos extintores, cabe aos bombeiros da FecomercioSP realizar periodicamente uma vistoria para verificação e identificação da necessidade de haver substituição e recarga dos mesmos, fazendo os devidos registros em planilha específica. A planilha devidamente preenchida deve ser encaminhada para o responsável da Unidade Facilities ou colaborador designado para que sejam tomadas as providências necessárias Manutenção Predial É uma prática adotada pela FecomercioSP a realização de vistorias semanais executadas por colaborador(es) designado(s) pelo contato principal da Unidade Facilities e acompanhado da empresa responsável pela vistoria contratada, com o objetivo de identificar a necessidade de 5

6 6 de 26 possíveis reparos e consertos. Esta vistoria é baseada na Lista de Verificação da Manutenção Predial (vide anexo 3). As vistorias são realizadas semanalmente, conforme programação abaixo: 1ª semana Ático, 5º e 4º pavimentos; 2ª semana 3º, 2º e 1º pavimento; 3ª semana Térreo, área externa e Subsolos. 4ª semana geração do relatório de OS para análise de indicadores. Obs.: A programação acima descrita poderá ser alterada em função da dinâmica do edifício e caso isso aconteça deverá ser reprogramada para realização posterior. As O.S. s relativas á estes serviços poderão ser abertas na data de realização destas vistorias ou posteriormente. Os reparos ou consertos identificados serão considerados como uma manutenção corretiva e desta forma uma ordem de serviço corretiva (vide anexo 4) será aberta. O mesmo vale para os casos de intervenção de serviços de manutenção preventiva realizados por terceiros, quando houver a identificação de não conformidades Verificação de Iluminação O sistema de iluminação de emergência só é ativado quando há falta de energia no sistema que o mesmo está ligado ou falta de energia geral na rede. Também temos as luminárias das escadas de emergências que trabalham com sensor de presença (que no caso no momento que ela detecta algum movimento ela já é ativada), que no caso de uma possível falta de energia e o gerador não assumir (ligar) elas não acendem por motivo de serem 6

7 7 de 26 ligadas na rede normal e não em um banco de baterias (sobre os bancos de baterias são de extrema necessidade para esta região do prédio). As luminárias de emergência contem uma bateria no interior dela que tem a autonomia de mais ou menos 2 horas ativada se totalmente carregadas, a cada 30 dias temos que desativar elas para descarregar a bateria para elas não viciar (não segurar a carga ). A periodicidade é feita de 3 em 3 meses testando carga equipamento e bateria, detectado alguma anormalidade no sistema é feito uma solicitação para compra do item danificado (ex.: uma bateria para substituição). O registro das lâmpadas queimadas e demais equipamentos de iluminação danificados é feito em planilha específica (vide anexo 7.5). Após a execução deste trabalho, deve-se abrir uma ordem de serviço corretiva para as não conformidades detectadas no monitoramento. No caso de impedimento para a realização desta deverá ser aberto O.S a parte, específica para este, as demais serão geradas uma O.S por dia para os serviços executados ao longo deste Vistoria contratada A empresa contratada acompanhará o colaborador designado pelo contato principal da Unidade de Facilities, na realização das vistorias semanais no edifício com o objetivo de levantar problemas referentes à hidráulica, elétrica, pintura, civil e paisagismo. Ao final de cada mês é feito a análise do relatório de OS s do sistema SSA Astrein e seus indicadores, para identificação de possíveis melhorias no direcionamento da atuação nas áreas. 7

8 8 de 26 Será apresentado o relatório da análise realizada, bem como recomendações e pareceres de assuntos específicos relativos à infraestrutura do edifício, o qual será enviado, geralmente, por e- mail ao contato principal da Unidade de Facilities, até o 5º dia útil de cada mês. 4.3 Manutenção Corretiva Qualquer técnico da manutenção predial, ao identificar a necessidade de reparos ou consertos na estrutura física da FecomercioSP deve registra-los manualmente através do formulário manual de abertura de ordem de serviço (vide anexo 6) e entrega-lo ao colaborador designado pelo contato principal da Unidade Facilities para o devido registro no sistema SSA Astrein. Alguns dos reparos ou consertos identificados podem ser realizados de forma imediata, para outros, é feito um planejamento dos serviços necessários para que haja a execução dos mesmos conforme programação prévia e estes são descritos como solução paliativa na própria OS. Quando os serviços podem ser realizados de forma imediata, após a sua finalização, o técnico competente deve encaminhar suas anotações ao colaborador designado pelo contato principal da Unidade Facilities para o manuseio do sistema para que as ordens de serviços registradas manualmente sejam abertas e fechadas dentro do sistema SSA Astrein. Para os demais casos em que será necessário fazer um planejamento das ações, as ordens de serviço serão abertas e ficarão no aguardo até que o serviço seja executado e a mesma seja finalizada. Quando se trata de manutenção corretiva, é importante destacar que por vezes qualquer colaborador da FecomercioSP pode identificar a necessidade de um reparo ou conserto em algum local da estrutura predial. Quando isto ocorrer, o colaborador em questão deve solicitar à Unidade de Facilities a abertura de uma ordem de serviço informando o tipo de serviço identificado e o local 8

