COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÕES GERENCIAIS UM ESTUDO DE CASO

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1 COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÕES GERENCIAIS UM ESTUDO DE CASO Fábio William da Silva Granado 1 Marluci Silva Botelho 2 William Rodrigues da Silva 3 Prof Ms. Edson Leite Lopes Gimenez 4 RESUMO O presente trabalho de conclusão de curso, aborda um estudo de caso com os alunos do 1º e 7º semestre curso de Administração do CEUNSP, campus 2, no qual buscou-se identificar os problemas relacionados à comunicação interna, métodos, conceitos, pesquisas e os principais elementos que podem prejudicar um processo comunicativo na organização. Palavras-chave: Comunicação..Informações Gerenciais. Colaboradores Introdução A comunicação interna é uma ferramenta estratégica para a compatibilização dos interesses dos empregados e da empresa. Alguns incentivos como o diálogo, a troca de informações, de experiências e a participação, são necessários para analisar a relação do colaborador com o ambiente de trabalho. Através dessa comunicação é possível identificar problemas locais e investir para a melhora. A relação do colaborador com a organização deve acontecer através da comunicação interna, gerando resultados benéficos para ambas às partes. A empresa deve tornar possível, o conhecimento dos colaboradores sobre as informações em todos os setores da empresa, passando-as de forma clara e objetiva se disponibilizando a esclarecer possíveis dúvidas que possam surgir por parte dos colaboradores. Sendo assim, no decorrer do trabalho é possível compreender que ainda são necessários ajustes para uma comunicação eficaz, e estes que devem ser executados 1 Graduado em Administração no Ceunsp- Itu(2013)- fab.granado@hotmail.com 2 Graduado em Administração no Ceunsp- Itu(2013)- marlucibotelho@yahoo.com.br 3 Graduado em Administração no Ceunsp- Itu(2013)- willaxe01@hotmail.com 4 Orientador Prof. Mestre em Administração de Empresas( UnG), Mestrado Profissional em Administração (FACECA), professor e coordenador dos cursos de Administração e Processos Gerenciais no CEUNSP, administracaoitu@coord.ceunsp.edu.br.

2 2 de dentro para fora das empresas, para os empregadores e empregados obtenham uma comunicação clara e objetiva através do feedback. O mundo evoluiu, mas a comunicação interna continua sendo fator de ascensão ou risco de uma empresa. O objetivo deste trabalho também apontou os erros e sugeriu soluções práticas para sanálos. Em primeiro plano, há a criação de um código de ética bem estruturado, missão, visão e política empresarial concisas. A Função estratégica da Comunicação Interna: Fator de Motivação A comunicação é fator de motivação e satisfação dos colaboradores. Por meio da comunicação interna é possível motivar os recursos humanos, conhecer suas opiniões, sentimentos e aspirações. Na medida em que o publico interno é estimulado a participar e encontra abertura para dar sua opinião, sente-se mais valorizado e motivado. A palavra motivação quer dizer movimento para ação. A motivação é um processo com intensidade, direção e persistência dos esforços de uma pessoa para o alcance de uma determinada meta. (BRUM,2010,p.136) Portanto, motivação é pessoal, mas pode ser influenciada por objetivos e interesses coletivos de pessoas a irem a busca de algo que possa satisfazer suas vontades e que contribua de alguma forma para a realização de seus desejos, fica difícil motivar pessoas, até porque o ser motivado supera limites como se a pessoa estivesse sob efeito de algo superior, isso se dá quando a pessoa está centrada em seu objetivo maior levando a uma integração em busca de auto realização. Para Brum: Tudo o que vivemos, desde o nosso nascimento, contribui para a nossa de automotivação. Essa capacidade representa 50% da motivação de um ser humano e não depende da empresa na qual ele trabalha. Os outros 50% sim podem ser pro proporcionados pela empresa. São fatores e/ou oportunidades geradas pela empresa que juntamente com a capacidade de automotivação que a pessoa possui, determinam o seu grau de motivação. (BRUM,2010,p.137) Embora a comunicação com os colaboradores já seja reconhecida como fundamental pela maioria dos empresários, nessa matéria, quase todo mundo fica de recuperação. Apesar de as empresas, na prática, ainda não conseguiram que as informações circulem como os funcionários gostariam. Existem, portanto, duas variáveis que são complementares: automotivação e estimulo. A primeira está dentro de cada pessoa. A segunda pode e deve ser proporcionada pela empresa. (BRUM,2010,p.139)

