Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado

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1 Módulo 2 Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado: equipe multidisciplinar, planejamento, processos, legislação, identificação e priorização dos riscos, melhorias, controles, objetivos e metas

2 Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado Equipe multidisciplinar Planejamento estratégico Identificação de todos os processos da organização Identificação da legislação, normas, boas práticas Identificação dos riscos do negócios (análise de aspectos / perigos e impactos / riscos) Priorização dos riscos Definição de melhorias, controles / mitigações, Objetivos / metas e programas Planos de emergência Implantação do sistema de gestão (manual, monitoramento, não conformidades, ações corretivas e preventivas, auditorias, registros, análise crítica, treinamentos e comunicação)

3 1 Formação de equipe multidisciplinar Identificar um responsável pelo projeto; Definir um plano de trabalho; Distribuir tarefas; Realizar treinamentos necessários.

4 2- Planejamento estratégico com base na metodologia do Balanced Scorecard O balanced scorecard é um sistema de gestão estratégica usado para alinhar ações individuais com os objetivos do negócio e da organização, orientando o desempenho e a responsabilidade através da organização Finanças as Clientes Operações Aprendizado Valores dos acionistas O tradicional balanced scorecard realiza medições com indicadores para monitoramento em quatro dimensões chaves: Finanças Operações Aprendizado Clientes Benefícios: Alinhamento dos objetivos individuais com os objetivos da corporação Responsabilidade através da organização Cultura dirigida por desempenho Suportar a criação de valores para os acionistas

5 3- Identificação dos processos da organização Em geral, organizações estruturadas por função apresentam dificuldades de ver os vários processos que são desenvolvidos é preciso visualizar estes processos Visão Funcional Visão de Processo

6 3- Identificação dos processos da organização Como algumas pessoas enxergam e entendem a Empresa Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. Leste Oeste Norte Organograma Estratégias Procedimentos Itens de Controle... ATIVIDADE n ATIVIDADE 6 ATIVIDADE 5 ATIVIDADE 1 PROCESSO "X" ATIVIDADE 4 ATIVIDADE 2 ATIVIDADE 3 E os Processos? E as interfaces???? E as entradas e Saídas??? E as etapas dos processos??? Onde começam e onde terminam??? Como enxergar o todo e não as partes???

7 3- Identificação dos processos da organização Para produzir um bem ou serviço necessitamos construir um processo Um processo de negócios é um conjunto de três ações: Processo de Negócio Fornecedor Cliente Introduzir Processar Enviar/Entregar

8 3- Identificação dos processos da organização Toda Organização é uma coleção de processos que são executados. Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo. Nas empresas, embora não estejam documentados (mapeados) em detalhe, eles são conhecidos e executados Ex: Atender ao Pedido do Cliente

9 3- Identificação dos processos da organização Qualquer que seja nosso posicionamento hierárquico, nós temos um negócio dentro da empresa na qual trabalhamos. Processo é o resultado da articulação de: Pessoas Instalações Equipamentos e Outros recursos (materiais,...)

10 3- Identificação dos processos da organização O PROCESSO Fornecedores CADEIA DE VALOR Clientes RECEBIMENTO PRODUÇÃO VENDAS EXPEDIÇÃO INFORMAÇÃO A atividade deve agregar valor ao processo.

11 3- Identificação dos processos da organização Processos são um conjunto de atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa. Processos cruzam... Vendas Vendas Produção Produção Finanças Finanças... fronteiras Funcionais e Organizacionais... Estratégico Fabricante Fabricante Fornecedor Fornecedor Distribuidor Distribuidor Cliente Cliente Planejamento Controle... fronteiras na Cadeia de Suprimentos Operacional... fronteiras Hierárquicas...