9 9 de 26 da ocorrência. Ao receber tal informação, o colaborador designado pelo contato principal da Unidade Facilities deve abrir uma ordem de serviço via sistema e solicitar que um técnico verifique o problema informado. Havendo a possibilidade ou não de resolver o problema de imediato, o mesmo deve ser feito (quando possível) e informado através da ordem de serviço, para que haja uma programação prévia da realização do serviço, se este for o caso. A Unidade de Facilities deve comunicar a Unidade de Gestão de Patrimônio toda a movimentação (interna ou externa) do bem em questão para que haja o devido registro em sistema pela Unidade de Gestão de Patrimônio, conforme descrito no procedimento operacional FIN. 12 Gestão do Patrimônio. A contratação de fornecedores para a análise do bem e consequente execução do serviço, bem como a troca ou aquisição de um bem é solicitada à Unidade de Suprimentos através do procedimento operacional SUP. 01 Aquisição. 4.4 Finalização das Ordens de Serviço Numa abertura de ordem de serviço, convém destacar que existem campos de caráter obrigatório de preenchimento. Os mesmos possuem travas de modo a assegurar que sejam preenchidos e que a Ordem de Serviço não deixe de ter informações importantes nela registradas. Ao final de cada serviço executado, seja de manutenção preventiva ou corretiva, se faz necessário o fechamento da Ordem de Serviço via sistema, de modo a validar o serviço executado. Se a situação exigir um adiamento da execução do serviço por falta de material, por exemplo, é responsabilidade da Unidade de Facilities realizar uma solicitação de compra através do 9

10 10 de 26 procedimento operacional SUP. 01 Aquisição e aguardar a chegada do material solicitado, reprogramando o serviço para a próxima data disponível. Outros eventuais ajustes também devem ser justificados no próprio sistema. 4.5 Procedimentos dos Bombeiros É de responsabilidade dos bombeiros da FecomercioSP o acompanhamento das visitas técnicas e a conferência mensal de todas as informações provenientes dos relatórios entregues pelas empresas contratadas para manutenções preventivas e corretivas dos extintores, hidrantes, mangueiras e dos sistemas de alarmes contra incêndio. Além disso, os bombeiros devem realizar rondas diárias com inspeções visuais e rápidas dos itens e equipamentos relacionados à prevenção e combate a incêndio para verificar o perfeito funcionamento dos mesmos, tais como: escadas de emergência, escadas rolantes, elevadores, casa de bombas, sala do gerador, portas corta fogo. Cabe ainda aos bombeiros manter prontidão permanente para o atendimento a primeiros socorros. As eventuais intercorrências decorrentes dessas rondas devem ser lançadas, diariamente, em livro ata. Este livro é entregue para a interface da área de Facilities, responsável pelas respectivas ações e providências de correção destes apontamentos, se necessário, através da abertura de ordens de serviço. São realizados também acompanhamentos de todos os pousos e decolagens de aeronaves que utilizam o heliponto da FecomercioSP, conforme programação divulgada previamente. 4.6 Extintores, Hidrantes e Mangueiras 10