3 3 A melhor forma de manter a auto motivação diária, é sempre que possível lembrar-se de todos os desafios e adversidades que você já superou, lembre-se de todos obstáculos que você já ultrapassou em sua jornada de trabalho, pois a vezes a empresa não motiva sua equipe e muito menos seus colaboradores para atingir suas metas. Segundo Brum (2010), as empresas desejam ter empregados engajados para obterem maiores níveis de qualidade, maiores índices de produtividade e, principalmente um excelente atendimento ao público. A comunicação promove a integração entre as áreas. Sobretudo nos dias de hoje, em que cada vez mais as empresas são organizadas por processos e precisam buscar sinergia entre as áreas para otimizar o uso de verbas, pessoas e instalações, bons sistemas de comunicação são fundamentais para o sucesso dos negócios. Cerqueira (2005), enfatiza que as recompensas materiais, buscando aumentar o nível de produtividade, melhorar a qualidade, etc. É muito arriscada, pois dinheiro e prêmios são motivadores de curta duração, ou seja, ao perder ou ao não receber mais, advém a desmotivação e efeitos contrários. Segundo Bekin: O processo de motivação segue uma sequência constituída por etapas: estímulo, esforço, desempenho, valorização, recompensa, satisfação e comprometimento. E também que a motivação implica o reconhecimento do trabalho, a valorização do individuo e sua recompensa. (BEKIN,2004,p.88) Na maioria das empresas a falta de relacionamento entre as áreas é um dos principais problemas, sendo que a falta de comunicação é um dos fatores responsáveis. Além disso, a comunicação é instrumento de transmissão da cultura organizacional e facilitadora dos processos de mudança. Para Cerqueira: As necessidades dos seres humanos são hierarquizadas, partindo das mais urgentes às menos urgentes. Segundo o autor, a teoria motivacional de possibilita a compreensão do ser humano e suas necessidades revelando aquilo que pode ser fator motivação para o indivíduo. (CERQUEIRA,2005) Comunicação interna é um agente das relações de trabalho. Mas as organizações não podem considerar apenas a questão da competitividade e do lucro. Para que a organização cumpra plenamente seu papel na sociedade é necessário que ela tenha uma relação responsável com o meio ambiente, com o governo, com a comunidade onde esta inserida e principalmente com seu público interno. Cerqueira Complementa:

4 4 A hierarquia das necessidades apresenta as necessidades fundamentais que motivam a vida do homem, por ele chamadas de necessidades fundamentais. Essa teoria é fundamental para a compreensão dos fatores que motivam o comportamento do individuo, impulsionando-o a agir e interagir com o ambiente do qual faz parte. (CERQUEIRA,2005) Diversos fatores como a revolução tecnológica e a globalização estabeleceram uma nova relação entre as organizações e seu público interno em que a postura de ambos mudou, no Brasil outros fatores influenciaram essa mudança, por isso é necessário um breve resgate do desenvolvimento das atividades de comunicação empresarial no país. Conforme Matos (2009), pesquisas mostram que fatores como uma política de recursos humanos arrojada, estimulo a participação, clarezas de objetivos e a comunicação interna, ao lado de boas condições de trabalho, segurança, remuneração, justiça de tratamento e estilo de supervisão determinam o grau de satisfação dos empregados. Motivação é ativada em função do entusiasmo e do movimento que podemos ter para realizar uma ação ou um objetivo. Qualquer que seja nossa motivação, devemos saber que é um processo interno e que varia para cada pessoa. É um desafio conseguir despertar essa energia nos membros de um grupo de trabalho, porém a forma que uma pessoa comunica-se ou se relaciona tem impacto na motivação, pois mesmo sendo algo interno, sofre influências de aspectos externos. Para buscar a confiança de outras pessoas e usar uma comunicação mais eficiente, procure: falar a verdade; ser consistente no que faz, no que fala ou transmite; procure ter discrição; evite gestos exagerados ou tocar nas pessoas (nem todas gostam de serem tocadas, uma dica é ficar à distância de um metro, ou de um braço, da outra pessoa); use posturas abertas ou receptivas (use do sorriso, evite braços cruzados, demonstre que está escutando e dando atenção); seja objetivo e direto, confirme que a outra pessoa entendeu o que você transmitiu ou falou, procure simplificar as mensagens; mostre também que você compreendeu o que foi transmitido para você. Evite também o a repetição.