12 3- Identificação dos processos da organização Detalhamento dos processos Management Processos de Processes gestão I Product Vendas Design I O I O Process Projeto Design I O Project Planejamento Planning I O I O Production Produção I O O I O Measurement, Monitoramento, Analysis, analise e and melhorias Improvement Resource Processos Processes de apoio

13 3- Identificação dos processos da organização Fluxo de Processo Quando estiver montando o fluxograma de processos, considere os processos importantes primeiro, então os divida em sub-processos como necessário. Por exemplo: Cada quadro descrito no fluxograma pode ser dividido em subprocessos. Se necessário, procedimentos ou instruções de trabalho para cada passo do processo podem ser criados para explicar como proceder naquele passo, vejam um detalhamento dos sub processos de um processo de Vendas: Requisitos dos clientes Elaboração de proposta Elaboração de contrato Cadastramento no sistema Acompanhamento pós vendas

14 3 - Identificação dos processos da organização Fluxo de Processo O Fluxograma é o primeiro passo: Examinar o fluxo de trabalho típico Representá-lo usando símbolos padrões Verificar o fluxo Identificar os pontos de controle críticos INÍCIO Motorista Pega a chave, abre a porta do carro, entra, senta no banco e fecha a porta Está em ponto morto? Não Motorista Pisa na embreagem, coloca em ponto morto e dá partida

15 4 - Identificação da legislação, normas, boas práticas Subsistemas Legal MEIO AMBIENTE QUALIDADE SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHADOR SEGURANÇA DE PROCESSOS TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO Leis Municipais, Estaduais e Federais Requisitos dos Clientes Norma sobre Produtos Portaria 3214 e suas NRs Portaria 3214 e algumas NRs Código de Transporte Legislação Municipal, Federal e Estadual

16 4 - Identificação da legislação, normas, boas práticas Subsistemas Facultativo MEIO AMBIENTE QUALIDADE SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHADOR SEGURANÇA DE PROCESSOS TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO ISO Código de Proteção Ambiental ISO 9001:2000 QS 9000 Good Pratices OHSAS Código de Saúde e Segurança do Trabalhador Código de Segurança de Processos Código de Transporte e Distribuição, ex. SASSMAQ

17 5 - Identificação dos impactos nos negócios Analisando e medindo risco Dependendo da organização os riscos podem variar de alguns poucos (menos de 100) até milhares Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas A medição dos riscos permite a priorização da gestão

18 5- Identificação dos riscos e perigos nas atividades dos processos ATIVIDADE RISCO PERIGO CONTROLES PARA REDUZIR OU ELIMINAR O RISCO Romaneio dos produtos na expedição Erro na contagem Faturar a menos, prejuízo financeiro Implantação de código de barras; etc. Movimentação de produtos Realização de excesso de esforço físico ao movimentar os produtos Danos a saúde humana Treinamento, utilização de equipamento auxiliar etc. Movimentação de produtos Dano ao produto ou a embalagem Necessidade de reparos no produto ou na embalagem Procedimento de manuseio, treinamento de motorista de empilhadeira etc. Transporte do produto Emissão de particulado Alteração da qualidade do ar Manutenção do caminhão, medição periódica dos gases, etc. Transporte do produto Roubo,a carga tem seguro Atraso na entrega do produto Monitoramento via satélite, controle das informações etc.

19 6- Priorização dos riscos Levemente Perigoso Perigoso Extremamente Perigoso Muito improvável Trivial Tolerável Moderado Improvável Tolerável Moderado Substancial Provável Moderado Substancial Intolerável Terceira Prioridade Segunda Prioridade Ação Imediata!

20 7 Definindo melhorias, controles, mitigações Quando no item 5 identificamos os riscos e perigos nas atividades dos processos já identificamos também os controles existentes mas pode ser que estes controles não sejam suficientes e nós necessitaremos definir novos controles. O boa forma de realizar esta análise é definir uma metodologia que valorize de alguma forma os riscos identificados e traçar uma linha de corte, acima da linha os riscos mesmo com os controles atuais seriam ainda significativos e neste caso a organização deve desenvolver novos controles para mitigar ou eliminar ou transferir os riscos. Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver, mas é necessário que esses riscos sejam aceitáveis para a organização. Após a definição das novas ações a serem implantadas é necessário que se elabore um plano de ação seguindo por exemplo o modelo dos 5W1H.