11 11 de 26 A FecomercioSP mantém contrato anual com empresa especializada e com registro no Inmetro para as realizações das manutenções preventivas e corretivas dos extintores, hidrantes, mangueiras e demais equipamentos de prevenção e combate a incêndio. Cabe à empresa contratada enviar à área de Facilities um cronograma anual de visitas técnicas mensais, incluindo o plano de inspeção e manutenção dos equipamentos, conforme apresentado no anexo 7. As inspeções dos equipamentos são realizadas de acordo com as normas reguladoras vigentes (NR 23 Proteção Contra Incêndio, Portaria 005 do Inmetro e NBR da ABNT). Após cada inspeção técnica são enviados pela empresa contratada os relatórios com as atividades previstas e realizadas naquele período, nos quais também é apresentado o inventário dos elementos objeto do contrato (vide anexo 8). 4.7 Sistema de detecção de fumaça e alarme de incêndio O sistema de detecção de fumaça e alarme de incêndio é mantido por empresa especializada através de um contrato anual de prestação de serviços. Mensalmente, são realizadas visitas na edificação para a realização de inspeção visual e testes periódicos de todo o sistema, seguindo as recomendações das normas vigentes. Entre os serviços destacam-se a inspeção visual dos equipamentos de campo, identificação de obstruções, sinalizações, funcionamento e limpeza dos mesmos. Qualquer anomalia encontrada em campo é apontada em relatório para que as providências sejam tomadas no sentido de eliminar e corrigir tal anomalia. 11

12 12 de 26 Os técnicos da empresa prestadora de serviços estão disponíveis em situações de emergência para chamados técnicos com suporte telefônico, e nos casos mais extremos, uma visita ao local pode ser realizada em até 24 horas a contar do momento da abertura do chamado técnico. Todos os serviços prestados são registrados em relatório específico (vide anexo 9) e mantidos arquivados para futuras consultas, se necessário. 4.8 Documentações Oficiais Os documentos oficiais, plantas, laudos dentre outros documentos específicos relacionados ou não diretamente à área de Facilities ficam sob o controle da Secretaria. A área de Facilities é responsável somente pela guarda e controle das cópias dos contratos e documentos relacionados aos seus fornecedores diretos. 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Ordem de Serviço Programação de Serviço, Relatórios, Laudos e outros documentos de terceiros SSA Astrein Físico: Pasta Suspensa Acesso restrito Conforme indexação do software Permanente Sim Não Aplicável Acesso restrito Por assunto 5 anos Não Arquivo morto 12

13 13 de 26 Planilha Check List Iluminação / Lista de Verificação da Manutenção Eletrônico: Diretório específico da área Acesso restrito Tipo de Serviço/Ano Anual/Mensal Sim Deletar Predial Mapa de Planejamento SSA Astrein Acesso restrito Por nome do arquivo Permanente Sim Não Aplicável Formulário Manual de Abertura de Ordem de Serviço Pasta física: Ordens de Serviços para registro em sistema Acesso restrito Tipo de Serviço ou Data 3 meses Não Descartar Relatório de vistoria mensal (vistoria contratada) Eletrônico: Diretório específico da área Acesso restrito Tipo de Serviço/Data Permanente Sim Deletar Planilha dos Extintores Pasta Suspensa Acesso restrito Tipo de Serviço/Data 6 meses Sim Arquivo morto Cronograma anual de inspeções técnicas e Inventário dos elementos objeto Pasta Suspensa em armário FAC. 002 Acesso restrito à área Por indexação do arquivo Permanente Não Não aplicável do contrato (inspeção técnica) 13

14 14 de 26 Relatório do sistema de detecção de fumaça e alarme Pasta Suspensa em armário FAC. 004 Acesso restrito à área Por indexação do arquivo Permanente Não Não aplicável de incêndio Correspondência recebida Protocolo Único Pasta Suspensa Acesso restrito Por assunto / Por ano 5 anos Não Arquivo morto 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /09/2013 Edição Inicial 1. Alteração de definição da essência de Manutenção /11/ /11/2013 Preventiva e, 2. Detalhamento sobre a ordem de serviço e laudo técnico do prestação de serviço. 1. Inserção da flexibilidade para o acompanhamento ou não de serviços realizados por terceiros; 2. Inserção de prazo máximo para feedback do relatório da vistoria contratada e, 3. Inserção do mecanismo para validação das OS de empresas contratadas e, 14

15 15 de Inserção da utilização da planilha de vistoria dos extintores e referência na tabela de registros 1. Item 4.2.1: Alteração da periodicidade das vistorias para semanais; 2. Item 4.2.1: exclusão de parágrafo sobre o registro mensal das vistorias anteriormente diárias; 3. Alteração do mecanismo de trabalho da vistoria contratada; 4. Exclusão da planilha de feedback à empresa contratada /08/2014 pelas vistorias; 5. Atualização de anexos; 6. Alteração de nomenclatura do Check List de Lâmpadas para Check List de Iluminação, 7. Inclusão do item 4.3.1, 8. Inserção de informação sobre as soluções paliativas durante a manutenção corretiva e, 9. Inserção do item /11/ Inclusão dos itens 4.5 a /01/ Alteração no item das vistorias realizadas duas vezes por semana para apenas semanalmente. 15