5 5 DESENVOLVIMENTO Existe fácil acesso as informações gerenciais e administrativas 9% 10% 19% 33% 29% NEM NEM Gráfico 01: Existe fácil acesso as informações gerenciais e administrativas A qualidade com que uma organização disponibiliza e usa as informações, é um dos critérios para julgarmos a qualidade da gestão de uma empresa. Nenhuma organização sobrevive sem informações certas, no tempo certo, na hora certa. Não há como tomar decisões seguras e corretas só com base na intuição e experiência. A falta de informação, de uma comunicação entre empresários e funcionários acaba gerando desmotivação e falta de comprometimento. Mas, nem sempre é divulgada pelos colaboradores, podendo dificultar a comunicação entre a gerência e seus subordinados. Os colaboradores podem expressar reclamações, dúvidas e sugestões 10% 3% 11% 38% 38% NEM NEM Gráfico 02: Os colaboradores podem expressar reclamações, dúvidas e sugestões

6 6 É importante a realização de uma pesquisa nas quais são colhidas informações por meio de aplicação de questionário aos colaboradores, além de conversas informais, pesquisas, comunicados, quadro de aviso por parte do funcionário, caixa de sugestões, é muito importante para a organização esses tipos de informações para pode aprimorar e melhorar na organização. Os comunicados possuem fácil interpretação dos colaboradores 0% 19% 6% 32% 43% NEM NEM Gráfico 03: Os comunicados possuem fácil interpretação dos colaboradores Criar um planejamento estratégico, padronizando seus veículos de Comunicação, a organização consegue passar informações importantes, de forma organizada, clara e objetiva para seu público interno, evitando o surgimento de suposições e comentários errôneos, deixando os funcionários seguros e motivados, estabelecendo uma imagem harmônica e clara que transmite confiabilidade e credibilidade. Quando há uma dificuldade na interpretação, normalmente o departamento de pessoas, RH, ajuda o colaborador a esclarecer as dúvidas presentes na informação divulgada, ou até mesmo, os próprios colegas de trabalhos explicam de forma clara a mensagem.

7 7 As metas e objetivos são passadas através dos líderes das seções 3% 3% 8% 33% 53% NEM NEM Gráfico 04 : As metas e objetivos são passadas através dos lideres das seções A comunicação é um processo contínuo, tudo que se faz ou se diz é registrado e resulta em uma resposta, assim, o líder tem que manter em estado de alerta, para que na hora de transmitir as informações, elas sejam claras e corretas. O líder apresenta de forma clara o ambiente profissional o qual o colaborador está inserido apresentando objetivos e metas. No relacionamento existente é fundamental que ambos estejam com todas informações em mãos para que, na hora de tomar alguma decisão, sejam as melhores possíveis em função de melhorar e ajudar a empresa a crescer. Pode-se observar que neste caso, 53% concorda plenamente, 33% concordam nos dias atuais é importante a troca de informações entre líderes e colaboradores, de extrema importância as metas e objetivos a ser passadas ao restante dos colaboradores, pois essas pessoas não tem acesso à reunião e, logo em seguida, recebem as informações de seus líderes.