21 7 Definindo melhorias, controles, mitigações O que é um plano de ação A organização deve: Formular e implementar um plano que identifique a ação de gestão apropriada, recursos, responsabilidades e prioridades para a gestão do negócio. O que é um plano? Plano é um documento que diz o que será feito, porque, como, quando, por quem e onde. Também conhecido em inglês como 5W1H What O que Why Porque How Como When Quando Who Quem Where - Onde

22 7 Definindo melhorias, controles, mitigações Modelo de plano de ação Resp. Documento/Aprovado PLANO DE AÇÃO No. FADM 004 Contr.-CHECADO Data - DATE Rev. Márcia Guerra Marcia Guerra 1/2/2007 N O que porque como quando quem onde 1 Prevenir acesso indevido de pessoas que não sejam funcionários as instalações da organização Existem áres de desenvolvimento de produto com informações confidenciais Todos os funcionários devem utilizar crachás com código de barras para terem acesso as instalações até 3/8/07 Celso na matriz e nas filiais

23 8 - Definição de objetivos, metas e programas Monitoramento por processo Vendas: faturamento, margem de lucro Produção: prazo, defeitos, produtividade, refugos de produtos e processos Expedição: prazo, defeitos Contas a receber: índice de inadimplência, cobrança na data Geral: clima organizacional, refugos de papel, plástico, metal, doenças ocupacionais

24 8 - Definição de objetivos, metas e programas Indicadores Perspectiva do Cliente (exemplo) Oferecer elevada qualidade Indicador da organização Exemplo de empresa: atualmente os clientes reclamam de qualidade em 1,2% dos produtos entregues Meta para o ano: no máximo 0,5% de reclamações de clientes quanto a qualidade do produto entregue, ao mês Indicador: Reclamações de clientes (%) = número de reclamações, ao mês / total de vendas realizadas, ao mês x 100 em % Indicador do processo de Produção da organização Meta para o ano: não ter mais que 0,03% de defeitos no final do processo produtivo Indicador: Índice de Defeitos (%) = número de defeitos, ao mês / total de produtos fabricados, ao mês x 100 em % Indicador de um profissional de Processos Produtivos da organização Meta para o ano: 95% das instruções necessárias elaboradas ou revisadas no ano Indicador: Elaboração de instruções de trabalho (%) = número instruções de trabalho realizadas ou revisadas / número total de instruções necessárias x 100 em %

25 8 - Definição de objetivos, metas e programas Análise de dados Considerações típicas na análise de Objetivos e Metas: Desempenho financeiro requerido Demandas de clientes Resultados de auditoria interna Resultados de Benchmarking Informação do produto / processo atual Análise de Dados Dados Tempo

26 Exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( ) Um plano de ação pode ser construído com o método dos 5W1H 2 ( ) Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver 3 ( ) Podemos construir uma única planilha para identificação dos riscos e perigos que ocorrem nas atividades da organização, não importa se estes riscos são financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores 4 ( ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas estão sendo atingidas, se não estiverem ações devem ser realizadas para corrigir o rumo. 5 ( ) Atividades são um conjunto de processos que são realizados porque agregam valor 6 ( ) As legislações: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organização ajuste seus processos sempre que houver uma alteração que impacte no negócio 7 ( ) Um profissional da área da qualidade tem a competência necessária para implantar sozinho um sistema de gestão integrado 8 ( ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas

27 Resposta do exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( V ) Um plano de ação pode ser construído com o método dos 5W1H 2 ( V ) Nenhum sistema ou processo é perfeito, se não eliminamos a atividade sempre teremos riscos residuais com os quais teremos que conviver 3 ( V ) Podemos construir uma única planilha para identificação dos riscos que ocorrem nas atividades da organização, não importa se estes riscos são financeiros, de meio ambiente, de qualidade ou de outros fatores 4 ( V ) Os objetivos definidos devem ser acompanhados para se verificar se as metas estão sendo atingidas, se não estiverem ações devem ser realizadas para corrigir o rumo. 5 ( F ) Atividades são um conjunto de processos que são realizados porque agregam valor 6 ( V ) As legislações: federal, estadual e municipal precisam ser acompanhadas para que a organização ajuste seus processos sempre que houver uma alteração que impacte no negócio 7 ( F ) Um profissional da área da qualidade tem a competência necessária para implantar sozinho um sistema de gestão integrado 8 ( V ) Os riscos mais altos devem ser os primeiros a terem suas causas raiz eliminadas.

28 Fim do módulo 2 Fim