16 16 de ANEXOS 7.1 Mapa de Planejamento 16

17 17 de Ordem de Serviço Preventiva 17

18 18 de Lista de Verificação da Manutenção Predial 18

19 19 de Ordem de Serviço Corretiva 19

20 20 de Planilha Check List - Iluminação ANDAR SETOR OBSERVAÇÃO OS DATA HORA DE INICIO HORA DE TERMINO EXECUTANTE: 20

21 21 de O.S MANUAL 21

22 22 de Cronograma Anual de Inspeções Técnicas 22

23 23 de Inventário dos Elementos Objeto do C ontrato Extintores, Hidrantes, Mangueiras, Equipamentos de Prevenção e Combate a Incêndio 23

24 24 de Relatório do Sistema de Detecção de Fumaça e Alarme de Incêndio 24

25 ADMINISTRAÇÃO FACILITIES ÁREA Gestor: 25 de Fluxograma do Processo P1 Manutenção e Infraestrutura FECOMERCIO SP Início P1 SP1 - Manutenção Preventiva T1 Identificar a necessidade de reparo ou conserto em algum local da estrutura predial T2 Colaborador técnico designado / T2 T1 Empresa contratada: Realizar vistorias semanais com base na Lista de Verificação da Manutenção predial / Realizar vistorias mensais T2 Empresa contratada: Elaborar relatório de vistoria T3 Contato principal da Unidade: Analisar relatório Priorizar pendências T4 Contato principal da Unidade: Elaborar, em sistema, mapa de planejamento das ações Realizar planejamento da manutenção Reparo ou conserto identificado? N Fim Parcial T16 Colaborador designado: Solicitar nova execução do serviço ou elaboração de documentos N Relatório e demais documentos aprovados? S S T18 Colaborador técnico designado: Identificar necessidade de reparo ou conserto T19 Refere-se a iluminação? S N T8 Colaborador designado: Gerar ordem de serviço (OS) preventiva através do sistema Execução por empresa terceirizada? N S Empresa já contratada? N S T10 Colaborador designado: Consultar a programação de serviço do fornecedor enviada anteriormente T11 Colaborador designado: Acionar fornecedor próximo ao dia da realização do serviço T15 Colaborador designado: Receber laudo técnico e outros documentos que atestam o serviço, se necessário Arquivar documentos T9 T12 T13 Colaborador designado: Colaborador designado: Colaborador designado: Encaminhar OS ao Solicitar a contratação do Solicitar acompanhamento executor direto da área de serviço específico através para colaborador com Facilities do procedimento SUP conhecimento técnico Aquisição + T14 Colaborador designado: Receber relatório técnico do fornecedor Comparar as informações entre o programado e o executado T17 Colaborador designado: Referenciar documentos e demais informações na OS em sistema Arquivar documentos Fechar OS em sistema FIM T5 Interface: Realizar verificação de iluminação T6 Colaborador técnico designado: Realizar verificação uma vez por mês em cada setor Peças danificadas? N S Há material em estoque? S N T7 Colaborador designado: Iniciar procedimento operacional SUP Aquisição + T22 T9 Interface: Alimentar e analisar planilha específica 25

26 ADMINISTRAÇÃO FACILITIES ÁREA Gestor: 26 de 26 P1 Manutenção e Infraestrutura FECOMERCIO SP SP2 - Manutenção Corretiva T2 T2 Interface ou colaborador: Solicitar a abertura de uma OS T19 T19 Colaborador designado: Registrar OS em formulário manual ou sistema Há material em estoque? N S T22 Colaborador técnico designado: Realizar reparo ou conserto Preencher OS com as informações pertinentes ao serviço realizado T23 Colaborador técnico designado: Solicitar registro em sistema T20 Colaborador designado: Iniciar procedimento operacional SUP Aquisição + T21 Colaborador designado: Encaminhar formulário manual preenchido Solicitar registro em sistema da programação prévia da OS T24 Colaborador designado: Gerar OS em sistema, se for o caso Alimentar e analisar planilhas específicas, quando for o caso T25 Colaborador designado: Fechar OS em sistema, incluindo informações documentos, quando apropriado FIM 26