8 8 A boa relação entre colaboradores e empresas se deve a comunicação existente 2% 16% 6% 36% 40% NEM NEM Gráfico 05: A boa relação entre colaboradores e empresas se deve a comunicação existente Nas empresas mais organizadas, adotam-se políticas de promoção humana: reuniões, encontros, cursos e eventos até de lazer em colônias de férias para estimular e aprimorar o relacionamento entre os seus colaboradores e parceiros. Nessas organizações há sinergia entre satisfação e produtividade, entre ambiente de trabalho (organização formal) e o comportamento desses colaboradores no seu cotidiano. A relação entre líderes e colaboradores está diretamente ligada ao sucesso das organizações e é um fator crítico deste sucesso. A comunicação traz resultados satisfatórios 3% 0% 3% 38% 56% NEM NEM Gráfico 06: A comunicação traz resultados satisfatórios

9 9 O sucesso das organizações está cada vez mais relacionado com a qualidade do gerenciamento das suas relações com clientes internos e externos. Através de melhorias nos canais de comunicação, no clima organizacional, torna-se viável conciliar os interesses da organização em eficiência, produtividade, lucro, continuidade do negócio, com os propósitos individuais de realização pessoal, possibilidade de desenvolvimento, participação, aceitação e bem-estar pessoal, do colaborador. O feedback é uma das melhores formas de comunicação na empresa 3% 13% 8% 41% 35% NEM NEM Gráfico 07 : O feedback é uma das melhores formas de comunicação na empresa O Feedback é importante para facilitar o relacionamento interpessoal, sem esta ferramenta dificilmente uma organização poderá sustentar suas atividades, porém, o Feedback deve ser o ideal, ou seja, deve ser feito de uma forma que haja um melhor retorno de uma pessoa para outra, que seja entendido o resultado das ações e das melhorias desenvolvidas neste relacionamento. Enfim, o feedback torna-se uma ferramenta fundamental para o sucesso do administrador moderno. CONCLUSÃO Conclui-se que as ferramentas de comunicação interna são essenciais para toda a organização, entre os departamentos, para que consigam exerce seus trabalhos com sucesso. Porém, é necessário saber como utilizá-los, pois o uso de forma errada pode levar ao fracasso de uma comunicação mal planejada. A comunicação da organização deve ser entendida como um meio para atingir uma finalidade que, no plano externo, é a projeção da imagem da organização,

10 10 contribuindo para o sucesso comercial e, no plano interno, é a potencializarão das condições de trabalho e de participação no projeto da organização. O cotidiano organizacional fluirá de maneira positiva, a parti da existência de boa comunicação interna. Ter o feedback dos seus colaboradores ajuda a criar novas estratégias para eliminar algum ruído na comunicação. Eles sentirão a liberdade de colaborar com o crescimento do negócio. A melhor maneira de deixar o quadro funcional informado é passar as informações primeiramente a eles, assim sentirá a parceria mútua que a empresa oferece. Investir nos seus empregados só traz resultados positivos para seu a organização. REFERÊNCIAS BEKIN, Saul Faingaus. Endomarketing: como praticá-lo com sucesso. São Paulo: Prentice Hall, BRUM, Analisa de Medeiros. Endomarketing de A a Z: Como Alinhar o Pensamento das Pessoas à Estratégia de Empresa. 1. Ed. Rio de Janeiro: Integrar Editora, 2010 CERQUEIRA, Wislon. Endomarkenting: Educação e Cultura para a Qualidade. 1. ed. 4. Reimper. Rio de Janeiro: Qualitymark Editora, 2005 MATOS, Gustavo Gomes de. Comunicação empresarial sem complicação, 2ªedição: fluxo das comunicações. Barueri, São Paulo: MANOELE, MATOS, Gustavo Gomes de. Comunicação empresarial sem complicação, 2ªedição: Feedback: sem retorna não há comunicação. Barueri São Paulo MANOELE, MATOS, Gustavo Gomes de. Comunicação empresarial sem complicação: como facilitar a comunicação na empresa, pela via da cultura e do diálogo. Barueri, São Paulo: MANOELE, 2009.